Comment annoncer la surveillance des employés - exemples d'annonces

Bien commencé est à moitié fait. Une annonce de surveillance des employés est exactement un bon début qui résout tout. Comment annoncer la surveillance des employés de manière à ce que votre équipe l'accepte sans heurts ? Les experts de WorkTime partagent les meilleures pratiques pour une annonce de surveillance des employés réussie.

Bonjour de WorkTime logiciel de surveillance des employés ! Annoncer la surveillance des employés ? Rendons ce processus facile ! Nos plus de 20 ans d'expérience assurent une transition en douceur vers la surveillance des employés qui s'intègre parfaitement dans votre lieu de travail.

Il y a toujours des préoccupations

Quand il s'agit d'annoncer la surveillance des employés à vos employés existants ou nouveaux, les employeurs et propriétaires d'entreprises rencontrent de telles préoccupations :

• Comment mon équipe va-t-elle réagir ?
• Vais-je maintenir l'intégrité de mon équipe ?
• Suis-je assez clair sur mes raisons ?
• Que inclure dans les politiques de surveillance des employés ?
• Ne vais-je pas trop loin dans la surveillance de mes employés ?
• Y a-t-il un risque que les employés décident de quitter leur emploi à cause de la surveillance ?

Il y a toujours des attentes

Comment vous attendez-vous à bénéficier du logiciel de surveillance des employés ? Peut-être que l'objectif principal est d'augmenter les performances et l'engagement des employés ou d'améliorer la présence et le temps actif ? Bien sûr, tout dépend de la spécificité de votre entreprise, des objectifs commerciaux, ou des défis au travail dans le département où vous allez implémenter la surveillance des employés. Mais il y a plusieurs facteurs qui unissent tous les employeurs. Peut-être que l'une de ces raisons vous semble similaire :

• Protéger l'entreprise contre le vol ou la fuite d'informations.

La surveillance peut aider à révéler la fraude des employés.



• Mieux comprendre les employés. Si quelque chose ne va pas dans l'entreprise, les employeurs s'attendent à ce que le logiciel de surveillance détecte les facteurs qui mènent à l'épuisement.

La surveillance aide à déterminer si tout va bien avec l'approche de gestion et à s'assurer que les employés ne sont pas submergés par les tâches.



• Prendre de meilleures décisions concernant la flexibilité. Les tendances récentes du travail, y compris les horaires de travail flexibles et le travail à distance, nécessitent une gestion efficace.

La surveillance des employés est extrêmement utile pour comparer les performances en termes d'horaire standard de 9h à 18h et d'un horaire flexible.



• Enquêter sur l'impact des réunions. La recherche montre que les réunions sont la principale distraction au travail.

La surveillance est un choix parfait pour analyser l'influence des réunions sur la productivité des employés.



• Rester confiant dans la productivité des équipes à distance. Le taux de productivité est extrêmement important si vous gérez des employés travaillant de chez eux ou à distance.

La surveillance vous gardera confiant que vos employés à distance sont aussi dédiés que ceux en bureau.



• Qualité du service client. Assurez-vous que le support est collaboratif, orienté vers les solutions, et ponctuel, fournissant un service de haute qualité pour vos clients. Une analyse complète des métriques sera utile pour identifier les domaines d'amélioration.

La surveillance aide à améliorer les services de support client.

Regardez comment nos clients ont réussi à atteindre leurs objectifs avec WorkTime : 1. Augmentation instantanée du temps actif. De 40 à 86%! 2. Les performances de l'équipe sont bien meilleures maintenant! 3. Meilleure présence dans les équipes à distance 4. Productivité de 40 % à 95 %! 5. Argent des contribuables économisé 6. Argent économisé sur les logiciels non utilisés 7. Fraude d'externalisation détectée 8. et plus !

N'est-ce pas ce que vous attendez de la surveillance ? Si vous avez des doutes, contactez-nous au info@worktime.com ou via le chat en direct, et nous vous fournirons plus d'informations.

Qu'est-ce qui est bon pour vous ?

La réponse est dans cette question : pourquoi voulez-vous surveiller ? Imaginez que vous prévoyez d'implémenter un format de travail hybride. Dans ce cas, vous pourriez vouloir vous assurer que vos employés performent bien à la fois au bureau et à la maison. Ce serait le bon moment pour implémenter un logiciel de surveillance. Cela semble très clair et orienté vers les affaires, n'est-ce pas ? De cette façon, vous pouvez parler ouvertement à votre équipe, car vous avez des motifs convaincants.

Lorsque vous êtes clair sur vos raisons et objectifs, vous savez exactement quel logiciel est le bon pour vous, et comment parler à votre équipe.

L'un de nos clients, un homme d'affaires, dirigeant une entreprise de télécommunication, Douglas, a partagé son expérience avec WorkTime: « J'utilise WorkTime pour suivre les KPI des employés, y compris la productivité, la présence, et le temps actif. Je dois admettre, mon équipe performe beaucoup mieux maintenant. S'il y a un membre d'équipe problématique, vous le verrez immédiatement dans les rapports. Étant non invasif, le produit a été bien accepté par le personnel. » Un cas inspirant !

L'objectif clair de Douglas et l'approche de surveillance non invasive ont résonné avec son équipe à 100 %.

Vous ne pouvez pas vous tromper en choisissant non invasif

WorkTime est conçu pour être non invasif, rendant possible l'évaluation transparente des performances des employés. Nos clients préfèrent la surveillance non invasive pour plusieurs raisons : 1. Respect de la vie privée des employés. WorkTime fournit des alternatives à chaque fonction invasive, rendant possible l'évaluation de la productivité sans enregistrer de données sensibles ou de contenu personnel. 2. Conformité légale. La surveillance des employés WorkTime est compatible avec HIPAA et RGPD. 3. Augmentation de la loyauté au travail. La surveillance non invasive aide à maintenir un environnement de travail sain, car les employés se sentent respectés et confiants. 4. Efficacité. La surveillance non invasive évalue les performances en chiffres et statistiques, donc aucun espace n'est gaspillé sur des captures d'écran et vidéos. Économisez du temps sur l'analyse de la productivité des employés, car WorkTime fournit des données prêtes à utiliser et à prendre des décisions. 5. L'équilibre entre les besoins des employeurs et la vie privée des employés. Non invasif signifie surveillance sans aller trop loin. Une telle approche garde la surveillance des employés orientée vers les affaires, non intrusive pour la vie privée.

Si la vie privée des employés est respectée et protégée et que vous avez des motifs persuasifs - il n'y a jamais de problème avec une annonce de surveillance.

Préparez-vous

Plusieurs facteurs sont cruciaux à considérer lors de l'annonce de la surveillance des employés :

1. Restez orienté vers les affaires et ayez un plan de gestion du changement

Faire un plan est toujours une stratégie gagnante. L'annonce de surveillance des employés nécessite une approche complète. Donc, vous devez être prêt pour des solutions transformatrices.

Astuce Pro : Intégrez le département RH dans le plan de restructuration de la gestion et l'annonce ultérieure de la surveillance des employés. De cette façon, le processus sera plus fluide et structuré.

Le département RH peut aider à rendre l'annonce de surveillance des employés plus délicate. Par exemple, les RH peuvent mener des réunions personnalisées pour les départements, clarifiant les objectifs de la surveillance et démontrant des exemples concrets de son fonctionnement. De plus, les managers peuvent aider à accomplir toutes les préparations. Ainsi, vous pouvez déléguer la rédaction des manuels des employés et des formulaires de consentement, l'écriture de modèles d'e-mails d'annonce, et la création de politiques de surveillance des employés.

2. Restez lié à votre objectif commercial

Pour renforcer la valeur de la surveillance des employés pour vos employés (pas seulement pour l'entreprise), dites aux gens quand cela a résulté en une victoire pour l'équipe. Par exemple, imaginez que la surveillance des employés a signalé que l'équipe est continuellement surutilisée. Faites-leur savoir si cela résulte en une réallocation du travail ou en le recrutement de ressources supplémentaires. Par exemple : « En résultat de votre suivi diligent et précis de votre temps tout au long de ce projet, il est devenu apparent que nous étions sous-dotés en ressources. Je suis ravi de dire que les données que vous avez fournies ont aidé à construire un cas d'affaires pour recruter un autre développeur à temps plein dans l'équipe. Il commence lundi prochain. »

3. Expliquez les raisons et les objectifs de la surveillance

L'annonce de surveillance des employés réduit le stress dans une équipe. Quand les gens ne sont pas conscients de ce qui se passe, cela résulte en un niveau excessif d'anxiété. La peur de l'incertitude est un facteur psychologique commun dans des situations imprévisibles comme l'implémentation de la surveillance des employés sans annonce appropriée. L'annonce de surveillance peut devenir une solution efficace.

Il est important de communiquer la grande image lors de l'introduction de la surveillance des employés.

Par exemple, une meilleure utilisation des ressources pourrait libérer assez de capacité pour prendre en charge des projets supplémentaires, boostant la rentabilité et la croissance de l'entreprise. Cela peut mener à plus d'opportunités pour la progression du personnel ainsi qu'à une meilleure sécurité de l'emploi. De plus, la surveillance des employés cachée peut résulter en un manque de confiance entre les employeurs et leurs employés. La surveillance transparente, au contraire, augmente la confiance au travail, ce qui est vital pour de meilleurs résultats de productivité et d'engagement.

Source : Enquête Slack Pulse

Un manque mutuel de confiance résulte en une productivité, un engagement et une satisfaction plus bas. De plus, le niveau d'épuisement augmente. Cependant, annoncer la surveillance des employés et un accès ouvert aux rapports peut aider à résoudre ce problème.

Les employés qui sont notifiés de la surveillance des employés se sentent plus confiants et flexibles, et donc plus productifs.

4. Restez transparent et expliquez ce qui est enregistré.

La surveillance cachée rend difficile la discussion ouverte des résultats avec vos employés et le développement d'un plan de performance pour une amélioration ultérieure. Fournissez une déclaration claire qui décrit ce qui suit :

• Pourquoi la surveillance des employés est introduite ;
• Quels outils/méthodes vous utiliserez ;
• Quelles informations vous suivrez ;
• Comment ces informations seront et ne seront pas utilisées.

Il devient difficile d'atteindre vos objectifs de surveillance, car c'est moins efficace quand c'est caché.

Si vous allez avoir des objectifs d'utilisation, soyez clair à leur sujet. Cela devrait aider à rassurer les gens qu'il n'y a rien de suspect dans le nouveau processus et à construire leur confiance et leur conformité.

5. Fournissez des conseils et un soutien

Annoncer la surveillance et procéder doucement est un autre excellent moyen de simplifier le processus. De plus, faire de la surveillance des employés un objectif commun démontrera à vos employés qu'ils ne sont pas seulement sous surveillance mais des participants actifs dans le processus plus large.

Faites de vos employés une partie du processus de surveillance. Les employés sont plus loyaux envers vous quand ils se sentent valorisés.

Encourager une culture de communication ouverte est toujours la bonne décision. Les employés devraient se sentir à l'aise pour discuter de leurs préoccupations concernant les pratiques de surveillance. Leur feedback sera utile pour ajuster les politiques de surveillance au besoin. Sinon, un manque de communication fait se sentir les travailleurs isolés ou non responsables.

6. Encouragez la bonne mentalité

Fixez des attentes pour motiver les employés et montrez que la surveillance des employés peut être bénéfique pour les deux parties. Très souvent, les employés travaillent overtime parce qu'ils ne peuvent pas gérer la quantité de travail. Mais la surveillance peut aider à résoudre ce problème.

L'annonce de surveillance des employés aide à démontrer que l'objectif principal de la surveillance n'est pas le contrôle, mais un outil pour le développement et l'amélioration.

De plus, l'employeur verra les efforts et le travail acharné à travers les statistiques. Il y aura des données concrètes prouvant la nécessité d'une augmentation de salaire ou d'un paiement supplémentaire pour overtime justifié. Quoi qu'il en soit, le choix vous appartient. Vous pouvez choisir l'une de ces approches ou en combiner plusieurs. En cas de questions sur la législation de surveillance des employés dans divers pays, y compris les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Australie, l'Afrique du Sud, l'Union européenne, et plus, vous pouvez vous référer au blog WorkTime, où nous discutons des aspects légaux sensibles de la surveillance des employés.

Exemples d'annonces

Exemple d'e-mail d'annonce pour les startups

Chers Employés, Nous souhaitons annoncer la mise en œuvre d'un logiciel de surveillance d'assurance qualité pour tous les membres de l'entreprise impliqués dans [Nom/Fonction du Département]. Le logiciel de surveillance sera installé sur les ordinateurs de l'entreprise le mois prochain. Nous visons à améliorer la productivité, la présence et l'engagement des employés. Il est important de noter que la productivité sera suivie sans enregistrer d'informations personnelles ou confidentielles. Notre entreprise valorise l'environnement de travail loyal et respectueux dans notre équipe. C'est pourquoi le processus sera entièrement transparent. L'accès aux rapports sera accordé à tous les employés. Les employés seront tenus de signer le formulaire de consentement. Vous pouvez trouver des informations supplémentaires sur le processus de surveillance et les règles et règlements dans les politiques de surveillance des employés et les manuels de surveillance informatique des employés, qui seront fournis à chacun. N'hésitez pas à contacter vos managers pour toute question supplémentaire. Cordialement, Direction de l'Entreprise.

Lettre aux employés exemple pour les petites entreprises

Chers employés, Cette lettre vise à vous informer que, à partir de la semaine prochaine, [Nom de l'Entreprise] implémentera un logiciel de surveillance informatique. Cette étape nécessaire a été prise pour améliorer les performances et la productivité de l'entreprise. Le logiciel sera déployé sur tous les ordinateurs de l'entreprise. Le logiciel enregistre toutes les informations relatives à votre performance uniquement et analyse vos métriques en chiffres ; il n'enregistre aucune information privée. De plus, la direction a mis à disposition tous les matériaux explicatifs, afin que chacun puisse se familiariser avec toute information nécessaire sur le logiciel, ainsi que les politiques de surveillance des employés. Pour commencer la surveillance, nous aurons besoin que vous signiez le formulaire de consentement. Les employés ne peuvent utiliser les ordinateurs de l'entreprise qu'avec un formulaire de consentement signé. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à demander ! Merci pour votre compréhension et votre coopération ! Meilleures salutations, Direction de l'Entreprise.

Exemple d'e-mail d'annonce pour une entreprise de taille moyenne

Chère Équipe, [Nom de l'Entreprise] annonce le déploiement d'un logiciel de surveillance des employés sur les ordinateurs de l'entreprise. La direction a décidé d'améliorer les performances des employés et de rendre le processus de travail plus confortable et pratique pour la direction et les employés. Le logiciel de surveillance des performances des employés sera installé sur tous les ordinateurs de l'entreprise, y compris les ordinateurs en bureau, les ordinateurs portables, et les serveurs Citrix. Le système de surveillance ne surveillera que les niveaux de performance par :

• Surveillance de la présence ;
• Surveillance de connexion/déconnexion ;
• Surveillance du nom d'utilisateur ;
• Nom de l'ordinateur ;
• Surveillance du temps actif/inactif ;
• Surveillance de l'URL du site web ;
• Surveillance de l'URL des réseaux sociaux (nom et chemin uniquement).

Le logiciel de surveillance vise à améliorer les performances et la productivité des employés sans enregistrer de contenu personnel ou sensible. La surveillance des performances est une exigence obligatoire pour tous les employés de l'entreprise. Des informations complètes sur le processus de surveillance et les règles et règlements peuvent être trouvées dans les politiques de surveillance des employés et les manuels de surveillance informatique des employés, que les managers fourniront. Toutes les opérations requises pour implémenter la surveillance sur le lieu de travail seront effectuées pendant le week-end, et le processus de surveillance commencera la semaine prochaine. N'hésitez pas à contacter vos managers pour plus de questions. Merci pour votre compréhension et votre coopération ! Cordialement, Direction de l'Entreprise.

Modèle d'e-mail d'annonce pour les grandes entreprises

Chers employés, [Nom de l'Entreprise] introduit un nouveau logiciel de surveillance des employés non invasif qui [décrit la nature du changement de politique]. Ce changement affectera la façon dont les employés [décrivez l'impact sur les procédures de rapport régulières des employés]. Pour que les employés se conforment à ce dernier changement de politique de surveillance des employés, vous devrez [décrivez les étapes que les employés doivent prendre pour se conformer au changement de politique de surveillance des employés]. Nous comprenons que cela peut impacter la façon dont vous conduisez régulièrement votre travail. Nous nous excusons pour le désagrément. Ce changement rendra finalement l'infrastructure de surveillance des employés de [nom de l'entreprise] plus sûre et plus sécurisée à long terme. Le logiciel de surveillance vise à améliorer les performances et la productivité des employés sans surveiller de données personnelles ou sensibles. Merci pour votre compréhension, et nous apprécions que vous preniez le temps d'accomplir les tâches requises par ce changement de politique de surveillance des employés. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires ou d'aide, veuillez contacter [personnel responsable de la communication des changements de politique de surveillance des employés]. Sincèrement, [responsable des communications internes, responsable de la politique de surveillance des employés, ou direction].

Exemples d'e-mails professionnels pour les employés à distance

Chers Employés, Attention : Tous les employés travaillant à distance. À partir de la semaine prochaine, [Nom de l'Entreprise] implémentera de nouvelles politiques de travail. La direction de l'entreprise a décidé d'incorporer la surveillance informatique des employés pour tous les employés travaillant à distance. Le logiciel de surveillance sera installé sur tous ses ordinateurs portables et serveurs d'entreprise pour mesurer les performances des employés. Ces mesures aideront les employés à booster et maintenir la productivité. Le logiciel de surveillance ne surveillera que les niveaux de performance sans enregistrer d'informations personnelles ou sensibles. Le consentement des employés est requis. La surveillance des performances est une exigence obligatoire pour tous les employés de l'entreprise. Des informations complètes sur le processus de surveillance et les règles et règlements peuvent être trouvées dans les politiques de surveillance des employés et les manuels fournis à chacun par e-mail. N'hésitez pas à demander si vous avez d'autres questions. Merci pour votre engagement et votre coopération ! Sincèrement, Direction de l'Entreprise.

Exemple d'e-mail pour implémenter un nouveau processus dans le département/entreprise

Chers Managers, Nous allons implémenter un logiciel de surveillance des employés dans tous les départements de l'entreprise la semaine prochaine. Comme nous l'avons déjà discuté, le logiciel de surveillance des performances des employés sera installé sur tous les ordinateurs de l'entreprise, y compris les ordinateurs en bureau, les ordinateurs portables, et les serveurs Citrix. Le système de surveillance ne surveillera que les niveaux de performance par :

• Surveillance de la présence ;
• Surveillance de connexion/déconnexion ;
• Surveillance du nom d'utilisateur ;
• Nom de l'ordinateur ;
• Surveillance du temps actif/inactif ;
• Surveillance de l'URL du site web ;
• Surveillance de l'URL des réseaux sociaux (nom et chemin uniquement).

Le logiciel de surveillance vise à améliorer les performances et la productivité des employés sans enregistrer de contenu personnel ou sensible. La surveillance des performances est une exigence obligatoire pour tous les employés de l'entreprise. Nous vous demandons de revoir les politiques de surveillance des employés, les manuels de surveillance informatique des employés, et les formulaires de consentement avant de les partager davantage. De plus, nous avons préparé un exemple d'e-mail aux employés sur le nouveau processus pour annoncer la surveillance des employés aux employés. Veuillez envoyer un e-mail de masse à tous les employés d'ici [date limite requise]. [Lettre aux employés exemple] Sincèrement, Direction de l'Entreprise.

Adaptez-le à votre équipe

La meilleure stratégie d'annonce de surveillance des employés est de choisir votre propre approche basée sur les spécificités de votre entreprise. N'hésitez pas à utiliser cet article et les exemples d'e-mails d'entreprise ci-dessus pour votre équipe.

Si vous avez besoin de conseils d'experts ou de questions sur la surveillance des employés, n'hésitez pas à nous contacter au info@worktime.com ou via le chat en direct. Nous sommes toujours ouverts à partager notre expérience avec vous !

WorkTime est facile à annoncer, voici pourquoi

Le logiciel de surveillance des employés WorkTime est très facile à annoncer, et ce ne sont pas de vaines paroles. Cette affirmation vient de nos plus de 20 ans d'expérience, offrant notre propre approche unique de la surveillance des employés. Donc, qu'est-ce qui rend WorkTime facile à annoncer, et pourquoi les équipes acceptent-elles bien WorkTime ?

1. WorkTime est non invasif

Il offre une surveillance des employés sans aller trop loin. WorkTime protège la vie privée des employés car il n'enregistre aucun contenu. Ici vous pouvez en lire plus sur notre approche non invasive de la surveillance des employés. HIPAA et RGPD sont couverts par cette approche.

2. WorkTime représente les employeurs et les employés ; il représente l'équilibre

Nous nous rapportons très bien aux deux côtés du processus, pour les employeurs et les employés. Beaucoup de clients WorkTime accordent l'accès à chaque employé, afin qu'ils puissent revoir leur propre progression. Avec un logiciel non invasif, il est facile de garder le processus transparent. Il n'y a simplement rien à cacher.

3. WorkTime offre des métriques orientées vers les affaires auto-explicatives

Le temps c'est de l'argent. Pourcentage de présence, pourcentage de temps actif, pourcentage de productivité - tous ces KPI sont assez justes pour surveiller, et il est très clair pourquoi les employeurs veulent être informés des performances des employés.

4. WorkTime aide les employés à mieux performer

Quand les employés voient leurs propres rapports, ils savent immédiatement quels sont leurs objectifs et où améliorer. C'est extrêmement important pour les travailleurs à distance, faisant de WorkTime un bénéfice pour eux. Les exemples de la vie réelle montrent qu'il y a moins de connexion entre les managers et les membres d'équipe à distance. Très souvent, les managers commencent à douter que les employés à distance ne gaspillent pas leurs heures de travail sur des besoins personnels ou en travaillant pour quelqu'un d'autre. Les rapports WorkTime sont une preuve claire des performances des employés à distance. Annoncer la surveillance des employés WorkTime est aussi simple que 1-2-3. Commencez un essai gratuit WorkTime dès maintenant pour expérimenter les multiples bénéfices de la surveillance non invasive, transparente et efficace.