Assistant virtuel externalisé a fait chuter la qualité des employés à distance

Anabel K., la responsable du département marketing, cherchait une solution efficace pour surmonter une crise dans son équipe. Les employés travaillaient à distance depuis un bon moment. Au début, les performances de l'équipe étaient élevées, donc les autorités ne voyaient aucun problème dans ce format de travail. Le temps passait, et de nombreux problèmes ont émergé : réduction de la productivité, perte de créativité, stratégies marketing inefficaces, et mauvaise qualité du contenu. Le dernier était le plus critique, car il menaçait de faire échouer le projet. C'est pourquoi Anabel devait découvrir la cause racine.

Tout semblait évident, mais…

Au début, tout semblait trivial. Des années d'expérience en gestion lui ont dit que les employés travaillaient probablement en heures supplémentaires. Au cours des dernières semaines, l'équipe était submergée de tâches car elle devait terminer un projet à grande échelle. « Ils sont épuisés, »; était sa conclusion. Anabel a obtenu l'approbation du PDG pour mettre en œuvre la surveillance des employés WorkTime dans le département marketing pour confirmer son hypothèse. Mais elle n'était même pas proche de la vérité.

Les résultats étaient choquants : les employés externalisent régulièrement des services d'assistant virtuel pour accomplir leurs tâches et restent inactifs la majeure partie de leur journée de travail.

L'IA a presque ruiné le projet

La situation est devenue claire après que le responsable marketing ait examiné les rapports. 1. rapports de productivité Internet ont montré qu'un designer externalisait régulièrement un assistant virtuel pour générer du contenu. 2. Les rédacteurs abusent également des solutions d'externalisation d'assistant virtuel. De plus, l'un des écrivains est resté inactif la plupart du temps. 3. Surveillance des connexions a découvert des employés qui se déconnectent 4 heures avant la fin de la journée de travail réelle. 4. Un rapport de productivité des applications a détecté qu'un responsable SMM utilisait principalement des applications non productives. Il externalisait ses tâches à un assistant virtuel et jouait à des jeux au lieu de travailler. La détection efficace de l'externalisation d'assistant virtuel a prévenu de sérieuses conséquences pour l'entreprise. Cependant, la responsable du département marketing a été chargée de résoudre ce problème. La question « Que faire avec le cas d'assistant virtuel externalisé ? »; est restée sans réponse.

Si l'entreprise n'avait pas mis en œuvre WorkTime pour surveiller la productivité des employés à temps, l'équipe marketing aurait probablement échoué son projet.

Ce cas est devenu un défi pour l'entreprise, en particulier pour la responsable du marketing. Elle a travaillé dur pour construire une équipe solide de spécialistes hautement efficaces et professionnels. Cependant, l'entreprise a obtenu une chute de qualité, une tricherie sur le temps, et un contenu généré par l'IA de mauvaise qualité au lieu de résultats supérieurs.

Combattre la fraude d'externalisation d'assistant virtuel

Au début, l'autorité de l'entreprise prévoyait d'interdire l'utilisation des outils d'IA. WorkTime surveille l'utilisation des sites web et détecte les outils ou applications liés à l'IA. Si nécessaire, ils peuvent être bloqués. Cependant, les dirigeants ont compris que ce serait une grande erreur. Les employés doivent rester à jour avec les technologies modernes et les manières de les implémenter efficacement dans leur travail. Ils ne seront pas des spécialistes compétents s'ils ne savent pas ce qui se passe dans le monde de la tech. L'IA et l'avenir du travail sont de toute façon interconnectés.

Les outils d'IA peuvent être de bons assistants, mais les employés ne doivent pas en abuser pour accomplir leurs responsabilités directes. Sinon, cela conduit à une chute de qualité.

C'est pourquoi l'entreprise a décidé d'établir des directives claires, indiquant quand et comment utiliser un assistant virtuel de manière appropriée. WorkTime a été utile pour atteindre cet objectif, car il a aidé à contrôler l'utilisation de différents types d'assistants virtuels et à prévenir les conséquences de l'abus d'externalisation d'assistant virtuel. Après ce cas dans le département marketing, d'autres départements de l'entreprise ont également mis en œuvre WorkTime pour la surveillance des employés de manière régulière.

« CheatGPT »; - un cas isolé ou une nouvelle réalité ?

Il est à noter que l'incident survenu dans le département marketing n'est pas un cas isolé.

L'externalisation par intelligence artificielle est devenue si répandue qu'elle a déjà été appelée « CheatGPT »; dans certaines sources.

L'externalisation d'IA cachée est beaucoup plus facile à distance

Business Insider a discuté de plusieurs cas d'employés utilisant discrètement des outils d'IA générative pour accomplir leurs tâches tout en êtant à distance. Certains travailleurs ont affirmé qu'ils pouvaient facilement externaliser un assistant virtuel tout en travaillant à distance sans aucune crainte d'être découverts. La même chose s'est produite dans le cas du département marketing — travailler de la maison a aggravé les choses. Les employés étaient sûrs que personne ne saurait que le travail qu'ils externalisent à un assistant virtuel ou d'autres outils d'IA n'a pas été fait par eux pendant la journée de travail.

Le saviez-vous ? Sam Altman, PDG d'OpenAI, a une attitude anti-télétravail. Il a affirmé qu'un télétravail complet était une grosse erreur, entraînant une perte de créativité parmi les employés de la tech.

Une recherche sur le travail à domicile et la productivité par Gibbs, Mengel et Siemroth a montré que le travail à distance a significativement diminué la productivité. Comme nous pouvons le voir sur un graphique, le travail à distance a endommagé la productivité de presque toutes les équipes participant à l'étude.

Source : Gibbs, M., Mengel, F., & Siemroth, C. (2023). Work from Home and Productivity: Evidence from Personnel and Analytics Data on Information Technology Professionals. Journal of Political Economy Microeconomics.

C'est pourquoi nous observons un retour au bureau en 2024 car l'importance de la productivité des équipes ne peut pas être surestimée.

WorkTime est une surveillance efficace des employés pour les équipes à distance, en bureau et hybrides.

Comment utiliser l'IA au travail et échouer ?

Pour l'équipe d'Anabel, l'IA est devenue la cause principale de la diminution de la qualité. Quels étaient donc les principaux pièges du contenu généré par un assistant virtuel externalisé ? 1. Problèmes de précision de l'IA. Très souvent, les informations ne sont pas fiables ou imprécises, diminuant la qualité du contenu écrit ; 2. Manque de créativité. Les designs générés par l'IA sont majoritairement reconnaissables, rendant l'e-mail et le site web bon march ; 3. Mauvaise personnalisation du support externalisé. Le langage non naturel repousse les clients potentiels. L'entreprise pouvait également faire face à ces risques liés à l'IA : 1. Risques de sécurité. L'utilisation cachée d'outils d'IA pourrait entraîner une fuite de données confidentielles ; 2. Partage d'informations sensibles. Donner des tâches à externaliser à un assistant virtuel peut révéler des secrets d'entreprise aux concurrents ; 3. Risque de réputation. Un contenu de mauvaise qualité peut endommager l'image de l'entreprise sur le marché.

Pourquoi les employés cachent-ils l'utilisation de l'IA au travail ?

1. Les employés s'inquiètent de pouvoir être licenciés car la majorité de leurs responsabilités sont automatisées ; 2. Lorsque les employeurs ne savent pas que le contenu est généré par l'intelligence artificielle, ils le jugent sans biais. 3. Tricherie. Les travailleurs trichent sur le temps ou externalisent simplement à un assistant virtuel presque toutes leurs tâches et se détendent.

68 % des 5 07 répondants qui ont utilisé l'IA au travail ont affirmé l'avoir fait discrètement, rapporte une étude Fishbowl.

WorkTime propose plus de 70 rapports non invasifs pour analyser la productivité des employés, la présence, le temps actif et l'utilisation d'Internet pour les formats en bureau ou à distance.

IA ou humain ? WorkTime connaît la vérité

L'histoire d'Anabel confirme l'importance de la surveillance et de la prévention des risques d'utilisation cachée d'assistant virtuel externalisé. Avec le développement rapide des outils d'IA, il y aura un défi plus grand pour les propriétaires de protéger leurs projets d'entreprise. Outre certains risques, l'utilisation de l'IA au travail a beaucoup d'avantages. Donc, il est logique de découvrir ce qu'un assistant virtuel peut faire pour mon entreprise sans nuire à la qualité, la sécurité et l'image de la marque.

Interdire les outils d'IA au travail n'est pas la meilleure solution. La façon plus efficace est d'établir des normes pour une implémentation efficace et transparente de l'intelligence artificielle.

Le logiciel de surveillance WorkTime gère parfaitement la création d'un environnement de travail productif, respectueux et transparent sans place pour des dommages à la productivité ou de la tricherie avec l'IA. Commencez un essai gratuit de 14 jours dès maintenant pour essayer toutes les fonctionnalités !