Exemples de politiques de prêt de dispositifs fonctionnelles pour faciliter votre travail

Des politiques claires assurent non seulement la sécurité mais définissent également une utilisation responsable, minimisent les risques et favorisent un environnement de travail fiable.

Politique générale de prêt de dispositifs de l'entreprise : créer un cadre solide

1. Objectif

Cette politique décrit les directives et les procédures pour les employés nécessitant l'utilisation temporaire de dispositifs appartenant à l'entreprise à des fins professionnelles officielles.

2. Portée

Cette politique s'applique à tous les employés cherchant un accès temporaire aux dispositifs de l'entreprise.

Établissez vos politiques sur une base de gestion d'équipement, en mettant l'accent sur l'administration, la surveillance et la maintenance appropriées des dispositifs. Chez WorkTime, nous avons aidé des entreprises à suivre et surveiller l'utilisation des dispositifs et l'efficacité des employés pendant 20 ans, et nous sommes prêts à vous offrir des conseils professionnels.

3. Catégories de dispositifs

Les dispositifs éligibles pour le prêt incluent ordinateurs portables tablettes, smartphones et autres équipements électroniques désignés appartenant à l'entreprise. Conseil : Dans cette section, il est préférable de fournir des spécifications détaillées concernant les dispositifs couverts par cette politique. N'oubliez pas d'indiquer à tous les employés l'équipement qu'ils peuvent emprunter.

4. Processus d'approbation

Pour emprunter un dispositif, les employés doivent demander formellement l'autorisation à leur superviseur, en justifiant la demande. Les superviseurs évalueront la demande, en tenant compte de facteurs tels que la nature du travail, la durée et la disponibilité du dispositif. Les demandes approuvées seront transmises au département informatique pour la fourniture du dispositif.

La surveillance des dispositifs empruntés est importante non seulement pour protéger votre équipement et vos données, mais aussi pour favoriser l'autodiscipline sur le lieu de travail. WorkTime peut le prouver !

5. Utilisation de l'équipement

Les employés doivent utiliser l'équipement de l'entreprise uniquement à des fins professionnelles, en s'abstenant d'une utilisation personnelle pendant les heures de travail. La copie ou l'utilisation non autorisée de logiciels est interdite. L'approbation du représentant désigné est requise pour toute installation de logiciel. Les activités non autorisées, y compris la manipulation de fichiers ou l'utilisation inappropriée des informations, sont strictement interdites. Les messages par messagerie vocale ou e-mail doivent éviter tout contenu offensant. Pour minimiser le risque de propagation de virus informatiques dans le système, les employés sont interdits de télécharger tout logiciel sur leur ordinateur ou sur un disque dur. Ceux qui souhaitent acquérir des logiciels sur Internet doivent contacter le département informatique pour obtenir de l'aide. Conseil : WorkTime peut vous aider à assurer une utilisation sécurisée de l'équipement par vos employés grâce à la surveillance des dispositifs. Découvrez nos offres telles que logiciel de surveillance informatique et surveillance de l'utilisation des logiciels.

5.1. Utilisation d'Internet

La surveillance des logiciels et la surveillance de l'utilisation d'Internet peuvent être cruciales pour la cybersécurité.

Les employés ne doivent pas s'engager dans des activités qui compromettent l'intégrité du réseau de l'entreprise ou des réseaux d'autres utilisateurs, et ils doivent éviter de perturber la productivité des collègues. La transmission de matériaux protégés par copyright d'entités autres que l'entreprise sur Internet est strictement interdite, sauf pour une copie pré-approuvée à des fins de recherche personnelle. Conseil : Surveillez l'utilisation d'Internet par les employés pendant qu'ils utilisent l'équipement de votre entreprise pour vous assurer que ce point est sous contrôle.

6. Responsabilités

Employés :

• Manipulez les dispositifs empruntés avec soin.
• Utilisez le dispositif exclusivement pour des tâches liées au travail.
• Signalez rapidement toute perte, dommage ou dysfonctionnement au département informatique.

Superviseurs :

• Évaluez la nécessité et l'adéquation des demandes de prêt de dispositifs.
• Assurez-vous que les employés respectent les directives décrites dans cette politique.

La demande de logiciels de surveillance des employés a connu une augmentation significative de 58 % depuis le début de la pandémie, comme révélé par l'enquête Top10VPN. La recherche Gitnux a indiqué que les employés ont montré une augmentation de 7 % de l'efficacité lorsqu'ils étaient conscients d'être surveillés.

Département informatique :

• Fournir le support technique nécessaire et configurer les dispositifs empruntés.
• Effectuer des vérifications régulières pour s'assurer que les dispositifs restent en optimal état de fonctionnement.

WorkTime : la surveillance des employés améliore votre expérience de prêt d'équipement

7. Prêt d'équipement pour les employés travaillant à distance

Cette section concerne la procédure de fourniture aux employés d'équipement essentiel pour le travail à distance, incluant ordinateurs portables, moniteurs, claviers, souris et autres périphériques cruciaux pour assurer un environnement de travail à distance efficace.

Selon Forbes en 2023-24, le travail à distance est devenu de plus en plus prévalent, avec 12,7 % des employés à temps plein optant pour un arrangement de travail à domicile, et 28,2 % supplémentaires adoptant un modèle hybride. Cela met en évidence l'intégration rapide des environnements de travail à distance dans le paysage professionnel.

7.1. Les employés ayant besoin d'équipement à distance doivent le demander formellement au département informatique ou à l'autorité compétente, en délimitant les raisons de la demande et la durée de location prévue. L'approbation est accordée suivant le processus établi, en tenant compte de la nécessité et de la durée d'utilisation de l'équipement. 7.2. Les employés à distance empruntant l'équipement de l'entreprise sont obligés de :

• Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour la protection des données corporatives.
• Assurer l'utilisation de protections, telles que des réseaux privés virtuels (VPN), pour maintenir la confidentialité des informations.
• Informer l'entreprise de la liste des adresses IP à partir desquelles le travail à distance sera effectué.

Conseil : Établissez un système robuste pour surveiller les employés à distance, améliorant la surveillance du prêt d'équipement et assurant son utilisation sécurisée. Explorez des solutions convaincantes pour la surveillance des employés à distance avec WorkTime. Découvrez plus de détails ici. Nous recommandons vivement d'explorer notre article approfondi qui plonge dans les capacités et les considérations éthiques associées à la surveillance des employés travaillant à distance.

8. Durée

Le prêt d'équipement est destiné à des besoins professionnels courts et spécifiques. Si vous vous trouvez à nécessiter une utilisation prolongée au-delà de la période initiale, nous vous encourageons à réévaluer et à soumettre une nouvelle demande. Fournissez des informations détaillées sur le besoin prolongé et la durée prévue. Cela assure que l'allocation des dispositifs s'aligne harmonieusement avec les demandes évolutives de notre entreprise, contribuant à une efficacité opérationnelle accrue.

Pas d'inquiétude concernant la surveillance des employés avec les fonctionnalités non intrusives de WorkTime.

9. Retour des dispositifs

Les dispositifs doivent être retournés rapidement à la date de retour spécifiée ou à la fin de la mission approuvée. En cas de besoin d'extension de la période d'utilisation, l'employé doit soumettre une nouvelle demande pour une extension de la période de location. Le retour du dispositif est obligatoire même si la mission se termine avant la date de retour prédéfinie. Après le retour du dispositif, une vérification de son état et de son bon fonctionnement doit être effectuée. Tout dysfonctionnement ou dommage identifié lors de la vérification doit être signalé immédiatement au support technique pour une résolution ultérieure.

10. Conséquences de la violation

La violation de cette politique, y compris l'utilisation non autorisée d'un dispositif ou des dommages, peut entraîner des mesures disciplinaires. Les conséquences peuvent inclure des avertissements écrits, la suspension des privilèges de prêt ou la responsabilité financière pour la réparation ou le remplacement.

11. Examen et mise à jour

Cette politique fera l'objet d'examens et de mises à jour périodiques au besoin. Les employés seront informés de tout changement.

Statista indique que l'adoption des ordinateurs portables au Royaume-Uni a connu une croissance notable, passant de 47 % en 2009 à 76 % en 2021, y compris à des fins professionnelles.

Spécifique et efficace : politique de prêt d'ordinateurs portables

Soyons plus spécifiques : une politique concise et efficace pour le prêt d'ordinateurs portables Vous pouvez utiliser une seule politique concernant tous les types de dispositifs ou en avoir une spécifique pour chaque type d'équipement que vos employés empruntent. WorkTime vous donne ci-dessous une courte politique de prêt d'ordinateurs portables.

1. Aperçu

Cette politique décrit les directives pour l'emprunt d'ordinateurs portables de l'entreprise par les employés.

2. Procédure

2.1. Soumission de la demande

• Les employés doivent demander formellement un ordinateur portable au département informatique.
• Spécifiez la raison de l'emprunt et la durée prévue de la demande.

2.2. Processus d'approbation

L'approbation est accordée suivant le processus établi, en tenant compte de la nécessité et de la durée d'utilisation de l'ordinateur portable.

2.3. Limitations d'utilisation

Les ordinateurs portables sont désignés exclusivement pour les tâches liées au travail ; l'utilisation personnelle est strictement interdite. Dans des cas individuels, l'utilisation pour des affaires non professionnelles peut être stipulée et réglementée.

Utilisez WorkTime pour identifier facilement et minimiser l'utilisation non liée au travail des ordinateurs portables, en veillant à ce que les ressources de votre entreprise soient dédiées aux tâches essentielles du business.

Conseil : Installez un logiciel de surveillance sur les ordinateurs portables avant de les prêter aux employés pour protéger l'équipement et les données de votre entreprise. Assurez-vous d'informer les employés de la surveillance. Chez WorkTime, nous prenons au sérieux le respect des informations personnelles et la surveillance éthique. Nous avons des conseils utiles sur la façon d'informer les employés de la surveillance de manière directe et non intrusive. Explorez nos dernières mises à jour pour des capacités de surveillance améliorées maintenant.

3. Responsabilité

Les emprunteurs sont responsables de la conservation et de l'utilisation appropriée de l'ordinateur portable pendant la période d'emprunt.

4. Politique de retour

Les ordinateurs portables doivent être retournés rapidement à la date de retour spécifiée ou à la fin de la tâche assignée.

Surveillez les logiciels, l'utilisation web et les documents que les employés téléchargent sur les ordinateurs portables pour sécuriser l'équipement et les données.

5. Signalement des dommages

Tout dommage ou dysfonctionnement doit être signalé immédiatement au département informatique.

6. Reconnaissance

En empruntant un ordinateur portable, les employés reconnaissent leur compréhension et leur accord avec les termes décrits dans cette politique.

7. Examen

Cette politique sera examinée et mise à jour périodiquement au besoin. Les employés seront notifiés de tout changement.

Considérations légales pour la mise en œuvre de la politique

Avant de faire signer les politiques aux employés, il est essentiel de consulter un avocat. Cela assure que tous les aspects légaux sont abordés, protégeant à la fois les droits de l'employeur et de l'employé.

Nous suggérons d'utiliser les exemples de politiques fournis dans cet article comme point de départ, un cadre, en toujours considérant les nuances de vos processus de travail. Il est crucial de consulter l'équipe juridique de votre entreprise avant de finaliser la politique car il s'agit d'un document légalement contraignant. Nous espérons avoir allégé votre charge de travail. Restez à l'écoute pour des conseils supplémentaires précieux pour votre entreprise. Et n'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations sur la surveillance des employés.