12 questions les plus posées sur les lois indonésiennes sur la surveillance des employés

En Indonésie, il n'existe actuellement aucune loi explicite réglementant la surveillance des employés. Toute forme de surveillance, cependant, doit être justifiée par la loi et requise pour atteindre un objectif valide. Avant de commencer tout processus de surveillance électronique, les normes suivantes de collecte de données pertinentes doivent être respectées : transparence, base légale du traitement, minimisation des données, et conservation.

1. La surveillance des employés est-elle légale en Indonésie ?

Oui. La surveillance des employés est légale tant que les entreprises ont des intérêts légitimes à protéger. Cependant, il existe certaines restrictions. Selon la législation indonésienne, les employés doivent donner leur consentement écrit avant d'être surveillés. L'article 15 paragraphe 2 du Règlement 82 exige que le fournisseur du système électronique obtienne une notification écrite du propriétaire des données (l'employé) avant le déploiement, même si c'est sur un appareil appartenant à l'entreprise.

2. Est-il légal de surveiller les ordinateurs de l'entreprise ?

Oui. Les Accords Collectifs de Travail (négociations entre syndicats réglementés et employeurs), et les Règlements de l'Entreprise (accord officiel délivré par le ‘‘MOMT’’) permettent aux employeurs de surveiller les ordinateurs et autres équipements fournis à leurs employés si les employés sont informés et consentent à être surveillés, particulièrement si des données personnelles sont impliquées (la loi EIT interdit les violations de données personnelles). Il est illégal de surveiller les travailleurs sans leur permission pendant les heures de travail.

3. Est-il légal de surveiller les activités internet et les médias sociaux des employés ?

Oui. Il est illégal en Indonésie pour un employé de divulguer toute information de l'employeur. Les entreprises ont le droit de restreindre les employés d'accéder à Internet à des fins autres que professionnelles, tant que cela est régi par les Accords Collectifs de Travail (CLA) ou les Règlements de l'Entreprise (CR). Les employeurs doivent toujours considérer la vie personnelle de leurs employés lors de la surveillance de leurs médias sociaux et de leur utilisation d'Internet. La surveillance sans permission constitue une violation de la Législation n° 11 de 2008 sur l'information électronique et les transactions (loi EIT), qui exige un accord explicite de la personne dont les informations personnelles sont traitées. Il est également recommandé que les entreprises établissent des règles concernant l'utilisation d'Internet et des médias sociaux.

4. Est-il légal de surveiller le contenu des écrans et les frappes au clavier ?

Oui. En Indonésie, les employeurs ont le droit de surveiller et d'analyser le contenu des écrans ainsi que les frappes au clavier sur la propriété de l'entreprise. Cependant, les employés conservent le droit de consentir à une telle surveillance, car ils ont un droit à la vie privée.

5. Est-il légal de surveiller le contenu des e-mails ?

Oui. L'entreprise possède les systèmes d'e-mails de l'entreprise. Les employés doivent faire preuve de prudence lors de l'accès à des e-mails personnels depuis l'ordinateur du lieu de travail car ils peuvent être surveillés. Les informations privées et personnelles ne doivent pas être accédées sans permission, selon la constitution indonésienne. L'entreprise doit explicitement notifier à ses employés que leurs e-mails sont surveillés. Des politiques claires concernant l'utilisation des e-mails professionnels à des fins professionnelles doivent également être fournies.

6. Est-il légal de surveiller ou d'enregistrer les conversations téléphoniques ?

Oui, Les articles 41 et 42 de la Loi n° 36 de 1999, communément appelée "Loi sur les Télécommunications," permettent aux fournisseurs d'enregistrer l'utilisation et les données des télécommunications conformément aux lois et réglementations applicables. Cependant, pour des actes criminels spécifiques, les fournisseurs de télécommunications doivent obtenir une demande écrite du Procureur général et/ou du Chef de la Police indonésienne (dans les cas d'activités criminelles). Les demandes écrites d'informations doivent également inclure ce qui a été enregistré, la période pendant laquelle il a été enregistré, et la durée de conservation des rapports.

7. Est-il légal d'utiliser des systèmes de surveillance vidéo sur le lieu de travail ?

Oui. Les précautions suivantes doivent être prises lors de l'installation d'un système de surveillance vidéo :

• Notifier aux employés que leur environnement de travail est surveillé par un système vidéo.
• Expliquer le but de la surveillance aux employés.
• Installer les caméras exclusivement dans les zones de travail, pas dans les endroits où la vie privée peut être envahie (p. ex. toilettes, vestiaires, salles de bain).
• Éviter l'utilisation du système vidéo à des fins discriminatoires, c'est-à-dire pour surveiller uniquement un secteur de l'entreprise ou un employé spécifique.
• Prendre les précautions nécessaires pour stocker les données surveillées.
• S'assurer que ceux qui ont accès aux données surveillées ne partagent pas d'informations avec des tiers.

Outre les systèmes de surveillance vidéo, il existe une variété d'options conviviales pour les employés à considérer si l'objectif principal est de surveiller la productivité globale et de s'assurer que les ressources de l'entreprise sont correctement utilisées. Le logiciel de surveillance de la productivité des employés est un excellent moyen d'équilibrer les avantages de la surveillance avec les risques d'invasion de la vie privée des employés.

8. Est-il légal de surveiller les messages privés et le contenu des e-mails ?

Oui. Si les employés accèdent à des messages privés et à des e-mails personnels sur un appareil appartenant à l'entreprise, leur employeur peut surveiller l'utilisation, pas le contenu, et seulement pendant les heures de travail. Il est également important que les employeurs mettent en œuvre des politiques claires pour que les employés soient informés de cela et donnent leur consentement. De plus, les employés doivent être informés que leurs e-mails peuvent être accédés en leur absence.

9. Est-il légal de surveiller les appareils personnels des employés ?

Oui. Il convient de noter que si des activités professionnelles sont effectuées sur un appareil personnel, l'employé doit rendre compte du temps passé sur les activités professionnelles pendant les heures de travail. Les employeurs ont le droit de surveiller ces appareils pendant les heures de travail seulement. Bien que cela soit vrai, le Règlement sur la Protection des Données exige que tout opérateur de système électronique (comme les employeurs) obtienne un consentement écrit. Selon le Règlement sur la Protection des Données, le propriétaire des données a le droit de faire effacer ses données personnelles à tout moment. Cependant, la demande de suppression doit être soumise conformément aux règles et réglementations applicables.

10. Est-il légal de surveiller les ordinateurs personnels des employés ?

Oui, la réponse est la même que celle ci-dessus. Les employeurs peuvent surveiller les activités professionnelles du personnel qui travaille sur un ordinateur personnel pour protéger les informations commerciales. Cependant, la surveillance ne doit pas interférer avec ou collecter d'informations personnelles sur l'employé. Séparer les informations personnelles et professionnelles est une précaution efficace à prendre. Les employeurs ne devraient pas seulement développer des politiques de travail/surveillance , mais ils devraient également expliquer correctement ces politiques à leurs employés.

11. Est-il obligatoire d'informer les employés de la surveillance ?

Oui. Comme indiqué dans la plupart de cet article, La constitution indonésienne exige que les employés soient correctement informés et consentent par écrit avant d'être surveillés. Les employeurs ne sont pas autorisés à surveiller leurs appareils sans le consentement des employés, même s'ils appartiennent à l'entreprise. Il est également crucial que les employés comprennent comment et pourquoi ces dispositifs de surveillance sont utilisés. Si les employés ne donnent pas leur consentement, ils ne devraient pas être surveillés.

12. Politique de surveillance des employés - obligatoire ou non ?

Oui. La surveillance des employés politiques, devraient adhérer aux lois et normes internationales sur les droits de l'homme, y compris les principes de transparence, légalité, proportionnalité, et nécessité. Cela peut être réalisé en créant et en distribuant des politiques d'entreprise complètes, des manuels, et des formulaires de consentement pour s'assurer que les employés connaissent les règles et les directives concernant la surveillance et la vidéosurveillance. Les politiques devraient être faciles d'accès et de compréhension.

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Y a-t-il des lois indonésiennes qui protègent la vie privée des employés sur le lieu de travail ?

Il n'existe pas de lois constitutionnelles qui mentionnent explicitement la vie privée sur le lieu de travail. Cela dit, il existe de nombreuses lois relatives à la protection des données en Indonésie.

• Le Règlement sur la Protection des Données fournit des spécifications plus détaillées sur l'utilisation des données personnelles dans les systèmes électroniques dans chaque processus de surveillance, c'est-à-dire l'acquisition, la collecte, le traitement, l'analyse, le stockage, l'affichage, l'annonce, la transmission, la diffusion, et/ou la fourniture d'accès à, et/ou la suppression de données personnelles.
• Loi n° 11 de 2008 concernant l'Information Électronique et les Transactions, modifiée par la Loi n° 19 de 2016 ("Loi sur l'Information Électronique").
• Règlement n° 71 de 2019 concernant la Mise en Œuvre des Systèmes et Transactions Électroniques ("GR 71").
• Règlement du Ministre de la Communication et de l'Informatique n° 20 de 2016 concernant la Protection des Données Personnelles ("Règlement MOCI 20").

Les deux derniers sont collectivement appelés les réglementations PDP Selon la Loi EIT et les Règlements du Gouvernement, les employés sont protégés par la loi lorsqu'ils ne sont pas informés de la surveillance dans l'espace de travail, n'ont pas donné leur consentement, et/ou l'utilisation de ces données n'est pas indiquée dans les contrats de travail, les politiques du lieu de travail, ou les manuels. En Indonésie, les sanctions pour les violations de la protection des données se trouvent dans la législation pertinente et sont essentiellement des amendes. Une peine d'emprisonnement peut être imposée dans les cas graves, tels que dans le cas d'une infraction intentionnelle. La Loi EIT prévoit des peines pénales allant de ; amende de Rp. 600,000,000 à Rp. 800,000,000 et/ou 6 à 8 ans d'emprisonnement pour accès illégal ; amende de Rp. 800,000,000 et/ou 10 ans d'emprisonnement pour interception/écoute des transmissions ; amende de Rp. 2,000,000,000 à Rp. 5,000,000,000 et/ou 8 à 10 ans d'emprisonnement pour altération, addition, réduction, transmission, manipulation, suppression, déplacement, dissimulation d'Information Électronique et/ou d'Enregistrements Électroniques. En résumé, la surveillance devrait être mise en œuvre pour maintenir la confiance et la sécurité de la main-d'œuvre.

Y a-t-il des conseils d'avocats professionnels sur la surveillance ?

Les avocats s'accordent à dire que bien qu'il n'existe pas de restriction légale spécifique sur la surveillance des employés, l'employeur devrait exprimer le droit de le faire dans le règlement de l'entreprise. Ils recommandent également de mettre en place des politiques de surveillance claires et détaillées. Les employés devraient être explicitement notifiés et donner leur consentement écrit avant que les solutions de surveillance ne soient mises en œuvre. Des politiques séparées sur la protection des données peuvent également être mises en place. Les politiques devraient inclure ce qui suit :

• La définition des données privées ou personnelles (généralement, divers types d'informations relatives à l'employé et aux dépendants de l'employé).
• Garantir l'utilisation et la divulgation appropriées et légitimes des données personnelles.
• Dispositions des centres de données et de récupération après sinistre.
• Le consentement de l'employé à l'employeur pour accéder, collecter, utiliser, transférer, ou autrement traiter les données personnelles de l'employé.
• Le droit de l'employé d'accéder à ses propres données personnelles (mais pas celles des autres).
• L'obligation de l'employé de notifier à l'employeur tout changement ou mise à jour de ses données personnelles.

Quelle est la conclusion ?

Les employeurs doivent équilibrer le besoin de protéger les intérêts commerciaux et les attentes de vie privée de leurs employés lors de la mise en œuvre du logiciel de surveillance des employés. Pour effectuer le processus de surveillance sur des bases légitimes, la transparence et la notification préalable devraient être considérées. Avertissement Les informations fournies dans cet article sont à des fins de compréhension générale uniquement et ne doivent pas être utilisées comme conseils juridiques. Pour obtenir des conseils juridiques professionnels, veuillez consulter votre avocat.