Les heures supplémentaires fictives sont désormais terminées

M&M * (nom changé pour protéger la confidentialité du client) est en activité depuis plus de 60 ans. Son siège et ses succursales sont répartis à travers les États-Unis, avec plus de 650 employés. L'entreprise propose des assurances vie, hospitalisation, dentaire, accident, et invalidité temporaire de courte durée. L'objectif le plus important du département financier du siège était de réduire les coûts des heures supplémentaires, ils ont donc décidé de mettre en œuvre le logiciel de surveillance des employés WorkTime.

Contexte/défis

La direction de M&M a remarqué que les demandes d'heures supplémentaires des employés devenaient exagérées. En cas d'accident de voiture, les agents d'assurance doivent lier le lieu de l'accident à des heures supplémentaires (à toute heure du jour), ce qui semble raisonnable. Cependant, un excès d'heures supplémentaires peut sembler être une réclamation frauduleuse pour les services d'assurance dentaire et d'invalidité temporaire de courte durée. Les employés de M&M étaient soupçonnés de collecter de faux chèques d'heures supplémentaires, et WorkTime semblait être la meilleure solution pour sauver les finances de l'entreprise.

Processus de décision

L'équipe de direction a conçu une solution utilisant un système automatisé de surveillance du personnel. Après comparaison des conditions de licence de la plupart des logiciels de surveillance des employés sur le marché, l'un des managers a contacté NesterSoft Inc. pour en savoir plus sur les produits WorkTime Corporate. La direction a trouvé les rapports du logiciel de surveillance du personnel WorkTime complets et pertinents par rapport à l'objectif principal du département financier de M&M.

Mise en œuvre

M&M a acheté des licences pour deux serveurs afin de surveiller le personnel de deux départements, un total d'environ 250 personnes. Le nombre de licences WorkTime demandées correspond au nombre de serveurs Terminal / Citrix (si le type de licence serveur est choisi). Il a fallu un mois pour surveiller les employés sous investigation et deux semaines supplémentaires pour analyser les données collectées. Le résultat de la mise en œuvre du logiciel a dépassé toutes les attentes possibles ! Selon les rapports, parmi les employés réclamant des heures supplémentaires :

• 70 % des ordinateurs ont été utilisés à des fins non professionnelles pendant les heures payées (réseaux sociaux et sites web non pertinents pour l'assurance).
• 15 % étaient inactifs après connexion (distractions possibles, par ex., pauses café et discussions avec les collègues).
• 5 % ont réclamé des heures supplémentaires pour un temps non travaillé.
• 10 % des réclamations d'heures supplémentaires étaient raisonnables et justifiées.

Résultats/solution en action

Avant la mise en œuvre du logiciel de surveillance des employés, environ 160 des 250 employés réclamaient des heures supplémentaires mensuellement. L'analyse approfondie a justifié un droit valide à recevoir des paiements d'heures supplémentaires UNIQUEMENT pour 30 employés sur la base des rapports du logiciel de surveillance (ceux non inclus dans les rapports de temps inactif ou identifiés comme utilisateurs intensifs de réseaux sociaux). En conséquence, les employés de M&M ont économisé environ 4 000 USD par mois qui étaient précédemment dépensés en heures supplémentaires fictives !

« Avec la mise en œuvre du logiciel de surveillance des employés, la direction a désormais le contrôle de la situation des heures supplémentaires.” En utilisant la solution WorkTime Corporate, nous avons pu économiser jusqu'à 50 000 USD lors de l'exercice financier précédent... La direction supérieure de l'entreprise a décidé d'affecter l'argent à un fonds de charité pour aider les personnes ayant des invalidités temporaires qui n'ont pas d'assurance prépayée.” – Selon le PDG de M&M, l'entreprise d'assurance qui a généreusement fourni à l'équipe WorkTime le matériel pour cette étude de cas.

À propos de WorkTime

Le service WorkTime Corporate de NesterSoft Inc. (www.worktime.com) est un outil technologique automatisé qui permet aux managers de mieux gérer les réclamations d'heures supplémentaires et d'augmenter la productivité de l'entreprise.

À propos de NesterSoft Inc.

NesterSoft Inc., fournisseur de logiciels de surveillance des employés et des ordinateurs WorkTime, s'est spécialisé dans les logiciels de surveillance de la productivité non invasifs et respectueux pour des entreprises réputées dans le monde entier depuis 1998.