12 questions les plus posées sur les lois de l'UE en matière de surveillance des employés

Surveillance des employés est légal dans la plupart des pays de l'UE. Des différences réglementaires existent. Cependant, la plupart des pays européens ont quelques réglementations qui s'appliquent à toutes les entreprises. Premièrement, les employeurs doivent avoir des raisons légitimes pour surveiller leurs employés. Deuxièmement, les employés doivent être informés du type de surveillance en cours. Dans tous les cas, les principes de légalité, de légitimité et de proportionnalité s'appliquent indépendamment de la localisation.

1. La surveillance des employés est-elle légale dans l'UE ?

Oui, les employeurs dans l'UE ont le droit de surveiller les employés au travail tant qu'il y a un intérêt commercial légitime. Les lois de l'UE sur la surveillance des employés le permettent. Cela dit, il est crucial d'équilibrer le droit de l'employeur de surveiller et de gérer légalement le processus de travail et le droit à la vie privée de l'employé. Il est du droit de l'employé d'être notifié avant toute surveillance. Par exemple, en Allemagne, des amendements à la Loi sur la notification sont entrés en vigueur le 1er août 2022. Ils obligent tous les employeurs à informer les nouveaux arrivants sur leurs conditions de travail en détail et par écrit. Le consentement direct n'est pas requis partout, mais dans certains endroits, il est obligatoire, il est donc important de connaître les règles applicables dans votre région. Le plus important, le processus de surveillance doit se conformer au Règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD). Le RGPD stipule que le consentement, la transparence et la protection des données sont essentiels. Ces règles s’appliquent aux organisations (publiques et privées) dans l’UE et à celles basées en dehors de l’UE qui proposent des services dans l’UE.

2. Est-il légal de surveiller les ordinateurs de l'entreprise ?

Oui, les employeurs dans l'UE ont un intérêt légitime à surveiller l'utilisation des ordinateurs qu'ils ont fournis et à s'assurer que l'utilisation reste liée aux affaires. Cependant, les employeurs doivent également équilibrer la surveillance de l'utilisation tout en respectant la vie privée de leurs employés. Des politiques de travail claires sont très importantes. Les employeurs devraient adopter l'approche suivante : 1. S'assurer que les employés sont informés à l'avance de la surveillance par une politique de surveillance claire. 2. S'assurer que la surveillance est uniquement pour des objectifs commerciaux légitimes et n'interfère pas avec le droit fondamental de l'employé à la vie privée. 3. S'assurer que les droits de protection des données sont respectés.

3. Est-il légal de surveiller les activités internet et médias sociaux des employés ?

Oui. Bien que la législation sur la surveillance des médias sociaux et activités internet varie dans l'UE, dans la plupart des pays de l'UE, la surveillance de l'utilisation d'internet et des médias sociaux dépend de son objectif (lié aux affaires ou usage privé). Selon l'article 29 du Groupe de travail sur la protection des données , un fondement légal tel qu'un intérêt légitime est requis pour traiter les profils médias sociaux des employés. Il y a plusieurs décennies, les lois de l'UE sur la surveillance des employés étaient moins exigeantes. Par exemple, en 2007, la Cour européenne des droits de l'homme a confirmé le privilège de l'employeur de surveiller les chats en ligne du travailleur. Un ingénieur roumain, Bogdan Barbulescu, a été licencié pour avoir utilisé Yahoo Messenger pour des conversations personnelles pendant les heures de travail. À l'époque, la CEDH avait apprécié la décision de l'employeur. 9 ans plus tard, la Grande Chambre de l'institution a renversé la décision. Les juges ont douté si l'ingénieur avait reçu une notification appropriée au préalable. Ainsi, un équilibre juste entre le droit de l'employeur de surveiller les employés et leur droit à la vie privée doit être observé. Les employeurs ne sont autorisés à collecter et traiter des données personnelles relatives aux employés que dans la mesure où la collecte de ces données est nécessaire et pertinente pour l'exécution du poste pour lequel ils postulent. Les employeurs peuvent surveiller les employés pour restreindre l'utilisation d'internet et des médias sociaux pendant les heures de travail. Il est également recommandé aux employeurs d'établir des politiques bien définies sur l'utilisation des médias sociaux et d'internet afin que les employés sachent ce qui est acceptable ou non.

4. Est-il légal de surveiller le contenu des écrans et les frappes au clavier ?

Oui. Bien que les entreprises opérant dans l'UE puissent utiliser un logiciel de capture d'écran et de journalisation des touches pour surveiller leurs employés, une telle surveillance doit servir un objectif commercial légitime et les employés doivent consentir. Tout naturellement, les lois de l’UE sur la surveillance des employés autorisent le suivi de leurs écrans d’ordinateur et de leurs frappes clavier dans certaines conditions. Il est utile de mentionner que ce type de surveillance peut être considéré comme une violation de la vie privée dans la plupart des cas. Par conséquent, avant de choisir de le faire, les employeurs devraient identifier les problèmes qu’ils entendent résoudre et déterminer si cette forme de surveillance est nécessaire. Le plus important, ils devraient prendre en compte et se conformer aux exigences du RGPD.

5. Est-il légal de surveiller le contenu des e-mails ?

Oui, un employeur peut surveiller le contenu des e-mails reçus ou envoyés sur l'ordinateur de l'entreprise, à condition que les informations ne soient pas privées et que la surveillance soit justifiée sur des bases légitimes. C'est-à-dire, il est légal de surveiller les employés si vous les informez dûment de la surveillance. Il est également crucial pour les entreprises de distinguer entre les e-mails privés et ceux liés au travail. Inversement, les employés devraient également éviter d'accéder à des e-mails personnels sur des appareils fournis à des fins professionnelles. Pour équilibrer la surveillance du contenu des e-mails tout en respectant la vie privée des employés, les employeurs devraient : 1. S'assurer que l'employé est conscient et a accepté la surveillance. 2. S'assurer que les données personnelles collectées ou liées aux comptes e-mail de l'employé ne sont pas accessibles, et dans de tels cas, les données ne devraient être partagées qu'avec leur consentement. 3. S'assurer qu'ils conservent les e-mails et les suppriment après la période écoulée.

6. Est-il légal de surveiller ou d'enregistrer les conversations téléphoniques ?

Oui. En vertu de la Loi sur la protection des données personnelles, la surveillance et l'enregistrement des conversations téléphoniques peuvent être autorisés sous certaines conditions. Par exemple, si la partie a donné un consentement explicite ou si la surveillance/enregistrement est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de l'employeur. Une entreprise avec un comité d'entreprise doit obtenir la permission du comité d'entreprise avant que la surveillance ou l'enregistrement téléphonique ne soit effectué. Les employeurs qui ont l'intention d'enregistrer des conversations téléphoniques sont obligés de se conformer à ce code.

7. Est-il légal d'utiliser des systèmes de surveillance vidéo sur le lieu de travail ?

Oui. Dans l’UE, les systèmes de surveillance vidéo sont autorisés à condition que : 1. Il y ait un objectif légitime pour la surveillance. 2. La surveillance soit appropriée à cet objectif. 3. La surveillance soit nécessaire et moins intrusive. Le principe de base, la surveillance doit être raisonnable et les employeurs doivent tenir compte des droits à la vie privée des employés. Selon le RGPD, les employés doivent être informés de : 1. Le fait qu’ils sont surveillés. 2. L’objectif de la surveillance. 3. La durée de stockage des données surveillées. 4. Qui a accès aux données surveillées. L’utilisation de la surveillance vidéo cachée est considérée comme une violation de l’article 8 de la Convention européenne des droits de l’homme (‘CEDH’). Elle n’est possible que en cas de suspicion de violation ou d’activité criminelle, et dans une portée limitée. De plus, la surveillance dans les zones sensibles, telles que les toilettes, les espaces religieux et les salles de pause, est interdite. Outre les systèmes de surveillance vidéo, il existe diverses options favorables aux employés à envisager si l’objectif principal est de surveiller la productivité générale et de s’assurer que les ressources de l’entreprise sont correctement utilisées. Logiciel de surveillance de la productivité des employés est un excellent moyen d'équilibrer les avantages de la surveillance avec les risques d'invasion de la vie privée des employés.

8. Est-il légal de surveiller les messages privés et le contenu des e-mails ?

Oui. Les employeurs sont justifiés à contrôler certaines activités telles que l'envoi ou la réception de messages privés ou d'e-mails, pour s'assurer que les employés s'acquittent de leurs tâches pendant les heures de travail, particulièrement sur l'appareil de l'entreprise. La CEDH établit des directives claires sur l'étendue de la manière et du moment où une telle surveillance est autorisée. Les entreprises doivent développer des politiques qui permettent aux employés de connaître l'étendue de la surveillance. Les messages privés et les e-mails entrent dans la catégorie des données personnelles (comme décrit dans l'article 4 du RGPD). Par conséquent, les organisations doivent prouver qu’elles ont une base légale pour collecter et surveiller ces informations.

9. Est-il légal de surveiller les appareils personnels des employés ?

Oui. Il existe des raisons valables pour lesquelles les employeurs peuvent avoir besoin de surveiller les appareils personnels de leurs employés. Par exemple, avec plus d’employés travaillant à domicile dans l’UE et dans le monde entier, de nombreux employeurs veulent suivre les processus de travail. La surveillance est donc raisonnable dans de tels cas, mais il y a des limites à la surveillance. Le RGPD exige que l’employeur informe explicitement l’employé de quelles informations ils entendent collecter et comment ils entendent les utiliser. De plus, le RGPD exige que l’employeur soit transparent sur le processus de surveillance et fournisse à l’employé des informations amples sur la manière et dans quel but ils seront surveillés. Il est recommandé que les employeurs mettent en œuvre des politiques BYOD et comprennent où tracer la ligne avec la vie privée des employés et les meilleures pratiques lors du développement de telles politiques.

10. Est-il légal de surveiller les ordinateurs personnels des employés ?

Oui, si l'employé effectue des tâches de travail sur un ordinateur personnel, la surveillance de ces appareils peut être considérée comme servant un intérêt légitime dans la protection des informations commerciales. Les lois de l'UE sur la surveillance des employés permettent de vérifier la communication et les activités professionnelles pendant les heures de travail. Cependant, si une telle surveillance capture également des données relatives à la vie privée de l'employé, elle est considérée comme illégale. Des mesures appropriées devraient être prises pour distinguer entre l'utilisation personnelle et commerciale de l'appareil et la mise en œuvre de politiques BYOD devrait être créée pour trouver un équilibre.

11. Est-il obligatoire d'informer les employés de la surveillance ?

Oui. Dans l'UE, c'est une étape cruciale. De nombreux pays de l'UE exigent que les employeurs informent leurs employés et discutent de tout problème de processus de surveillance avant la surveillance. Le groupe de travail sur la protection des données article 29 (WP249) souligne que la transparence devrait être appliquée au traitement des données au travail. Les employés doivent être conscients de la surveillance, des objectifs pour lesquels les données personnelles doivent être collectées, et toute autre information nécessaire pour assurer un traitement équitable. Deux approches légales émergent dans l'UE en ce qui concerne les droits de codétermination. Les lois de l'UE sur la surveillance des employés sont dissemblables. Dans certains pays, les employés ont le droit d'accepter ou non la surveillance. Par exemple, en Suède et au Danemark, des accords collectifs doivent être signés avant le début de la surveillance, et un syndicat professionnel doit être informé. En Lituanie, seule l'activité des travailleurs suspectés peut être surveillée, et ils doivent être informés par écrit des mesures de contrôle. Dans d'autres juridictions, les employés ont moins de pouvoir. Ils doivent être notifiés de la surveillance, mais le consentement n'est pas requis.

12. Politique de surveillance des employés - obligatoire ou non ?

Oui. Rien ne vaut une bonne politique claire sur le processus de surveillance. Les politiques de surveillance, les guides, etc. doivent être soigneusement adaptées pour montrer l'objectif légitime d'une organisation derrière la surveillance et ce qui est acceptable ou non. Avec une politique de surveillance au travail complète et facilement accessible, les employés seront conscients de la surveillance. Tout cela doit être inclus dans les politiques de travail : 1. La nature et l'étendue du processus de surveillance. 2. La raison de la surveillance. 3. L'impact de la surveillance sur l'entreprise. 4. La manière dont les informations confidentielles ou sensibles sont gérées. (Si des informations sont prises) 5. Indiquer les utilisations acceptables et inacceptables. Les employeurs doivent s'assurer que leurs politiques de surveillance sont conformes aux exigences légales des lois de l'UE sur la surveillance des employés en vigueur.

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Y a-t-il des lois dans l'UE qui protègent la vie privée des employés au travail ?

Oui. Dans l'UE, la vie privée des employés est d'une importance fondamentale. Bien que l'UE reconnaisse que les employeurs ont un intérêt légitime à maintenir des processus commerciaux fluides et à se protéger contre des situations qui peuvent entraîner une responsabilité, l'UE est très claire sur la vie privée. L'article 8 de la Convention européenne pour la protection des droits de l'homme et des libertés fondamentales Free reconnaît le droit à la vie privée et familiale. L'article 5 du RGPD exige des contrôleurs de données (employeurs) de mettre en œuvre des mesures de protection des données par conception et par défaut. Les données personnelles doivent être : 1. Traitées de manière licite, loyale et transparente à l’égard de la personne concernée. 2. Collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible. 3. Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées. 4. Exactes et, le cas échéant, à jour ; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données personnelles inexactes soient effacées ou rectifiées sans retard. 5. Les données personnelles ne peuvent pas être conservées pendant de longues périodes. 6. Traitées de manière à assurer une sécurité appropriée des données personnelles, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels, au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées. 7. Le personnel responsable des données doit pouvoir être tenu responsable des données. Le RGPD exige des employeurs qu’ils réalisent une évaluation d’impact relative à la protection des données (EIPD), en tenant compte de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du processus de surveillance.

Y a-t-il des conseils d'avocats professionnels sur la surveillance ?

Oui. Les avocats professionnels conseillent aux employeurs de suivre ces sept principes fondamentaux suggérés par le Groupe de travail, afin que la surveillance soit considérée comme légale et justifiée en vertu des lois de l'UE sur la surveillance des employés. Les réglementations incluent la Nécessité, la Finalité, la Transparence, la Légitimité, la Proportionnalité, l'Exactitude et la conservation de la sécurité des données. Ces règles assurent que les employeurs comprennent le besoin commercial légitime de la surveillance, que les employés sont conscients de la surveillance et des raisons de la surveillance, que les droits des employés ne sont pas violés, et que les données personnelles des employés sont protégées. 1. Le principe de nécessité exige que la surveillance soit "nécessaire" pour les objectifs commerciaux. 2. Le principe de finalité exige que les données soient collectées uniquement pour des objectifs spécifiques, explicites et légitimes et ne soient pas traitées de manière incompatible avec cet objectif.> 3. Le principe de transparence exige que l'employeur soit ouvert et clair sur la surveillance. (Aucune surveillance secrète n'est autorisée) La règle de transparence stipule que la surveillance et les raisons derrière elle doivent être pleinement et explicitement divulguées à tous les employés dans des politiques écrites. 4. Le principe de légitimité indique que le traitement des données personnelles des employés doit être légitime et nécessaire pour l'exécution du travail, sans violer les droits fondamentaux des employés. 5. Le principe de proportionnalité stipule que les informations personnelles doivent être adéquates, pertinentes et non excessives. 6. Le principe d'exactitude exige que tous les enregistrements soient exacts, à jour et conservés pas plus longtemps que nécessaire compte tenu des objectifs légitimes de l'employeur. Comme directive, le Groupe de travail suggère que la conservation des données ne devrait pas dépasser trois mois. 7. Le principe de sécurité des données nécessite que l'employeur prenne des mesures techniques appropriées pour s'assurer que les données personnelles des employés sont en sécurité.

Quel est le fond de l'affaire ?

Tous les processus de surveillance des employés doivent se conformer aux lois sur la protection des données. Le processus de surveillance doit être effectué sur des bases légales et équitable pour les employés, et, le plus important, transparent. Avertissement Les informations fournies dans cet article sont à titre de compréhension générale seulement et ne doivent pas être utilisées comme conseils juridiques. Pour obtenir des conseils juridiques professionnels, veuillez consulter votre avocat.