Cómo anunciar el monitoreo de empleados: muestras de anuncios

Bien empezado es la mitad hecho. Un anuncio de monitoreo de empleados es exactamente un buen comienzo que lo resuelve todo. ¿Cómo anunciar el monitoreo de empleados de manera que tu equipo lo acepte sin problemas? Los expertos de WorkTime comparten las mejores prácticas para un anuncio exitoso de monitoreo de empleados.

¡Hola desde el software de monitoreo de empleados WorkTime! ¿Anunciando monitoreo de empleados? ¡Hagamos que este proceso sea pan comido! Nuestros más de 20 años de experiencia aseguran una transición suave al monitoreo de empleados que se integra perfectamente en su lugar de trabajo.

Siempre hay preocupaciones

Cuando se trata de anunciar el monitoreo de empleados a tus empleados existentes o nuevos, los empleadores y dueños de negocios se enfrentan a tales preocupaciones:

• ¿Cómo reaccionará mi equipo?
• ¿Mantendré la integridad de mi equipo?
• ¿Estoy lo suficientemente claro sobre mis razones?
• ¿Qué incluir en las políticas de monitoreo de empleados?
• ¿No estoy yendo demasiado lejos con el monitoreo de mis empleados?
• ¿Hay riesgo de que los empleados decidan renunciar al trabajo por el monitoreo?

Siempre hay expectativas

¿Cómo esperas beneficiarte del software de monitoreo de empleados? Tal vez el objetivo principal sea aumentar el rendimiento y compromiso de los empleados o mejorar la asistencia y el tiempo activo? Por supuesto, todo depende de la especificidad de tu empresa, objetivos empresariales o desafíos en el lugar de trabajo en el departamento donde vas a implementar el monitoreo de empleados. Pero hay varios factores que unen a todos los empleadores. Tal vez una de estas razones te suene similar:

• Protege la empresa de robos o fugas de información.

El monitoreo puede ayudar a revelar fraudes de empleados.



• Entiende mejor a los empleados. Si algo sale mal en la empresa, los empleadores esperan que el software de monitoreo detecte los factores que llevan al agotamiento.

El monitoreo ayuda a determinar si todo está bien con el enfoque de gestión y asegurar que los empleados no estén abrumados con tareas.



• Toma mejores decisiones respecto a la flexibilidad. Las tendencias laborales recientes, incluyendo horarios de trabajo flexibles y trabajo remoto, requieren una gestión efectiva.

El monitoreo de empleados es extremadamente útil para comparar el rendimiento en términos de un horario estándar de 9 a 6 y uno flexible.



• Investiga el impacto de las reuniones. La investigación muestra que las reuniones son la principal distracción laboral.

El monitoreo es una opción perfecta para analizar la influencia de las reuniones en la productividad de los empleados.



• Mantén la confianza en la productividad de los equipos remotos. La tasa de productividad es extremadamente importante si gestionas empleados que trabajan desde casa o de forma remota.

El monitoreo te mantendrá confiado en que tus empleados remotos están tan dedicados como los de oficina.



• Calidad del servicio al cliente. Asegura que el soporte sea colaborativo, orientado a soluciones y oportuno, proporcionando un servicio de alta calidad para tus clientes. Un análisis integral de métricas será útil para identificar el alcance de mejora.

El monitoreo ayuda a mejorar los servicios de soporte al cliente.

Mira cómo nuestros clientes lograron exitosamente sus objetivos con WorkTime: 1. Aumento instantáneo en el tiempo activo. De 40 a 86%! 2. El rendimiento del equipo es mucho mejor ahora! 3. Mejor asistencia en equipos remotos 4. Productividad de 40% a 95%! 5. Dinero de los contribuyentes ahorrado 6. Dinero ahorrado en software no utilizado 7. Fraude de outsourcing detectado 8. ¡y más!

¿No es esto lo que esperas del monitoreo? Si tienes dudas, contáctanos en info@worktime.com o vía chat en vivo, y te proporcionaremos más información.

¿Qué es lo correcto para ti?

La respuesta está en esta pregunta: ¿por qué quieres monitorear? Imagina que planeas implementar un formato de trabajo híbrido. En este caso, podrías querer asegurarte de que tus empleados rindan bien tanto en la oficina como desde casa. Este sería el momento adecuado para implementar software de monitoreo. Parece muy claro y orientado a los negocios, ¿no es así? De esta manera, puedes hablar abiertamente con tu equipo, ya que tienes motivos convincentes.

Cuando estás claro sobre tus razones y objetivos, sabes con seguridad qué software es el correcto para ti y cómo hablar con tu equipo.

Uno de nuestros clientes, un empresario que dirige un negocio de telecomunicaciones, Douglas, compartió su experiencia con WorkTime: «Estoy usando WorkTime para rastrear los KPIs de los empleados, incluyendo productividad, asistencia y tiempo activo. Debo admitir que mi equipo rinde mucho mejor ahora. Si hay un miembro del equipo problemático, lo verás de inmediato en los informes. Siendo no invasivo, el producto ha sido bien aceptado por el personal.» ¡Un caso inspirador!

El objetivo claro de Douglas y el enfoque de monitoreo no invasivo resonaron con su equipo al 100%.

No puedes equivocarte si optas por no invasivo

WorkTime está diseñado para ser no invasivo, lo que hace posible evaluar el rendimiento de los empleados de manera transparente. Nuestros clientes prefieren el monitoreo no invasivo por varias razones: 1. Respeto por la privacidad de los empleados. WorkTime proporciona alternativas a cada función invasiva, lo que hace posible evaluar la productividad sin registrar datos sensibles o contenido personal. 2. Cumplimiento legal. El monitoreo de empleados de WorkTime es compatible con HIPPA y RGPD. 3. Mayor lealtad en el lugar de trabajo. El monitoreo no invasivo ayuda a mantener un entorno de trabajo saludable, ya que los empleados se sienten respetados y confiados. 4. Eficiencia. El monitoreo no invasivo evalúa el rendimiento en números y estadísticas, por lo que no se desperdicia espacio en capturas de pantalla y videos. Ahorre tiempo analizando la productividad de los empleados, ya que WorkTime proporciona datos listos para usar y tomar decisiones. 5. El equilibrio entre las necesidades del empleador y la privacidad de los empleados. No invasivo significa monitoreo sin ir demasiado lejos. Tal enfoque mantiene el monitoreo de empleados orientado a los negocios, no rompiendo la privacidad.

Si se respeta y protege la privacidad de los empleados y tienes motivos persuasivos, nunca hay problema con un anuncio de monitoreo.

Prepárate

Varios factores son cruciales a considerar al anunciar el monitoreo de empleados:

1. Manténlo orientado a los negocios y ten un plan de gestión del cambio

Hacer un plan siempre es una estrategia ganadora. El anuncio de monitoreo de empleados requiere un enfoque integral. Así que, necesitas estar listo para soluciones transformadoras.

Consejo Pro: Integra el departamento de RRHH en el plan de reestructuración de la gestión y el anuncio posterior del monitoreo de empleados. De esta manera, el proceso será más suave y estructurado.

El departamento de RRHH puede ayudar a hacer el anuncio de monitoreo de empleados más delicado. Por ejemplo, los RRHH pueden realizar reuniones personalizadas para departamentos, aclarando los objetivos del monitoreo y demostrando ejemplos concretos de cómo funciona. Además, los gerentes pueden ayudar a cumplir con todas las preparaciones. Así, puedes delegar la redacción de manuales de empleados y formularios de consentimiento, escribir plantillas de correos electrónicos de anuncio y crear políticas de monitoreo de empleados.

2. Mantente ligado a tu objetivo empresarial

Para reforzar el valor del monitoreo de empleados para tus empleados (no solo para el negocio), informa a las personas cuando ha resultado en una victoria del equipo. Por ejemplo, imagina que el monitoreo de empleados marcó en rojo que el equipo está continuamente sobreutilizado. Hazles saber si esto resulta en la reasignación de trabajo o en la reclutación de recursos adicionales. P. ej. «Como resultado de rastrear tu tiempo diligentemente y con precisión a lo largo de este proyecto, se hizo aparente que estábamos con pocos recursos. Me complace decir que los datos que proporcionaste ayudaron a construir un caso de negocio para reclutar otro desarrollador a tiempo completo para el equipo. Comienzan el próximo lunes.»

3. Explica las razones y objetivos del monitoreo

El anuncio de monitoreo de empleados disminuye el estrés en un equipo. Cuando las personas no saben qué está pasando, resulta en un nivel excesivo de ansiedad. El miedo a la incertidumbre es un factor psicológico común en situaciones impredecibles como implementar el monitoreo de empleados sin un anuncio adecuado. El anuncio de monitoreo puede convertirse en una solución efectiva.

Es importante comunicar la imagen general al introducir el monitoreo de empleados.

Por ejemplo, una mejor utilización de recursos podría liberar suficiente capacidad para asumir proyectos extra, impulsando la rentabilidad y el crecimiento del negocio. Esto puede llevar a más oportunidades para el progreso del personal así como a una mejor seguridad laboral. Además, el monitoreo de empleados encubierto puede resultar en una falta de confianza entre empleadores y empleados. El monitoreo transparente, por el contrario, aumenta la confianza en el lugar de trabajo, que es vital para mejores resultados de productividad y compromiso.

Fuente: Encuesta Pulse de Slack

Una falta mutua de confianza resulta en menor productividad, compromiso y satisfacción. Además, el nivel de agotamiento está aumentando. Sin embargo, anunciar el monitoreo de empleados y el acceso abierto a los informes puede ayudar a resolver este problema.

Los empleados que son notificados sobre el monitoreo de empleados se sienten más confiados y flexibles, y por lo tanto más productivos.

4. Mantén la transparencia y explica qué se registra.

El monitoreo encubierto hace difícil discutir los resultados abiertamente con tus empleados y desarrollar un plan de rendimiento para mayor mejora. Proporciona una declaración clara que delinee lo siguiente:

• Por qué se introduce el monitoreo de empleados;
• Qué herramientas/métodos usarás;
• Qué información rastrearás;
• Cómo se usará y no se usará esa información.

Se vuelve difícil alcanzar tus objetivos de monitoreo, ya que es menos efectivo cuando es encubierto.

Si vas a tener objetivos de utilización, sé claro sobre ellos. Esto debería ayudar a tranquilizar a las personas de que no hay nada indebido sobre el nuevo proceso y construir su confianza y cumplimiento.

5. Proporciona orientación y apoyo

Anunciar el monitoreo y proceder suavemente es otra gran manera de simplificar el proceso. Además, hacer del monitoreo de empleados un objetivo común demostrará a tus empleados que no están solo bajo vigilancia sino participantes activos en el proceso más grande.

Haz que tus empleados formen parte del proceso de monitoreo. Los empleados son más leales a ti cuando se sienten valorados.

Fomentar una cultura de comunicación abierta siempre es la decisión correcta. Los empleados deben sentirse cómodos discutiendo sus preocupaciones sobre las prácticas de monitoreo. Su retroalimentación será útil para ajustar las políticas de monitoreo según sea necesario. De lo contrario, la falta de comunicación hace que los trabajadores se sientan aislados o sin respuesta.

6. Fomenta la mentalidad correcta

Establece expectativas para motivar a los empleados y muestra que el monitoreo de empleados puede ser beneficioso para ambas partes. Muy a menudo, los empleados trabajan horas extras porque no pueden manejar la cantidad de trabajo. Pero el monitoreo puede ayudar a resolver este problema.

El anuncio de monitoreo de empleados ayuda a demostrar que el objetivo principal del monitoreo no es el control, sino una herramienta para el desarrollo y la mejora.

Además, el empleador verá los esfuerzos y el trabajo duro a través de las estadísticas. Habrá datos concretos que prueben la necesidad de un aumento de salario o pago extra por horas extras justificadas. De todos modos, la elección es tuya. Puedes elegir uno de estos enfoques o combinar varios. En caso de que tengas preguntas sobre la legislación de monitoreo de empleados en varios países, incluyendo EE.UU., Reino Unido, Australia, Sudáfrica, Unión Europea y más, puedes referirte al blog de WorkTime, donde discutimos aspectos legales sensibles del monitoreo de empleados.

Muestras de anuncios

Correo electrónico de anuncio de muestra para startups

Estimados Empleados, Deseamos anunciar la implementación de software de monitoreo de aseguramiento de calidad para todos los miembros de la empresa involucrados en [Nombre/Función del Departamento]. El software de monitoreo se instalará en las computadoras de la empresa el próximo mes. Nuestro objetivo es mejorar la productividad, asistencia y compromiso de los empleados. Es importante notar que la productividad se rastreará sin registrar información personal o confidencial. Nuestra empresa valora el entorno de trabajo leal y respetuoso en nuestro equipo. Por eso, el proceso será completamente transparente. El acceso a los informes se otorgará a todos los empleados. Se requerirá que los empleados firmen el formulario de consentimiento. Puedes encontrar información adicional sobre el proceso de monitoreo y las reglas y regulaciones en las políticas de monitoreo de empleados y manuales de monitoreo de computadoras de empleados, que se proporcionarán a todos. Por favor, no dudes en contactar a tus gerentes para cualquier pregunta adicional. Atentamente, Gerencia de la Empresa.

Carta de muestra a empleados para pequeñas empresas

Estimados empleados, Esta carta es para informarte que, a partir de la próxima semana, [Nombre de la Empresa] implementará software de monitoreo de computadoras. Este paso necesario se ha tomado para mejorar el rendimiento y la productividad del negocio. El software se desplegará en todas las computadoras de la empresa. El software registra toda la información relacionada con tu rendimiento solo y analiza tus métricas en números; no registra ninguna información privada. Adicionalmente, la gerencia ha hecho disponibles todos los materiales explicativos, para que todos puedan familiarizarse con cualquier información necesaria sobre el software, así como las políticas de monitoreo de empleados. Para comenzar el monitoreo, necesitaremos que firmes el formulario de consentimiento. Los empleados solo pueden usar las computadoras de la empresa con un formulario de consentimiento firmado. Si tienes alguna pregunta, por favor no dudes en preguntar. ¡Gracias por tu comprensión y cooperación! Saludos cordiales, Gerencia de la Empresa.

Correo electrónico de anuncio de muestra para una empresa mediana

Estimado Equipo, [Nombre de la Empresa] anuncia el despliegue de software de monitoreo de empleados en las computadoras de la empresa. La alta gerencia decidió mejorar el rendimiento de los empleados y hacer el proceso de trabajo más cómodo y conveniente tanto para la gerencia como para los empleados. El software de monitoreo de rendimiento de empleados se instalará en todas las computadoras de la empresa, incluyendo computadoras en oficina, portátiles y servidores Citrix. El sistema de monitoreo solo monitoreará los niveles de rendimiento por:

• Monitoreo de asistencia;
• Monitoreo de inicio de sesión/salida;
• Monitoreo de nombre de usuario de inicio de sesión;
• Nombre de la computadora;
• Monitoreo de tiempo activo/inactivo;
• Monitoreo de URL de sitio web;
• Monitoreo de URL de red social (solo nombre y ruta).

El software de monitoreo tiene como objetivo mejorar el rendimiento y la productividad de los empleados sin registrar ningún contenido personal o sensible. El monitoreo de rendimiento es un requisito obligatorio para todos los empleados de la empresa. La información completa sobre el proceso de monitoreo y las reglas y regulaciones se puede encontrar en las políticas de monitoreo de empleados y manuales de monitoreo de computadoras de empleados, que proporcionarán los gerentes. Todas las operaciones requeridas para implementar el monitoreo en el lugar de trabajo se llevarán a cabo durante el fin de semana, y el proceso de monitoreo comenzará la próxima semana. Por favor, no dudes en contactar a tus gerentes para más preguntas. ¡Gracias por tu comprensión y cooperación! Atentamente, Gerencia de la Empresa.

Plantilla de correo electrónico de anuncio para grandes empresas

Estimados empleados, [Nombre de la Empresa] está introduciendo un nuevo software de monitoreo de empleados no invasivo que [describe la naturaleza del cambio de política]. Este cambio afectará cómo los empleados [describe el impacto en los procedimientos de reporte regulares de los empleados]. Para que los empleados cumplan con este último cambio de política de monitoreo de empleados, necesitarás [describe los pasos que los empleados necesitan tomar para cumplir con el cambio de política de monitoreo de empleados]. Entendemos que esto puede impactar cómo realizas tu trabajo regularmente. Nos disculpamos por las molestias. Este cambio hará que la 'infraestructura de monitoreo de empleados' de [nombre de la empresa] sea más segura y segura a largo plazo. El software de monitoreo tiene como objetivo mejorar el rendimiento y la productividad de los empleados sin monitorear datos personales o sensibles. Gracias por entender, y apreciamos que tomes el tiempo para completar las tareas requeridas por este cambio de política de monitoreo de empleados. Si necesitas información adicional o ayuda, por favor contacta a [personal responsable de comunicar cambios de política de monitoreo de empleados]. Sinceramente, [encargado de comunicaciones internas, líder de política de monitoreo de empleados o liderazgo].

Correos electrónicos comerciales de muestra para empleados remotos

Estimados Empleados, Atención: Todos los empleados que trabajan de forma remota. A partir de la próxima semana, [Nombre de la Empresa] implementará nuevas políticas de trabajo. La gerencia de la empresa ha decidido incorporar el monitoreo de computadoras de empleados para todos los empleados que trabajan de forma remota. El software de monitoreo se instalará en todos sus portátiles y servidores de la empresa para medir el rendimiento de los empleados. Estas medidas ayudarán a los empleados a impulsar y mantener la productividad. El software de monitoreo solo monitoreará los niveles de rendimiento sin registrar información personal o sensible. Se requiere el consentimiento de los empleados. El monitoreo de rendimiento es un requisito obligatorio para todos los empleados de la empresa. La información completa sobre el proceso de monitoreo y las reglas y regulaciones se puede encontrar en las políticas de monitoreo de empleados y manuales proporcionados a todos por correo electrónico. Por favor, no dudes en preguntar si tienes alguna pregunta adicional. ¡Gracias por tu compromiso y cooperación! Sinceramente, Gerencia de la Empresa.

Correo electrónico de muestra para implementar un nuevo proceso en el departamento/empresa

Estimados Gerentes, Vamos a implementar software de monitoreo de empleados en todos los departamentos de la empresa la próxima semana. Como ya hemos discutido, el software de monitoreo de rendimiento de empleados se instalará en todas las computadoras de la empresa, incluyendo computadoras en oficina, portátiles y servidores Citrix. El sistema de monitoreo solo monitoreará los niveles de rendimiento por:

• Monitoreo de asistencia;
• Monitoreo de inicio de sesión/salida;
• Monitoreo de nombre de usuario de inicio de sesión;
• Nombre de la computadora;
• Monitoreo de tiempo activo/inactivo;
• Monitoreo de URL de sitio web;
• Monitoreo de URL de red social (solo nombre y ruta).

El software de monitoreo tiene como objetivo mejorar el rendimiento y la productividad de los empleados sin registrar ningún contenido personal o sensible. El monitoreo de rendimiento es un requisito obligatorio para todos los empleados de la empresa. Te pedimos que revises las políticas de monitoreo de empleados, manuales de monitoreo de computadoras de empleados y formularios de consentimiento antes de compartirlos más. Además, preparamos un correo electrónico de muestra a empleados sobre el nuevo proceso para anunciar a los empleados sobre el monitoreo de empleados. Por favor, envía un correo masivo a todos los empleados para [fecha límite requerida]. [Carta de muestra a empleados] Sinceramente, Gerencia de la Empresa.

Adáptalo a tu equipo

La mejor estrategia de anuncio de monitoreo de empleados es elegir tu propio enfoque basado en las especificidades de tu negocio. Siéntete libre de usar este artículo y los ejemplos de correos de empresa anteriores para tu equipo.

Si necesitas asesoramiento experto o tienes preguntas sobre el monitoreo de empleados, siéntete libre de contactarnos en info@worktime.com o vía el chat en vivo. ¡Siempre estamos abiertos a compartir nuestra experiencia contigo!

WorkTime es fácil de anunciar, descubre por qué

El software de monitoreo de empleados WorkTime es muy fácil de anunciar, y estas no son solo palabras vacías. Esta afirmación viene de nuestros más de 20 años de experiencia, ofreciendo nuestro propio enfoque único al monitoreo de empleados. Entonces, ¿qué hace que WorkTime sea fácil de anunciar, y por qué los equipos aceptan WorkTime bien?

1. WorkTime es no invasivo

Ofrece monitoreo de empleados sin ir demasiado lejos. WorkTime protege la privacidad de los empleados porque no registra ningún contenido. Aquí puedes leer más sobre nuestro enfoque no invasivo al monitoreo de empleados. HIPAA y RGPD están cubiertos por este enfoque.

2. WorkTime representa a empleadores y empleados; representa el equilibrio

Nos relacionamos muy bien con ambos lados del proceso, para empleadores y empleados. Muchos clientes de WorkTime otorgan acceso a cada empleado, para que puedan revisar su propio progreso. Con software no invasivo, es fácil mantener el proceso transparente. Simplemente no hay nada que ocultar.

3. WorkTime ofrece métricas orientadas a los negocios autoexplicativas

El tiempo es dinero. Porcentaje de asistencia, porcentaje de tiempo activo, porcentaje de productividad: todos estos KPIs son lo suficientemente justos para monitorear, y es muy claro por qué los empleadores quieren estar informados del rendimiento de los empleados.

4. WorkTime ayuda a los empleados a rendir mejor

Cuando los empleados ven sus propios informes, saben de inmediato cuáles son sus objetivos y dónde mejorar. Esto es extremadamente importante para los trabajadores remotos, haciendo de WorkTime un beneficio para ellos. Los ejemplos de la vida real muestran que hay menos conexión entre los gerentes y los miembros del equipo remoto. Muy a menudo, los gerentes comienzan a dudar de que los empleados remotos no desperdicien sus horas de trabajo en necesidades personales o trabajando para alguien más. Los informes de WorkTime son una prueba clara del rendimiento de los empleados remotos. Anunciar el monitoreo de empleados WorkTime es tan simple como 1-2-3. Comienza un prueba gratuita de WorkTime ahora mismo para experimentar los múltiples beneficios de monitoreo no invasivo, transparente y efectivo.