Logiciel de suivi du temps des employés - boostez l'efficacité et la précision de l'équipe avec WorkTime

Plus sur le suivi du temps avec WorkTime

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps?

Le logiciel de suivi du temps est une partie du logiciel de monitoring des employés, qui enregistre combien de temps les employés passent sur diverses activités informatiques et fournit un aperçu des opérations de travail des employés telles que les connexions/déconnexions, le temps actif/inactif, et plus. Les solutions de suivi du temps sont généralement utilisées pour automatiser les processus routiniers et s'assurer que le travail est effectué précisément et efficacement afin que les employés puissent maximiser les heures de travail et rester concentrés sur les objectifs commerciaux.

Qu'obtiens-je d'un logiciel de suivi du temps?

Suivez le temps et la présence des employés

Le suivi du temps pour les équipes est très important, surtout si vous voulez que tous les processus de travail soient synchronisés. Le logiciel de suivi du temps des employés aide à la gestion des horaires de temps des employés (en interne/à distance) et des données de présence depuis n'importe quel emplacement. Il est parfait pour maintenir un enregistrement précis du temps et de la présence des employés tout en permettant une flexibilité pour une équipe distribuée. Les employés à distance dans diverses parties du monde peuvent travailler selon leurs horaires tout en rendant compte de leur temps. Les rapports en temps réel vous permettent d'identifier les tendances qui impactent négativement le flux de travail et de travailler sur des moyens de les améliorer.

Suivez l'avancement du travail

Le logiciel de suivi du temps des employés vous permet d'estimer précisément le temps passé à travailler sur les projets. Il vous permet de voir qui a travaillé sur une tâche/projet particulier, quand ils y ont travaillé, et combien de temps ils y ont passé. Les rapports sont générés et sauvegardés automatiquement à intervalles réguliers, vous permettant de voir qui a modifié les enregistrements de temps, quelles modifications ont été apportées, et les dates en temps réel.

Simplifiez le processus de paie

La paie est un aspect nécessaire de toute entreprise, et la précision est toujours critique pendant ce processus. Intégrer des outils de suivi du temps des employés dans votre système de paie aidera au bon fonctionnement de votre entreprise. Un traqueur de temps de travail vous permet de suivre le temps précisément afin que la paie soit correcte et que les réclamations d'heures supplémentaires soient évitées. Il n'y a pas de place pour l'erreur car les rapports du système de suivi du temps des employés sont générés en temps réel. C'est aussi une méthode simple et fiable de facturation

Améliorez la productivité des employés

Le logiciel de suivi du temps des employés est un excellent outil pour augmenter la productivité et l'efficacité de votre équipe. Il génère des rapports en temps réel qui vous montrent quand vos employés sont productifs, actifs, ou inactifs, ainsi que quand ils se connectent et se déconnectent des ordinateurs. Ces informations peuvent aussi être utiles si vous voulez améliorer la présence des employés.

Économisez de l'argent à l'entreprise

Lorsque vous utilisez un logiciel de suivi du temps des employés pour suivre exactement comment le temps est dépensé dans votre entreprise, vous pouvez voir où votre argent est dépensé. Le logiciel de suivi du temps fournit des analyses pour montrer si les employés travaillent pendant les heures payées ou pas du tout. Cela aidera à améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Économisez du temps et de l'énergie

Le logiciel de suivi du temps des employés remplace les fiches de temps papier, ce qui économise du temps. Il fonctionne comme un processus automatisé qui économise le temps passé à compiler des rapports fastidieux. Cela libère le temps et l'énergie de la main-d'œuvre pour des tâches plus productives.

Motivez les employés

Le logiciel de suivi du temps des employés assure la discipline de travail parmi les employés/équipes. Les employés qui comprennent qu'ils sont censés enregistrer leurs heures de travail, le temps passé sur les tâches, et les connexions/déconnexions seront plus diligents dans leur travail et se concentreront sur être productifs afin qu'ils puissent rendre compte de leurs devoirs de travail à la fin de la journée/semaine.

Qualités indispensables d'un logiciel de suivi du temps

1. Facile à utiliser

Un logiciel de suivi du temps efficace pour les employés devrait être simple et convivial. Le point principal du logiciel de suivi du temps des employés est d'économiser du temps en le suivant, donc les utilisateurs ne devraient pas avoir à passer tant de temps à le comprendre. Un logiciel compliqué peut perturber le flux de travail, causer des erreurs dans les rapports de temps, et affecter la productivité. Les utilisateurs ne devraient pas être obligés d'être des experts IT pour utiliser le système et toutes ses fonctionnalités.

2. Suivi en temps réel

Le logiciel de suivi du temps devrait capturer automatiquement le temps passé sur leur ordinateur, diverses tâches/projets, sites web, applications, documents, logiciels, et le temps où les employés étaient actifs ou absents de l'ordinateur en temps réel.

3. Sécurité des données

Le logiciel de suivi du temps des employés devrait enregistrer des données uniquement pertinentes pour le travail. Les données collectées devraient être gardées sécurisées et maintenues, chiffrées, et protégées par mot de passe. Il est aussi très important d'avoir un accès multi-niveaux aux résultats de monitoring (p.ex., administrateur, utilisateur, etc.).

4. Léger sur les ressources système

Le logiciel de suivi du temps devrait être aussi léger que possible. La plupart des solutions de suivi du temps utilisent une application agent de monitoring pour suivre et enregistrer le temps d'utilisation de l'ordinateur. Cet agent doit être convivial pour le CPU (utilisant un minimum d'espace CPU). C'est critique car vous ne voulez pas ralentir vos systèmes avec des données inutiles. Avant de s'engager dans un logiciel de suivi du temps, assurez-vous de le tester pour voir comment il affecte les performances CPU.

5. Servant vos objectifs de monitoring

Que le logiciel de suivi du temps offre seulement les fonctionnalités de base ou des fonctionnalités supplémentaires, il est essentiel de cibler toutes les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin pour choisir un qui sert précisément vos objectifs de monitoring. Avant de s'engager dans un logiciel de suivi du temps, il est important de l'essayer pour s'assurer qu'il convient à vos besoins commerciaux.

6. Rapports complets

Les rapports sont l'une des fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de suivi du temps. Il est essentiel que les rapports générés par le logiciel de suivi du temps vous montrent des informations en temps réel, et qu'ils devraient être très faciles à comprendre. Le logiciel de monitoring WorkTime fournit plus de 80 rapports bien catégorisés.

7. Conditions de licence claires

Les conditions de licence doivent être claires et sans frais cachés. Lorsque vous choisissez un système de suivi du temps des employés, vérifiez la politique d'annulation, quels frais s'appliquent, et à quelle fréquence. Obtenez cette liste de vérification gratuite pour commencer et maintenir le processus de suivi du temps.

8. Support technique

Le support technique des fournisseurs de logiciel de suivi du temps est très important. L'équipe de support devrait toujours être réactive et efficace pour répondre à toutes les questions relatives au logiciel.

Fonctionnalités du logiciel de suivi du temps

1. Suivi du temps

Ceci est l'une des fonctionnalités principales d'un logiciel de suivi du temps. Les employeurs peuvent suivre les heures de connexion/déconnexion, le temps actif/inactif, et la présence sans effort. Il enregistre le temps qu'un utilisateur clocke in/out sur les ordinateurs de travail ainsi que quand et combien de temps un utilisateur est actif ou absent de l'ordinateur.

2. Suivi de l'activité des utilisateurs

Le logiciel de suivi du temps permet aux entreprises d'avoir une vue complète, transparente de l'activité des utilisateurs. Via le logiciel de suivi du temps, les employeurs/gérants peuvent obtenir un aperçu de quels sites et applications les employés utilisent et le temps et la durée.

3. Suivi de la productivité

Le logiciel de suivi du temps aide à évaluer la productivité des employés automatiquement. Les rapports du logiciel de suivi du temps montrent combien de temps les employés passent à travailler de manière productive sur des projets/tâches et la quantité de temps gaspillé. Des rapports du logiciel de suivi du temps, les employeurs peuvent facilement repérer les hauts et bas performants en montrant les employés et départements les plus productifs/impproductifs. Il catégorise toutes les activités comme productives et improductives.

4. Gestion d'équipe à distance

Le logiciel de suivi du temps des employés garde les équipes distribuées à distance organisées et synchronisées en dehors de l'environnement en bureau et dans différents fuseaux horaires. Le logiciel de suivi du temps s'assure que les employés à distance restent aussi productifs à la maison qu'ils le seraient au bureau. Le logiciel de suivi du temps est aussi très utile pour enregistrer le temps passé sur des applications de réunions virtuelles telles que Skype, Zoom, Google meets, Slack, Telegram, WhatsApp, Viber, etc.

5. Rapports dynamiques en temps réel

Les rapports du logiciel de suivi du temps sont générés en temps réel pour analyser les tendances des projets, comprendre les performances, et planifier la croissance. Les rapports en temps réel permettent aux employeurs de revoir la présence, le temps total passé sur les projets, les médias sociaux, les apps, Internet, etc.

6. Paie plus précise

Le logiciel de suivi du temps suit les heures travaillées précisément et automatiquement pour éviter les disputes. Les utilisateurs n'ont qu'à se connecter/déconnecter, et leur temps est enregistré et sauvegardé dans les rapports, facilitant le calcul de combien les contractants (surtout les employés à l'heure) gagnent réellement.

7. Budget

Le logiciel de suivi du temps économise les budgets de l'entreprise en déterminant combien d'argent est gaspillé sur le temps inactif, les logiciels non liés au travail, et l'utilisation d'Internet. Les employeurs/gérants peuvent voir quels départements/employés gaspillent la plupart de leur temps de travail et l'argent de l'entreprise. Les fiches de temps soumises peuvent aussi être comparées avec les rapports générés automatiquement pour voir si les informations des deux rapports correspondent: temps gaspillé sur des besoins personnels, temps inactif est automatiquement capturé dans les rapports du logiciel de suivi du temps.

8. Équilibrage de la charge de travail

Le logiciel de suivi du temps des employés suit la productivité en montrant aux employeurs/gérants comment les employés, qu'ils soient en interne ou à distance, gèrent leur temps pour compléter les projets. Le logiciel traqueur de temps des employés est aussi efficace pour grouper les tâches/projets et définir les priorités et délais. Les employeurs peuvent aussi obtenir des informations précises sur les performances de l'équipe sur une base quotidienne, hebdomadaire, et mensuelle.

Comment le logiciel de suivi du temps WorkTime aide votre entreprise?

1. Suivez le temps et la présence des employés avec WorkTime

Le traqueur WorkTime vous permet de suivre le temps et la présence des employés. Avec WorkTime, vous pouvez voir quand les employés en interne/à distance clockent in et out de leurs appareils, qui est arrivé en avance/en retard, qui a pris du temps libre avant la fin de la journée de travail, temps passé sur et absent de l'ordinateur, qui a travaillé quels jours, et bien plus.

2. Monitorez en temps réel avec WorkTime

Le traqueur de temps WorkTime est essentiel pour déterminer comment le temps est dépensé. Les rapports WorkTime vous montrent qui travaille actuellement, sur quoi les employés ont travaillé et combien a été dépensé, temps de leur dernière activité, et un breakdown visuel du temps passé sur les tâches réelles pendant la semaine/mois de travail. Les rapports vous montrent quelles tâches consomment le plus de temps et si le temps de travail est bien dépensé.

3. Économisez du temps sur le travail administratif fastidieux avec WorkTime

WorkTime vous permet de prioriser votre temps. Il automatise le processus de présence et de gestion du temps, permettant aux gérants et employés de passer moins de temps à remplir des fiches de temps manuelles. Quand un employé se connecte et commence à travailler, son temps est enregistré. Ces données sont immédiatement visibles dans les rapports et peuvent être exportées.

4. Économisez de l'argent à l'entreprise avec WorkTime

Avec les rapports de suivi du temps obtenus du logiciel de monitoring des employés WorkTime, une compagnie d'assurance basée aux États-Unis a pu découvrir comment un grand pourcentage d'ordinateurs de l'entreprise étaient utilisés pour des fins non commerciales pendant les heures payées (réseaux sociaux et sites web non pertinents pour l'assurance), Inactifs après connexion (distractions possibles, p.ex., pauses café et socialisation avec les collègues) et il a aussi repéré les réclamations d'heures supplémentaires fausses des employés. WorkTime est une solution hautement efficace et rentable pour de telles situations. Il identifie les réclamations d'heures supplémentaires ainsi que le temps improductif. Cela permet à l'entreprise d'économiser de l'argent tout en résolvant de tels problèmes.

5. Améliorez la productivité des employés avec WorkTime

Worktime est votre meilleure option si vous voulez augmenter la productivité, obtenir des insights dans le processus de travail, et créer un flux de travail sain. WorkTime génère des rapports divisés en catégories productives et improductives pour fournir aux employeurs un aperçu de la productivité des employés. WorkTime booste la productivité et les performances d'au moins 3-20% — c'est la quantité moyenne de temps que les employés passent sur des activités non liées au travail (mauvaise présence, être inactif, naviguer sur des sites non liés au travail, socialiser, et autres activités gaspillant du temps). Cela est accompli en augmentant la présence des employés tout en diminuant le temps inactif et personnel.

6. Obtenez des réponses avec le logiciel de suivi du temps WorkTime

Mes employés se rapportent-ils au travail à l'heure?
Mes employés effectuent-ils activement des tâches pendant les heures de travail?
Combien de temps mes employés passent-ils sur Internet, et quelles activités Internet font-ils?
Utilisent-ils des applications productives, et combien de temps passent-ils dessus?
Mes employés passent-ils réellement des heures supplémentaires sur des activités de travail ou réclament-ils des heures supplémentaires fausses?

Logiciel de suivi du temps WorkTime

Comprendre quel logiciel de suivi du temps convient le mieux à vos objectifs commerciaux

Comment le logiciel de suivi du temps peut-il contribuer à mes objectifs commerciaux (obtenez cette liste de vérification gratuite pour avoir rapidement une idée claire à ce sujet)? Quel logiciel de suivi du temps des employés fonctionnera le mieux pour mon entreprise? Ce sont les questions qui doivent être répondues avant de prendre une décision. Trouver le meilleur logiciel de suivi du temps pour votre entreprise sans objectifs prédéterminés peut être difficile avec des milliers d'options sur le marché aujourd'hui. Donc, quelle que soit votre raison d'utiliser un logiciel de suivi du temps, que ce soit pour soulager les charges administratives, obtenir un aperçu du temps passé sur les tâches, ou aider à la gestion de la paie, un bon logiciel de suivi du temps devrait pouvoir s'intégrer de manière fluide à votre infrastructure existante, aborder ces problèmes actuels, et travailler en accord avec vos objectifs commerciaux à long terme.

Choisir un logiciel de suivi du temps non-intrusif

Le logiciel de suivi du temps, en général, est destiné à suivre le temps réel passé sur diverses activités informatiques pendant les heures de travail. Certains logiciels de suivi du temps des employés peuvent inclure des fonctionnalités qui permettent de bloquer des sites web spécifiques pour garder les distractions à distance. Sur le marché, il y a aussi des logiciels de suivi du temps qui incluent l'enregistrement de captures d'écran et de key-logging. Ces fonctionnalités peuvent être trop intrusives et violer la vie privée des employés, particulièrement si l'objectif est d'empower les employés à gérer leur propre temps et être productifs. Les employés devraient pouvoir rester concentrés sur leur travail sans se sentir tendus au travail si un logiciel de suivi du temps est installé.

Essayer le logiciel avant tout engagement

C'est toujours une bonne idée d'essayer le logiciel de suivi du temps avant de s'engager pleinement. Les fournisseurs de logiciels de suivi du temps offrent typiquement une période d'essai gratuite avant l'achat ou même un service gratuit pour un nombre limité d'employés. Avant de prendre une décision d'achat, nous recommandons de tester le logiciel. Cela vous permet d'avoir une meilleure compréhension du logiciel de suivi du temps et de voir quelles fonctionnalités il offre. Nous recommandons aussi de contacter les fournisseurs de logiciels pendant la période d'essai pour obtenir des réponses à des questions telles que la fréquence des mises à jour du logiciel, et ainsi de suite. Quand vous êtes prêt à vous engager et acheter le logiciel, c'est une bonne idée de lire attentivement les termes de licence (politiques d'annulation, frais, frais cachés, etc.). Nos experts en suivi du temps recommandent d'utiliser cette liste de vérification gratuite pour mieux comprendre comment procéder avec le suivi du temps ou tout autre processus de monitoring.

Technologie du logiciel de suivi du temps

Service web en nuage Si vous voulez stocker vos résultats dans le nuage, alors une solution de suivi du temps basée sur le web est disponible (sur les serveurs du fournisseur de logiciel). Le processus de monitoring est géré par les fournisseurs de logiciels; vous n'avez pas à le surveiller, votre fournisseur de logiciel s'en occupe pour vous. Vous pouvez accéder à vos rapports de monitoring en utilisant un navigateur.

logiciel On-premise

Le logiciel de suivi du temps est installé sur vos serveurs/ordinateurs, et vous pouvez monitorer directement toutes vos données. En d'autres termes, tous les rapports de monitoring sont générés et stockés localement.

WorkTime vs. concurrents

Lorsque vous évaluez un logiciel de monitoring des employés dans son ensemble, il est impératif de prêter attention à comment toutes les fonctionnalités incluant le suivi du temps et autres affectent vos ressources système. Un CPU surchargé est un occurrence commune des logiciels de monitoring des employés. Dans ce graphique, nous avons comparé six fournisseurs de monitoring de logiciels pour voir comment le CPU est affecté et comment d'autres ressources système sont utilisées: comparaison de performances.

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Logiciel de suivi du temps pour les employeurs

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Fonctionnalités principales de suivi du temps

Ce que font les employés en ce moment

Suivi du temps actif

Suivi de la présence et des connexions/déconnexions

Suivi des heures supplémentaires

Suivi de la productivité

Suivi des employés à distance

Qu'y a-t-il aux écrans?

Suivi de l'utilisation d'Internet

WorkTime est un logiciel de suivi du temps socialement vert pour les employeurs.

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