Gestion des heures supplémentaires: comment surveiller & réduire les coûts

Le travail supplémentaire peut être géré d'une manière qui bénéficie à la fois aux travailleurs et aux entreprises. Il permet à l'entreprise de répondre adéquatement à une forte demande de biens et de services et de combler les lacunes en cas d'absences inattendues ou d'attrition, tout en fournissant aux employés un chèque de paie plus important. Cependant, sans une gestion appropriée, cela peut entraîner des dépenses énormes pour les entreprises. En dehors du coût des heures supplémentaires, des recherches ont montré que travailler de longues heures peut causer de la fatigue, une productivité réduite et d'autres problèmes de santé. Heureusement, des mesures peuvent être prises pour s'assurer que le temps de travail est géré efficacement.

Raisons des heures supplémentaires

Les raisons de travailler avant ou après les heures incluent des charges de travail lourdes, une main-d'œuvre surchargée, des réunions excessives, ou même des situations plus délicates comme (c'est-à-dire, une faible assiduité, une mauvaise gestion du temps, des distractions).

1. Charge de travail lourde

Les employés travaillent fréquemment des heures supplémentaires pour suivre une charge de travail lourde ou pour compenser un manque de personnel. Comment éviter les heures supplémentaires : Examinez la charge de travail et identifiez les tâches qui les obligent à travailler des heures supplémentaires. Le logiciel de surveillance des employés aide également à surveiller quels logiciels ou documents sont utilisés et pendant combien de temps. Avec ces informations, le manager peut ajuster les processus de travail et les priorités. De plus, le logiciel de surveillance des employés aide à identifier les départements surchargés ou sous-staffés. Cela permet aux managers de déléguer les responsabilités de travail à d'autres membres de l'équipe et, si nécessaire, d'embaucher du personnel supplémentaire.

Les managers peuvent examiner les charges de travail et déterminer quelles tâches les obligent à travailler des heures supplémentaires.

2. Réunions excessives

Selon Forbes, environ cinquante-cinq millions de réunions ont lieu quotidiennement, et au moins la moitié d'entre elles n'accomplissent pas grand-chose. Les réunions excessives consomment un temps de travail précieux, ne laissant que peu de temps pour les tâches officielles. Quand cela arrive, les gens sont forcés de travailler des heures supplémentaires pour atteindre les objectifs. Comment éviter les heures supplémentaires : Une solution pratique est d'évaluer la nécessité de chaque réunion et d'inviter uniquement ceux qui sont requis. Préparez un plan détaillé à l'avance, commencez à l'heure et terminez à l'heure. De plus, si les employés sont éloignés de leurs ordinateurs trop longtemps, le logiciel de surveillance des employés signalera ce temps comme inactif, même s'il est passé en réunions. Si les réunions se déroulent en ligne, le logiciel de surveillance des employés WorkTime inclut une fonctionnalité qui suit le temps passé en réunions en ligne.

Le logiciel de surveillance des employés signale le temps passé en réunions comme du temps inactif. De cette façon, vous pouvez voir combien de temps a été passé sur elles.

3. Faible assiduité

Dans le monde des entreprises, une faible assiduité est assez courante. Selon une étude, 29 % des travailleurs arrivent en retard au travail au moins une fois par mois. Une faible assiduité se manifeste par l'arrivée en retard au travail, le départ anticipé, des pauses déjeuner longues, des discussions avec des collègues pendant les heures de travail, et des pauses café/thé/tabac longues. Les employés qui passent leurs heures de travail à faire tout cela plutôt qu'à faire leur travail travailleront ou prétendront travailler des heures supplémentaires pour compenser ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires : L'installation d'un logiciel de suivi du temps aidera à détecter automatiquement les temps inactifs de l'ordinateur et les heures de connexion/déconnexion. Vous pouvez l'utiliser pour déterminer si votre équipe travaille ou non. De plus, ces solutions fonctionnent bien comme solutions autonomes ainsi que comme ajouts à des systèmes existants.

L'installation d'un logiciel de suivi du temps aidera à détecter automatiquement les temps inactifs de l'ordinateur et les heures de connexion/déconnexion.

4. Non-utilisation des systèmes de pointage entrée/sortie

Une raison possible pour laquelle les employés semblent travailler des heures supplémentaires pourrait être qu'ils ne pointent pas correctement à l'entrée ou à la sortie. Ne pas se déconnecter pour les pauses déjeuner, ou après leurs heures de travail normales, peut donner l'impression qu'ils travaillaient encore à ce moment-là. Une enquête a révélé que les employés admettaient se déconnecter plus tard que leurs heures de travail officielles, ne pas se déconnecter pour le déjeuner ou les pauses, ou remplir correctement leurs feuilles de temps. Cela se produit fréquemment dans les entreprises qui s'appuient sur des systèmes de feuilles de temps obsolètes, facilitant la tricherie (voir cet exemple pratique de cette étude de cas WorkTime). Cela pourrait coûter beaucoup d'argent à l'entreprise car ils paient pour des heures non travaillées. Comment éviter les heures supplémentaires : Une approche pratique sera de remplacer ou d'améliorer les systèmes existants avec un logiciel de surveillance des employés. Une fois implémenté, cette solution enregistrera l'activité de l'ordinateur en temps réel. Cela vous donne une image claire de quand les shifts commencent et se terminent.

Le logiciel de surveillance des employés peut être intégré aux systèmes existants pour fournir des informations sur les heures de connexion/déconnexion.

5. Distractions pendant les heures de bureau

Les distractions ont un effet négatif sur la productivité et la performance au travail. Et comme nous l'avons mentionné précédemment, quand il y a tant de distractions pendant la journée de travail, les employés peuvent vouloir travailler une ou deux heures supplémentaires pour couvrir ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires : Votre équipe peut être montrée les rapports du logiciel de surveillance pour en apprendre davantage sur les distractions qui les empêchent de travailler. Quand vos travailleurs voient comment leur temps est dépensé, ils peuvent prendre de meilleures décisions éclairées sur leur gestion du temps.

Les rapports du logiciel de surveillance peuvent être montrés aux employés pour qu'ils sachent quelles distractions les empêchent de travailler.

Quand le travail supplémentaire est-il nécessaire ?

Si vous gérez une entreprise, votre personnel peut être tenu de travailler des heures supplémentaires à un moment donné. Si cela est géré correctement et avec la productivité à l'esprit, cela pourrait être une situation gagnant-gagnant. En tant qu'employeur, vous pourriez rencontrer des situations où certains membres de l'équipe doivent remplacer des collègues absents ou quand il y a une augmentation de la demande pour vos services. Cela pourrait signifier travailler des heures supplémentaires. Les employés, en revanche, peuvent vouloir couvrir des heures supplémentaires pour obtenir une paie supplémentaire. La clé est que les deux parties le gèrent efficacement. Les politiques sur les heures supplémentaires et les solutions de surveillance des employés, telles que le logiciel de surveillance des heures supplémentaires, sont de bons ajouts qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Les politiques sur les heures supplémentaires et les systèmes de surveillance des employés sont de bons ajouts qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires aide !

Équilibrage de la charge de travail

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires peut vous aider à équilibrer efficacement la charge de travail. Il peut aider dans le processus de prise de décision en déterminant si une meilleure planification, plus d'employés ou d'ordinateurs sont nécessaires pour améliorer le processus.

Automatisation des processus de travail

Votre système de paie peut être intégré à ces systèmes pour éliminer l'incertitude quant à savoir si les heures supplémentaires d'un employé ont été saisies dans le système. Par exemple, quand le temps actif/inactif est enregistré, ou toute modification est apportée, cela se reflétera dans votre système de paie.

Collecte de données fluide

Les solutions de surveillance des heures supplémentaires réduisent les écarts dans la collecte de données. Par exemple, si quelqu'un travaille 2 heures sur une journée de travail de 8 heures et décide ensuite de travailler plus longtemps pour compenser les heures restantes après le travail, toutes ces heures et les activités effectuées pendant ces heures seront enregistrées.

Réduction des erreurs humaines

Puisque ces solutions fonctionnent automatiquement, il y a moins besoin de saisie de données manuelle. Au lieu de calculer les données sur papier ou dans des tableurs, ces solutions automatisent les tâches plus susceptibles d'erreurs humaines.

Amélioration de l'analyse RH

La prise de décision basée sur les données peut être soutenue avec l'aide des rapports de surveillance. C'est une excellente façon d'aider les RH à se débarrasser du processus chronophage de comparaison manuelle de rapports de divers systèmes. Plutôt que de s'appuyer sur des suppositions, les RH peuvent analyser des rapports en temps réel de l'activité de l'ordinateur, du temps actif, du temps inactif, des heures de travail supplémentaire, etc.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires automatise le processus de travail, réduit les erreurs et aide au processus global de prise de décision.

Établir une politique sur les heures supplémentaires aide également !

Une politique sur les heures supplémentaires est un document formel qui décrit les directives et procédures d'une entreprise pour l'utilisation des heures supplémentaires.

• Indiquez les cas où les travailleurs peuvent être tenus de travailler plus d'heures pour terminer des projets, remplir des obligations d'emploi, ou compenser les pénuries de personnel.
• La politique sur les heures supplémentaires devrait définir clairement qui est éligible pour travailler des heures supplémentaires et à qui la politique s'applique.
• Expliquez le but de la politique, qu'il s'agisse de clarifier les politiques qui régissent les heures supplémentaires obligatoires, d'établir l'éligibilité et, ou d'expliquer les actions disciplinaires pour les violations de la politique.
• Clarifiez ce que l'entreprise considère comme des heures supplémentaires obligatoires pour les employés et quand cela s'applique.
• Indiquez les mesures disciplinaires qui seront prises contre un travail supplémentaire excessif ou non approuvé et d'autres violations.
• Fournissez des informations sur la politique de compensation de l'entreprise.

Heures supplémentaires fictives - ne pas surpayer !

La première étape pour économiser de l'argent sur les heures supplémentaires fictives est de les empêcher d'avoir lieu en premier lieu. Comme mentionné précédemment, il y a des cas où le travail supplémentaire peut être délicat. Ceux-ci incluent une faible assiduité, des distractions, un pointage entrée/sortie incorrect, et une mauvaise gestion du temps, pour n'en nommer que quelques-uns. Sans solutions appropriées en place pour justifier ces revendications, les employeurs finissent par surcompenser pour des heures non méritées et en retenant les sous-performants plutôt que de les remplacer, encourant des coûts inutiles. Avec WorkTime, vous pouvez économiser de l'argent sur les heures supplémentaires fictives. WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés. Les rapports en temps réel vous permettent de voir comment les heures de travail de vos employés sont réellement passées et de déterminer si les revendications d'heures supplémentaires sont fictives ou justifiées.

Le logiciel de surveillance des employés WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés.

Une autre histoire de succès d'un client WorkTime montre vivement comment les heures de travail faussement revendiquées coûtent à l'employeur 7 500 $ de plus par an. Le cas dans cette histoire de succès est similaire aux raisons mentionnées précédemment. WorkTime a été d'une grande aide ici !