Politiques d'apport de votre propre appareil (BYOD). Ce qu'il faut considérer lors de la surveillance des appareils électroniques personnels des employés.

Les lieux de travail hybrides, les lieux de travail à distance et le travail à domicile deviennent de plus en plus courants en 2021. Pour la plupart des employés, cela signifie accéder à des informations liées au travail ou au réseau de l'entreprise à distance via divers appareils personnels tels que des ordinateurs, des smartphones et des tablettes. Bien que cela offre aux employés une plus grande flexibilité et commodité, cela introduit également des risques de sécurité potentiels et d'autres problèmes liés à la productivité. En conséquence, de nombreuses entreprises adoptent des politiques BYOD. Selon Financesonline , 95 % des organisations dans le monde ont activement mis en œuvre une politique BYOD, et le marché BYOD devrait atteindre 366,95 milliards de dollars d'ici 2022.

Les employés utilisent de plus en plus des ordinateurs personnels, des smartphones et des tablettes pour accéder à des informations liées au travail.

Découvrez pourquoi une politique BYOD est importante et les meilleures pratiques que vous pouvez adopter pour rendre cette pratique plus efficace et réussie.

Qu'est-ce que le BYOD ?

L'approche BYOD permet à la main-d'œuvre d'utiliser leurs appareils/gadgets privés (smartphones, ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes, clés USB, etc.) pour effectuer des tâches professionnelles officielles au lieu d'appareils fournis par l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une politique BYOD ?

Les politiques d'apport de votre propre appareil sont des directives établies par les entreprises pour permettre à leurs employés d'utiliser des appareils personnels à des fins professionnelles. Cette politique vise à assurer la sécurité des données de l'entreprise, entre autres.

Les politiques d'apport de votre propre appareil (BYOD) sont des directives établies par les entreprises pour permettre à leurs travailleurs d'utiliser leurs propres appareils à des fins professionnelles.

Comment fonctionne une politique BYOD ?

Une politique d'apport de votre propre appareil définit ce qui est et n'est pas une utilisation acceptable pendant les heures de travail officielles et comment protéger l'organisation contre les risques de cybersécurité tels que le piratage et les violations de données pendant et en dehors du travail. Les employés doivent consentir et signer un document exposant les termes et conditions de la politique. Cela est fait pour s'assurer que les employés sont pleinement responsables de toute donnée d'entreprise accessible sur leurs appareils privés, et qu'ils acceptent les exigences de la politique BYOD.

Lorsque vous autorisez vos travailleurs à conserver des informations d'entreprise sur leurs appareils, une politique BYOD clairement définie doit être en place pour sécuriser ces données.

Comment le programme d'apport de votre propre appareil aide-t-il les entreprises ?

Réduit les coûts

Les entreprises qui mettent en œuvre des programmes d'apport de votre propre appareil n'ont pas à dépenser autant d'argent en technologie. Si votre entreprise a une politique d'apport de votre propre appareil, vous n'aurez pas à acheter des téléphones et des ordinateurs portables pour chaque employé. Outre l'économie d'argent, cette approche facilite le support des équipements appartenant aux employés.

Accessibilité

Une politique d'appareils personnels élimine le besoin pour les employés de gérer et de maintenir plusieurs appareils. Puisqu'ils n'ont pas à transporter autant d'appareils, ils peuvent facilement accéder et travailler sur les outils avec lesquels ils sont le plus à l'aise.

Efficacité et productivité améliorées

Selon cet article de Forbes , les employés estiment que les outils technologiques qu'ils utilisent dans leur vie personnelle sont plus efficaces et productifs que ceux au travail. Les employés n'ont pas à consacrer du temps et des efforts à apprendre un nouveau système. Puisqu'ils sont déjà familiers avec leurs propres appareils électroniques, il serait beaucoup plus facile de se lancer directement dans le travail. De plus, le travail peut être effectué à tout moment et depuis n'importe quel lieu grâce à la mobilité et à la flexibilité offertes par les appareils appartenant aux employés.

Meilleures pratiques pour mettre en œuvre une politique BYOD

Surveillance et gestion à distance , la sécurité, la sauvegarde de documents et la protection par mot de passe relèvent de l'umbrella des « politiques d'utilisation d'appareils personnels au travail ». Voici les meilleures pratiques pour atteindre ces objectifs et assurer un environnement BYOD sécurisé et productif.

1. Définir clairement vos attentes dans la politique BYOD de l'entreprise

Une bonne communication est essentielle lors de l'application de restrictions et d'attentes sur les appareils des employés, car les lignes de la vie privée des employés peuvent devenir floues. Les employés doivent savoir ce que vous attendez d'eux, alors assurez-vous de tout détailler dans ces politiques. Une politique d'apport de votre propre appareil devrait inclure les dispositions suivantes :

• Quel type d'appareils personnels peut être utilisé pour le programme BYOD.
• Ce qui est et n'est pas autorisé sur les appareils BYOD.
• Quelles applications et outils les employés peuvent utiliser sur leurs appareils personnels.
• Quelles mesures de sécurité seront introduites sur les appareils des employés à des fins de protection.
• Quelles stratégies ou outils de surveillance seront introduits pour maintenir une productivité élevée , et quelles métriques seront mesurées.
• Les droits des employeurs à accéder aux données de l'entreprise stockées sur leurs appareils personnels.
• Assistance technique pour les appareils BYOD.
• Les circonstances dans lesquelles ces appareils sont éligibles à des incitatifs ou des remboursements de coûts doivent être définies.
• Explication détaillée sur la manière dont les données de l'entreprise seront gérées en cas de cessation d'emploi.
• Un aperçu clair des mesures à prendre en cas de violation de la politique.
• Les procédures pour signaler les appareils manquants ou volés doivent également être incluses dans la politique d'apport de votre propre appareil.

Il est bon d'avoir les employés signer une politique d'appareil BYOD avant d'autoriser les appareils personnels à accéder aux données de l'entreprise.

2. Éduquer votre main-d'œuvre sur la sécurité

De nombreux risques de sécurité associés au BYOD peuvent être attribués à des erreurs humaines. À cause de cela, assurer la sécurité des données de l'entreprise commence par éduquer les employés sur les bases de la sécurité. Parmi les sujets que vous pourriez aborder dans ce type de formation figurent les conséquences des e-mails de phishing, comment détecter les malwares, et comment garder les appareils des employés en sécurité. Les employés devraient être conseillés de ne pas cliquer sur les liens dans les e-mails provenant de sources inconnues, et uniquement des magasins d'applications autorisés devraient être utilisés pour télécharger des applications tierces. De plus, il est crucial de former votre personnel sur la bonne façon de stocker et de transmettre des informations sensibles sur leurs appareils personnels. Enfin, incluez ces manuels de formation/éducation dans la politique d'apport de votre propre appareil afin que les employés puissent toujours y faire référence.

Il est important d'éduquer vos employés sur les bases de la sécurité pour protéger adéquatement les données de l'entreprise.

3. Déployer un logiciel de surveillance des employés

Il est facile pour les employés de se distraire lorsqu'ils travaillent sur leurs appareils ; ces distractions peuvent prendre la forme de notifications de médias sociaux ou de visites de sites web non liés au travail, et ces distractions peuvent nuire à la productivité. La surveillance de la productivité des employés peut être intégrée à votre programme BYOD pour garder ces problèmes de productivité sous contrôle. Par exemple, un logiciel de surveillance à distance peut être installé pour surveiller le temps que les employés passent à travailler et les sites web qu'ils visitent pendant les heures de travail. Il est également possible de bloquer les sites web potentiellement nuisibles sur les appareils BYOD à l'aide d'outils de surveillance des employés.

La surveillance de la productivité des employés peut être intégrée à votre programme BYOD pour garder ces problèmes de productivité sous contrôle.

La vie privée des employés et la sécurité des données doivent être prises en compte lors de la surveillance des activités informatiques et de la productivité des employés sur ces appareils. Il est important pour les employeurs d'utiliser un logiciel de surveillance des employés non intrusif qui ne collecte que les données liées aux tâches professionnelles de l'employé et n'envahit pas la vie privée de l'employé en dehors de ces heures. De plus, les experts juridiques conseillent aux entreprises d'obtenir des accusés de réception écrits de leurs employés indiquant qu'ils comprennent les réglementations de la politique et sont prêts à accorder un accès approprié à leurs appareils à des fins de surveillance des employés.

Les politiques de surveillance des employés doivent être intégrées au programme BYOD pour décrire quelles données seront collectées.

Ce qu'il faut considérer lors de la mise en œuvre de la surveillance des employés sur les appareils électroniques personnels des employés :

• Les préoccupations relatives à la vie privée des employés, ainsi que les politiques de sécurité des données de l'entreprise, doivent être prises en compte lors de la mise en œuvre de la surveillance des employés.
• Lors de la surveillance des appareils personnels des employés, assurez-vous de respecter les lois applicables pour protéger la vie privée des employés.
• Il est important pour les entreprises de fournir aux employés des politiques BYOD et des politiques de surveillance pour savoir comment leurs appareils personnels sont surveillés. Cela aide à éviter les malentendus.
• Il est important d'énumérer des cas précis pour la surveillance et l'accès aux appareils personnels.
• Les heures de travail, les enquêtes sur la mauvaise conduite des employés et les violations de contrat, par exemple, pourraient tous être listés comme raisons de surveillance.
• Les politiques de surveillance doivent spécifier quels appareils seront surveillés.
• Décrire les mesures de sécurité que l'entreprise peut utiliser pour protéger les données surveillées.
• Les employeurs doivent obtenir des accusés de réception écrits de leurs employés indiquant que ces derniers ont compris la politique, acceptent de la suivre et accordent un accès approprié à leurs appareils à des fins de surveillance des employés.

4. Investir dans un logiciel anti-malware

Un logiciel anti-malware doit être utilisé pour protéger les entreprises des dangers associés à l'utilisation d'appareils appartenant aux employés pour le travail. Ce type de logiciel détecte et supprime les malwares avant qu'ils ne nuisent à un appareil. Les meilleures outils anti-malware sont souvent soutenus par des bases de données d'intelligence sur les menaces actuelles et utilisent des méthodes de détection basées sur le comportement pour reconnaître les malwares. De plus, le logiciel anti-malware doit être capable de repérer et d'arrêter toute menace avant qu'elle ne cause des dommages. Les employés devraient éviter de se connecter à des réseaux WI-FI publics car des parties malveillantes peuvent facilement espionner le trafic internet et voler des informations confidentielles de ces réseaux, qui sont généralement non protégés.

Le logiciel anti-malware détecte et supprime les malwares avant qu'ils ne nuisent à un appareil.

5. Utiliser des services basés sur le cloud fiables

Sélectionner un service cloud qui facilite l'intégration système et la mise en œuvre de ces politiques est le meilleur choix. Il doit être convivial et pouvoir fonctionner de manière fluide avec d'autres logiciels. L'équipe de sécurité informatique de l'entreprise doit évaluer attentivement les services cloud avant leur utilisation sur un appareil privé d'un employé. Il est également important de réaliser une évaluation des risques avant de contracter tout fournisseur de services cloud.

La sécurité informatique de l'entreprise doit évaluer attentivement les services cloud avant qu'ils ne puissent être utilisés.

6. Définir des mots de passe sur tous les appareils BYOD

Imposer des mots de passe sur tous les appareils et comptes des employés pour empêcher un accès non autorisé aux données de l'entreprise est important. Les mots de passe doivent être uniques et contenir des lettres, des chiffres et des symboles si possible. Incorporer des méthodes supplémentaires de vérification d'identité, telles que l'authentification à deux facteurs, est également une bonne idée. Les employés devraient également être rappelés de changer ou de réinitialiser le mot de passe par défaut de leur routeur Wi-Fi.

Les mots de passe doivent être uniques et contenir des lettres, des chiffres et des symboles si possible.

7. Utiliser des solutions de gestion des appareils mobiles sur tous les appareils BYOD

Les solutions de gestion des appareils mobiles permettent aux entreprises de garder leurs données en sécurité tout en permettant à leurs employés d'effectuer leurs tâches. Par exemple, votre personnel informatique peut utiliser des solutions de gestion des appareils mobiles (MDM) pour surveiller et gérer de manière sécurisée les téléphones mobiles qui gèrent des données d'entreprise sensibles, décider quelles applications peuvent être installées sur les appareils, localiser les appareils et sécuriser les appareils s'ils sont perdus ou volés.

Les MDM peuvent aider à identifier quelles applications sur l'appareil d'un utilisateur peuvent se connecter aux données de l'entreprise et sécuriser les appareils s'ils sont perdus ou volés.

8. Accéder à tous les appareils BYOD avec un VPN

Un réseau privé virtuel peut être utilisé pour chiffrer les données circulant entre le système externe d'un employé et le réseau central de l'entreprise. Vous pouvez également renforcer les mécanismes de sécurité en :

• Chiffrant les transferts de données en transit.
• Masquant l'adresse Internet Protocol (IP) de l'utilisateur.
• Dissimulant l'emplacement de l'utilisateur.

En intégrant l'accès VPN à votre programme BYOD, vous éliminez le risque de fuite de données sensibles.

Avertissement

Cet article fournit des informations générales uniquement. Ces informations sont à des fins de compréhension générale uniquement et ne doivent pas être utilisées comme conseils juridiques. Pour obtenir des conseils juridiques professionnels, veuillez consulter votre avocat.