Les pires et les meilleurs logiciels pour le suivi des ordinateurs dans votre bureau

Faites-vous face à des défis avec vos employés et envisagez-vous d'essayer des outils et programmes de suivi des employés qui traquent l'activité informatique comme solution ? Peut-être que vous avez du mal à maintenir la discipline dans votre équipe, ou que vous trouvez difficile de suivre le travail de vos employés à distance. Peut-être que vous vous inquiétez du temps que votre équipe passe en ligne pendant les heures de travail. Ou peut-être avez-vous déjà essayé un logiciel de suivi du temps et fait face à des problèmes comme des employés mécontents, des préoccupations de confidentialité, et un sentiment d'être submergé par le suivi et l'examen des captures d'écran après que le logiciel a traqué l'activité informatique. Dans cet article, nous examinerons de plus près le logiciel de suivi des ordinateurs des employés : ce qu'il implique, quelles fonctionnalités recommandées sont offertes par diverses solutions logicielles, évaluer les avantages potentiels et les pièges associés à leur mise en œuvre, et surtout, comment cela peut vous aider à atteindre vos objectifs. Que vous soyez nouveau à cela ou que vous le fassiez depuis un moment, notre objectif est de vous donner des conseils pratiques pour que le suivi des employés fonctionne pour vous.

Nous sommes WorkTime, une société de logiciels avec plus de 20 ans d'expérience dans l'industrie, spécialisée dans le suivi non invasif des employés et le suivi de la productivité.

Les pires fonctionnalités des logiciels de suivi du temps

Bien que tous les logiciels de suivi servent la fonction principale de surveillance des employés, toutes les solutions ne sont pas conçues avec la même considération pour le bien-être des employés. Certaines fonctionnalités peuvent avoir des inconvénients inattendus. Des préoccupations de confidentialité aux inefficacités dans l'analyse des données, comprendre ces inconvénients vous aidera à créer un environnement de travail positif et productif tout en maintenant la confiance et la confidentialité des employés.

Captures d'écran, suivi vidéo/audio

Les logiciels qui capturent des captures d'écran, des vidéos et de l'audio varient en fonctionnalité, certaines plateformes prenant des captures aléatoires ou déclenchant des captures lorsque des programmes spécifiques sont accédés. Cependant, mettre en œuvre des pratiques de suivi intrusives peut entraîner de graves conséquences. C'est potentiellement illégal et cela endommagera la confiance entre vous en tant qu'employeur et votre équipe, menant à un stress accru et à de l'insatisfaction. De plus, il y a un risque significatif de violations de données, car les captures d'écran peuvent capturer des informations sensibles. Même si les employés performent bien sous surveillance, le manque de confiance démontré peut entraver la productivité et la motivation, potentiellement menant les employés à chercher un autre lieu de travail. Par conséquent, vous devriez prioriser la confiance, la confidentialité et le respect mutuel sur le lieu de travail pour maintenir un environnement positif et productif.

Même si les employés performent bien sous surveillance, le manque de confiance démontré peut entraver la productivité et la motivation, potentiellement menant les employés à chercher un autre lieu de travail.

Suivi des frappes clavier

Certains logiciels offrent également un suivi des frappes clavier, une fonctionnalité qui enregistre chaque frappe saisie sur un ordinateur et sauvegarde les données dans un fichier texte pour examen ultérieur. Certains outils capturent même les informations du presse-papiers copié-coupé-collé. Le journal des frappes clavier implique parfois le suivi et l'enregistrement des frappes sans le consentement ou la connaissance de l'utilisateur. Cette approche partage des similitudes avec les captures d'écran et le suivi vidéo en termes de préoccupations de confidentialité, endommageant finalement la confiance. Bien que certains soutiennent que le suivi des frappes pourrait aider à identifier des instances de vol de données, la réalité est que trier d'immenses quantités de frappes enregistrées est inefficace et chronophage. Par conséquent, cette pratique est plus susceptible de causer du tort que de vous fournir un bénéfice significatif.

Bien que certains soutiennent que le suivi des frappes pourrait aider à identifier des instances de vol de données, la réalité est que trier d'immenses quantités de frappes enregistrées est inefficace et chronophage.

Installation cachée

Installer un logiciel sans la connaissance de l'employé peut sembler attrayant. Cela pourrait fournir une opportunité de surprendre les employés s'ils s'engagent dans des activités non liées au travail pendant les heures de travail. Cependant, il y a des inconvénients significatifs à cette approche. Premièrement, c'est illégal dans de nombreux pays. Deuxièmement, même si vous découvrez des problèmes, vous pourriez faire face à des défis pour les aborder ou licencier l'employé sans révéler vos tactiques de suivi. Cela pourrait mener à des questions et des problèmes légaux potentiels pour vous en tant qu'employeur.

Données de suivi cachées

Cette approche semble contre-productive. Si les employés sont conscients du suivi et de ses résultats, ils ont l'opportunité d'améliorer leur performance. Sinon, quel est l'intérêt ? Cette fonctionnalité est similaire à la précédente, mais elle implique de retenir les résultats et les données des employés suivis. Tous les rapports et informations ne sont disponibles que pour vous en tant qu'employeur. Bien qu'il n'y ait pas de conséquences négatives claires à cette action, il n'y a pas non plus de bénéfices clairs. Si les employés peuvent accéder aux données de suivi, ils ont la chance d'identifier et d'aborder les problèmes de manière indépendante, d'améliorer l'autodiscipline et de résoudre le problème par eux-mêmes. Cela réduit le besoin de micromanagement de votre part en tant qu'employeur. En restreignant l'accès aux données, vous vous privez de ces bénéfices potentiels.

Si les employés peuvent accéder aux données de suivi, ils ont la chance d'identifier et d'aborder les problèmes de manière indépendante, d'améliorer l'autodiscipline et de résoudre le problème par eux-mêmes.

Logiciel non conforme à la loi

Lorsque il s'agit de sauvegarder et stocker les données de suivi sur vos employés, il y a deux approches générales : basée sur le cloud et sur site. La première implique que les données quittent les locaux de votre entreprise, tandis que la seconde assure que les données ne peuvent être accessibles que par vous. Si le logiciel que vous choisissez respecte les réglementations de confidentialité des données dans votre pays, les deux options sont sécurisées. Cependant, si elles ne respectent pas, des problèmes surgissent immédiatement. Les captures d'écran et les enregistrements vidéo pourraient potentiellement fuiter, résultant en l'exposition d'informations sensibles sur votre entreprise et vos employés et potentiellement de graves conséquences.

Système de rapports chaotique

Choisissez un logiciel qui organise les données en rapports clairs et structurés. De cette façon, vous pouvez suivre efficacement le temps actif, la présence et le flux de travail sans vous perdre dans des piles d'informations. Sans rapport organisé, vous passerez trop de temps à trier manuellement les données et à les analyser vous-même. Cela peut mener à du micromanagement et vous distraire de vos tâches principales. En utilisant un logiciel avec des rapports structurés, vous pouvez rationaliser le processus de suivi et mieux vous concentrer sur vos tâches.

En utilisant un logiciel avec des rapports structurés, vous pouvez rationaliser le processus de suivi et mieux vous concentrer sur vos tâches.

Aucune analyse des données de suivi

En développant le point précédent, se concentrer uniquement sur le temps actif et le temps inactif d'un employé et supposer qu'il corréle directement avec la productivité ne vous fournira pas d'insights précis. La productivité est un concept multifacette qui nécessite une analyse plus approfondie au-delà du simple temps actif, temps de connexion ou utilisation d'Internet. Optez pour un logiciel qui non seulement suit mais analyse également les données d'activité des employés. S'appuyer uniquement sur le suivi peut étouffer la créativité des employés et entraver la qualité de leur travail. Au lieu de cela, considérez des solutions qui offrent une analyse complète pour obtenir une compréhension plus nuancée de la productivité et du travail des employés.

Les meilleures fonctionnalités des logiciels de suivi du temps

Dans le paysage du travail en rapide évolution d'aujourd'hui, l'adoption de logiciels de suivi des employés nécessite plus d'attention au bien-être des employés. Certaines fonctionnalités peuvent fournir des avantages significatifs de logiciel non invasif qui ne sont pas immédiatement apparents. Du suivi complet de la productivité aux interfaces utilisateur simplifiées et à la conformité aux réglementations légales, ces fonctionnalités contribuent à un environnement de travail positif et vous aident à atteindre vos objectifs de travail.

Suivi de la productivité

Pour comprendre comment vos employés travaillent, choisissez un logiciel comme WorkTime qui analyse efficacement les données de suivi. Par exemple, combinez-les dans un rapport de productivité général. WorkTime fournit un rapport de productivité complet qui catégorise tout le temps actif comme productif ou improductif, basé sur les applications et sites web utilisés. Ce qui est encore mieux, c'est la flexibilité pour personnaliser ces catégories selon vos préférences, en les ajustant pour différents départements. Cette personnalisation assure que votre analyse de productivité reflète précisément le schéma de travail en équipe.

Pour comprendre comment vos employés travaillent, choisissez un logiciel comme WorkTime qui analyse efficacement les données de suivi.

Interface utilisateur simple

Pour de meilleurs résultats de suivi, optez pour un logiciel avec une interface simple et claire et un système de rapports. De cette façon, vous ne perdrez pas de temps à décoder des données de suivi complexes. Avec WorkTime, vous avez accès à plus de 50 rapports, tous bien catégorisés et conçus pour une compréhension facile. Cela non seulement améliore votre compréhension des données de suivi des employés mais vous fait aussi gagner du temps précieux. Cela vous permettra de vous concentrer sur l'analyse des résultats et de prendre des mesures lorsque nécessaire.

Conformité aux réglementations légales

Un aspect que vous pourriez ne pas considérer immédiatement lors de la mise en œuvre du suivi des employés est l'endroit où toutes les données de suivi seront stockées. Il y a deux options principales : stockage basé sur le cloud et sur site. Choisissez un logiciel, comme WorkTime, qui respecte les réglementations de confidentialité des données pour assurer la sécurité, quel que soit le type de stockage que vous sélectionnez. Cela empêchera toute préoccupation concernant les fuites de données.

Choisissez un logiciel, comme WorkTime, qui respecte les réglementations de confidentialité des données pour assurer la sécurité, quel que soit le type de stockage que vous sélectionnez.

WorkTime, par exemple, est entièrement conforme à HIPAA, RGPD, et de nombreuses lois locales. Cette conformité assure que vos activités de suivi sont menées dans les limites légales, protégeant les informations sensibles sur votre entreprise et vos employés contre les violations potentielles. En adhérant aux exigences réglementaires, WorkTime atténue le risque de fuite de données et maintient la sécurité et la confidentialité de vos données de suivi.

Gestion et suivi de la présence

Parmi les fonctionnalités utiles se trouve le suivi de la présence. Ce qui le rend particulièrement précieux, c'est sa fonctionnalité complète. Non seulement vous pouvez suivre la présence d'un employé, mais vous pouvez aussi personnaliser les paramètres pour répondre à vos besoins. Avec WorkTime, cela inclut la définition des heures de travail et le suivi de l'adhésion à ces horaires. Vous pouvez également accéder à des statistiques détaillées sur la ponctualité, vous permettant d'identifier tout schéma préoccupant de retard. Avec WorkTime, gérer la présence de votre équipe à distance est effortless, assurant que les employés sont constamment à l'heure pour le travail.

Comparaison de la productivité à distance et au bureau

Pas sûr que vos employés maintiennent le même niveau de performance lorsqu'ils travaillent à domicile ? Avec WorkTime, essayez la fonctionnalité qui non seulement suit les employés à distance mais permet aussi la comparaison de leur performance dans des environnements hybrides. Déterminez s'ils excellent plus à la maison ou au bureau. Peut-être qu'ils montrent une productivité accrue à la maison ou performent mieux pendant les vacances au bureau. Déterminez quand les distractions sont minimisées pour eux. WorkTime fournit accès à ces fonctionnalités et d'autres, particulièrement utiles pour comparer la performance des employés dans divers environnements.

Avec WorkTime, essayez la fonctionnalité qui non seulement suit les employés à distance mais permet aussi la comparaison de leur performance dans des environnements hybrides.

Définition d'objectifs

Communiquez des attentes claires à vos employés concernant leurs objectifs de performance. Si vous avez opté pour le suivi, c'est probablement parce que vous sentez que les employés ne respectent pas vos normes de productivité. Au lieu de simplement suivre leur temps actif, définissez vos attentes pour eux. Avec WorkTime, vous pouvez définir des objectifs spécifiques en termes du nombre d'heures actives qu'ils devraient atteindre hebdomadairement ou du niveau de consistance requis dans leur présence. Cette fonctionnalité minimise le temps que vous passeriez autrement à examiner manuellement les rapports pour vous assurer qu'ils respectent vos exigences de travail.

Avec WorkTime, vous pouvez définir des objectifs spécifiques en termes du nombre d'heures actives qu'ils devraient atteindre hebdomadairement ou du niveau de consistance requis dans leur présence.

Statistiques d'utilisation d'Internet

L'une des fonctionnalités les plus précieuses pour suivre la productivité des employés est le suivi de l'activité Internet pour s'assurer qu'ils ne se distraient pas trop avec des activités comme la navigation, les jeux ou les achats en ligne. Le suivi Internet avec WorkTime vous permet de suivre le temps Internet global des employés et les sites web spécifiques qu'ils visitent. Puisque le travail moderne nécessite souvent l'utilisation d'Internet, vous devez catégoriser précisément le temps Internet comme productif ou improductif.

Le suivi Internet avec WorkTime vous permet de suivre le temps Internet global des employés et les sites web spécifiques qu'ils visitent.

Avec WorkTime, vous pouvez personnaliser quels sites web sont considérés comme utiles ou non, vous fournissant des statistiques précises sur le temps passé sur des activités non liées au travail. Cette fonctionnalité personnalisable peut être ajustée pour des départements spécifiques.

Classement

Pour favoriser une relation positive avec vos employés, mettez en avant les aspects bénéfiques du suivi. Cela aidera les employés à comprendre que ce n'est pas seulement une question de discipline mais aussi de reconnaissance de leurs contributions. La fonctionnalité de classement WorkTime fera sentir aux employés que leur travail acharné est reconnu, ce qui booste naturellement leur motivation et améliore la performance. Cette fonctionnalité compile les données de rapports pour créer une liste des employés les plus performants, vous permettant de mettre en valeur leurs contributions précieuses et de montrer de l'appréciation pour leurs efforts.

La fonctionnalité de classement WorkTime fera sentir aux employés que leur travail acharné est reconnu, ce qui booste naturellement leur motivation et améliore la performance.

Approche non invasive

En 2024, il y a un changement notable vers une approche plus holistique de la productivité, accordant une plus grande importance au bien-être des employés. Cela se reflète dans les fonctionnalités et méthodes adoptées. Il n'est plus acceptable pour les logiciels de suivi d'envahir la confidentialité des employés en enregistrant tout ou en installant un logiciel sans leur connaissance et consentement.

Il n'est plus acceptable pour les logiciels de suivi d'envahir la confidentialité des employés en enregistrant tout ou en installant un logiciel sans leur connaissance et consentement.

Au lieu de cela, les outils de suivi incorporeront de plus en plus des fonctionnalités visant à suivre et analyser les niveaux de stress, la charge de travail et la satisfaction globale au travail. Ces données permettront aux employeurs de cultiver des environnements qui priorisent la santé mentale et l'équilibre travail-vie personnelle. Avec WorkTime, vous pouvez maintenant mettre en œuvre un suivi non invasif qui fournit des insights sur la productivité des employés et les distractions sans ajouter de stress inutile.

Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des employés ?

Pour déterminer le meilleur système de suivi des ordinateurs, comparez minutieusement basé sur des critères incluant les offres de rapports, la facilité d'utilisation, les protocoles de sécurité et les possibilités d'intégration. Concentrez-vous sur l'évitement de fonctionnalités qui pourraient causer des problèmes inutiles. Priorisez les logiciels avec des interfaces intuitives et une navigation simple pour assurer une adoption facile par votre équipe et minimiser le temps de formation. De plus, priorisez la sécurité des données en choisissant des logiciels avec un chiffrement robuste, des contrôles d'accès et une conformité aux réglementations de protection des données. Pour bénéficier du suivi des employés simplement introduisez le logiciel choisi à votre équipe, expliquez son but et ce qui sera suivi. Fournissez un feedback régulier, en mettant en avant les réalisations et en abordant toute préoccupation identifiée à travers les données de suivi. Optez pour un suivi non invasif cela aide à bâtir la confiance et minimise le stress pour les employés. WorkTime fournit un suivi des employés axé sur la productivité et la performance. En analysant le temps actif, la présence, les scores de distraction et plus encore, offre des insights précieux sur la dynamique de votre lieu de travail sans compromettre la confidentialité des employés.