Modèles et guides de politique de surveillance des employés au Royaume-Uni

Cet article a été préparé par WorkTime, une solution de surveillance des employés non invasive et de suivi de la productivité de confiance.

Dans l'article précédent, nous avons exploré les politiques de surveillance des employés aux États-Unis. Maintenant, il est temps de nous tourner vers le Royaume-Uni. En quoi les exigences légales diffèrent-elles de celles des États-Unis ? Nous discuterons des facteurs clés et des étapes pour élaborer une politique de surveillance des employés conforme et efficace au Royaume-Uni.

Surveillance des employés au Royaume-Uni : résumé légal

Il est important de prendre en compte les lois britanniques suivantes qui s'appliquent à la surveillance des employés avant d'élaborer des politiques.

Royaume-Uni RGPD & Loi sur la protection des données 2018

Après le Brexit, le Le Royaume-Uni a adopté sa propre version du RGPD, connu sous le nom de RGPD du Royaume-Uni. Selon cette loi,

1. Les employeurs doivent avoir des raisons légitimes pour la surveillance des employés.
2. Les employés doivent être informés des pratiques de surveillance informatique des employés au Royaume-Uni.
3. Les employeurs doivent garantir la sécurité des données personnelles collectées par la surveillance.

Loi sur les pouvoirs d'enquête 2016

Cette loi réglemente principalement la manière dont les entreprises surveillent la communication des employés. Selon cette loi, les employés n'ont pas de droits légaux pour lire les e-mails et messages privés ou intercepter les appels téléphoniques sans consentement des employés ou une obligation légale. Elle renforce également le Royaume-Uni RGPD, ce qui signifie que

• Toute surveillance sur le lieu de travail doit être orientée vers l'entreprise ;
• La surveillance des employés au Royaume-Uni doit être transparente ;
• Les employés doivent être informés à l'avance ;
• La surveillance des employés au Royaume-Uni de manière cachée est interdite, sauf dans des cas exceptionnels (par ex., enquêtes criminelles).

Lignes directrices de l'ICO

Les employeurs doivent également suivre les lignes directrices de l'ICO lors de la création d'une politique de surveillance informatique. La surveillance informatique des employés au Royaume-Uni doit être légale, transparente, proportionnelle et équitable. Ainsi, lorsque vous introduisez la surveillance, assurez-vous que

1. Les employés sont informés de la surveillance ;
2. La surveillance des employés au Royaume-Uni n'implique pas de fonctionnalités excessives ou trop intrusives ;
3. Une évaluation d'impact sur la vie privée (PIA) est menée.

Loi sur les droits de l'homme 1998

Cette loi interdit l'atteinte à la vie privée au travail. Les employeurs britanniques doivent équilibrer les intérêts commerciaux avec la vie privée des employés lors de l'introduction d'un logiciel de surveillance des employés.

Règlement de la Loi sur les pouvoirs d'enquête 2000 (RIPA)

Quelles lois régissent les droits des employés ? La RIPA exige une justification appropriée pour l'interception des communications. Si les outils de surveillance ne respectent pas cette réglementation, cela entraîne des sanctions légales et des réclamations pour atteinte à la vie privée au travail. Les employeurs britanniques pourraient faire face à de graves sanctions légales et financières pour non-respect de cette loi.

Une politique de surveillance des employés est-elle requise au Royaume-Uni ?

La politique de surveillance informatique n'est pas obligatoire au Royaume-Uni mais est fortement recommandée. Néanmoins, une politique de surveillance en milieu de travail est requise pour les secteurs financier, juridique et de la santé. Cela s'applique également aux entreprises qui surveillent les employés à distance. Pourquoi élaborer une politique de surveillance des employés transparente ? Les employeurs au Royaume-Uni doivent veiller à la conformité avec les lois et réglementations sur la surveillance des employés et le RGPD. Avec une politique de surveillance claire, votre entreprise remplira certainement ses obligations légales.

Nuances de la politique de surveillance à distance

La politique de surveillance à distance sur le lieu de travail est cruciale pour la protection légale, la transparence et la confiance des employés. Quelles sont les meilleures pratiques pour surveiller les employés travaillant à domicile au Royaume-Uni ?

1. Définir clairement ce qui est surveillé pour assurer la sensibilisation des employés ;
2. Justifier la surveillance en se basant sur la conformité légale ;
3. Maintenir une approche éthique de la surveillance. Les lois sur le travail à domicile (Royaume-Uni) exigent une surveillance orientée vers l'entreprise mais non excessive.

La principale différence entre la politique de surveillance des employés au Royaume-Uni en bureau et celle à distance réside dans le niveau de « contrôle » et les considérations de vie privée. Ainsi, la politique de surveillance à distance nécessite une sécurité stricte de la vie privée et une distinction claire entre les activités personnelles et professionnelles.

Quand et comment introduire la politique de surveillance auprès des employés ?

Cela dépend de la situation. Plusieurs options sont possibles :

• Avant d'introduire réellement le logiciel de surveillance des employés. Annoncez la surveillance et introduisez la politique avant qu'elle ne commence ;
• Pendant le processus d'embauche. Vous pouvez ajouter la politique de surveillance des employés au Royaume-Uni au contrat ou fournir un manuel de surveillance ;
• Lors de la mise à jour des politiques. Tout changement concernant la surveillance des employés au travail doit être communiqué à l'avance.

Choisir la bonne approche aidera à lisser l'ensemble du processus. Nous avons préparé des conseils utiles pour vous aider à introduire efficacement une politique de surveillance sur le lieu de travail auprès de votre équipe.

1. Restez transparent. La surveillance éthique des employés est légale et maintient un environnement de travail positif.
2. Fournissez une politique de surveillance informatique par écrit. N'oubliez pas de l'inclure dans les contrats de travail, les politiques du lieu de travail ou les manuels de surveillance. Cette approche vous aide à prendre en compte toutes les considérations légales lors de la surveillance du personnel.
3. Obtenez le consentement des employés. Les accords signés ou les confirmations par e-mail sont cruciaux pour documenter la reconnaissance des employés. Consultez le chapitre suivant pour plus de détails.
4. Tenez une réunion ou formez les employés. Communiquez les raisons de la surveillance des employés, expliquez la politique et permettez aux employés de poser des questions ou d'aborder les préoccupations liées à la vie privée.

Formulaire de consentement des employés : obligatoire ou non ?

La surveillance des employés sur le lieu de travail au Royaume-Uni ne nécessite pas toujours un formulaire de consentement. Cependant, obtenir le consentement des employés peut réduire les risques légaux. De plus, le consentement des employés est obligatoire si vous surveillez les employés au travail dans les secteurs financier, de la santé ou légal. Cela s'applique également aux employés qui travaillent sur des appareils personnels.

Quel consentement utiliser : verbal, écrit, ou électronique ?

Le consentement écrit ou électronique est la meilleure option pour la surveillance des employés sous le RGPD. Il est conforme aux droits à la vie privée des employés au Royaume-Uni, au RGPD du Royaume-Uni et à la Loi sur la protection des données 2018. De cette manière, vous aurez une documentation claire prouvant que les employés ont consenti aux pratiques de surveillance. Le consentement verbal est acceptable, mais il doit être confirmé par écrit ultérieurement.

Quand demander le consentement des employés ?

Plusieurs options sont possibles :

1. Pour les nouveaux employés - pendant l'embauche ;
2. Pour les employés existants - avant la mise en œuvre/mise à jour d'une politique de surveillance informatique ;
3. Lors de l'introduction d'un logiciel de surveillance des employés/nouveaux outils pour la surveillance des employés au travail.

La clé d'une politique de surveillance efficace commence par la bonne approche

Introduire une politique de surveillance sur le lieu de travail peut être délicat pour les employeurs. Les erreurs courantes peuvent aller d'un manque de communication claire à ne pas respecter les droits à la vie privée des employés au Royaume-Uni. Ces faux pas peuvent affecter significativement la productivité et le moral au sein d'une équipe. Comment introduire efficacement une politique de surveillance informatique ? Un outil de surveillance non invasif comme WorkTime le rend aussi simple que 1-2-3.

1. Il s'aligne sur les lois britanniques qui s'appliquent à la surveillance des employés. Les outils de surveillance non invasifs sont Conforme au RGPD.De cette manière, votre entreprise reste conforme tout en protégeant les droits des employés.
2. Il maintient la transparence. Des outils non invasifs comme WorkTime facilitent la définition claire de ce qui est surveillé et pourquoi. Cela renforce la confiance et aide les employés à comprendre le but derrière la politique.
3. Il protège la vie privée. WorkTime se concentre uniquement sur les activités liées au travail et ne couvre aucun contenu sensible. Grâce à notre système de surveillance verte, nous analysons uniquement les métriques de performance sans collecter de données personnelles.

Guide en 6 étapes pour les employeurs britanniques pour élaborer une politique de surveillance

Voici un guide de politique de surveillance des employés au Royaume-Uni avec les étapes essentielles à considérer. Espérons que nos conseils pour développer une politique de surveillance sur le lieu de travail simplifient ce processus pour vous. Étape 1. Considérez le cadre légal. Assurez la conformité aux lois sur la surveillance des employés au Royaume-Uni. Étape 2. Définissez le but de la surveillance. Indiquez clairement les raisons de la surveillance des employés (par ex., améliorer la surveillance de la productivité ou assurer la conformité aux normes de l'industrie). Étape 3. Identifiez ce qui sera surveillé dans la politique de surveillance des employés. Les employeurs britanniques doivent éviter une surveillance excessive, car elle contredit une approche orientée vers l'entreprise et pourrait nuire au moral et à la confiance des employés. Étape 4. Informez les employés et obtenez leur consentement. Incluez la politique dans les contrats de travail, les directives de l'entreprise ou les manuels de surveillance. La transparence réduit la résistance et favorise un environnement de travail positif. Étape 5. Gérez les préoccupations des employés. Encouragez un dialogue ouvert pour éviter les litiges légaux. De cette manière, vous aurez l'opportunité d'aborder les plaintes de manière opportune. Étape 6. Révisez et mettez à jour régulièrement la politique de surveillance des employés. Les employeurs britanniques doivent informer les employés de tout changement.

Modèle gratuit de politique de surveillance des employés au Royaume-Uni

Nous avons créé des modèles de politique de surveillance des employés au Royaume-Uni prêts à l'emploi. N'hésitez pas à les appliquer lors de l'élaboration de la politique de votre entreprise. Vous pouvez facilement les adapter aux objectifs de votre organisation !

Exemple de politique de surveillance des employés au Royaume-Uni

Exemple de politique de surveillance des employés à distance au Royaume-Uni

Guide en 6 étapes pour les employeurs britanniques pour élaborer le consentement des employés

Étape 1. Définissez le but de la surveillance. Communiquez clairement pourquoi la surveillance est nécessaire. Soyez spécifique pour maintenir la confiance. Étape 2. Listez ce qui sera surveillé. En définissant la portée de la surveillance, vous montrez du respect pour la vie privée des employés et démontrez une approche équitable de la surveillance. Étape 3. Expliquez comment la surveillance sera effectuée. Décrivez le logiciel de surveillance informatique. Les lois britanniques exigent que les employeurs clarifient comment ils analysent les données des employés. Étape 4. Mettez en avant les droits des employés et les mesures de vie privée. Rassurez que votre approche de surveillance ne viole pas les droits à la vie privée des employés au Royaume-Uni. Étape 5. Obtenez un consentement explicite des employés. Incluez une déclaration claire où les employés reconnaissent et acceptent la surveillance. Étape 6. Révisez et mettez à jour le formulaire de consentement. Informez les travailleurs si vous avez modifié la politique de surveillance sur le lieu de travail ou mis en œuvre d'autres outils pour la surveillance des employés au travail.

Modèles de consentement gratuits

En plus d'un guide pour les employeurs britanniques, notre équipe d'experts en surveillance des employés a préparé des modèles gratuits de formulaire de consentement des employés. N'hésitez pas à télécharger, personnaliser et mettre en œuvre ces modèles pour les besoins de votre entreprise.

Modèle de formulaire de consentement des employés au Royaume-Uni

Exemple de formulaire de consentement des employés à distance au Royaume-Uni

Avertissement

Les informations dans cet article sont à des fins informatives uniquement et ne remplacent pas un conseil juridique. Les lois sur la surveillance informatique des employés au Royaume-Uni exigent une conformité minutieuse. Nous recommandons de consulter un avis juridique professionnel avant de mettre en œuvre toute politique de surveillance.