Confiance ou responsabilité - pourquoi les équipes à distance sous-performent et comment y remédier

Le travail à distance est un concept incroyable ; des personnes réparties dans le monde entier communiquent entre elles pour accomplir du travail dans différentes régions du globe. Mais est-ce vraiment aussi bien du point de vue d'un employeur ? Personne ne veut que le travail à distance signifie « en fait, aucun travail n'est vraiment fait ». Alors, comment combler cet écart entre employeurs et employés, et que réserve l'avenir du travail à distance ? Nous analysons tout cela dans notre article ci-dessous.

Cet article vous est proposé par WorkTime, un logiciel de surveillance non invasif conçu pour des insights de productivité transparents et respectueux de la vie privée.

Pourquoi la confiance seule échoue dans les équipes à distance

La confiance est quelque chose qui se cultive entre êtres humains et qui se développe généralement en personne. En présentiel, tout le monde a une visibilité complète sur les autres, et même si leur travail n'est pas suivi en temps réel, leur présence au bureau les rend « visibles » pour tous. Sans cette visibilité, la confiance peut commencer à s'effriter.

La confiance sans visibilité crée des angles morts

C'est là que l'expression « confiance sans responsabilité » devient concrète. Cela ne signifie pas que les leaders se méfient des employés. Les leaders n'ont aucun moyen de détecter :

• Déséquilibre de charge de travail (un employé qui prend discrètement 2+ rôles)
• Goulets d'étranglement de processus (transferts qui ralentissent la livraison)
• Surcharge de réunions (le temps disparaît sans résultat)
• Désengagement caché (moins d'initiative, réponses plus lentes, moins de mises à jour).

Quand les leaders ne peuvent pas voir les schémas, ils compensent par des réunions et des points. Par exemple, supposons qu'il y ait une équipe produit à distance travaillant sur une nouvelle fonctionnalité pour une application. Un développeur corrige discrètement des bugs dans trois projets distincts en plus de gérer les tickets entrants. Bien que les délais du projet soient respectés (de justesse), les membres de l'équipe n'ont aucune idée de la quantité de travail que le développeur prend en charge car ils ne peuvent pas le voir. En même temps, des retards surviennent entre les équipes de design et d'ingénierie, avec des réunions enchaînées pour tenter de rectifier ces problèmes. Pendant ce temps, la direction pense que tout va bien puisque personne ne s'est plaint, même si la sortie de l'application ralentit et que les temps de réponse continuent de glisser.

La confiance en travail à distance sans structure crée souvent des problèmes d'équité

Les équipes distribuées sont plus susceptibles de créer une dynamique de « confiance » inégale car certaines personnes peuvent bénéficier d'une plus grande latitude que d'autres. Certains rôles peuvent aussi être intrinsèquement plus visibles, tandis que d'autres resteront plus cachés. Pour rendre votre équipe à distance responsable, il faut des standards cohérents pour tous les membres de l'équipe. Quand une équipe manque de métriques de reporting de qualité, les leaders se retrouvent avec leurs propres perceptions sur la façon dont le travail est accompli. Ces impressions ne sont pas toujours objectives. L'impression la plus courante que développent les leaders tend à favoriser les employés réactifs, disponibles et en ligne en permanence (même si ces employés produisent des résultats supérieurs de manière moins visible ou plus discrète).

Responsabilité - le lien entre confiance et performance

La responsabilité est souvent mal comprise. Dans les équipes à distance, elle ne signifie pas surveillance. Elle ne signifie pas micromanagement au travail. Et elle ne signifie pas transformer les gens en tableaux de bord. La responsabilité dans les équipes à distance signifie une visibilité partagée sur l'effort, le temps et les résultats, afin que le travail puisse être soutenu et amélioré.

Redéfinir la responsabilité dans les équipes à distance

Une définition saine ressemble à ceci : responsabilité en équipe à distance = attentes claires + reporting basé sur les données + suivi. Pas « surveiller les gens », mais comprendre les schémas pour que les leaders puissent coacher et les équipes planifier. C'est pourquoi la responsabilité en travail à distance devrait répondre à des questions simples :

Pourquoi la responsabilité profite aussi aux employés

Quand il y a de la transparence à la fois dans la responsabilité et dans la façon de la surveiller, les employés peuvent aussi en bénéficier. Ces données fournissent un enregistrement visible des personnes qui ont pris en charge des missions supplémentaires, comblé des lacunes et/ou effectué le travail « invisible » nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. Cette transparence élimine également la « taxe invisible » payée par de nombreux hauts performeurs. Cette « taxe » est le fait que leurs efforts sont ignorés tant qu'ils ne se plaignent pas.

Quand la surveillance va trop loin, la confiance se brise

La surveillance n'est pas automatiquement mauvaise. Mais de nombreuses organisations confondent « surveillance » et « responsabilité ». Quand elles mettent en place un suivi invasif, elles ne créent pas de responsabilité ; elles créent de la peur.

Pratiques de surveillance qui brisent la confiance

Encore une fois, gérer correctement une équipe à distance repose sur la confiance et la visibilité, mais parfois la visibilité peut être mal interprétée et se transformer en surveillance. Une surveillance intense peut avoir un effet adverse et briser la confiance. Par exemple, les pratiques de surveillance qui brisent la confiance sont généralement faciles à reconnaître. Elles incluent la capture d'écran, l'enregistrement des frappes clavier, l'enregistrement webcam ou audio, et des règles de suivi cachées ou non divulguées. Bien que ces outils soient souvent introduits dans l'intention d'améliorer la supervision, ils ont fréquemment l'effet inverse sur la confiance en travail à distance. Ce que les employés commencent à faire en réponse est subtil mais dommageable. Au lieu de se concentrer sur des résultats significatifs, les gens commencent à optimiser pour « avoir l'air occupé.” L'initiative diminue car tout semble risqué, et le travail se déplace vers la visibilité plutôt que l'efficacité. Ce que les managers obtiennent réellement n'est pas une meilleure clarté, mais plus de bruit. Ils se retrouvent submergés par des détails d'activité difficiles à interpréter, les conversations sur la performance deviennent plus difficiles au lieu de plus faciles, et les insights exploitables sur les vrais schémas de travail sont plus difficiles à trouver.

L'impact commercial de la surveillance qui brise la confiance

Une surveillance qui franchit la ligne entraînera un déclin progressif des performances de votre équipe, mais généralement pas immédiatement. Vous désirez de la responsabilité avec votre employé à distance, une performance plus forte et une meilleure compréhension de ce qui se passe. Cela dit, un suivi invasif peut créer un environnement de peur, de défensive et de « théâtre de performance » plutôt que de vrai bon travail. Les gens continuent à garder leurs écrans actifs pour paraître productifs, envoient des messages pour l'image et créent des tableaux de bord remplis de données qui augmentent le niveau de bruit plutôt que la clarté. Une surveillance éthique fournira de la responsabilité en vous montrant des schémas et des résultats, sans amener les gens à craindre votre « état de sécurité » au sein de l'organisation.

Comment les rapports respectueux de la vie privée renforcent les performances

Le reporting est la voie médiane : il donne aux leaders une visibilité sur les performances sans transformer le travail en surveillance. C'est là que la surveillance respectueuse de la vie privée compte, car elle façonne l'expérience des employés.

À quoi ressemble un reporting transparent

Un reporting transparent ne devrait pas ressembler à de la surveillance ; plutôt que de regarder chaque tâche ou événement au quotidien, un reporting sain devrait se concentrer sur les tendances globales, les charges de travail et les performances dans le temps. Un reporting respectueux de la vie privée inclut typiquement :

• Tendances dans le temps (schémas semaine après semaine)
• Insights au niveau de l'équipe avant les analyses individuelles approfondies
• Transparence de la charge de travail et signaux de répartition de la charge
• Reporting basé sur les données qui soutient le coaching, pas la punition.

Comment le reporting renforce la confiance dans les équipes à distance

Quand le reporting est transparent, il y a moins de suppositions. Au lieu que les managers demandent « Combien travaillez-vous ? », les managers posent de meilleures questions, comme « Pourquoi cette semaine a-t-elle été plus chargée que la précédente ? » C'est ainsi que la transparence dans la surveillance construit un socle solide pour la confiance lors de la gestion de votre équipe. Quand un manager n'a aucun moyen d'extraire des données sur les performances, il risque de surcharger la semaine avec des réunions inutiles. Un reporting visible et fiable, comme la surveillance des employés WorkTime, réduit les angles morts et aide à construire la confiance nécessaire.

La responsabilité à distance fonctionne mieux quand elle répond aux bonnes questions

Cette illustration montre comment la responsabilité à distance évolue lorsque les organisations passent des suppositions à la responsabilité via un reporting respectueux de la vie privée. Les chiffres ci-dessous sont basés sur un petit jeu de données fictif sans lien avec aucune entreprise réelle et ont été utilisés pour créer un simple graphique à barres. L'exemple illustre comment les managers s'appuient souvent sur des hypothèses lors du reporting en l'absence de visibilité, comparé à un reporting soutenu par des données transparentes et des tendances de productivité.

Comment WorkTime offre de la responsabilité sans briser la confiance

WorkTime est conçu pour fournir des analyses de performance approfondies tout en respectant la vie privée des employés et en améliorant les performances grâce à une meilleure visibilité et un reporting transparent.

Approche de surveillance non invasive

WorkTime utilise une approche de surveillance non invasive qui donne aux entreprises une visibilité sur la productivité sans collecter de données personnelles sensibles. Le système est conçu pour éviter les méthodes de suivi invasives couramment associées aux logiciels de surveillance des employés. Cela signifie :

• Aucune capture d'écran ;
• Aucun enregistrement des frappes clavier ;
• Aucun message privé, email ou chat capturé ;
• Aucune pratique de surveillance cachée des employés.

Tendances de performance transparentes

WorkTime fournit une visibilité respectueuse de la vie privée via des tendances et des rapports :

• Rapports de performance de la main-d'œuvre à distance via des schémas et des insights de tendances
• Rapports de productivité qui améliorent la visibilité des performances sans micromanagement
• Signaux de transparence de la charge de travail qui aident à protéger les hauts performeurs et réduisent le risque d'épuisement
• Reporting basé sur les données qui soutient les conversations de coaching au lieu de la surveillance.

Rapports conformes

Les organisations dans les industries réglementées ont des attentes obligatoires en matière de vie privée, mais les équipes à distance nécessitent un certain niveau de responsabilité. Les organisations peuvent utiliser la surveillance à des fins de responsabilité sans risquer d'exposer des informations privées ou de créer un risque de non-conformité. WorkTime propose une approche de reporting avec des fonctionnalités conçues pour minimiser par défaut le potentiel de collecte d'informations sensibles et fournir une visibilité sur les performances des employés. Ses modes RGPD-safe, HIPAA-safe et GLBA-safe aident les organisations à maintenir la productivité sans créer de risques inutiles en matière de vie privée ou de conformité. Ainsi, les entreprises des industries réglementées peuvent surveiller les performances tout en respectant la vie privée des employés et en protégeant les informations confidentielles. Qu'est-ce qui rend WorkTime conforme ?

• Surveillance non invasive sans captures d'écran, enregistrement des frappes clavier ni capture de contenu ;
• Exposition réduite aux informations réglementées, confidentielles ou sensibles aux clients ;
• mode RGPD-safe conçu autour des principes de transparence et de minimisation des données ;
• mode HIPAA-safe qui aide à éviter la collecte indirecte d'informations de santé protégées (PHI) ;

• mode GLBA-safe qui protège les données financières confidentielles et liées aux clients ;
• Reporting de productivité transparent qui soutient la responsabilité sans pratiques de surveillance invasives.

Quand la confiance rencontre la surveillance transparente, la performance suit

Les équipes à distance n'ont pas la possibilité de décider à la fois comment et quand elles seront tenues responsables, pas plus que leurs pairs. Elles devraient pouvoir choisir un modèle où la responsabilité existe pour permettre un environnement qui soutient la confiance (et vice versa), afin de favoriser ultimement la performance. Pour y parvenir, les équipes à distance doivent éliminer les techniques de surveillance invasives qui créent un climat de peur et utiliser plutôt des outils de reporting pour apporter de la clarté. Les outils de reporting seraient créés avec une analyse des tendances des performances des employés, des charges de travail transparentes et des attentes raisonnables sur ce que l'équipe peut produire dans un laps de temps donné.

FAQ

Comment responsabiliser les employés à distance sans les micromanager ?

Pour responsabiliser vos travailleurs à distance sur leurs tâches sans les surveiller de près, utilisez un logiciel qui surveille doucement les métriques de performance sans surveiller les opérations quotidiennes.

Qu'est-ce que la surveillance respectueuse de la vie privée et en quoi diffère-t-elle de la surveillance traditionnelle ?

La surveillance respectueuse de la vie privée suit les tendances et les schémas liés aux performances des employés tout en évitant la capture de « contenu sensible ». Les outils de surveillance traditionnels ont tendance à utiliser des techniques invasives comme les captures d'écran ou l'enregistrement des frappes clavier pour suivre l'activité d'un employé et, par conséquent, provoquent une résistance des employés à l'idée d'être surveillés. La surveillance respectueuse de la vie privée utilise l'éthique et les principes de surveillance des employés basés sur un consentement clair des employés et des méthodes de surveillance non invasives.

Comment la surveillance transparente peut-elle améliorer les performances des équipes à distance ?

La transparence de la surveillance améliore les performances des équipes à distance en supprimant le besoin pour les employés de deviner ce que le manager veut et en permettant aux managers d'avoir des conversations factuelles sur la transparence de la charge de travail et l'identification précoce des goulets d'étranglement. Quand les managers peuvent clairement démontrer aux employés à distance ce qui est suivi et pourquoi, cela crée une relation de confiance autour du reporting, plutôt qu'une relation basée sur la surveillance, et peut finalement être utilisé pour créer une responsabilité à long terme dans une équipe à distance.