Software de seguimiento de tiempo de empleados - impulse la eficiencia y precisión del equipo con WorkTime

Más sobre el seguimiento del tiempo de WorkTime

¿Qué es el software de seguimiento del tiempo?

El software de seguimiento del tiempo es parte del software de monitoreo de empleados, que registra cuánto tiempo pasan los empleados en diversas actividades de computadora y proporciona información sobre las operaciones de trabajo de los empleados como inicio/cierre de sesión, tiempo activo/inactivo, y más. Las soluciones de seguimiento del tiempo se utilizan generalmente para automatizar procesos rutinarios y asegurar que el trabajo se realice con precisión y efectividad para que los empleados maximicen las horas de trabajo y se mantengan enfocados en los objetivos comerciales.

¿Qué obtengo del software de seguimiento del tiempo?

Rastrea el tiempo y asistencia de los empleados

El seguimiento del tiempo para equipos es muy importante, especialmente si quieres que todos los procesos de trabajo estén sincronizados. El software de seguimiento del tiempo de empleados ayuda en la gestión de horarios de tiempo y datos de asistencia de empleados (en casa/remotos) desde cualquier ubicación. Es perfecto para mantener un registro preciso del tiempo y asistencia de los empleados mientras permite flexibilidad para un equipo distribuido. Los empleados remotos en varias partes del mundo pueden trabajar en sus horarios mientras aún rinden cuentas de su tiempo. Los informes en tiempo real te permiten identificar tendencias que impactan negativamente el flujo de trabajo y trabajar en formas de mejorarlas.

Rastrea el progreso del trabajo

El software de seguimiento del tiempo de empleados te permite estimar con precisión el tiempo invertido en proyectos. Te permite ver quién trabajó en una tarea/proyecto particular, cuándo trabajaron en él, y cuánto tiempo trabajaron en él. Los informes se generan y guardan automáticamente a intervalos regulares, permitiéndote ver quién editó registros de tiempo, qué cambios se hicieron, y las fechas en tiempo real.

Simplifica el proceso de nómina

La nómina es un aspecto necesario de todo negocio, y la precisión siempre es crítica durante este proceso. Incorporar herramientas de seguimiento del tiempo de empleados en tu sistema de nómina ayudará en el funcionamiento fluido de tu negocio. Un rastreador de tiempo de trabajo te permite rastrear el tiempo con precisión para que la nómina sea correcta y se eviten reclamos de horas extras. No hay espacio para errores porque los informes del sistema de seguimiento del tiempo de empleados se generan en tiempo real. También es un método directo y confiable de facturación

Mejora la productividad de los empleados

El software de seguimiento del tiempo de empleados es una excelente herramienta para aumentar la productividad y efectividad de tu equipo. Genera informes en tiempo real que te muestran cuándo tus empleados son productivos, activos, o inactivos, así como cuándo inician y cierran sesión en las computadoras. Esta información también puede ser útil si quieres mejorar la asistencia de los empleados.

Ahorra dinero a la empresa

Cuando usas software de seguimiento del tiempo de empleados para rastrear exactamente cómo se gasta el tiempo en tu negocio, puedes ver dónde se gasta tu dinero. El software de seguimiento del tiempo proporciona análisis para mostrar si los empleados trabajan durante las horas pagadas o no en absoluto. Esto ayudará a mejorar la eficiencia de tu empresa.

Ahorra tiempo y energía

El software de seguimiento del tiempo de empleados reemplaza las hojas de tiempo en papel, lo que ahorra tiempo. Funciona como un proceso automatizado que ahorra tiempo en la compilación de informes tediosos. Esto libera el tiempo y energía de la fuerza laboral para tareas más productivas.

Motiva a los empleados

El software de seguimiento del tiempo de empleados asegura la disciplina laboral entre empleados/equipos. Los empleados que entienden que se espera que registren sus horas de trabajo, tiempo invertido en tareas, e inicio/cierre de sesión serán más diligentes con su trabajo y se enfocarán en ser productivos para poder rendir cuentas de sus deberes laborales al final del día/semana.

Cualidades imprescindibles del software de seguimiento del tiempo

1. Fácil de usar

El software de seguimiento del tiempo eficiente para empleados debe ser simple y amigable para el usuario. El punto principal del software de seguimiento del tiempo de empleados es ahorrar tiempo rastreándolo, por lo que los usuarios no deberían pasar tanto tiempo descubriéndolo. Un software complicado puede interrumpir el flujo de trabajo, causar errores en los informes de tiempo, y afectar la productividad. Los usuarios no deberían tener que ser expertos en TI para utilizar el sistema y todas sus características.

2. Seguimiento en tiempo real

El software de seguimiento del tiempo debería capturar automáticamente el tiempo invertido en su computadora, diversas tareas/proyectos, sitios web, aplicaciones, documentos, software, y el tiempo que los empleados estuvieron activos o alejados de la computadora en tiempo real.

3. Seguridad de datos

El software de seguimiento del tiempo de empleados debería registrar datos que sean únicamente relevantes para el trabajo. Los datos recolectados deberían mantenerse seguros y preservados, encriptados, y protegidos con contraseña. También es muy importante tener acceso multinivel a los resultados de monitoreo (p. ej., administrador, usuario, etc.).

4. Ligero en recursos del sistema

El software de seguimiento del tiempo debería ser lo más ligero posible. La mayoría de las soluciones de seguimiento del tiempo usan una aplicación de agente de monitoreo para rastrear y registrar el tiempo de uso de la computadora. Este agente debe ser amigable con la CPU (usando espacio mínimo de CPU). Esto es crítico porque no quieres ralentizar tus sistemas con datos innecesarios. Antes de comprometerte con un software de seguimiento del tiempo, asegúrate de probarlo para ver cómo afecta el rendimiento de la CPU.

5. Sirve a tus objetivos de monitoreo

Ya sea que el software de seguimiento del tiempo ofrezca solo características básicas o adicionales, es esencial identificar todas las características que realmente necesitas para elegir una que sirva con precisión a tus objetivos de monitoreo. Antes de comprometerte con un software de seguimiento del tiempo, es importante probarlo para asegurar que sea adecuado para las necesidades de tu negocio.

6. Informes completos

Los informes son una de las características más importantes del software de seguimiento del tiempo. Es esencial que los informes generados por el software de seguimiento del tiempo te muestren información en tiempo real, y debería ser muy fácil de entender. El software de monitoreo WorkTime proporciona más de 80 informes bien categorizados.

7. Condiciones de licencia claras

Las condiciones de licencia deben ser claras y libres de tarifas ocultas. Al elegir un sistema de seguimiento del tiempo de empleados, verifica la política de cancelación, qué tarifas aplican, y con qué frecuencia. Obtén esta lista de verificación gratuita para comenzar y mantener el proceso de seguimiento del tiempo.

8. Soporte técnico

El soporte técnico de los proveedores de software de seguimiento del tiempo es muy importante. El equipo de soporte debería ser siempre receptivo y efectivo al responder todas las preguntas relacionadas con el software.

Características del software de seguimiento del tiempo

1. Seguimiento del tiempo

Esta es una de las características principales del software de seguimiento del tiempo. Los empleadores pueden rastrear horarios de inicio/cierre de sesión, tiempo activo/inactivo, y asistencia sin esfuerzo. Registra el tiempo que un usuario inicia/cierra sesión en computadoras de trabajo así como cuándo y cuánto tiempo un usuario está activo o alejado de la computadora.

2. Seguimiento de actividad del usuario

El software de seguimiento del tiempo permite a las empresas tener una vista completa, transparente de la actividad del usuario. A través del software de seguimiento del tiempo, empleadores/gerentes pueden obtener información sobre qué sitios y aplicaciones usan los empleados y el tiempo y duración.

3. Seguimiento de productividad

El software de seguimiento del tiempo ayuda a evaluar la productividad de los empleados automáticamente. Los informes del software de seguimiento del tiempo muestran cuánto tiempo los empleados pasan trabajando productivamente en proyectos/tareas y la cantidad de tiempo desperdiciado. De los informes del software de seguimiento del tiempo, los empleadores pueden identificar fácilmente a los altos rendidores y a los de bajo rendimiento mostrando los empleados y departamentos más productivos/improductivos. Categoriza todas las actividades como productivas e improductivas.

4. Gestión de equipo remoto

El software de seguimiento del tiempo de empleados mantiene a los equipos distribuidos remotamente organizados y sincronizados fuera del entorno de oficina y en diferentes zonas horarias. El software de seguimiento del tiempo asegura que los empleados remotos permanezcan tan productivos en casa como lo serían en la oficina. El software de seguimiento del tiempo también es muy útil para registrar el tiempo invertido en aplicaciones de reuniones virtuales como Skype, Zoom, Google Meets, Slack, Telegram, WhatsApp, Viber, etc.

5. Informes dinámicos en tiempo real

Los informes del software de seguimiento del tiempo se generan en tiempo real para analizar tendencias de proyectos, entender el rendimiento, y planificar el crecimiento. Los informes en tiempo real permiten a los empleadores revisar la asistencia, el tiempo total invertido en proyectos, redes sociales, apps, internet, etc.

6. Nómina más precisa

El software de seguimiento del tiempo rastrea las horas trabajadas con precisión y automáticamente para evitar disputas. Los usuarios solo necesitan iniciar/cerrar sesión, y su tiempo se registra y guarda en los informes, facilitando el cálculo de cuánto ganan realmente los contratistas (especialmente empleados por horas).

7. Presupuesto

El software de seguimiento del tiempo ahorra presupuestos de la empresa determinando cuánto dinero se desperdicia en tiempo inactivo, software no relacionado con el trabajo, y uso de internet. Los empleadores/gerentes pueden ver qué departamentos/empleados desperdician la mayor parte de su tiempo de trabajo y dinero de la empresa. Las hojas de tiempo presentadas también pueden compararse con informes generados automáticamente para ver si la información en ambos informes coincide: el tiempo desperdiciado en necesidades personales, tiempo inactivo se captura automáticamente en los informes del software de seguimiento del tiempo.

8. Equilibrio de carga de trabajo

El software de seguimiento del tiempo de empleados rastrea la productividad mostrando a empleadores/gerentes cómo los empleados, ya sea en casa o remotos, gestionan su tiempo para completar proyectos. El software de rastreador de tiempo de empleados también es eficiente para agrupar tareas/proyectos y establecer prioridades y plazos. Los empleadores también pueden obtener información precisa sobre el rendimiento del equipo en base diaria, semanal y mensual.

¿Cómo ayuda el software de seguimiento del tiempo WorkTime a tu empresa?

1. Rastrea el tiempo y asistencia de los empleados con WorkTime

El rastreador WorkTime te permite rastrear el tiempo y asistencia de los empleados. Con WorkTime, puedes ver cuándo los empleados en casa/remotos inician y cierran sesión desde sus dispositivos, quién llegó temprano/tarde, quién tomó tiempo libre antes del cierre del día laboral, tiempo invertido en y alejado de la computadora, quién trabajó en qué días, y mucho más.

2. Monitorea en tiempo real con WorkTime

El rastreador de tiempo WorkTime es esencial para determinar cómo se gasta el tiempo. Los informes de WorkTime te muestran quién está trabajando actualmente, en qué trabajaron los empleados y cuánto se invirtió, tiempo de su última actividad, y un desglose visual del tiempo invertido en tareas reales durante la semana/mes laboral. Los informes te muestran qué tareas consumen más tiempo y si el tiempo de trabajo se gasta bien.

3. Ahorra tiempo en trabajo administrativo tedioso con WorkTime

WorkTime te permite priorizar tu tiempo. Automatiza el proceso de asistencia y gestión de tiempo, permitiendo que gerentes y empleados pasen menos tiempo llenando hojas de tiempo manuales. Cuando un empleado inicia sesión y comienza a trabajar, su tiempo se registra. Estos datos son inmediatamente visibles en los informes y pueden exportarse.

4. Ahorra dinero a la empresa con WorkTime

Con los informes de seguimiento de tiempo obtenidos del software de monitoreo de empleados WorkTime, una compañía de seguros con sede en EE. UU. pudo descubrir cómo un gran porcentaje de las computadoras de la empresa se usaban para fines no comerciales durante las horas pagadas (redes sociales y sitios web no relevantes para seguros), inactivas después de iniciar sesión (posibles distracciones, p. ej., pausas para café y socializar con colegas) y también detectó las reclamaciones falsas de horas extras de los empleados. WorkTime es una solución altamente eficiente y rentable para tales situaciones. Identifica las reclamaciones de horas extras así como el tiempo improductivo. Esto permite a la empresa ahorrar dinero mientras resuelve tales problemas.

5. Mejora la productividad de los empleados con WorkTime

Worktime es tu mejor opción si quieres aumentar la productividad, obtener información sobre el proceso de trabajo, y crear un flujo de trabajo saludable. WorkTime genera informes que se dividen en categorías productivas e improductivas para proporcionar a los empleadores una visión general de la productividad de los empleados. WorkTime aumenta la productividad y el rendimiento en al menos 3-20% — esta es la cantidad promedio de tiempo que los empleados pasan en actividades no relacionadas con el trabajo (asistencia pobre, estar inactivos, navegar sitios no relacionados con el trabajo, socializar, y otras actividades que desperdician tiempo). Esto se logra aumentando la asistencia de los empleados mientras se disminuye el tiempo inactivo y personal.

6. Obtén respuestas con el software de seguimiento del tiempo WorkTime

¿Mis empleados reportan al trabajo a tiempo?
¿Mis empleados están realizando activamente tareas durante las horas de trabajo?
¿Cuánto tiempo pasan mis empleados en internet, y qué actividades de internet realizan?
¿Usan aplicaciones productivas, y cuánto tiempo se invierte en ellas?
¿Mis empleados realmente pasan horas extras en actividades de trabajo o reclaman horas extras falsas?

Software de seguimiento del tiempo WorkTime

Entendiendo qué software de seguimiento del tiempo se adapta mejor a los objetivos de tu negocio

¿Cómo puede contribuir el software de seguimiento del tiempo a mis objetivos comerciales (obtén esta lista de verificación gratuita para obtener rápidamente una idea clara al respecto)? ¿Qué software de seguimiento del tiempo de empleados funcionará mejor para mi empresa? Estas son las preguntas que deben responderse antes de tomar una decisión. Encontrar el mejor software de seguimiento del tiempo para tu empresa sin objetivos predeterminados puede ser difícil con miles de opciones en el mercado hoy. Así, sea cual sea tu razón para usar software de seguimiento del tiempo, ya sea para aliviar cargas administrativas, obtener información sobre el tiempo invertido en tareas, o ayudar con la gestión de nómina, un buen software de seguimiento del tiempo debería integrarse sin problemas con tu infraestructura existente, abordar estos problemas actuales, y trabajar de acuerdo con tus objetivos comerciales a largo plazo.

Eligiendo software de seguimiento del tiempo no intrusivo

El software de seguimiento del tiempo, en general, está destinado a rastrear el tiempo real invertido en diversas actividades de computadora durante las horas de trabajo. Algunos software de seguimiento del tiempo de empleados pueden incluir características que te permiten bloquear sitios web específicos para mantener las distracciones a raya. En el mercado, también hay software de seguimiento del tiempo que incluye grabación de capturas de pantalla y funciones de registro de teclas. Estas características pueden ser demasiado intrusivas y violar la privacidad de los empleados, particularmente si el objetivo es empoderar a los empleados para que gestionen su propio tiempo y sean productivos. Los empleados deberían poder mantenerse enfocados en su trabajo sin sentirse tensos en el lugar de trabajo si se instala software de seguimiento del tiempo.

Probando el software antes de hacer compromisos

Siempre es una buena idea probar el software de seguimiento del tiempo antes de comprometerte completamente con él. Los proveedores de software de seguimiento del tiempo típicamente ofrecen un período de prueba gratuita antes de la compra o incluso servicio gratuito para un número limitado de empleados. Antes de tomar una decisión de compra, recomendamos que pruebes el software. Esto te permite obtener una mejor comprensión del software de seguimiento del tiempo y ver qué características ofrece. También recomendamos que contactes a los proveedores de software durante el período de prueba para obtener respuestas a preguntas como con qué frecuencia ocurren las actualizaciones de software, y así sucesivamente. Cuando estés listo para comprometerte y comprar el software, es una buena idea leer cuidadosamente los términos de licencia (políticas de cancelación, tarifas, tarifas ocultas, etc.). Nuestros expertos en seguimiento del tiempo recomiendan usar esta lista de verificación gratuita para entender mejor cómo proceder con el seguimiento del tiempo o cualquier otro proceso de monitoreo.

Tecnología del software de seguimiento del tiempo

Servicio web en la nube Si quieres almacenar tus resultados en la nube, entonces una solución de seguimiento del tiempo basada en web está disponible (en los servidores del proveedor de software). El proceso de monitoreo es gestionado por los proveedores de software; no tienes que vigilarlo, tu proveedor de software se encarga por ti. Puedes acceder a tus informes de monitoreo usando un navegador.

software On-premise

El software de seguimiento del tiempo se instala en tus servidores/computadoras, y puedes monitorear directamente todos tus datos. En otras palabras, todos los informes de monitoreo se generan y almacenan localmente.

WorkTime vs. competidores

Al evaluar el software de monitoreo de empleados en general, es imperativo que prestes atención a cómo todas las características, incluyendo el seguimiento del tiempo y otras características, afectan los recursos de tu sistema. Una CPU sobrecargada es una ocurrencia común en el software de monitoreo de empleados. En esta gráfica, hemos comparado seis proveedores de software de monitoreo para ver cómo se afecta la CPU y cómo se usan otros recursos del sistema: comparación de rendimiento.

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Software de seguimiento del tiempo para empleadores

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Características principales de seguimiento del tiempo

Qué están haciendo los empleados en este momento

Seguimiento de tiempo activo

Seguimiento de asistencia e inicio/cerrado de sesión

Seguimiento de horas extras

Seguimiento de productividad

Seguimiento de empleados remotos

¿Qué hay en las pantallas?

Seguimiento del uso de internet

WorkTime es un software de seguimiento del tiempo socialmente verde para empleadores.

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