Resumen
- El monitoreo es legal, pero condicional. Los empleadores del Reino Unido pueden monitorear al personal cuando tienen una base legal, son transparentes al respecto y lo mantienen proporcionado, bajo el RGPD del Reino Unido, la Ley de Protección de Datos de 2018 y la Ley de Derechos Humanos de 1998.
- El consentimiento rara vez es la respuesta. La Oficina del Comisionado de Información indica que el consentimiento generalmente no es apropiado en el trabajo debido al desequilibrio de poder, por lo que la mayoría de los empleadores se basan en intereses legítimos más una evaluación de impacto de protección de datos.
- Informe primero al personal. Los empleadores deben explicar el monitoreo en un manual, contrato o política. El monitoreo secreto es una excepción limitada, no la norma.
- Algunos lugares están prohibidos. GOV.UK es claro en que los empleadores no pueden monitorear a los trabajadores en todas partes, y las cámaras no están permitidas en baños, vestuarios u otros espacios privados.
- Los empleados pueden ver sus datos. Cualquier trabajador puede hacer una solicitud de acceso a datos para ver los datos personales recopilados sobre ellos mediante el monitoreo.
- Los métodos no invasivos reducen el riesgo. Las capturas de pantalla continuas y el registro de pulsaciones se consideran monitoreo de alto riesgo, por lo que medir la producción, el tiempo activo y la asistencia en su lugar mantiene el monitoreo proporcionado.
En este artículo
Presentado por WorkTime
WorkTime es un software de monitoreo de empleados no invasivo. Nuestro enfoque es ayudar a los empleadores a monitorear el desempeño sin los métodos intrusivos que crean el mayor riesgo legal.
Ley de monitoreo de empleados del Reino Unido de un vistazo
El monitoreo en el lugar de trabajo en el Reino Unido se rige por el UK RGPD, la Ley de Protección de Datos de 2018 y la Ley de Derechos Humanos de 1998, mientras que la Ley de Poderes de Investigación de 2016 cubre la interceptación de llamadas y mensajes. La Oficina del Comisionado de Información (ICO) es el regulador y publica la orientación principal para los empleadores. Los seis principios de protección de datos. Todo monitoreo que recopile datos personales debe seguir los seis principios establecidos en el UK RGPD:- Lícito, justo y transparente: el personal debe saber que está siendo monitoreado y por qué.
- Limitación de la finalidad: los datos deben servir a un objetivo específico y legítimo, como la seguridad o la productividad.
- Minimización de datos: la recopilación debe ser relevante y no excesiva.
- Exactitud: la información debe ser correcta y mantenerse actualizada.
- Limitación del almacenamiento: los datos no pueden conservarse más tiempo del necesario.
- Integridad y confidencialidad: los datos recopilados deben mantenerse de forma segura.
- Completar una evaluación de impacto de protección de datos (DPIA) antes de iniciar un monitoreo de alto riesgo, como el análisis de comportamiento, el seguimiento de ubicación o la inspección de contenido.
- Establecer las reglas por escrito en un manual, contrato o política de uso aceptable, y compartirlas con el personal.
- Responder a las solicitudes de acceso de los titulares, porque los empleados tienen derecho a solicitar y ver los datos personales que se tienen sobre ellos.
Conceptos básicos del monitoreo de empleados
¿Es legal el monitoreo de empleados en el Reino Unido?
Sí. Bajo la ley del Reino Unido, el monitoreo de empleados es legal cuando el empleador tiene una base legal, es transparente al respecto y lo mantiene proporcionado. Las reglas principales provienen del UK RGPD y la Ley de Protección de Datos de 2018, que requieren que el monitoreo sea lícito, justo y limitado a lo que la empresa realmente necesita. Los trabajadores también conservan el derecho al respeto de su vida privada bajo la Ley de Derechos Humanos de 1998.¿Los empleadores deben informar al personal que está siendo monitoreado?
Sí, en casi todos los casos. GOV.UK indica que los empleadores deben explicar claramente la cantidad de monitoreo en el manual del personal o el contrato. Ser abierto sobre el monitoreo es tanto un requisito legal como la forma práctica de mantenerlo justo. La única excepción es el monitoreo encubierto limitado, que se describe a continuación.¿Los empleadores necesitan el consentimiento del empleado para monitorear?
Por lo general, no. La Oficina del Comisionado de Información indica que el consentimiento generalmente no es apropiado en el contexto laboral debido al desequilibrio de poder entre un empleador y sus trabajadores. La mayoría de los empleadores se basan en lugar de ello en los "intereses legítimos" como base legal, respaldados por una evaluación de impacto de protección de datos y un aviso claro al personal. El consentimiento que un trabajador no puede rechazar libremente no es válido, por lo que rara vez es la base adecuada para el monitoreo.
¿Se requiere una política de monitoreo por escrito?
Sí, en la práctica. Una política clara de monitoreo es la forma en que un empleador demuestra que el monitoreo es lícito, justo y comprendido. Una buena política establece qué se monitorea, por qué, cómo se usa la información y quién puede verla, y forma parte del manual o contrato. Los empleadores deben compartir la política, confirmar que el personal la ha leído y actualizarla cuando cambie el monitoreo.¿Pueden los empleadores monitorear al personal durante los descansos?
A veces, pero debe estar justificado. Bajo la ley del Reino Unido, el monitoreo durante los descansos solo es razonable cuando existe una razón legítima específica, como proteger la seguridad o investigar una falta sospechada. El monitoreo generalizado de los trabajadores en sus descansos es difícil de justificar como proporcionado, por lo que el enfoque más seguro es limitar el monitoreo a la actividad laboral y los sistemas de la empresa.¿Pueden los empleadores monitorear en secreto?
Solo en casos raros y estrictamente controlados. La ICO considera que el monitoreo encubierto es ilegal en casi todas las circunstancias normales. Solo puede justificarse cuando existe una sospecha genuina de actividad criminal o falta grave, y avisar al trabajador impediría la investigación. El monitoreo encubierto debe ser dirigido, mantenerse el menor tiempo posible, detenerse una vez que termine la investigación y ser autorizado a nivel directivo superior.Monitoreo de dispositivos de la empresa
¿Pueden los empleadores monitorear computadoras de la empresa?
Sí. Como el empleador es propietario del equipo, el monitoreo de las computadoras de la empresa está permitido cuando es por una razón legítima de negocio y se ha informado al personal. Los empleadores deben seguir manteniéndolo proporcionado y establecer el uso aceptable en una política escrita que los empleados hayan visto. La propiedad del dispositivo no elimina la necesidad de transparencia y una base legal.¿Pueden los empleadores monitorear teléfonos de la empresa?
Sí. Bajo la ley del Reino Unido, un empleador puede monitorear un teléfono de la empresa, incluidos los registros de llamadas y la ubicación, cuando existe un propósito legítimo de negocio y se informa al personal. La grabación o interceptación del contenido de las llamadas se rige por separado por las reglas de interceptación cubiertas en la sección de legislación a continuación, y se aplican las mismas pruebas de transparencia y proporcionalidad.¿Pueden los empleadores monitorear un dispositivo de la empresa fuera del horario laboral?
Depende de la justificación. Como el empleador es propietario del dispositivo, algún monitoreo puede continuar fuera del horario laboral, pero debe seguir siendo necesario y proporcionado. El monitoreo continuo del tiempo personal de un trabajador aumenta los riesgos de privacidad, por lo que los empleadores deben limitar el monitoreo fuera del horario laboral a lo que respalda una necesidad empresarial clara y mencionarlo en la política.Monitoreo de dispositivos personales (BYOD)
¿Pueden los empleadores monitorear el dispositivo personal de un empleado?
Solo en circunstancias limitadas. Bajo la ley del Reino Unido, un empleador puede monitorear un dispositivo personal cuando contiene datos de trabajo o se usa para trabajo, y solo dentro de una política clara de "traiga su propio dispositivo" (BYOD) que el personal haya aceptado. El monitoreo más allá de las aplicaciones de trabajo definidas probablemente se considerará desproporcionado. De lo contrario, el dispositivo personal y la vida personal de un trabajador deben permanecer fuera del alcance del empleador.
¿Pueden los empleadores monitorear la computadora personal de un empleado?
Solo donde esté involucrado el trabajo y exista una política. Se aplica la misma prueba que para cualquier dispositivo personal: monitorear una computadora personal solo es razonable cuando contiene información relacionada con el trabajo o está cubierta por una política BYOD clara de la que el empleado está al tanto. Aun así, los empleadores deben tener cuidado con cómo y cuándo monitorean y mantenerlo limitado a la actividad laboral.¿Pueden los empleadores requerir software de monitoreo en un dispositivo personal?
No, no por la fuerza. Un empleador no puede obligar a un trabajador a instalar software de monitoreo en un dispositivo personal. Cuando el monitoreo es genuinamente necesario, es mejor manejarlo a través de equipos proporcionados por la empresa, entornos de trabajo en contenedores o controles a nivel de aplicación. Si un empleador insiste en monitorear un dispositivo personal sin acuerdo, el trabajador puede impugnarlo.Pantalla, llamadas, y contenido de mensajes
¿Pueden los empleadores monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones?
Sí, pero conlleva un alto riesgo legal. El registro continuo de pulsaciones de teclas y la captura de pantalla en vivo se consideran monitoreo de alto riesgo en el Reino Unido. Se espera que los empleadores justifiquen la necesidad, limiten el alcance y la duración, y demuestren que se consideraron primero opciones menos intrusivas. Debido a esto, muchas organizaciones usan un monitoreo no invasivo que mide el tiempo activo, categorías de aplicaciones y sitios web, y la asistencia sin registrar el contenido de la pantalla ni el texto de las pulsaciones.
¿Pueden los empleadores monitorear o grabar llamadas telefónicas?
Sí, en los sistemas empresariales, con límites. Los empleadores pueden monitorear o grabar llamadas en sus propios sistemas de telecomunicaciones para fines empresariales definidos, como mantener registros, cumplir con estándares regulatorios o prevenir delitos. Esto se rige por las reglas de interceptación bajo el marco de la Ley de Poderes de Investigación de 2016, y los empleadores deben informar a los usuarios del sistema que las llamadas pueden ser interceptadas. Grabar el contenido de las llamadas sin una base legal o aviso no está permitido.¿Pueden los empleadores monitorear el correo electrónico laboral?
Sí, con una razón legítima y aviso. Los empleadores pueden monitorear el correo electrónico en los sistemas de la empresa cuando existe un propósito empresarial genuino y se ha informado al personal, por ejemplo, para proteger datos o verificar el uso aceptable. La política debe explicar cuándo y por qué se monitorea el correo electrónico, cómo se usa la información y con quién puede compartirse. El monitoreo debe centrarse en las comunicaciones laborales más que en el contenido de mensajes claramente personales.¿Pueden los empleadores leer mensajes privados y correo electrónico personal?
Rara vez, y con precaución. Incluso en un dispositivo de la empresa, los trabajadores conservan cierta expectativa de privacidad, por lo que abrir mensajes genuinamente privados o correo electrónico personal es difícil de justificar y arriesga violar la ley de protección de datos y derechos humanos. Los empleadores deben dejar claro de antemano que el uso personal de los sistemas de trabajo es limitado y se monitorea a nivel de uso más que de contenido. Leer la sustancia de la correspondencia privada debe evitarse a menos que una investigación seria y específica lo haga necesario.Monitoreo de video y CCTV
¿Pueden los empleadores usar CCTV o monitoreo de video en el trabajo?
Sí, donde esté justificado y señalizado. La videovigilancia está permitida para un propósito empresarial legítimo, pero el personal debe estar al tanto de ella, y los letreros deben indicar dónde operan las cámaras. GOV.UK indica que los empleadores son , y las cámaras no están permitidas en áreas privadas como baños y vestuarios. Los empleadores deben sopesar si las cámaras son una respuesta proporcionada al problema o si una opción menos intrusiva funcionaría.
¿Pueden los empleadores monitorear al personal a través de la cámara web de un dispositivo?
Solo con una justificación sólida. En un dispositivo de la empresa durante el horario laboral, el monitoreo limitado por cámara web puede ser posible cuando es necesario y se informa al personal. Aun así, es intrusivo y difícil de justificar para verificaciones rutinarias de productividad. En un dispositivo propio del trabajador, el empleador necesita el acuerdo del trabajador. El monitoreo continuo o encubierto por cámara web es muy difícil de defender como proporcionado.¿Pueden los empleadores monitorear al personal a través de una cámara web fuera del horario laboral?
No. Un empleador no tiene derecho a monitorear a un trabajador a través de una cámara web fuera del horario laboral, y hacerlo en un dispositivo personal sería una intrusión grave en la vida privada. Este tipo de monitoreo arriesga violar tanto la ley de protección de datos como el derecho al respeto de la vida privada bajo la Ley de Derechos Humanos de 1998.GPS y seguimiento de ubicación
¿Pueden los empleadores rastrear la ubicación del empleado con GPS?
Sí, dentro de límites. El seguimiento de ubicación está permitido cuando es necesario y proporcionado, por ejemplo, para proteger al personal, gestionar vehículos de flota o cumplir una necesidad operativa genuina, y cuando se ha informado a los trabajadores. El seguimiento debe limitarse al tiempo de trabajo y los activos de la empresa siempre que sea posible. El seguimiento constante de un individuo, especialmente fuera del trabajo, es intrusivo y necesita una justificación específica sólida.¿Pueden los empleadores rastrear un automóvil de la empresa con GPS?
Sí. Como el vehículo pertenece a la empresa, un empleador puede rastrear un automóvil de la empresa por razones legítimas como seguridad, logística o deber de cuidado. Aun así, se debe informar al personal que el seguimiento está en vigor, y cualquier arreglo de uso personal (como un "modo de privacidad" fuera del horario laboral) debe establecerse claramente.¿Pueden los empleadores rastrear la ubicación de un empleado fuera del horario laboral?
Solo con una razón o acuerdo claro. El seguimiento de la ubicación de un trabajador fuera del horario laboral es una intrusión significativa, por lo que necesita una justificación genuina y específica o el acuerdo del trabajador. Para la mayoría de los empleadores, el enfoque proporcionado es desactivar el seguimiento fuera del horario laboral o cuando un vehículo se usa de forma privada.Monitoreo de internet y redes sociales
¿Pueden los empleadores monitorear el uso de internet y redes sociales?
Sí, durante el trabajo y en los sistemas de la empresa. Los empleadores pueden verificar cómo el personal usa internet y las redes sociales en los sistemas y el tiempo de la empresa cuando existe una razón legítima y una política clara, por ejemplo, para proteger la seguridad o hacer cumplir el uso aceptable. Se debe informar al personal con anticipación, y la política debe explicar el alcance del monitoreo. El monitoreo debe centrarse en los sistemas de trabajo en lugar de acceder a las cuentas privadas de un trabajador.
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Iniciar prueba gratuita¿Pueden los empleadores monitorear las redes sociales fuera del horario laboral?
Muy limitado. Un empleador generalmente no tiene derecho a monitorear la actividad de redes sociales personales de un trabajador en su tiempo libre. Investigar cuentas privadas fuera del trabajo es intrusivo y difícil de justificar, y puede violar la ley de protección de datos y privacidad. Cualquier acción que un empleador tome sobre conducta fuera del horario laboral debe basarse en información que haya salido a la luz legalmente, no en el monitoreo encubierto de perfiles privados.¿Pueden los empleadores conservar los datos recopilados sobre la actividad en internet?
Sí, si siguen los principios de protección de datos. Un empleador puede conservar datos de monitoreo cuando sean relevantes, se mantengan de forma segura y no se conserven más tiempo del necesario. No pueden compartirse ni publicarse sin una base legal, y los trabajadores pueden solicitar verlos. La limitación del almacenamiento y la minimización de datos significan que los registros de monitoreo antiguos o excesivos deben eliminarse en lugar de acumularse.Derechos y obligaciones del empleador
¿Qué leyes del Reino Unido establecen las obligaciones de monitoreo de los empleadores?
El monitoreo en el Reino Unido se rige principalmente por el UK RGPD y la Ley de Protección de Datos de 2018, junto con la Ley de Derechos Humanos de 1998 y, para la interceptación de comunicaciones, la Ley de Poderes de Investigación de 2016. La Ley de Derechos Laborales 1996 rige los derechos laborales de manera más amplia, como el despido injustificado, pero no es la ley que regula el monitoreo en sí. Los empleadores deben considerar el marco de protección de datos y la orientación de la ICO como el reglamento central para el monitoreo.¿Cuáles son las sanciones por monitoreo ilegal?
Van desde acciones regulatorias hasta reclamaciones ante tribunales. La ICO puede investigar y tomar medidas de cumplimiento, incluidas multas, cuando el monitoreo viola la ley de protección de datos. Los trabajadores también pueden presentar reclamaciones ante tribunales laborales, y un manejo inadecuado del monitoreo a menudo causa daño reputacional y pérdida de confianza antes de cualquier sanción formal. La posición más segura es documentar la base legal, completar una DPIA cuando sea necesario y mantener el monitoreo transparente y proporcionado.¿Pueden los empleadores usar evidencia de monitoreo contra un empleado?
Sí, si se recopiló legalmente. Las pruebas recopiladas a través de un monitoreo legal y proporcionado pueden usarse en procedimientos disciplinarios o, cuando corresponda, compartirse con las autoridades. Las pruebas obtenidas a través de un monitoreo ilegal o encubierto que no cumple las pruebas anteriores son mucho más débiles y pueden exponer al empleador a su propia responsabilidad. El valor de las pruebas de monitoreo depende de que el monitoreo haya sido legal desde el principio.Derechos de privacidad del empleado
¿Qué derechos de privacidad tienen los empleados del Reino Unido en el trabajo?
Los empleados conservan derechos de privacidad significativos incluso cuando son monitoreados. Bajo el UK RGPD y la Ley de Protección de Datos de 2018, los datos personales de los trabajadores deben manejarse de forma legal, justa y segura, y bajo la Ley de Derechos Humanos de 1998, tienen derecho al respeto de su vida privada y familiar. Ese derecho es más fuerte en el hogar que en el lugar de trabajo, lo que importa para los trabajadores remotos. Los empleadores deben equilibrar el monitoreo con estos derechos en lugar de anularlos.¿Pueden los empleados ver los datos recopilados sobre ellos?
Sí, a través de una solicitud de acceso del titular. Cualquier trabajador del Reino Unido puede hacer una solicitud de acceso del titular para ver los datos personales que un empleador tiene sobre ellos, incluida la información recopilada a través del monitoreo. El empleador debe responder dentro del plazo legal y proporcionar los datos a menos que se aplique una exención específica. Este derecho es una razón para mantener los registros de monitoreo precisos, relevantes y no más grandes de lo necesario.
¿Pueden los empleados impugnar o tomar medidas contra el monitoreo ilegal?
Sí. Cuando el monitoreo viola la ley de protección de datos o derechos humanos, los trabajadores pueden quejarse ante la ICO y pueden presentar una reclamación, por ejemplo, ante un tribunal laboral. Los empleados también pueden plantear preocupaciones internamente o a través de su sindicato. Es por eso que una base legal documentada, una DPIA y un aviso claro importan tanto: son la defensa del empleador si el monitoreo es cuestionado.Leyes clave de monitoreo del Reino Unido
Qué es el UK RGPD?
El UK RGPD es la versión del Reino Unido del Reglamento General de Protección de Datos, retenido y adaptado después del Brexit. Establece las reglas para el manejo de datos personales, incluidos los datos recopilados a través del monitoreo, y requiere una base legal, transparencia y los seis principios de protección de datos. Funciona junto con la Ley de Protección de Datos de 2018, y la ICO aplica ambos.¿Qué es la Ley de Protección de Datos de 2018?
La Ley de Protección de Datos de 2018 es la ley del Reino Unido que acompaña al UK RGPD y reemplazó a la Ley de Protección de Datos de 1998. Establece cómo deben manejarse los datos personales y otorga a las personas derechos sobre sus datos, incluido el derecho de acceso. Para el monitoreo, significa que cualquier dato personal que un empleador recopile debe procesarse de forma legal, justa, segura y no más de lo necesario.

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