Gestion des heures supplémentaires: comment surveiller & réduire les coûts

Le travail supplémentaire peut être géré de manière à bénéficier à la fois aux travailleurs et aux entreprises. Il permet à l'entreprise de répondre adéquatement à une forte demande de biens et de services et de rattraper le retard en cas d'absences imprévues ou de départs, tout en offrant aux employés un salaire plus élevé. Cependant, sans une gestion adéquate, cela peut entraîner des dépenses énormes pour les entreprises. Outre le coût des heures supplémentaires, des recherches ont montré que le travail en longues périodes peut provoquer de la fatigue, une baisse de productivité et d'autres problèmes de santé . Heureusement, des mesures peuvent être prises pour garantir une gestion efficace du temps de travail.

Raisons des heures supplémentaires

Les raisons de travailler avant ou après les heures incluent une charge de travail élevée, un personnel surchargé, des réunions excessives, ou même des situations plus délicates comme (par exemple, une mauvaise fréquentation, une mauvaise gestion du temps, des distractions).

1. Charge de travail élevée

Les employés travaillent fréquemment des heures supplémentaires pour faire face à une charge de travail élevée ou pour compenser un manque de personnel. Comment éviter les heures supplémentaires : Examinez la charge de travail et identifiez les tâches qui les obligent à travailler des heures supplémentaires. Le logiciel de surveillance des employés aide également à surveiller quels logiciels ou documents sont utilisés et pendant combien de temps. Avec ces informations, le responsable peut ajuster les processus et les priorités de travail. De plus, le logiciel de surveillance des employés aide à identifier les départements surchargés ou sous-effectifs. Cela permet aux responsables de déléguer les responsabilités de travail à d'autres membres de l'équipe et, si nécessaire, d'embaucher du personnel supplémentaire.

Les responsables peuvent examiner les charges de travail et déterminer quelles tâches les obligent à travailler des heures supplémentaires.

2. Réunions excessives

Selon Forbes, environ cinquante-cinq millions de réunions ont lieu chaque jour, et au moins la moitié d'entre elles n'aboutissent à rien. Les réunions excessives consomment un temps de travail précieux, laissant peu de temps pour les tâches officielles. Dans ce cas, les personnes sont obligées de travailler des heures supplémentaires pour atteindre leurs objectifs. Comment éviter les heures supplémentaires : Une solution pratique consiste à évaluer la nécessité de chaque réunion et à n'inviter que les personnes concernées. Préparez un plan détaillé à l'avance, commencez à l'heure et terminez à l'heure. De plus, si les employés s'éloignent trop longtemps de leurs ordinateurs, le logiciel de surveillance des employés signalera ce temps comme inactif, même s'il est passé en réunion. Si les réunions se tiennent en ligne, le logiciel de surveillance des employés WorkTime inclut une fonctionnalité qui suit le temps passé en réunions en ligne.

Le logiciel de surveillance des employés signale le temps passé en réunions comme du temps inactif. Ainsi, vous pouvez voir combien de temps y a été consacré.

3. Mauvaise fréquentation

Dans le monde de l'entreprise, la mauvaise fréquentation est assez courante. Selon une étude, 29 % des travailleurs arrivent en retard au travail au moins une fois par mois. La mauvaise fréquentation se manifeste par des arrivées tardives au travail, des départs prématurés, de longs déjeuners, des discussions avec des collègues pendant les heures de travail et de longues pauses café/thé/cigarette. Les employés qui passent leurs heures de travail à faire tout ce qui précède plutôt qu'à faire leur travail travailleront ou prétendront travailler des heures supplémentaires pour compenser ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires : L'installation d'un logiciel de suivi du temps aidera à détecter automatiquement les temps d'inactivité de l'ordinateur et les heures de connexion/déconnexion. Vous pouvez l'utiliser pour déterminer si votre équipe travaille ou non. De plus, ces solutions fonctionnent bien comme solutions autonomes ou en complément des systèmes existants.

L'installation d'un logiciel de suivi du temps aidera à détecter automatiquement les temps d'inactivité de l'ordinateur et les heures de connexion/déconnexion.

4. Non-utilisation des systèmes de pointage

Une raison possible pour laquelle les employés semblent travailler des heures supplémentaires pourrait être qu'ils ne pointent pas correctement à l'entrée ou à la sortie. L'omission de se déconnecter pour les pauses déjeuner ou après leurs heures normales de travail peut donner l'impression qu'ils travaillaient encore à ce moment-là. Une enquête a révélé que les employés admettaient pointer plus tard que leurs heures de travail officielles, ne pas pointer pour le déjeuner ou les pauses, ou remplir correctement leurs feuilles de temps. Cela se produit fréquemment dans les entreprises qui s'appuient sur des systèmes de feuilles de temps obsolètes, facilitant la manipulation du système (voir cet exemple pratique dans cette étude de cas WorkTime). Cela pourrait coûter cher à l'entreprise car elle paie pour des heures non travaillées. Comment éviter les heures supplémentaires : Une approche pratique consistera à remplacer ou à améliorer les systèmes existants par un logiciel de surveillance des employés. Une fois mis en place, cette solution enregistrera l'activité de l'ordinateur en temps réel. Cela vous donne une image claire du début et de la fin des quarts de travail.

Le logiciel de surveillance des employés peut être intégré aux systèmes existants pour fournir des informations sur les heures de connexion/déconnexion.

5. Distractions pendant les heures de bureau

Les distractions ont un effet négatif sur la productivité et les performances au travail. Et comme nous l'avons mentionné précédemment, lorsqu'il y a tellement de distractions pendant la journée de travail, les employés peuvent vouloir travailler une ou deux heures supplémentaires pour compenser ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires : Votre équipe peut voir les rapports du logiciel de surveillance pour en apprendre davantage sur les distractions qui les empêchent de travailler. Lorsque vos travailleurs voient comment leur temps est utilisé, ils peuvent faire des choix plus éclairés concernant leur gestion du temps.

Les rapports du logiciel de surveillance peuvent être présentés aux employés afin qu'ils sachent quelles distractions les empêchent de travailler.

Quand le travail supplémentaire est-il nécessaire ?

Si vous gérez une entreprise, votre personnel peut être amené à travailler des heures supplémentaires à un moment donné. Si elles sont gérées correctement et en gardant la productivité à l'esprit, cela pourrait être une situation gagnant-gagnant. En tant qu'employeur, vous pouvez rencontrer des situations où certains membres de l'équipe doivent remplacer des collègues absents ou lorsqu'il y a une augmentation de la demande pour vos services. Cela pourrait signifier travailler des heures supplémentaires. Les employés, en revanche, peuvent vouloir couvrir des heures supplémentaires pour obtenir un salaire supplémentaire. La clé est que les deux parties le gèrent efficacement. Les politiques sur les heures supplémentaires et les solutions de surveillance des employés, telles que le logiciel de surveillance des heures supplémentaires, sont de bons compléments qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Les politiques sur les heures supplémentaires et les systèmes de surveillance des employés sont de bons compléments qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires aide !

Équilibrage de la charge de travail

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires peut vous aider à équilibrer efficacement la charge de travail. Il peut aider dans le processus de prise de décision en déterminant si une meilleure planification, davantage d'employés ou d'ordinateurs sont nécessaires pour améliorer le processus.

Automatisation des processus de travail

Votre système de paie peut être intégré à ces systèmes pour éliminer l'incertitude quant à savoir si les heures supplémentaires d'un employé ont été saisies dans le système. Par exemple, lorsque le temps actif/inactif est enregistré, ou que des modifications sont apportées, cela se reflétera dans votre système de paie.

Collecte de données fluide

Les solutions de surveillance des heures supplémentaires réduisent les écarts de collecte de données. Par exemple, si quelqu'un travaille 2 heures sur une journée de travail de 8 heures puis décide de travailler plus longtemps pour rattraper les heures restantes après le travail, toutes ces heures et les activités effectuées pendant ces heures seront enregistrées.

Réduction des erreurs humaines

Parce que ces solutions fonctionnent automatiquement, il y a moins besoin de saisie manuelle des données. Au lieu de calculer les données sur papier ou dans des feuilles de calcul, ces solutions automatisent les tâches plus sujettes aux erreurs humaines.

Amélioration de l'analytique RH

La prise de décision basée sur les données peut être soutenue par l'aide des rapports de surveillance. C'est un excellent moyen d'aider les RH à se débarrasser du processus fastidieux de comparaison manuelle des rapports de divers systèmes. Plutôt que de se fier à des suppositions, les RH peuvent analyser des rapports en temps réel de l'activité informatique, du temps actif, du temps inactif, des heures de travail supplémentaire, etc.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires automatise le processus de travail, réduit les erreurs et aide au processus global de prise de décision.

L'établissement d'une politique sur les heures supplémentaires aide également !

Une politique sur les heures supplémentaires est un document officiel qui décrit les directives et procédures d'une entreprise concernant l'utilisation des heures supplémentaires.

• Énoncer les cas où les travailleurs peuvent être tenus de travailler plus d'heures pour terminer des projets, remplir des obligations professionnelles ou compenser des pénuries de personnel.
• La politique sur les heures supplémentaires doit définir clairement qui est éligible au travail supplémentaire et à qui la politique s'applique.
• Expliquer l'objectif de la politique, qu'il s'agisse de clarifier les politiques régissant les heures supplémentaires obligatoires, d'établir l'éligibilité ou d'expliquer les mesures disciplinaires en cas de violation de la politique.
• Clarifier ce que l'entreprise considère comme des heures supplémentaires obligatoires pour les employés et quand elles s'appliquent.
• Indiquer les mesures disciplinaires qui seront prises contre les heures supplémentaires excessives ou non approuvées et autres violations.
• Fournir des informations sur la politique de rémunération de l'entreprise.

Faux heures supplémentaires - ne payez pas trop !

La première étape pour économiser de l'argent sur les faux heures supplémentaires est d'empêcher qu'elles ne se produisent en premier lieu. Comme mentionné précédemment, il existe des cas où le travail supplémentaire peut être piégeux. Ceux-ci incluent une mauvaise fréquentation, des distractions, un pointage incorrect et une mauvaise gestion du temps, pour n'en citer que quelques-uns. Sans solutions appropriées pour justifier ces demandes, les employeurs finissent par surcompenser pour des heures non méritées et conservent les sous-performants plutôt que de les remplacer, ce qui entraîne des coûts inutiles. Avec WorkTime, vous pouvez économiser de l'argent sur les faux heures supplémentaires. WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés. Les rapports en temps réel vous permettent de voir comment les heures de travail de vos employés sont réellement passées et de déterminer si les demandes d'heures supplémentaires sont fausses ou justifiées.

Le logiciel de surveillance des employés WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés.

Une autre success story d'un client WorkTime montre clairement comment des heures de travail faussement réclamées coûtent à l'employeur 7 500 $ de plus par an. Le cas dans cette success story est similaire aux raisons mentionnées précédemment. WorkTime a été d'une grande aide ici !