Plantillas y guías de políticas de monitoreo de empleados del Reino Unido

Este artículo ha sido preparado por WorkTime, una solución confiable de monitoreo de empleados no invasivo y seguimiento de productividad.

En el artículo anterior, exploramos políticas de monitoreo de empleados de EE.UU.. Ahora, es hora de enfocar nuestra atención en el Reino Unido. ¿Cómo difieren los requisitos legales de EE.UU.? Discutiremos los factores clave y pasos para crear una política de monitoreo de empleados del Reino Unido compliant y efectiva.

Monitoreo de empleados del Reino Unido: resumen legal

Es importante considerar las siguientes leyes del Reino Unido que se aplican al monitoreo de empleados antes de crear políticas.

Reino Unido RGPD y Ley de Protección de Datos 2018

Después del Brexit, el Reino Unido adoptó su propia versión del RGPD, conocido como el RGPD del Reino Unido. Según esta Ley,

1. Los empleadores deben tener razones legítimas para el monitoreo de empleados.
2. Los empleados deben ser informados sobre las prácticas de monitoreo informático de empleados del Reino Unido.
3. Los empleadores deben garantizar la seguridad de los datos personales recopilados a través del monitoreo.

Ley de Poderes de Investigación de 2016

Esta Ley regula principalmente cómo las empresas monitorean la comunicación de los empleados. Según esta ley, los empleados no tienen derechos legales para leer correos electrónicos y mensajes privados o interceptar llamadas telefónicas sin el consentimiento del empleado o una obligación legal. También refuerza el RGPD del Reino Unido, lo que significa que

• Cualquier vigilancia en el lugar de trabajo debe ser orientada a los negocios;
• El monitoreo de empleados del Reino Unido debe ser transparente;
• Los empleados deben ser informados con antelación;
• El monitoreo encubierto de empleados del Reino Unido está prohibido, excepto en casos excepcionales (p.ej., investigaciones criminales).

Guía del ICO

Los empleadores también deben seguir la guía del ICO al crear una política de monitoreo informático. El monitoreo informático de empleados del Reino Unido debe ser legal, transparente, proporcional y justo. Por lo tanto, cuando introduzca el monitoreo, asegúrese de que

1. Los empleados sean informados sobre el monitoreo;
2. El monitoreo de empleados del Reino Unido no involucre características excesivas o demasiado intrusivas;
3. Se realice una evaluación de impacto en la privacidad (PIA).

Ley de Derechos Humanos de 1998

Esta Ley prohíbe la invasión de la privacidad en el trabajo. Los empleadores del Reino Unido deben equilibrar los intereses comerciales con la privacidad de los empleados al introducir software de monitoreo de empleados.

Regulaciones de la Ley de Poderes de Investigación de 2000 (RIPA)

¿Cuáles leyes rigen los derechos de los empleados? RIPA requiere una justificación adecuada para la intercepción de comunicaciones. Si las herramientas de monitoreo no cumplen con esta regulación, lleva a penalizaciones legales y reclamaciones por invasión de privacidad en el trabajo. Los empleadores del Reino Unido podrían enfrentar serias penalizaciones legales y financieras por no cumplir con esta Ley.

¿Es obligatoria la política de monitoreo de empleados en el Reino Unido?

La política de monitoreo de computadoras no es obligatoria en el Reino Unido pero se recomienda encarecidamente. Sin embargo, la política de vigilancia en el lugar de trabajo es requerida para los sectores financiero, legal y de salud. Lo mismo aplica a las empresas que monitorean a empleados remotos. ¿Por qué crear una política de monitoreo de empleados transparente? Los empleadores del Reino Unido deben asegurar el cumplimiento con el monitoreo de empleados y las leyes y regulaciones de RGPD. Con una política de monitoreo clara, su empresa ciertamente cumplirá con las obligaciones legales.

Matizaciones de la política de monitoreo remoto

La política de vigilancia en el lugar de trabajo remoto es crucial para la protección legal, la transparencia y la confianza de los empleados. ¿Cuáles son las mejores prácticas para monitorear empleados que trabajan desde casa en el Reino Unido?

1. Defina claramente qué se monitorea para asegurar la conciencia de los empleados;
2. Justifique el monitoreo basado en el cumplimiento legal;
3. Mantenga un enfoque ético en el monitoreo. Las leyes de trabajo desde casa (Reino Unido) requieren monitoreo orientado a los negocios pero no excesivo.

La principal diferencia entre la política de monitoreo de empleados del Reino Unido en la oficina y la remota radica en el nivel de “control” y consideraciones de privacidad. Por lo tanto, la política de monitoreo remoto requiere estricta seguridad de privacidad y una clara distinción entre actividades personales y relacionadas con el trabajo.

¿Cuándo y cómo introducir la política de monitoreo a los empleados?

Depende de la situación. Hay varias opciones posibles:

• Antes de introducir realmente el software de monitoreo de empleados. Anuncie el monitoreo e introduzca la política antes de que comience;
• Durante el proceso de incorporación. Puede agregar la política de monitoreo de empleados del Reino Unido al contrato o proporcionar un manual de monitoreo;
• Al actualizar políticas. Cualquier cambio en el monitoreo de empleados en el trabajo debe comunicarse con antelación.

Elegir el enfoque correcto ayudará a suavizar todo el proceso. Hemos preparado algunos consejos útiles para ayudarle a introducir efectivamente una política de vigilancia en el lugar de trabajo a su equipo.

1. Manténgase transparente. El monitoreo ético de empleados es legal, y mantiene un entorno de trabajo positivo.
2. Proporcione una política de monitoreo informático por escrito. No olvide incluirla en los contratos de empleo, políticas del lugar de trabajo, o manuales de monitoreo. Este enfoque le ayuda a considerar todas las consideraciones legales al monitorear al personal.
3. Obtenga el consentimiento de los empleados. Los acuerdos firmados o confirmaciones por correo electrónico son cruciales para documentar el reconocimiento de los empleados. Consulte el siguiente capítulo para más detalles.
4. Realice una reunión o capacite a los empleados. Comunique las razones para el monitoreo de empleados, explique la política, y permita que los empleados hagan preguntas o aborden preocupaciones de privacidad.

Formulario de consentimiento de empleados: ¿obligatorio o no?

El monitoreo de empleados en el lugar de trabajo del Reino Unido no siempre requiere un formulario de consentimiento. Sin embargo, obtener el consentimiento de los empleados puede reducir riesgos legales. Además, el consentimiento de los empleados es obligatorio si monitorea empleados en el trabajo en los sectores financiero, de salud o legal. Lo mismo se aplica a empleados que trabajan en dispositivos personales.

¿Qué tipo de consentimiento debo usar: verbal, escrito, o electrónico?

El consentimiento escrito o electrónico es la mejor opción para el monitoreo de empleados bajo RGPD. Cumple con los derechos de privacidad de los empleados del Reino Unido, RGPD del Reino Unido, y la Ley de Protección de Datos 2018. De esta manera, tendrá documentación clara que prueba que los empleados consintieron en las prácticas de monitoreo. El consentimiento verbal es aceptable, pero debe confirmarse por escrito más tarde.

¿Cuándo debo solicitar el consentimiento de los empleados?

Varias opciones son posibles:

1. Para nuevos empleados - durante la incorporación;
2. Para empleados existentes - antes de implementar/actualizar una política de monitoreo informático;
3. Al introducir software de monitoreo de empleados/nuevas herramientas para monitorear empleados en el trabajo.

Una clave para una política de monitoreo efectiva comienza con el enfoque correcto

Introducir una política de vigilancia en el lugar de trabajo puede ser complicado para los empleadores. Los errores comunes pueden ir desde la falta de comunicación clara hasta no respetar los derechos de privacidad de empleados del Reino Unido. Estos errores pueden afectar significativamente la productividad y la moral dentro de un equipo. ¿Cómo introducir una política de monitoreo informático de manera efectiva? Una herramienta de monitoreo no invasiva como WorkTime lo hace tan fácil como 1-2-3.

1. Se alinea con las leyes del Reino Unido que se aplican al monitoreo de empleados. Las herramientas de monitoreo no invasivas son Compatible con RGPD.De esta manera, su negocio permanece compliant mientras protege los derechos de los empleados.
2. Mantiene la transparencia. Herramientas no invasivas como WorkTime facilitan delinear claramente qué se monitorea y por qué. Esto genera confianza y ayuda a los empleados a entender el propósito detrás de la política.
3. Protege la privacidad. WorkTime se enfoca solo en actividades relacionadas con el trabajo y no cubre ningún contenido sensible. Gracias a nuestro sistema de monitoreo verde, analizamos solo métricas de rendimiento sin recopilar datos personales.

Guía de 6 pasos para empleadores del Reino Unido para crear una política de monitoreo

Aquí hay una guía de política de monitoreo de empleados del Reino Unido con pasos esenciales a considerar. Esperamos que nuestros consejos sobre el desarrollo de una política de monitoreo en el lugar de trabajo simplifiquen este proceso para usted. Paso 1. Considere el marco legal. Asegure el cumplimiento con las leyes de monitoreo de empleados del Reino Unido. Paso 2. Defina el propósito del monitoreo. Declare claramente las razones para el monitoreo de empleados (p.ej., mejorar el monitoreo de productividad o asegurar el cumplimiento con estándares de la industria). Paso 3. Identifique qué se monitoreará en la política de monitoreo de empleados. Los empleadores del Reino Unido deben evitar el monitoreo excesivo, ya que contradice un enfoque orientado a los negocios y podría dañar la moral y la confianza de los empleados. Paso 4. Informe a los empleados y obtenga consentimiento. Incluya la política en los contratos de empleo, guías de la empresa, o manuales de monitoreo. La transparencia reduce la resistencia y fomenta un entorno de trabajo positivo. Paso 5. Maneje las preocupaciones de los empleados. Fomente el diálogo abierto para evitar disputas legales. De esta manera, tendrá la oportunidad de abordar quejas de manera oportuna. Paso 6. Revise y actualice regularmente la política de monitoreo de empleados. Los empleadores del Reino Unido deben informar a los empleados sobre cualquier cambio.

Plantilla GRATUITA de política de monitoreo de empleados del Reino Unido

Creamos plantillas de políticas de monitoreo de empleados del Reino Unido listas para usar. Siéntase libre de aplicarlas al crear la política de su empresa. ¡Puede adaptarlas fácilmente a los objetivos de su organización!

Muestra de política de monitoreo de empleados del Reino Unido

Ejemplo de política de monitoreo de empleados remotos del Reino Unido

Guía de 6 pasos para empleadores del Reino Unido para crear el consentimiento de empleados

Paso 1. Defina el propósito del monitoreo. Comunique claramente por qué es necesario el monitoreo. Sea específico para mantener la confianza. Paso 2. Liste qué se monitoreará. Al definir el alcance del monitoreo, muestra respeto por la privacidad de los empleados y demuestra un enfoque justo al monitoreo. Paso 3. Explique cómo se hará el monitoreo. Describa el software de monitoreo informático. Las leyes del Reino Unido requieren que los empleadores aclaren cómo analizan los datos de los empleados. Paso 4. Destaque los derechos de los empleados y medidas de privacidad. Asegure que su enfoque de monitoreo no viole los derechos de privacidad de empleados del Reino Unido. Paso 5. Obtenga consentimiento explícito de los empleados. Incluya una declaración clara donde los empleados reconozcan y acepten el monitoreo. Paso 6. Revise y actualice el formulario de consentimiento. Informe a los trabajadores si cambió la política de vigilancia en el lugar de trabajo o implementó otras herramientas para monitorear empleados en el trabajo.

Plantillas de consentimiento GRATUITAS

Además de una guía para empleadores del Reino Unido, nuestro equipo de expertos en monitoreo de empleados ha preparado plantillas gratuitas de formularios de consentimiento de empleados. No dude en descargar, personalizar e implementar estas plantillas para las necesidades de su negocio.

Plantilla de formulario de consentimiento de empleados del Reino Unido

Muestra de formulario de consentimiento de empleados remotos del Reino Unido

Descargo de responsabilidad

La información en este artículo es solo para fines informativos y no sustituye el asesoramiento legal. Las leyes de monitoreo informático de empleados del Reino Unido requieren un cumplimiento cuidadoso. Recomendamos buscar orientación legal profesional antes de implementar cualquier política de monitoreo.