La transparence instaure la confiance : expliquer WorkTime aux employés

En affaires, la confiance est tout. Comment savoir que le fournisseur indonésien à Java va vraiment vous expédier ces conteneurs après que vous lui ayez avancé 20 000 dollars ? C'est la confiance. La même chose s'applique au fonctionnement interne d'une entreprise, car sans confiance, vos employés ne seront pas aussi performants qu'ils pourraient l'être. En tant qu'employeurs, vous voulez aussi de la transparence, et si cela est fait correctement, vos employés apprécieront la transparence, ne la craindront pas. Dans cet article, nous expliquons comment la vraie transparence stimule les affaires et la meilleure façon d'atteindre cette transparence grâce à un suivi éthique.

L'article est préparé par WorkTime, fournissant des analyses de la main-d'œuvre qui améliorent la productivité tout en respectant la vie privée des employés et en favorisant la confiance.

Pourquoi le suivi des employés échoue sans transparence

Le suivi n'échoue pas parce que les employés « détestent la responsabilité ». Il échoue parce qu'un suivi peu clair et invasif peut sembler comme un manque de confiance, un jugement caché et une invasion de la vie privée. Les gens sont des êtres humains après tout, et s'ils ne savent pas ce qui est suivi ou ont peur que des informations privées soient révélées, ils ne seront pas de grands fans du suivi. C'est la différence entre être surveillé et être soutenu. Il s'agit vraiment de communication, comme : Le résultat d'un suivi peu clair est généralement une conformité à court terme et un désengagement à long terme, ce qui peut entraîner des choses comme la démission silencieuse. Par exemple, imaginez un fabricant d'abat-jour qui met en place un programme de suivi pour suivre ses équipes de conception et de production sans leur dire pourquoi. Les concepteurs se concentrent sur l'apparence « active » dans le système et le fait que leur Slack soit vert. En réalité, ils devraient tester de nouvelles idées et proposer des ajouts au processus de production, mais ils ne le font pas, car ils sont obsédés par l'apparence d'activité. Le graphique ci-dessous utilise un modèle de notation de 1 à 10 pour montrer comment différents écarts de communication peuvent influencer les réactions des employés au suivi.

Ce que les employés demandent vraiment sur le suivi

La plupart des employés s'attendent à être surveillés dans une certaine mesure ; cela fait partie du jeu. Mais ils auront des questions. Les cinq questions auxquelles les employés se soucient généralement :

1. Quelles données sont collectées ?
2. Qui peut voir les données ?
3. Comment les données seront-elles utilisées ?
4. L'activité personnelle est-elle suivie ?
5. Puis-je voir mes propres données ?

Lorsque vous répondez clairement à toutes les questions de vos employés, ce n'est PAS « trop expliquer » ; cela pose les bases d'un programme de suivi des employés basé sur la confiance. Une communication forte signifie qu'il n'y a pas de place pour la spéculation parmi vos employés, ce qui entraîne moins de désinformation, moins de friction et une meilleure expérience globale. Votre personnel pourra voir l'environnement de travail à distance de la même manière qu'ils le feraient dans un environnement de bureau.

Avant le déploiement : préparez le message, pas seulement l'outil

La plupart des déploiements échouent avant même de commencer, non pas parce que l'outil est mauvais, mais parce que le message est incohérent. La direction dit une chose. Les gestionnaires l'interprètent différemment. Les RH sont laissés à répondre aux questions sans script clair. Si vous voulez savoir comment introduire le suivi des employés de manière responsable, traitez la communication comme un lancement de produit :

• Alignez la direction, les RH et les gestionnaires sur un seul objectif
• Définissez clairement les limites
• Préparez des réponses aux questions inconfortables
• Montrez des exemples de rapports, pas de rumeurs de « suivi ».

Une approche pratique consiste à construire votre message de déploiement autour de trois thèmes : Encadrer le suivi autour de l'équité, de la clarté et du soutien le positionne comme un système pour un meilleur travail, pas comme une surveillance.

6 étapes pour introduire WorkTime sans briser la confiance

C'est là que la communication sur le suivi des employés devient concrète. Vous n'avez pas besoin d'un long discours. Vous avez besoin d'une séquence claire qui répond aux bonnes questions dans le bon ordre.

Étape 1 : Utilisez une déclaration d'objectif que les employés peuvent croire

Votre annonce n'a pas besoin d'être une longue présentation ; elle doit juste rallier les troupes. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Nous allons mettre en œuvre WorkTime afin d'obtenir une meilleure vue de la répartition de la charge de travail parmi les employés et de comprendre les tendances de performance des employés au fil du temps. Nous espérons que WorkTime nous aidera à planifier plus efficacement ; à assurer une répartition équitable des charges de travail entre les employés ; et à améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Ce n'est pas invasif ; c'est un système de suivi doux qui fera passer cette entreprise au niveau supérieur. » Pour soutenir un déploiement fluide, nous avons préparé exemples d'annonces de suivi des employés que vous pouvez personnaliser et partager avec votre équipe.

Étape 2 : Tracez une ligne claire autour de ce qui n'est pas suivi

C'est là que le suivi éthique des employés devient réel. WorkTime est un logiciel de suivi des employés axé sur la vie privée. Être clair ici élimine la peur la plus courante : la surveillance cachée.

Étape 3 : Montrez de vrais exemples de rapports

Vous pouvez commencer par montrer les rapports de synthèse de performance WorkTime et la visibilité des données à l'échelle de l'équipe. Lorsque les employés voient des tendances agrégées et des informations de planification plutôt que des informations de suivi détaillées, ils ont l'impression de travailler vers un objectif plutôt que d'être surveillés.

Étape 4 : Expliquez comment les employés en bénéficient

L'adoption s'améliore lorsque les employés voient clairement comment WorkTime les soutient individuellement. Les performants obtiennent une visibilité objective grâce aux rapports de tendance, sans avoir besoin de plaider constamment en leur faveur. Les conversations sur la performance passent des opinions et des impressions à un examen partagé des résumés de tendance WorkTime, ce qui rend les discussions beaucoup plus structurées et « équitables ».

Étape 5 : Invitez les questions et les commentaires tôt

La confiance grandit considérablement lorsque les employés se sentent à l'aise de poser des questions spécifiques sur le fonctionnement de WorkTime. Une courte session pour montrer aux employés les tableaux de bord WorkTime élimine de nombreuses inconnues concernant le fonctionnement interne du produit. Un moyen asynchrone pour les employés de soumettre des questions de suivi vous permet de vous assurer que les préoccupations des employés sont résolues. Fournir des directives claires sur ce que WorkTime n'enregistre pas aide à prévenir les spéculations et les rumeurs selon lesquelles le lieu de travail devient une « Révolution culturelle ».

Étape 6 : Renforcez que la transparence est continue

Le déploiement de WorkTime doit être accompagné de directives publiées expliquant quelles mesures sont suivies, à quelle fréquence ces mesures seront examinées/analysées, et qui a accès à ces données. Fournir des exemples de l'utilisation des rapports WorkTime pour la planification et/ou le rééquilibrage de la charge de travail renforce que WorkTime est conçu pour améliorer vos opérations. Les gestionnaires doivent être rappelés périodiquement que les données de rapport de tendance WorkTime ne sont utilisées que pour le coaching et l'allocation des ressources, pas pour le micromanagement.

Création d'une politique de suivi des employés transparente

Pour augmenter la transparence, vous devez avoir une politique de suivi des employés transparente. Au minimum, votre politique doit inclure :

• Objectif : ce pour quoi le suivi est fait (et ce pour quoi il n'est pas fait)
• Portée : quelles données sont collectées et ce qui est exclu
• Accès : qui peut voir quoi, et dans quel contexte
• Utilisation : comment le suivi informe le coaching, la planification et les conversations sur la performance
• Transparence : comment les employés peuvent poser des questions ou demander des clarifications.

Besoin d'un point de départ ? Utilisez nos modèles de politique de suivi des employés pour créer rapidement des politiques claires, transparentes et faciles à mettre en œuvre.

Comment WorkTime soutient la transparence par conception

Certains outils traitent la transparence comme une valeur d'entreprise. WorkTime traite la transparence comme un principe fondateur de notre produit. Notre système a été créé avec la transparence à l'esprit.

Suivi non invasif expliqué

Avec un suivi non invasif et doux, la prévisibilité est essentielle. Avec un système de suivi qui a son propre ensemble de règles établies, l'employé sait à l'avance ce qui sera suivi et comment cela sera examiné, ce qui réduit à la fois le stress et les suppositions. WorkTime suit la présence, les heures de travail, les modèles de travail des employés et les tendances dans les progrès des employés. Ce que WorkTime ne mesure pas, cependant, ce sont les captures d'écran, les frappes ou les photos privées de votre voyage à Cancún. Les rapports sont basés sur des rapports de synthèse de la performance d'un employé et la visibilité de sa charge de travail, rien d'autre, et cela doit être communiqué aux subordonnés.

Positionnement axé sur la vie privée pour les environnements réglementés

La transparence ne consiste pas seulement à informer les employés de votre programme de suivi à un moment donné pendant le processus de déploiement. La transparence consiste à développer un système de suivi qui est transparent. WorkTime fournit de la documentation qui soutient la transparence et les attentes en matière de vie privée en vertu du RGPD, décrit une posture de traitement non-PHI pour HIPAA, et détaille une approche de rapport adaptée aux environnements sensibles aux clients en vertu de GLBA.

Visibilité que les employés peuvent comprendre

WorkTime est conçu pour rendre le suivi transparent, pas unilatéral. Les gestionnaires reçoivent des analyses de productivité significatives, tandis que les employés acquièrent une compréhension claire de la façon dont leur travail est mesuré et où ils peuvent s'améliorer. Au lieu d'une surveillance cachée, tout le monde travaille à partir des mêmes données objectives, créant une culture de confiance, de responsabilité et d'amélioration continue. Avec WorkTime, les organisations gagnent :

• Visibilité en direct sur la productivité de l'équipe ;
• Tendances de performance au lieu d'instantanés d'activité isolés ;
• Analyses de présence et suivi des heures supplémentaires;
• Indicateurs de et distraction liés à l'épuisement pour une intervention précoce ;
• Plus de 80 rapports qui soutiennent des évaluations équitables et basées sur les données.

Conseils pratiques pour maintenir la confiance après le déploiement

Une fois que vous avez déployé WorkTime, vous devrez maintenir la confiance que vous avez si soigneusement construite.

Conclusion : la transparence transforme le suivi en confiance

Lorsque vous investissez votre argent dans des actions, des obligations ou de l'immobilier, vous désirez de la transparence. Alors pourquoi ne voudriez-vous pas la même transparence en ce qui concerne votre entreprise, qui pour certaines personnes est beaucoup plus personnelle que leurs investissements personnels ? Le nom du jeu pour gérer une entreprise et tirer le meilleur parti de vos employés est la confiance, mais pour maintenir cette confiance, vous avez besoin de visibilité. La visibilité avec des tableaux de bord partagés et des yeux ouverts sur l'état du fonctionnement interne de l'entreprise peut être un énorme avantage pour tous les intervenants. WorkTime montre la voie dans un suivi doux et non invasif qui donne une vue d'ensemble de ce qui se passe avec vos employés aujourd'hui, en temps réel.

FAQ

Le suivi des employés est-il légal si les employés sont clairement informés ?

Le suivi des employés est généralement autorisé dans la plupart des pays tant que les employés ont été informés du suivi des employés et tant qu'il y a eu respect des lois sur la vie privée et le travail. Le suivi des employés qui offre aux employés la plus grande transparence est toujours recommandé. Le suivi des employés doit être défini dans une politique de suivi des employés clairement énoncée, qui doit inclure des définitions spécifiques, l'objectif du suivi des employés et les limites imposées à la collecte et à l'analyse des données.

Que surveille exactement WorkTime, et qu'est-ce qui n'est pas suivi du tout ?

WorkTime suit les heures de travail des employés, le temps que les employés passent à travailler activement et/ou inactifs, les modèles de productivité des employés et les signaux de progression des employés pour permettre aux gestionnaires de surveiller la productivité de manière équitable et cohérente. Mais WorkTime ne capture pas les captures d'écran, les frappes, les données de webcam ou de microphone, ni les messages privés.

Les employés doivent-ils être autorisés à voir leurs propres données de suivi ?

Oui, la possibilité pour les employés d'examiner leurs propres données de suivi aidera à créer un sentiment d'équité et à réduire l'anxiété dans la plupart des entreprises. Lorsque les employés peuvent voir les mêmes mesures qui sont examinées lors des réunions, cela crée une base pour que les employés croient qu'il n'y a pas de partialité dans la prise de décision.