Shadow IT - comment les logiciels non autorisés ralentissent votre entreprise

Si vous n'avez jamais entendu parler du Shadow IT, vous l'avez sûrement vécu. C'est essentiellement un tas de programmes et d'applications non autorisés exécutés dans une entreprise, ce qui encombre les serveurs et réduit la productivité. Alors, que faire ? Dans ce guide, nous décomposons exactement ce qu'est le Shadow IT, et ce qu'il faut faire à ce sujet.

Cet article vous est présenté par WorkTime, un expert en surveillance d'équipe non invasive qui aide à réduire les dépenses IT tout en gardant les équipes productives.

Que signifie le Shadow IT ?

Le Shadow IT désigne les outils, applications et services que les employés utilisent pour accomplir leur travail sans approbation formelle, examen ou intégration par l'IT. En pratique, il se manifeste souvent sous forme de logiciels non autorisés sur le lieu de travail. Par exemple, si les employés utilisent Snapchat pour se parler, cela pourrait être considéré comme du Shadow IT. Une chose à noter est que le Shadow IT n'est pas malveillant ; généralement, les employés le trouvent simplement plus facile de communiquer via leurs applications personnelles, ou il n'y a pas de directive au départ. Certaines personnes naviguent et installent trop d'extensions de navigateur, ce qui peut ralentir le système.

Comment le Shadow IT impacte les coûts, la vitesse, et les décisions

Le Shadow IT n'a pas de bannière qui annonce sa présence. Au lieu de cela, il grandit simplement, et au moment où quelqu'un s'en rend compte, il est devenu une augmentation budgétaire, des rapports confus, et une confusion opérationnelle. Mille applications différentes, certaines avec des trucs de travail, d'autres avec des photos de chats faisant la lessive, ne font pas une main-d'œuvre productive. Le Shadow IT gonfle les coûts et déforme les décisions. Il peut avoir de nombreuses conséquences imprévues, notamment :

Les logiciels non autorisés drainent discrètement la productivité et la concentration

Les logiciels non autorisés entraînent une perte de productivité pour plusieurs raisons. Avec toutes les applications ces jours-ci, l'une des plus préoccupantes est la surcharge d'outils. La surcharge d'outils ne semble pas si dramatique. Qui d'entre nous n'a pas une tonne d'applications sur son téléphone ? Sur le lieu de travail, cependant, la surcharge d'outils peut être salvatrice. À quoi ressemble la surcharge d'outils dans la vraie vie ?

1. Se connecter à Slack, Teams et email juste pour trouver une mise à jour.
2. Recevoir des notifications de Slack, Asana et Jira en même temps.
3. Saisir les mêmes données dans Salesforce puis à nouveau dans HubSpot.
4. Le marketing utilise Notion tandis que le produit suit le même projet dans Jira.
5. Se disputer sur le fait que le fichier final se trouve dans Google Drive ou Dropbox au lieu de terminer le travail.

Pourquoi interdire les applications ne fait qu'aggraver le Shadow IT

Quand une entreprise découvre qu'elle a des applications non autorisées utilisées par les employés sur leur lieu de travail, beaucoup sur-réagissent. « Interdire toutes les applications » ou « Bloquer tous les sites web » - c'est typique de la façon dont les entreprises essaient de regagner un certain niveau de contrôle face à l'utilisation d'applications non autorisées. L'effet d'une telle réaction n'est pas bon du tout. Plus une entreprise essaie d'interdire en bloc les applications, plus il est probable que ces mêmes applications seront utilisées en sous-main. Avec une interdiction en bloc, les employés trouveront des moyens de contourner la politique, ce qui crée ensuite des emplois supplémentaires pour essayer de l'arrêter.

Visibilité : ramener le Shadow IT à la lumière

La première étape pour résoudre le Shadow IT est la visibilité, pas l'application. La plupart des organisations croient avoir une visibilité sur leur organisation parce qu'elles ont une politique d'entreprise et une liste d'outils approuvés par l'entreprise. Cependant, en réalité, ce que les gens utilisent quotidiennement varie souvent de ce qu'ils prétendent utiliser en fonction de la liste d'outils approuvés par l'entreprise, surtout de nos jours. Voici ci-dessous quelques moyens utiles pour ramener le Shadow IT à la lumière. Cartographier l'ensemble de l'écosystème pour la visibilité d'utilisation ne concerne pas la surveillance des activités des employés ; il s'agit d'identifier les patterns d'utilisation, les chevauchements, les applications inutilisées/abandonnées, et d'identifier les outils « shadow » adoptés par les employés mais jamais approuvés formellement. C'est ce que nous nous efforçons d'extraire chez WorkTime : les vraies données sur le fait que les employés réussissent ou échouent.

Un regard pratique sur la façon dont l'utilisation des outils s'étend au-delà de la visibilité

Le Shadow IT est plus facile à comprendre en voyant comment il apparaît dans les vraies organisations au fil du temps. Les équipes utilisent différents outils pour résoudre rapidement des problèmes immédiats, pour améliorer le flux de travail, pour collaborer, etc. Individuellement, la décision d'utiliser un nouvel outil est une question de logique simple. Collectivement, ils créent des chevauchements, des licences dupliquées, et plusieurs processus, ce qui crée des inefficacités et des coûts redondants. Cela est impossible à identifier sans un certain niveau de visibilité. Le jeu de données ci-dessous n'est qu'un exemple (il ne se rapporte à aucune organisation particulière) illustrant comment le nombre d'outils et les chevauchements entre départements peuvent s'étendre rapidement. La structure de données est configurée pour un simple graphique en barres qui met en évidence où l'utilisation logicielle dépasse la conscience du leadership ou de l'IT, et où les coûts et la complexité redondants s'accumulent discrètement au fil du temps.

Comment la surveillance des employés aide à identifier le Shadow IT

Pour réduire le Shadow IT, vous avez besoin d'une visibilité précise sur l'utilisation des logiciels. C'est là que la surveillance des employés intervient, non pas comme une surveillance, mais comme un moyen de comprendre les patterns d'utilisation des applications et des sites web à travers les équipes. La meilleure approche se concentre sur les insights agrégés et les tendances :

• Analyses d'utilisation des applications montrant quels outils sont réellement utilisés ;

• Patterns par rôle, équipe ou département ;
• Identification des outils redondants ou inconnus ;
• Visibilité sur la prolifération logicielle sans capturer le contenu personnel.

WorkTime - optimiser l'utilisation des logiciels de manière transparente

WorkTime aide les organisations à améliorer la visibilité de l'utilisation des logiciels afin qu'elles puissent réduire le gaspillage, améliorer les flux de travail, et aborder le Shadow IT sans transformer le lieu de travail en un environnement policier. Il prend en charge une surveillance transparente et non invasive axée sur les insights de productivité, pas la surveillance. Curieux de savoir comment WorkTime aide les vraies équipes à accomplir plus ? Consultez les histoires de succès de nos clients !

• Argent économisé sur les licences logicielles;
• Des milliers de dollars économisés lors du passage à de nouveaux serveurs Citrix.

C'est le résultat pratique : une meilleure visibilité IT sur l'utilisation des logiciels, moins de gaspillage, moins de flux de travail shadow, et réduction des coûts IT - tout cela sans rompre la confiance des employés.

Conclusion : ramener le Shadow IT à la lumière

Le Shadow IT existe dans l'ombre, mais il n'a pas à y rester. Bien sûr, en vivant dans la société moderne, il est parfaitement normal de trop télécharger et de se retrouver avec un tas d'applications différentes. L'astuce est de ne pas laisser cela s'infiltrer dans le reste du lieu de travail. Si vous n'avez pas agi auparavant, il y a des chances que vous ayez un système Shadow IT sprawling qui non seulement draine la productivité de vos employés mais aussi perturbe votre bande passante internet. WorkTime donne aux équipes une visibilité claire sur l'utilisation des applications à travers l'entreprise, y compris les outils qui passent souvent sous le radar. Cela signifie que vous pouvez repérer les inefficacités, réduire le gaspillage IT, et maintenir la productivité sur les rails. Et parce que WorkTime est non invasif, vous obtenez les données sans franchir les lignes de confidentialité.

FAQ

Comment les entreprises peuvent-elles identifier l'utilisation de logiciels non autorisés ?

La façon la plus efficace d'identifier les logiciels non autorisés sur le lieu de travail est de construire la visibilité de l'utilisation des logiciels via les analyses d'utilisation des applications et les rapports de tendances. La visibilité du Shadow IT aide les organisations à voir quels outils sont utilisés à travers les équipes et où les chevauchements existent. Les approches qui se concentrent sur les insights agrégés réduisent la peur et augmentent la transparence. Cela soutient la gestion du Shadow IT sans pousser les outils sous terre.

Le Shadow IT est-il un risque de sécurité ou un problème de productivité ?

Bien que le Shadow IT puisse présenter des risques de sécurité, c'est aussi un problème majeur de productivité. À mesure que plus d'outils sont ajoutés à la boîte à outils d'une organisation (prolifération logicielle), les employés « sautent souvent d'outil en outil », créant des données incohérentes et ralentissant les processus de prise de décision. De nombreuses organisations ressentent l'impact de la productivité du Shadow IT comme une friction dans les flux de travail et une confusion dans les rapports.

Pourquoi interdire les applications augmente-t-il le Shadow IT au lieu de l'arrêter ?

De nombreuses interdictions en bloc réduisent la transparence avant de réduire l'utilisation. Les employés ont toujours besoin d'accomplir leur travail ; par conséquent, les outils utilisés pour accomplir le travail se déplacent vers des canaux moins visibles. Cela réduit la visibilité de l'utilisation des logiciels, rendant la surveillance du Shadow IT plus difficile. Les stratégies de visibilité en premier fonctionnent mieux parce qu'elles révèlent sur quels outils les équipes comptent et pourquoi, soutenant une consolidation plus intelligente.

Quelle est la meilleure façon de réduire le Shadow IT tout en maintenant la confiance des employés ?

Commencez par la visibilité du Shadow IT et une communication claire : expliquez ce qui est mesuré et pourquoi, et concentrez-vous sur les patterns d'utilisation des outils plutôt que sur le contenu privé. La surveillance des employés non invasive qui évite les captures d'écran et les frappes de touches soutient la compréhension des organisations de la prolifération logicielle sans créer de tension de surveillance. Ces approches soutiennent la surveillance des employés pour le Shadow IT tout en protégeant la confiance. Des outils comme WorkTime ont été conçus pour cette stratégie de visibilité en premier, respectueuse de la vie privée.