Guide pour emprunter des appareils de l'entreprise : règles et politiques

Dans une étude récente de Microsoft, ils ont découvert que 67 % des employés apportent leurs appareils sur le lieu de travail. Cependant, seulement 53 % des répondants ont signalé avoir une politique claire en place qui autorise explicitement cette activité. Cependant, la plupart des grandes entreprises optent encore pour l’utilisation d’appareils appartenant à l’entreprise. La principale excuse ? La cybersécurité - garder le réseau d’entreprise et les données sécurisés contre toute attaque furtive. Chez WorkTime, nous avons une grande expertise dans la fourniture de logiciels de surveillance du travail et de sécurisation de premier ordre pour tous types d’appareils — autant les équipements personnels que ceux de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, dans l’article suivant, nous plongerons dans la deuxième option.

Introduction à la politique d’emprunt d’appareils de l’entreprise

Examinons de plus près la politique d’emprunt d’appareils de l’entreprise. Cette liste de règles établit les directives établies par une entreprise pour l’utilisation temporaire ou l’emprunt de ses appareils par les employés. Elle décrit les termes et conditions pour que les employés utilisent les appareils appartenant à l’entreprise. En établissant des directives pour l’utilisation temporaire des appareils, la politique de l’entreprise sur l’emprunt d’appareils couvre les termes pour l’utilisation d’ordinateurs portables, de smartphones, de tablettes, et plus encore.

Avoir une politique claire d’emprunt d’appareils de l’entreprise est crucial.

Les points clés d’une politique d’emprunt d’appareils de l’entreprise incluent l’éligibilité, l’approbation, la durée, les responsabilités, l’accord d’utilisation des appareils, le processus de retour, les mesures de sécurité, la conformité à la politique, et les conséquences en cas de violations.

Équipement de l’entreprise : protocole d’emprunt et de retour

L’emprunt et le retour de l’équipement de l’entreprise suivent une approche structurée pour une utilisation efficace des ressources et une responsabilisation. Les employés demandent formellement l’équipement de l’entreprise, en spécifiant le type, la durée et le but. Après approbation conforme aux politiques, le département concerné répond à la demande. Pendant l’emprunt, les employés respectent les directives, en assurant la sécurité. Les problèmes ou extensions sont communiqués rapidement à la personne de contact ou au support IT. À la fin, les employés initient le processus de retour, impliquant une inspection pour une utilisation future. Une communication claire et une adhésion aux politiques contribuent à un processus fluide, soutenant la productivité et la gestion des actifs. L’utilisation de logiciels comme ceux offerts par WorkTime rend beaucoup plus facile la surveillance de l’utilisation appropriée des appareils de l’entreprise par les employés. Par exemple, avec des fonctionnalités comme surveillance logicielle. Qui aide à suivre en temps réel le logiciel et son utilisation sur l’équipement de l’entreprise par les employés. Surtout en cas de travail à domicile. Garder un œil sur la façon dont les employés utilisent appropriément les appareils de l’entreprise devient particulièrement crucial dans le contexte de l’accès à distance.

L’outil de surveillance logicielle de WorkTime s’adapte à tout environnement de travail. Utile pour tout bureau dépendant des ordinateurs et parfait pour la surveillance des employés à distance.

Seul le personnel autorisé peut emprunter l’équipement de l’entreprise, en fonction des rôles professionnels et des besoins des projets. Une approbation du département ou du superviseur est requise, pour assurer l’alignement avec les politiques de l’entreprise et maintenir une utilisation responsable. Cependant, l’entreprise maintient le contrôle d’accès sous l’équipement. Finalement, les directives pour l’emprunt d’équipements couvrent :

• Durée du prêt avec accord de l’utilisateur final
• Conditions d’utilisation
• Processus d’approbation
• Politique de mot de passe
• Critères d’éligibilité
• Responsabilités de l’emprunteur
• Politique d’utilisation d’Internet
• Processus de retour
• Mesures de sécurité
• Conséquences de violation
• Documentation
• Canaux de communication

Quelle est la différence significative entre l’emprunt d’équipements pour le travail à distance et en bureau

En septembre 2023, 28 % des jours de travail ont été travaillés à distance, une augmentation significative par rapport à 7 % en 2019 (WFH Research, 2023). En 2023, près d’un tiers des répondants souhaitaient 5 jours de travail à domicile par semaine (30 %) (WFH Research, 2023). Appliquer la politique aux employés à distance implique également un protocole clair. Il décrit le comportement, les responsabilités et les mesures de sécurité attendus des travailleurs à distance, assurant une approche cohérente et sécurisée du travail, quel que soit leur emplacement physique. Cela favorise la clarté et une approche unifiée des normes de travail, à distance comme au bureau. Bien sûr, avec quelques différences.

La plupart des grandes entreprises, comme Microsoft ou Google, fournissent tout ce dont un employé à distance a besoin. Elles peuvent envoyer un ordinateur, un smartphone, une imprimante, et plus encore, en fonction des besoins du poste.

Lorsqu’il s’agit de prêter des équipements aux travailleurs à distance, il y a des facteurs cruciaux à considérer, en particulier en termes d’expédition et de sécurité, y compris les accords de confidentialité. Les points forts sont les suivants :

• Choisir des transporteurs fiables pour assurer une livraison sécurisée et ponctuelle des équipements aux travailleurs à distance.
• Utiliser le suivi des expéditions et les options d’assurance pour surveiller la progression de l’expédition et protéger contre tout dommage ou perte potentiel.
• S’assurer que l’équipement est emballé de manière sécurisée pour prévenir les dommages pendant le transport et minimiser le risque de vol.
• Appliquer le chiffrement des données et les mesures de sécurité des appareils pour protéger les informations sensibles en cas de perte ou de vol pendant le transport.
• Instructions claires pour les travailleurs à distance sur le processus de location d’équipements, y compris la livraison, le ramassage et les attentes de retour.

Pour les travailleurs à distance empruntant des équipements de l’entreprise, il y a une liste de choses à savoir et à faire. Cela doit inclure les protocoles d’accès, les identifiants de connexion et les processus d’authentification pour éviter les violations de données. Il peut également y avoir des restrictions d’utilisation. Chaque entreprise définit les utilisations autorisées de l’équipement de l’entreprise. Indiquez clairement toute activité ou application interdite pour assurer une utilisation responsable.

L’un des principaux objectifs lors de la gestion du travail à distance est la sécurité des données.

L’utilisation de logiciels de surveillance comme WorkTime peut contribuer à sécuriser les données sensibles sur les appareils empruntés. Explorez les fonctionnalités du logiciel de surveillance des connexions des employés et surveiller l’utilisation d’Internet pour plus de détails. La surveillance des ordinateurs des employés est importante pour la cybersécurité. Et cela peut conclure :

• Interception d’e-mails
• Suivi des visites de sites web
• Suivi de l’emplacement pendant les heures de travail
• Capture de vidéo dans des zones de travail spécifiques

De plus, les employés à distance doivent signaler les procédures pour tout dommage ou dysfonctionnement rapidement.

Meilleures pratiques pour la gestion des équipements empruntés par les équipes à distance

Les meilleures pratiques de l’entreprise pour la gestion des équipements empruntés par les équipes à distance commencent par fournir des instructions claires. Cela implique de spécifier les règles pour l’emprunt, y compris les appareils éligibles et la durée des emprunts.

Une étude de 2020 par la marque d’antivirus Malwarebytes Labs a trouvé que plus de 50 % des employés utilisent un ordinateur portable d’entreprise pour des tâches personnelles.

La communication immédiate est vitale pour informer les travailleurs à distance sur les outils utilisés pour surveiller les équipements empruntés. Une surveillance transparente, exemplifiée par WorkTime ou des logiciels similaires, assure que les employés comprennent les métriques suivies. WorkTime priorise la sensibilité de la surveillance des informations personnelles et répond à toute préoccupation. Les employés doivent être bien informés des règles et protocoles de sécurité pour protéger les informations confidentielles. Cela englobe les directives sur les politiques de mot de passe, la sécurité mobile, la sécurité réseau, l’utilisation d’Internet, et autres règles pertinentes. De plus, la gestion des appareils mobiles devient plus facile avec la surveillance ID de WorkTime.

WorkTime est un acteur expérimenté sur le marché de la surveillance des employés, avec plus de deux décennies d’expertise en logiciels de surveillance des employés non invasifs.

Les vérifications régulières de sécurité IT sont simplifiées avec le suivi des appareils et la surveillance des programmes. La considération de la couverture d’assurance, des responsabilités et des attentes en cas de perte ou de dommage de l’équipement est cruciale pour gérer l’incertitude. Des audits périodiques sont établis comme une mesure équitable pour assurer une utilisation appropriée et l’état des équipements prêtés. En pratique, les entreprises ont souvent des protocoles distincts pour l’emprunt de divers types d’équipements. Que ce soit des ordinateurs portables, des téléphones, des ordinateurs ou d’autres appareils, les règles d’emprunt peuvent différer.

Avec WorkTime, vous pouvez surveiller la plupart des appareils courants utilisés au bureau, y compris les ordinateurs portables, les smartphones et les PC.

Une règle commune et essentielle pour tous les appareils est que les employés devraient s’abstenir d’utiliser les appareils de l’entreprise à des fins personnelles. Cette précaution vise à prévenir les vulnérabilités, telles que les virus ou les problèmes techniques, qui peuvent survenir lorsque les employés téléchargent des informations ou des programmes depuis Internet. Les préoccupations de sécurité sont également pertinentes, car les employés utilisant les appareils de l’entreprise à des fins personnelles pourraient potentiellement violer les règles de confidentialité. Les logiciels de surveillance facilitent l’application et le contrôle de l’adhésion à ces politiques.

Cependant, la gestion des téléphones personnels que les employés utilisent également pour le travail nécessite une approche nuancée. C’est là que la politique Bring Your Own Device (BYOD) entre en jeu. Elle sert de document instruisant les employés sur la façon d’utiliser les téléphones portables sur le lieu de travail.

Samsung a découvert a souligné l’impact notable des programmes BYOD sur la dynamique du lieu de travail. Les résultats ont révélé que 82 % des employés ont reconnu le rôle des appareils mobiles dans l’augmentation de la productivité et l’accélération de la prise de décision.

La politique BYOD s’applique à tous les appareils cellulaires capables d’activités comme le téléchargement de fichiers, les appels téléphoniques, l’envoi d’e-mails et de messages texte. Cela inclut à la fois les téléphones personnels et les téléphones cellulaires fournis par l’entreprise, ainsi que les tablettes personnelles. Toute entreprise nécessite une politique BYOD pour définir clairement comment et où les employés peuvent utiliser leurs téléphones portables ou autres appareils mobiles. La politique Bring Your Own Device (BYOD) de votre entreprise.

Avoir un document bien défini met non seulement en avant l’importance de la politique, mais souligne également les conséquences de la non-conformité.

Les entreprises mettent en œuvre des politiques d’emprunt pour établir des directives et protocoles clairs pour le partage d’équipements. Ces politiques sont essentielles pour gérer l’allocation des ressources, assurer une gestion responsable des actifs et favoriser une approche structurée de la disponibilité des équipements. Une politique d’emprunt bien définie fixe les attentes pour les employés, promouvant un environnement de travail plus organisé et efficace.

Avantages de l’emprunt d’appareils de l’entreprise

• Les politiques d’emprunt facilitent l’utilisation optimale des ressources de l’entreprise en veillant à ce que l’équipement soit placé là où il est le plus nécessaire.
• Les employés gagnent en flexibilité pour accéder aux outils nécessaires à leurs rôles, résultant en une productivité accrue.
• L’emprunt d’équipements contribue à l’efficacité opérationnelle. Les entreprises peuvent potentiellement réduire les stocks excédentaires et les coûts associés en mettant en place un système de partage.

Le logiciel de surveillance des employés WorkTime suit les normes de sécurité des données les plus strictes.

Risques et considérations pour l’emprunt d’équipements

• Il y a un risque que l’équipement soit endommagé ou perdu pendant la période de prêt, impactant les actifs de l’entreprise.
• L’emprunt pose des risques de sécurité, surtout s’il n’est pas surveillé de manière adéquate, pouvant potentiellement mener à des violations de confidentialité ou une sécurité des données compromise.
• Naviguer ces défis nécessite une considération attentive et une surveillance efficace pour équilibrer l’efficacité opérationnelle et la protection des actifs de l’entreprise.

Éléments clés et pratiques des protocoles d’emprunt d’appareils de l’entreprise

Voici quelques structures de politiques typiques. Elles peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Mais le cœur est assez standard.

• Définir les termes de propriété et élucidér l’étendue du contrôle de l’entreprise sur l’appareil.
• Établir des directives complètes pour les activités autorisées et restreintes, englobant.
• les limitations sur le téléchargement d’applications non liées au travail, l’utilisation personnelle ou l’accès à du contenu inapproprié.
• Détailler les protocoles de sécurité mis en œuvre pour protéger à la fois l’appareil et les données de l’entreprise. Cela peut impliquer de spécifier les exigences de mot de passe, les méthodologies de chiffrement, et la capacité à effacer à distance les données.
• Fournir des instructions explicites sur les pratiques appropriées de maintenance et de soin pour l’appareil. Cela pourrait inclure des procédures telles que la mise à jour régulière des logiciels et du firmware, la prévention des dommages physiques, et le signalement rapide de tout problème au département IT.
• Formuler les répercussions liées à la violation de la politique des appareils, pouvant impliquer des actions disciplinaires ou le retrait des privilèges d’appareil.

Emprunt d’équipements de l’entreprise pour les travailleurs à distance : conclusions

Le prêt d’appareils aux employés à distance implique des considérations uniques. Contrairement aux scénarios en bureau, les travailleurs à distance font face à des défis tels que des retards possibles dans la livraison des équipements, une connectivité Internet variable, et le besoin que les appareils remplissent plusieurs fonctions. Reconnaître et aborder ces facteurs est critique pour un processus d’emprunt fluide. Assurer que les travailleurs à distance disposent des équipements nécessaires requiert une évaluation des besoins spécifiques de chaque travailleur à distance, une compatibilité avec leurs responsabilités professionnelles, et un support pour la configuration et la résolution de problèmes. Des canaux de communication clairs sont vitaux pour une résolution rapide de tout problème.

Avec l’essor du travail à distance pendant la pandémie de COVID-19, Helpnet Security a partagé des insights intéressants. Un impressionnant 63 % des répondants ont pointé la fuite de données comme leur principale préoccupation, en faisant le souci dominant. Suivant de près, à 57 %, la peur de télécharger des applications ou du contenu suspect.

La gestion et la surveillance des appareils empruntés par les travailleurs à distance implique l’utilisation de la technologie pour une supervision efficace. La mise en œuvre d’outils de suivi des appareils et de surveillance des applications devient vitale à distance, permettant aux entreprises d’assurer une utilisation appropriée, de résoudre les problèmes à distance, et de maintenir la sécurité. Des vérifications régulières et des canaux de communication transparents aident à résoudre les problèmes rapidement. En résumé, faciliter l’emprunt d’appareils pour les employés à distance requiert une approche personnalisée. Comprendre les défis uniques auxquels font face les travailleurs à distance, assurer un équipement adéquat et mettre en œuvre une surveillance efficace contribuent à un programme de prêt à distance réussi.

Chez WorkTime, nous sommes prêts à répondre à toutes vos questions concernant les capacités de surveillance pour les appareils empruntés par l’entreprise. Nous couvrons tous types d’appareils, nous avons des offres individuelles qui seront adaptées aux besoins de votre entreprise.

Notre objectif principal est de rendre la surveillance aussi éthique que possible, sans violer l’espace personnel des participants et en gardant leurs informations personnelles sécurisées. En même temps, nous essaierons de fournir à l’entreprise une observation à 360° de l’efficacité et de la sécurité.

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