Ne surpayez pas pour les heures supplémentaires ! Comment surveiller et gérer efficacement les heures supplémentaires.

Le travail supplémentaire peut être géré d’une manière qui bénéficie à la fois aux travailleurs et aux entreprises. Cela permet à l’entreprise de répondre adéquatement à une forte demande de biens et services et de combler les lacunes en cas d’absences inattendues ou de turnover, tout en fournissant aux employés un chèque de paie plus important. Cependant, sans une gestion appropriée, cela peut entraîner dépenses énormes pour les entreprises. Outre le coût des heures supplémentaires, des recherches ont montré que travailler de longues heures peut causer de la fatigue, une productivité diminuée, et d’autres problèmes de santé . Heureusement, il existe des mesures qui peuvent être prises pour garantir que le temps de travail est géré efficacement.

Raisons des heures supplémentaires

Les raisons de travailler avant ou après les heures normales incluent des charges de travail lourdes, une main-d’œuvre surchargée, des réunions excessives, ou même des situations plus difficiles comme (c’est-à-dire, mauvaise présence, mauvaise gestion du temps, distractions).

1. Charge de travail lourde

Les employés travaillent fréquemment des heures supplémentaires pour faire face à une charge de travail lourde ou pour compenser un manque de personnel. Comment éviter les heures supplémentaires: Examinez la charge de travail et identifiez les tâches qui les obligent à travailler des heures supplémentaires. Le logiciel de surveillance des employés aide également à surveiller les logiciels ou documents utilisés et pendant combien de temps. Avec ces informations, le manager peut ajuster les processus de travail et les priorités. De plus, le logiciel de surveillance des employés aide à identifier les départements surchargés ou sous-dotés en personnel. Cela permet aux managers de déléguer les responsabilités de travail à d’autres membres de l’équipe et, si nécessaire, d’embaucher du personnel supplémentaire.

Les managers peuvent examiner les charges de travail et déterminer quelles tâches les obligent à travailler des heures supplémentaires.

2. Réunions excessives

Selon Forbes environ cinquante-cinq millions de réunions ont lieu quotidiennement, et au moins la moitié d’entre elles n’accomplissent pas grand-chose. Les réunions excessives consomment un temps de travail précieux, laissant peu de temps pour les tâches officielles. Lorsque cela se produit, les personnes sont obligées de travailler des heures supplémentaires pour atteindre les objectifs. Comment éviter les heures supplémentaires: Une solution pratique consiste à évaluer la nécessité de chaque réunion et à inviter uniquement ceux qui sont requis. Préparez un plan détaillé à l’avance, commencez à l’heure, et terminez à l’heure. De plus, si les employés s’absentent de leurs ordinateurs trop longtemps, le logiciel de surveillance des employés signalera ce temps comme inactif, même s’il est passé en réunions. Si les réunions sont tenues en ligne, le logiciel de surveillance des employés WorkTime inclut une fonctionnalité qui suit le temps passé en réunions en ligne.

Logiciel de surveillance des employés signale le temps passé en réunions comme temps inactif. De cette façon, vous pouvez voir combien de temps a été passé sur elles.

3. Mauvaise présence

Dans le monde des entreprises, la mauvaise présence est assez courante. Selon une étude, 29 % des travailleurs sont en retard au travail au moins une fois par mois. La mauvaise présence se manifeste par l’arrivée en retard au travail, le départ anticipé, des pauses déjeuner longues, les discussions avec les collègues pendant les heures de travail, et des pauses café/thé/tabac longues. Les employés qui passent leurs heures de travail à faire tout cela plutôt qu’à faire leur travail travailleront ou prétendront travailler des heures supplémentaires pour compenser ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires: L’installation d’un logiciel de suivi du temps aidera à détecter automatiquement les temps d’inactivité de l’ordinateur et les heures de connexion/déconnexion. Vous pouvez l’utiliser pour déterminer si votre équipe travaille ou non. De plus, ces solutions fonctionnent bien comme solutions autonomes ainsi que comme ajouts aux systèmes existants.

L’installation d’un logiciel de suivi du temps aidera à détecter les temps d’inactivité de l’ordinateur et les heures de connexion/déconnexion automatiquement.

4. Non-utilisation des systèmes de pointage/sortie

Une raison possible pour laquelle les employés semblent travailler des heures supplémentaires pourrait être qu’ils ne pointent pas correctement à l’entrée ou à la sortie. L’échec à se déconnecter pour les pauses déjeuner, ou après leurs heures de travail normales, peut donner l’impression qu’ils travaillaient encore à ce moment-là. Une enquête a révélé que les employés admettaient se pointer plus tard que leurs heures de travail officielles, ne pas pointer pour le déjeuner ou les pauses, ou remplir correctement leurs feuilles de temps. Cela se produit fréquemment dans les entreprises qui s’appuient sur des systèmes de feuilles de temps obsolètes, rendant facile de tricher le système (voir cet exemple pratique de cette étude de cas WorkTime). Cela pourrait coôter cher à l’entreprise car ils paient pour des heures non travaillées. Comment éviter les heures supplémentaires: Une approche pratique consistera à remplacer ou améliorer les systèmes existants avec le logiciel de surveillance des employés. Une fois implémentée, cette solution enregistrera l’activité de l’ordinateur en temps réel. Cela vous donne une image claire de quand les quarts commencent et se terminent.

Logiciel de surveillance des employés peut être intégré aux systèmes existants pour fournir des informations sur les heures de connexion/sortie.

5. Distractions pendant les heures de bureau

Les distractions ont un effet négatif sur la productivité et la performance au travail. Et comme nous l’avons mentionné précédemment, lorsqu’il y a tant de distractions pendant la journée de travail, les employés pourraient vouloir travailler une ou deux heures supplémentaires pour couvrir ce temps. Comment éviter les heures supplémentaires: Vous pouvez montrer à votre équipe les rapports du logiciel de surveillance pour en apprendre davantage sur les distractions qui les empêchent de travailler. Lorsque vos travailleurs voient comment leur temps est passé, ils peuvent prendre de meilleures décisions éduquées sur la gestion de leur temps.

Les rapports du logiciel de surveillance peuvent être montrés aux employés pour qu’ils sachent quelles distractions les empêchent de travailler.

Quand le travail supplémentaire est-il nécessaire ?

Si vous gérez une entreprise, votre personnel pourrait être tenu de travailler des heures supplémentaires à un moment donné. Si cela est bien géré et avec la productivité à l’esprit, cela pourrait être une situation gagnant-gagnant. En tant qu’employeur, vous pourriez rencontrer des situations où certains membres de l’équipe doivent remplacer des collègues absents ou lorsqu’il y a une augmentation de la demande pour vos services. Cela pourrait signifier travailler des heures supplémentaires. Les employés, en revanche, pourraient vouloir couvrir des heures supplémentaires pour obtenir une paie supplémentaire. La clé est que les deux parties le gèrent efficacement. Les politiques sur les heures supplémentaires et les solutions de surveillance des employés, telles que le logiciel de surveillance des heures supplémentaires, sont de bons ajouts qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Les politiques sur les heures supplémentaires et les systèmes de surveillance des employés sont de bons ajouts qui aident à rendre le processus plus efficace et rentable.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires aide !

Équilibrage de la charge de travail

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires peut vous aider à équilibrer efficacement la charge de travail. Il peut aider dans le processus de prise de décision en déterminant s’il faut plus de planification, d’employés, ou d’ordinateurs pour améliorer le processus.

Automatisation des processus de travail

Votre système de paie peut être intégré à ces systèmes pour éliminer l’incertitude sur le fait que les heures supplémentaires d’un employé ont été entrées dans le système. Par exemple, lorsque le temps actif/inactif est enregistré, ou toute modification est apportée, cela se réflétera dans votre système de paie.

Collecte de données fluide

Les solutions de surveillance des heures supplémentaires réduisent les divergences dans la collecte de données. Par exemple, si quelqu’un travaille 2 heures sur une journée de 8 heures et décide ensuite de travailler plus longtemps pour compenser les heures restantes après le travail, toutes ces heures et les activités effectuées pendant ces heures seront enregistrées.

Réduction des erreurs humaines

Parce que ces solutions fonctionnent automatiquement, il y a moins besoin de saisie de données manuelle. Au lieu de calculer les données sur papier ou dans des tableurs, ces solutions automatisent les tâches plus susceptibles d’erreurs humaines.

Amélioration de l’analyse RH

La prise de décision basée sur les données peut être soutenue grâce aux rapports de surveillance. C’est une excellente façon d’aider les RH à se débarrasser du processus chronophage de comparaison manuelle des rapports de divers systèmes. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions, les RH peuvent analyser des rapports en temps réel sur l’activité de l’ordinateur, le temps actif, le temps inactif, les heures de travail supplémentaire, et ainsi de suite.

Le logiciel de surveillance des heures supplémentaires automatise le processus de travail, réduit les erreurs et aide dans le processus global de prise de décision.

Établir une politique sur les heures supplémentaires aide également !

Une politique sur les heures supplémentaires est un document formel qui décrit les directives et procédures d’une entreprise concernant l’utilisation des heures supplémentaires.

• Indiquez les cas où les travailleurs pourraient être tenus de travailler plus d’heures pour terminer des projets, remplir leurs obligations d’emploi, ou compenser les pénuries de personnel.
• La politique sur les heures supplémentaires devrait définir clairement qui est éligible pour travailler des heures supplémentaires et à qui la politique s’applique.
• Expliquez le but de la politique, qu’il s’agisse de clarifier les politiques qui régissent les heures supplémentaires obligatoires, d’établir l’éligibilité et, ou d’expliquer les mesures disciplinaires pour les violations de la politique.
• Clarifiez ce que l’entreprise considère comme des heures supplémentaires obligatoires pour les employés et quand cela s’applique.
• Indiquez les mesures disciplinaires qui seront prises contre le travail supplémentaire excessif ou non autorisé et autres violations.
• Fournissez des informations sur la politique de compensation de l’entreprise.

Fausses heures supplémentaires - ne surpayez pas !

La première étape vers l’économie d’argent sur les fausses heures supplémentaires est de les prévenir d’abord. Comme mentionné précédemment, il y a des cas où le travail supplémentaire peut être trompeur. Ceux-ci incluent la mauvaise présence, les distractions, le pointage entrée/sortie incorrect, et la mauvaise gestion du temps, pour n’en nommer que quelques-unes. Sans solutions appropriées en place pour justifier ces revendications, les employeurs finissent par surcompenser pour des heures non méritées et en conservant les sous-performants plutôt que de les remplacer, encourant des coûs inutiles. Avec WorkTime, vous pouvez économiser de l’argent sur les fausses heures supplémentaires. WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés. Les rapports en temps réel vous permettent de voir comment les heures de travail de vos employés sont en réalité passées et de déterminer si les revendications d’heures supplémentaires sont fausses ou justifiées.

le logiciel de surveillance des employés WorkTime enregistre avec précision et efficacité les heures/activités de travail de vos employés.

Une autre histoire de succès d’un client WorkTime montre vivement comment les heures de travail faussement revendiquées ont coûté à l’employeur 7 500 $ de plus par an. Le cas dans cette histoire de succès est similaire aux raisons mentionnées précédemment. WorkTime a été d’une grande aide ici !