41 preguntas más preguntadas sobre las leyes de monitoreo de empleados en el Reino Unido

Monitoreo de empleados en el Reino Unido se reconoce y permite para los empleadores que deseen monitorear a sus empleados por motivos legítimos relacionados con el trabajo. Sin embargo, esto debe hacerse de manera que cumpla con las leyes vigentes.

Basics de monitoreo de empleados

¿Es legal el monitoreo de empleados en el Reino Unido?

Sí. El monitoreo de empleados es legal en el Reino Unido. De hecho, hay leyes en el Reino Unido que guían el monitoreo de empleados en el lugar de trabajo. Estas incluyen, pero no se limitan a, la Ley de Protección de Datos (DPA) 2018, y el Código de Prácticas de Protección de Datos en Prácticas Laborales (EPDPC) 2011. Según la Ley de Protección de Datos, estos seis principios deben seguirse al menos si los empleadores desean monitorear a sus empleados:

• El monitoreo debe ser legal, justo y transparente.
• El propósito del monitoreo debe especificarse, ser explícito y legítimo.
• Si el monitoreo de empleados implica recolectar o usar información personal, los datos recopilados deben ser adecuados, relevantes y no excesivos.
• Los datos personales deben ser precisos y mantenerse actualizados.
• Si se recopilan datos personales, no deben conservarse por más tiempo del necesario.
• La información recopilada a través del monitoreo debe mantenerse segura.

Las empresas deben entender que los empleados tienen derecho a un cierto grado de privacidad en el trabajo. Es mejor equilibrar los intereses comerciales con las expectativas de privacidad de los empleados. Lo más importante, el proceso de monitoreo debe ser justo y razonable.

¿Es obligatorio informar a los empleados sobre el monitoreo?

Sí, esto es un requisito en el Reino Unido. Es relativamente poco común llevar a cabo monitoreo en secreto sin notificar al personal. Sin embargo, hay exenciones limitadas donde los empleadores pueden monitorear empleados sin informarles. Específicamente, la excepción aplica cuando:

• Hay sospecha de actividad criminal, y es muy probable que informar al empleado haga más difícil detectar el crimen.
• Las empresas monitorean encubiertamente para fines de investigación específicos.
• El monitoreo encubierto debe llevarse a cabo lo más rápido posible y solo como parte de una investigación particular.
• El monitoreo encubierto debe detenerse inmediatamente después de que la investigación haya concluido.

Aunque es necesario informar a los empleados sobre el proceso de monitoreo, los empleadores no necesitan el consentimiento de los empleados en algunos casos. Los empleados no necesitan consentir el monitoreo (incluyendo el monitoreo del uso de redes sociales) siempre y cuando:

• Se haya realizado una evaluación de impacto.
• El monitoreo sea para fines legítimos.
• El monitoreo no involucre el manejo de datos personales sensibles.

Consentimiento informado - ¿obligatorio o no?

Sí. Obtener el consentimiento informado es un requisito obligatorio bajo la ley del Reino Unido para integrar a los empleados en un sistema de monitoreo. Es ilegal usar el monitoreo de empleados sin obtener consentimiento, a menos que haya una buena razón por la que el empleador no pueda obtener el consentimiento del empleado.

Política de monitoreo – ¿obligatoria o no?

Sí, políticas de monitoreo de empleados, manuales etc. son obligatorias. Las políticas ayudan a establecer directrices para el comportamiento de los empleados y los dispositivos de la empresa dentro y fuera del lugar de trabajo. Las empresas deben tener políticas de monitoreo completas que cubran:

• La naturaleza y extensión del proceso de monitoreo.
• La razón del monitoreo.
• El impacto del monitoreo en el negocio.
• Cómo se maneja la información confidencial o sensible. (Si se toma alguna)
• Señalar usos aceptables e inaceptables.

Adicionalmente, los empleadores necesitan asegurar que informen a los empleados sobre la política, proporcionen copias a cada empleado, confirmen que los empleados han leído y entendido la política, y finalmente notifiquen a los empleados de cualquier cambio o actualización en la política. La provisión de capacitación en seguridad de datos a aquellos que manejan los datos monitoreados también es crucial. Los empleadores deben asegurar que sus políticas de monitoreo cumplan con los requisitos legales.

¿Es legal monitorear a los empleados durante los descansos?

Sí. Un empleador puede monitorear a los empleados durante los descansos, pero requiere una razón legítima y buena, como si el empleador actúa para detectar actividad criminal.

¿Es legal no informar a los empleados sobre lo que se está monitoreando?

Sí. El empleador debe informar al empleado sobre lo que se está monitoreando y cómo se hace. Por ejemplo, si el empleador está usando una cámara de video en el lugar de trabajo, deben informar al empleado sobre ello.

Monitoreo de dispositivos de la empresa

¿Es legal monitorear las computadoras de la empresa?

Sí. En el Reino Unido, monitorear computadoras de la empresa es permisible por ley. Los empleadores tienen el derecho de asegurar que las computadoras en el lugar de trabajo se usen apropiadamente y no de manera impropia. Sin embargo, antes de implementar el monitoreo, los empleadores deben primero discutir esto con sus empleados y aclarar el monitoreo. Estas razones deben ser legítimas y alineadas con los objetivos comerciales. Los empleadores también están obligados a establecer políticas escritas sobre el uso de computadoras de trabajo por parte de los empleados, y los empleados deben firmar estas políticas en consecuencia.

¿Es legal monitorear los teléfonos de la empresa?

Sí. Bajo la ley del Reino Unido, ya que el teléfono pertenece al empleador, están autorizados a usar monitoreo en el dispositivo, lo que incluye escuchar llamadas y monitoreo GPS.

¿Es legal monitorear la actividad en un dispositivo de la empresa fuera del horario laboral?

Sí. Dado que el dispositivo usado por el empleado fue proporcionado por la empresa, es propiedad del empleador. Por lo tanto, están autorizados a realizar vigilancia en él, incluso fuera del horario laboral.

Monitoreo de dispositivos personales

¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?

Sí. Pero solo si el dispositivo contiene información relacionada con el trabajo o el empleador quiere restringir el uso durante el horario laboral, garantizar control de calidad, o asegurar que los empleados cumplan con las reglas de la empresa. Las empresas también deben tener una política clara de BYOD de la que todos los empleados estén al tanto. Fuera de eso, los dispositivos personales de los empleados deben estar fuera del alcance del empleador.

¿Es legal monitorear las computadoras personales de los empleados?

Sí, como se indica en la sección "¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?", si la computadora contiene información relacionada con el trabajo o el empleador tiene una política clara de BYOD de la que todos los empleados están al tanto, esto es legal. Pero nuevamente, los empleadores deben ser razonables sobre cómo y cuándo se lleva a cabo el monitoreo.

¿Pueden los empleadores exigir a los empleados que instalen software de monitoreo en dispositivos personales?

No. Si un empleado no está de acuerdo con esta condición, tiene derecho a desafiarla bajo la ley del Reino Unido. Aunque hay algunas empresas donde el monitoreo de empleados puede ser necesario, el empleador no puede obligar al empleado a aceptarlo, y el empleado tiene derecho a solicitar el despido en tales casos.

Monitoreo de conversaciones telefónicas y contenido

¿Es legal monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas?

Sí. Aunque es legal para los empleadores monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas en el Reino Unido, este tipo de monitoreo solo debe considerarse si hay una razón comercial legítima para hacerlo. También se considera ilegal si los empleadores no notifican a su personal sobre el monitoreo. Como regla general, siempre es una buena práctica establecer políticas claras de monitoreo. Los empleadores pueden necesitar obtener acuerdos escritos para ciertos tipos de monitoreo, como la captura de pulsaciones de teclas en algunos casos.

¿Es legal monitorear o grabar conversaciones telefónicas?

Sí, el monitoreo o grabación de teléfonos es legal, especialmente si los propósitos son relevantes para el negocio del empleador y si el empleado usa el dispositivo de telecomunicaciones de la empresa. Las Regulaciones de Práctica Comercial Legal (Intercepción de Comunicaciones) de Telecomunicaciones 2000 dan a las empresas el derecho de monitorear comunicaciones en sus propias redes. El monitoreo o grabación de conversaciones telefónicas está autorizado si el propósito es:

• Permitir a los empleados cumplir con las regulaciones comerciales.
• Asegurar que los empleados realicen su trabajo según los estándares de la empresa.
• Prevenir o detectar actividad criminal.
• Asegurar que el sistema de comunicación opere efectivamente.
• Permitir que el negocio identifique cualquier uso no autorizado de un dispositivo de la empresa.
• Para fines de seguridad.

Los empleadores también deben informar a los usuarios potenciales del sistema de intercepción de telecomunicaciones y establecer políticas de monitoreo para el equipo propiedad de la empresa.

¿Es legal monitorear el contenido de los correos electrónicos?

Sí. En el Reino Unido, los empleadores están autorizados a monitorear el contenido de correos electrónicos siempre y cuando sea en un dispositivo proporcionado por la empresa, y haya una razón comercial legítima detrás. El empleador también tiene el derecho de introducir políticas que limiten el uso de correos electrónicos de trabajo para uso personal y proporcionen detalles completos del monitoreo en políticas, manuales, etc. Las políticas de monitoreo de correos electrónicos deben incluir lo siguiente:

• Cuándo se monitorea el contenido de los correos electrónicos.
• Por qué se monitorea el contenido/uso de los correos electrónicos.
• Cómo se usará la información recopilada.
• A quién se divulgará la información recopilada.

¿Es legal monitorear mensajes privados y contenido de correos electrónicos?

Sí, los empleadores están autorizados a monitorear y limitar ciertas actividades, como enviar o recibir mensajes privados o correos electrónicos durante el horario laboral, particularmente en el dispositivo de la empresa. Al mismo tiempo, los empleadores deben tener cuidado de no infringir leyes como la Ley de Protección de Datos 1998, las Regulaciones de Práctica Comercial Legal (Intercepción de Comunicaciones) de Telecomunicaciones 2000, entre otras, al acceder a información privada. Antes de que tenga lugar el monitoreo, los empleados deben ser notificados sobre esto, y deben entender que hay un límite a cuánto privacidad tienen cuando trabajan en un dispositivo de la empresa.

Vigilancia por video

¿Es legal usar sistemas de monitoreo por video en el lugar de trabajo?

Sí. Los sistemas de monitoreo por video están permitidos en el lugar de trabajo siempre y cuando haya un propósito comercial legítimo. Dicho esto, es importante notar que los empleados deben estar al tanto de la vigilancia, y se recomienda que se muestren señales para mostrar las ubicaciones de las cámaras. Los empleadores tampoco están autorizados a monitorear empleados en ciertas áreas (baños, salas de lactancia, lavabos). Ley de Protección de Datos aconseja a los empleadores ser claros sobre el propósito del monitoreo, y lo siguiente debe tomarse en cuenta antes del monitoreo:

• Los empleadores también deben considerar la naturaleza del problema que buscan abordar y si un sistema de vigilancia estaría justificado y sería una solución práctica, o si existen mejores soluciones.
• Los empleadores deben considerar qué efecto podría tener este tipo de vigilancia en los empleados y si su uso es una solución al problema.
• Si los empleadores deciden implementarlo, los sistemas de monitoreo por video no deben ser intrusivos para la privacidad.

Además de los sistemas de vigilancia por video, hay varias opciones amigables para los empleados a considerar si el objetivo principal es monitorear la productividad general y asegurar que los recursos de la empresa se utilicen adecuadamente. Software de monitoreo de productividad de empleados es una gran manera de equilibrar los beneficios del monitoreo con los riesgos de invadir la privacidad de los empleados.

¿Es legal que un empleador monitoree a los empleados a través de una cámara web en un dispositivo?

Sí. Si el dispositivo pertenece al empleador, pueden monitorear la cámara web en el dispositivo durante el horario laboral sin impedimento. Sin embargo, si el dispositivo pertenece al empleado, el empleador debe obtener el consentimiento del empleado antes de monitorear la cámara web.

¿Es legal monitorear a los empleados a través de una cámara web fuera del horario laboral?

No. Si el dispositivo del empleado pertenece al empleado, el empleador no tiene derecho a monitorear la cámara web fuera del horario laboral. Tales acciones pueden equivaler a vigilancia, y el empleador puede ser considerado responsable bajo la ley del Reino Unido.

Monitoreo usando GPS

¿Es legal rastrear las ubicaciones de los empleados usando GPS?

Sí. El empleador puede rastrear la ubicación del empleado vía GPS, pero solo en esos casos:

• El empleado ha consentido
• Tipo de actividad requiere tales medidas de monitoreo
• El empleador lo hace para detectar actividad criminal
• El empleado usa un dispositivo de la empresa

¿Es legal rastrear un automóvil de la empresa usando GPS?

Sí. Dado que el automóvil pertenece a la empresa, el empleador tiene el derecho de rastrear su ubicación.

¿Es legal rastrear la ubicación de un empleado fuera del horario laboral?

Sí. Sin embargo, el empleador debe tener una razón válida para rastrear el GPS fuera del horario laboral, o deben obtener el consentimiento del empleado.

Monitoreo de redes sociales

¿Es legal monitorear actividades en internet y redes sociales?

Sí. Esto es legal en el Reino Unido. Está dentro del derecho del empleador ver si los empleados usan internet y redes sociales de manera inapropiada o excesiva durante el horario laboral. Dicho esto, lo siguiente debe tomarse en cuenta antes del monitoreo.

• Los empleadores deben notificar a sus empleados antes de monitorear su uso de internet y redes sociales.
• Los empleadores deben establecer políticas claras sobre el monitoreo de internet y redes sociales (en la página de redes sociales propia de la empresa o la personal de los empleados) durante el horario laboral designado.
• Las políticas de monitoreo también deben especificar la extensión en la que se lleva a cabo el monitoreo y cuándo los empleados pueden acceder a ciertos sitios.
• Las políticas deben confirmar el derecho del empleador a monitorear el uso de correos electrónicos e internet de los empleados, incluyendo el acceso a sitios de redes sociales.

Aunque notificar a los empleados sobre el monitoreo es un must, obtener consentimiento es, por otro lado, innecesario en algunos casos. Según Ley de Regulación de Poderes de Investigación (RIPA) 2000, estas excepciones permiten a las empresas interceptar y grabar comunicaciones (incluyendo comunicaciones vía redes sociales) sin consentimiento:

• Asegurar el cumplimiento de las prácticas o procedimientos regulatorios o de autorregulación relevantes para el negocio.
• Mostrar estándares de la empresa que son o deben ser cumplidos por los empleados.
• Prevenir o detectar crimen.
• Investigar o detectar cualquier uso no autorizado o mal uso del sistema de telecomunicaciones.
• Asegurar que el sistema opere eficientemente.

¿Es legal monitorear la actividad en internet y redes sociales fuera del horario laboral?

Sí. Los empleadores tienen el derecho de monitorear la actividad en internet y redes sociales de los empleados, que están reguladas por un conjunto de leyes del Reino Unido llamadas RIPA.

¿Es legal que un empleador conserve los datos recopilados sobre la actividad en internet de sus empleados?

Sí. El empleador puede conservar los datos recopilados a través del monitoreo de empleados, pero no pueden distribuir o publicar los datos sin el consentimiento del empleado.

Derechos y obligaciones de los empleadores

¿Qué legislación del Reino Unido protege los derechos de los empleadores?

En el Reino Unido, los derechos de los empleadores están protegidos por un conjunto de leyes llamadas la Ley de Derechos Laborales 1996, que aún está en vigor y sirve como la principal fuerza legislativa que regula la actividad de los empleadores y los protege.

¿Cuáles son las consecuencias de violar las leyes de monitoreo de empleados?

La severidad y tipo de violación determinan las penalizaciones que un empleador puede enfrentar. Por ejemplo, si el empleador usó herramientas de monitoreo de empleados (como visualización de pantalla o monitoreo de tráfico de internet) sin el consentimiento del empleado, pueden enfrentar multas basadas en el daño establecido por la ley del Reino Unido y pueden tener que pagar compensación moral al empleado. Si el empleador usó herramientas de vigilancia explícitas, pueden ser penalmente responsables en toda la extensión de la ley.

¿Pueden los empleadores demandar a los empleados usando información recibida del monitoreo?

Sí. Una práctica similar puede usarse en el Reino Unido; por ejemplo, si un empleador sospecha de actividad criminal entre empleados, pueden investigar y presentar sus hallazgos a la corte o agencias de aplicación de la ley.

Derechos del empleado

¿Hay leyes en el Reino Unido que protejan la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo?

Sí. En el Reino Unido, la Ley de Protección de Datos 1998 (DPA) requiere que los empleadores protejan la privacidad de los empleados, particularmente aquellos que están sujetos a monitoreo de empleados.

¿Qué ley del Reino Unido protege la privacidad de los empleados?

La privacidad de los empleados está protegida en el Reino Unido tanto por la ley laboral como por una combinación de leyes civiles que previenen brechas de privacidad personal y privacidad de empleados.

¿Pueden los empleados demandar a los empleadores por violar las leyes de monitoreo?

Sí. Si se violan alguna de las leyes respecto al monitoreo de empleados, el empleado tiene derecho a demandar al empleador.

Legislación de monitoreo del Reino Unido

¿Qué es el RGPD del Reino Unido?

La RGPD es una regulación general de protección de datos que aplica a todos, no solo a empleados. Regula el acceso no autorizado a datos personales, previniendo que los empleadores usen cámaras web en dispositivos de empleados para monitorearlos sin razón o consentimiento.

¿Qué es la Ley de Protección de Datos?

Esta ley fue aprobada en 2018, según ella los datos personales así como la privacidad privada de los empleados están protegidos por ley. El empleador no puede usar cámaras de vigilancia por video, escuchas telefónicas, monitoreo de tráfico de internet sin el consentimiento del empleado y sin advertirle previamente. Sin embargo, esta ley tiene excepciones, por ejemplo, el empleador puede no requerir consentimiento y no advertir al empleado si el monitoreo se usa para detectar actividad criminal entre empleados.

¿Qué es la Ley de Intercepción de Cables o RIPA en el Reino Unido?

Esta ley también regula la intercepción y acceso no autorizado a conversaciones telefónicas. Un empleador no puede realizar una escucha telefónica sin buena razón, e incluso entonces, es altamente indeseable en el Reino Unido y puede ser muy dañino para el empleador. La ley también regula aplicaciones de mensajería instantánea y otros puntos relacionados con datos personales.

¿Está en vigor la ley RGPD en el Reino Unido después del Brexit?

No. El RGPD de la UE no se aplica al Reino Unido después del Brexit, pero sobre la base de esta ley, el Reino Unido ha adoptado prácticamente la misma regulación, llamada el RGPD del Reino Unido.

Seguridad en el lugar de trabajo

¿Es legal usar el monitoreo de empleados para prevenir el acoso y la discriminación en el lugar de trabajo?

Sí. Si un empleador quiere prevenir o tejer discriminación en el lugar de trabajo de los empleados, pueden usar el monitoreo de empleados para hacerlo.

¿Es legal usar el monitoreo de empleados para detectar actividad criminal?

Sí. Los empleadores pueden usar el monitoreo para detectar actividad criminal, ya que esto es un asunto legal y de interés público importante. No obstante, el monitoreo debe realizarse cuidadosamente, sin invadir la privacidad de los empleados. Si un empleador sospecha de un empleado de actividad criminal, deben informar a las autoridades de aplicación de la ley del Reino Unido y cooperar con ellos, siguiendo sus instrucciones respecto al monitoreo.

El monitoreo para detectar actividad criminal solo debe realizarse en colaboración con la aplicación de la ley y según estándares establecidos.

¿Es legal usar el monitoreo para rastrear relaciones personales entre empleados?

No, los empleadores no pueden monitorear las relaciones personales de los empleados, ya que hacerlo viola su derecho a la privacidad. Infringir este derecho puede resultar en penalizaciones administrativas si el empleado presenta una queja contra el empleador con la agencia gubernamental apropiada.

Otras regiones del Reino Unido

¿Están los empleadores autorizados a monitorear empleados en Escocia?

Sí. En general, las leyes de Escocia son prácticamente las mismas que las del Reino Unido y también están relacionadas, por lo que Escocia está sujeta a las leyes principales del Reino Unido.

¿Están los empleadores autorizados a monitorear empleados en Gales?

Sí. En Irlanda del Norte, los empleadores están autorizados a monitorear a sus empleados, y está sujeto a las leyes de Gran Bretaña, pero hay algunas diferencias. Por ejemplo, los empleadores no pueden usar cámaras CCTV en el lugar de trabajo sin una buena razón, como detectar actividad criminal o monitorear el trabajo a través de una cámara de video para fines comerciales.

¿Están los empleadores autorizados a monitorear empleados en Irlanda del Norte?

Sí. En el Reino Unido, algunas leyes protegen la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo, y un empleador debe cumplir con esas leyes cuando monitorea empleados. El Artículo 8 de la Convención Europea de Derechos Humanos (Ley de Derechos Humanos 1998) proporciona el derecho al respeto de la “vida privada y familiar”. La Ley de Protección de Datos 1998 establece principios fundamentales que deben gobernar el manejo, procesamiento y almacenamiento de ‘datos personales relacionados con empleados de los empleadores’. Otras legislaciones incluyen la Ley de Regulación de Poderes de Investigación 2000 (RIPA), Las Regulaciones de Práctica Comercial Legal (Intercepción de Comunicaciones) de Telecomunicaciones 2000 (LBP), entre otras.

¿Hay leyes en el Reino Unido que protejan la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo?

Sí. En el Reino Unido, algunas leyes protegen la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo, y un empleador debe cumplir con esas leyes cuando monitorea empleados. El Artículo 8 de la Convención Europea de Derechos Humanos (Ley de Derechos Humanos 1998) proporciona el derecho al respeto de la "vida privada y familiar". La Ley de Protección de Datos 1998 establece principios fundamentales que deben gobernar el manejo, procesamiento y almacenamiento de 'datos personales relacionados con empleados de los empleadores'. Otras legislaciones incluyen la Ley de Regulación de Poderes de Investigación 2000 (RIPA), Las Regulaciones de Práctica Comercial Legal (Intercepción de Comunicaciones) de Telecomunicaciones 2000 (LBP), entre otras.

¿Hay consejos de abogados profesionales sobre el monitoreo?

Sí. Los abogados reconocen que, aunque hay muchas razones legítimas por las que los empleadores pueden tener para monitorear empleados, el proceso de monitoreo debe cumplir con la ley y debe ser justo. Los abogados recomiendan que las empresas:

• Realicen una evaluación de impacto antes del monitoreo.
• Expliquen claramente el propósito detrás del monitoreo a los empleados. (La razón debe ser válida y razonable)
• Creen políticas claras de monitoreo para que los empleados entiendan qué es permisible o no.
• Aseguren que la información recopilada del monitoreo se use solo para el propósito para el que ha sido recopilada.
• Eviten el monitoreo excesivo, y solo se debe retener información relevante.
• Aseguren que solo el personal asignado pueda acceder a los datos monitoreados.
• Aseguren que equilibren el monitoreo con el derecho del empleado a la privacidad.

¿Cuál es la conclusión?

La transparencia y notificación a los empleados sobre la naturaleza y contenido del monitoreo es clave para un monitoreo exitoso en el lugar de trabajo. Como regla general, es buena práctica para las empresas crear políticas de monitoreo y asegurar que los empleados estén familiarizados con ellas. De esa manera, pueden entender completamente el proceso de monitoreo y cumplir. Descargo de responsabilidad La información proporcionada en este artículo es solo para comprensión general y no para usarse como consejo legal. Para recibir consejo legal profesional, por favor consulte a su abogado.