Surveillance des employés pour l'efficacité opérationnelle dans les environnements réguliers, à distance et hybrides

Qu'est-ce que l'efficacité opérationnelle ?

L'efficacité opérationnelle signifie utiliser des ressources telles que le temps, l'argent, les ressources humaines et les matériaux pour la production de manière optimale. En général, les entreprises avec une bonne efficacité opérationnelle se montrent plus flexibles et réussies que les concurrents de la même industrie qui n'utilisent pas leurs ressources efficacement.

Nous sommes WorkTime, un logiciel de surveillance des employés. Depuis plus de 20 ans, nous aidons les entreprises à optimiser l'efficacité sur le lieu de travail, en particulier les ressources comme le temps, les employés, la productivité, les ordinateurs et les logiciels.

Pourquoi l'efficacité opérationnelle est-elle importante et quel est l'objectif ?

L'efficacité opérationnelle est importante pour toute entreprise, dans n'importe quel domaine et avec n'importe quel nombre d'employés. Les entreprises inefficaces risquent de fonctionner à perte, ou avec beaucoup moins de revenus que les entreprises efficaces.

Augmenter l'efficacité est quelque chose que toute entreprise s'efforce d'atteindre ; une haute qualité et vitesse de production, et des coûts de production bas.

Les objectifs d'efficacité sur le lieu de travail peuvent varier pour chaque entreprise, mais presque toutes en ont un commun, qui est de augmenter la productivité des employés. Selon Zapier, la majorité des employés passent environ 3 heures sur les activités vraiment importantes pendant les heures de travail, et le reste du temps ils sont soit engagés dans des travaux de faible valeur soit dans des activités improductives.

Une bonne présence et productivité des employés sont des objectifs d'efficacité opérationnelle très importants à atteindre.

Pour mesurer la présence, la productivité et le temps actif des employés, les employeurs s'engagent efficacement dans la technologie. Par exemple, le logiciel de surveillance des employés est une technologie largement utilisée à cette fin. WorkTime fournit une technologie de surveillance des employés depuis plus de 20 ans, qui aide les employeurs à améliorer l'efficacité opérationnelle et la productivité.

WorkTime aide les employeurs à améliorer l'efficacité opérationnelle et la productivité.

Avec l'aide de WorkTime, les employeurs peuvent étudier et comparer l'efficacité des employés lorsqu'ils travaillent dans un environnement de bureau régulier, dans un hybride ou à distance.

Efficacité opérationnelle dans les environnements hybrides, à distance et en bureau

Lors de l'embauche d'un employé, il est important de choisir le bon lieu de travail (à distance, en bureau, hybride). Chaque employé a ses propres préférences en matière de lieu de travail, mais contrôler l'entreprise où de nombreux employés travaillent dans différents lieux de travail est assez problématique, il est donc également important de choisir la bonne façon de les contrôler, une option est l'utilisation de la surveillance des employés. En référence à Forbes' données, nous plongerons en détail dans tous les types d'emplois, et parlerons des problèmes de chacun.

Environnements hybrides

Un lieu de travail hybride est un environnement mixte, où les employés peuvent travailler en bureau ou à domicile (par exemple, 3 jours au bureau et 2 jours à la maison). Le format de travail hybride offre certainement de nombreux avantages, tels que la réduction du temps de trajet, et plus encore, mais il y a aussi des inconvénients. Par exemple, lorsqu'ils travaillent à domicile, les employés peuvent être distraits par les corvées ménagères ou trop détendus à cause de l'environnement domestique, manque de supervision des managers, difficultés d'auto-organisation, et difficultés de communication entre collègues. Les employés hybrides peuvent passer moins de temps sur les tâches de travail importantes.

Selon les clients de WorkTime, l'efficacité des employés diminue dans un environnement hybride à long terme.

Environnements en bureau

Travailler dans un environnement de bureau permet aux employés de se concentrer pleinement sur leurs tâches professionnelles, la qualité de communication, le temps de réponse et le partage de connaissances sont à leur maximum lorsque les employés sont au bureau. De plus, la présence des managers assure que les employés sont bien supervisés. En même temps, il y a des inconvénients qui peuvent affecter négativement l'efficacité du travail. Par exemple, si le lieu de travail est trop bruyant, cela peut réduire le niveau de concentration des employés. Ou des problèmes individuels, tels que de longs temps de trajet, de mauvaises ou inexistantes installations de cuisine où les employés peuvent manger, obligations de respecter le code vestimentaire, moins de temps pour les corvées ménagères et la socialisation. De nombreuses personnes peuvent ne pas aimer travailler au bureau à cause de ces inconvénients. Selon Forbes, la plupart de ces facteurs font que les employés pensent à d'autres emplois (à distance, hybride).

Environnements à distance

En 2020, un grand nombre de travailleurs dans le monde entier ont été forcés de passer au travail à distance. Mais est-ce aussi efficace que le travail en bureau ?

Le principal problème du travail à distance est le manque de supervision des employés.

Il y a aussi d'autres problèmes significatifs, tels que le manque d'importance de l'employé par rapport à ceux au bureau (le manque de respect n'est pas l'inconvénient le plus évident du travail à distance, mais il se produit souvent dans les entreprises où la communication personnelle est valorisée), problèmes de communication, distraction, séparation des heures de travail et non-travail. Selon les clients de WorkTime, la productivité des employés (et par conséquent l'efficacité opérationnelle globale) diminue à long terme lorsqu'ils travaillent à domicile. Basically, les environnements à distance démontrent les mêmes problèmes d'efficacité opérationnelle que les hybrides en termes de diminution de la supervision des employés, temps de réponse plus long, échange de connaissances plus lent, mauvaise présence, temps actif diminué, et niveau de distraction plus élevé.

WorkTime améliore la présence des employés, le temps actif, la concentration, le temps de réponse et la productivité dans les lieux de travail à distance.

Bien que le travail à distance reste très populaire, de nombreuses entreprises n'aiment pas ce modèle de travail. Par exemple, selon Bloomberg, Elon Musk a complètement abandonné le modèle de travail à distance pour les employés de Twitter, mais peu l'ont aimé, et un grand nombre d'employés voulaient démissionner. Donc, Elon Musk a dû faire des concessions et adoucir sa déclaration sur le rejet du travail à distance.

Efficacité opérationnelle et technologie

Diverses technologies sont utilisées pour augmenter l'efficacité opérationnelle. Celles-ci incluent des systèmes de gestion de l'information comme CRM (Gestion de la Relation Client), ERP (Enterprise Planification des Ressources Entreprise) et systèmes de surveillance des employés. Tous sont utilisés pour simplifier les processus routiniers et pour augmenter et mesurer l'efficacité.

La surveillance des employés est l'une des technologies appliquées avec succès pour améliorer l'efficacité opérationnelle.

Comme expliqué ci-dessus, la surveillance des employés améliore l'efficacité opérationnelle. C'est un outil automatique efficace adapté à tout bureau informatisé. Elle aide à surveiller la présence des employés, le temps actif, la productivité, les heures supplémentaires, le temps de réunion en ligne et plus encore. Les employeurs reçoivent sans effort des chiffres sur l'un ou l'autre des éléments ci-dessus. Par exemple, ils savent que le département marketing en ligne était productif à 67 % la semaine dernière, 35 % des employés étaient en retard au travail, et ainsi de suite.

WorkTime est un exemple de technologie de surveillance des employés équipant les employeurs de données claires sur l'efficacité des employés.

WorkTime est conçu pour mesurer et améliorer l'efficacité des employés, qu'ils travaillent à distance, en hybride ou en bureau.

4 indicateurs d'efficacité opérationnelle dans le logiciel de surveillance des employés

1. Sous-effectif Selon Forbes, lorsque sous-effectif, l'efficacité opérationnelle diminue. Le logiciel de surveillance des employés vous aide à déterminer efficacement si vous êtes sous-effectif. Par ex., WorkTime montre s'il y a des heures supplémentaires (travail avant/après les heures, pendant le déjeuner, week-ends etc.), si les employés viennent tôt au travail ou partent tard. Ce sont des indicateurs d'employés surchargés, ce qui à son tour pourrait signifier que vous êtes sous-effectif. Mais si vos employés sont en retard au travail, sont souvent inactifs, prennent trop de temps pour les déjeuners, quittent le travail tôt, sont souvent en réunions en ligne ou s'engagent dans des activités non liées au travail, alors le problème n'est pas le sous-effectif. WorkTime détecte tous les indicateurs ci-dessus. Selon Forbes, lorsque les employés sont surchargés, le niveau d'efficacité du travail diminue. 2. Réunions longues Les réunions longues, en ligne ou en personne, peuvent affecter négativement l'efficacité opérationnelle. WorkTime surveille le temps en réunions en ligne, chats en ligne et temps inactif. Si vous voyez ces chiffres augmenter trop, c'est un signal pour travailler sur l'efficacité opérationnelle. Elon Musk, par exemple, recommande à ses employés de Twitter de garder les réunions aussi courtes que possible et de ne pas participer aux réunions où vous ne pouvez ajouter aucune valeur. Ce PDG sait définitivement comment garder ses entreprises opérationnelles efficacement. 3. Niveau de distraction élevé Selon une étude Bloomberg, trop d'applications nécessaires pour le travail peuvent être trop distrayantes pour les employés. De nombreuses entreprises utilisent plusieurs applications alors qu'une seule peut effectuer plusieurs fonctions. WorkTime surveille divers schémas de comportement pour calculer le niveau de distraction des employés. Par exemple, passer entre activités productives et improductives ajoute des points au niveau de distraction. 4. Absence et pauses fréquentes Pour une bonne efficacité opérationnelle, il est important que les employés soient présents au travail. Dans les bureaux informatisés, le logiciel de surveillance des employés est excellent pour détecter quand les employés sont absents de leurs ordinateurs. Les systèmes de surveillance équipent les employeurs d'une compréhension claire si les employés sont suffisamment productifs et ne gaspillent pas leur temps payé en activités improductives, s'ils sont surchargés et si l'embauche de plus de personnel est requise, et bien plus.

Indicateurs d'efficacité opérationnelle pour les environnements réguliers, à distance et hybrides

La technologie de surveillance est un excellent outil aidant les employeurs à mesurer la productivité des employés, le temps actif, la présence et le score de distraction lorsqu'ils travaillent à distance, à domicile ou au bureau : C'est un excellent moyen de comparer l'efficacité opérationnelle de différents environnements. Et le meilleur, c'est qu'il n'y a pas de suppositions. Vous obtenez simplement des chiffres clairs et directs ! Sur la base de ces chiffres, les employeurs peuvent prendre de meilleures décisions sur la façon d'organiser le lieu de travail, ce qui est plus efficace en termes de productivité.

Ne supposez pas, mesurez avec WorkTime ! Qu'est-ce qui est plus efficace : travailler à domicile ou au bureau ?

Comment mesurer l'efficacité opérationnelle avec un logiciel de surveillance des employés

Pour mesurer l'efficacité opérationnelle, les rapports WorkTime construisent des graphiques faciles à visualiser de présence, activité, temps inactif, travail productif et non productif, achèvement des objectifs et plus encore. Avec les rapports WorkTime, vous pouvez facilement mesurer l'efficacité opérationnelle d'un employé, d'un département ou d'un bureau, et les comparer à d'autres installations de l'entreprise. Vous pouvez mesurer l'efficacité d'un employé en utilisant les rapports WorkTime, en comparant quelques employés, en visualisant les statistiques sur la présence, l'absentéisme, le temps efficace, les heures supplémentaires et l'efficacité dans les applications.

WorkTime utilise des méthodes non invasives pour surveiller l'efficacité des employés.

Confidentialité des employés et efficacité

Un lieu de travail sûr est un fondement important pour l'efficacité opérationnelle. Si vous choisissez le bon, le logiciel de surveillance des employés augmentera la sécurité du lieu de travail. Cela assurera à son tour la sécurité des données de surveillance, la protection de la confidentialité des employés et une bonne réputation. Cela augmentera la confiance entre les employés et les managers, minimisera le turnover du personnel et réduira le stress.

Le bon logiciel de surveillance des employés protège la confidentialité des employés et augmente la sécurité du lieu de travail.

WorkTime est un logiciel de surveillance non invasif axé sur la surveillance de la productivité et la sécurité du lieu de travail. WorkTime offre des remplacements sûrs aux fonctions invasives habituelles comme les captures d'écran et l'enregistrement de contenu, l'écoute du microphone d'un employé, l'utilisation d'un keylogger, etc. Si vous choisissez un logiciel de surveillance invasif, cela enlève à la sécurité du lieu de travail. Si vous êtes un employeur et que vous recherchez, ou travaillez déjà avec des employés à distance, vous devriez d'abord assurer la sécurité de l'employé, et ne pas envahir son espace personnel. Il est également nécessaire de calculer correctement le temps nécessaire pour accomplir la tâche, et de ne pas surcharger les employés. La meilleure solution est d'utiliser la surveillance des employés WorkTime, afin que vous puissiez surveiller et évaluer les performances de vos employés. WorkTime offre le seul système de surveillance des employés non invasif sur le marché. Conseils pour l'efficacité sur le lieu de travail : utiliser la surveillance des employés, allocation appropriée du temps pour les tâches, fournir des outils ou un inventaire de travail pour accomplir la tâche, un plan clair pour achever la tâche.

Citations de PDG célèbres

Elon Musk

“Quand quelque chose est assez important, vous le faites, même si les chances ne sont pas en votre faveur.” Cette citation peut aussi s'appliquer au flux de travail de l'employé général. L'employeur doit expliquer à l'employé l'importance du produit, sinon sans comprendre à quoi sert le produit et pourquoi il est important, l'employé travaillera à contrecœur et sans enthousiasme.

Jack Ma

“S'il y a neuf lapins sur le sol, si vous voulez en attraper un, concentrez-vous juste sur un.” Concentrez-vous sur une tâche, n'essayez pas de tout faire en même temps, il est beaucoup mieux de faire toutes les tâches une par une.

Jeff Bezos

"Si vous ne voulez pas entendre de critiques, veuillez ne rien faire de nouveau." La critique est un aspect important de toute activité. Si votre employeur pointe vos erreurs et explique ce que vous auriez pu faire mieux, écoutez attentivement.

Façons d'améliorer l'efficacité sur le lieu de travail

Selon Zenefits, de nombreuses entreprises veulent que leurs employés travaillent au bureau, ce qui est compréhensible, car sinon il serait plus difficile de contrôler les employés. Mais sur la base des retours des clients WorkTime, les employés à distance ou hybrides peuvent travailler même mieux que les employés à temps plein, en fonction des préférences personnelles, il est donc important d'allouer les employés selon leurs souhaits.

La surveillance des employés WorkTime vous permet de mesurer la productivité et l'efficacité sans empiéter sur l'espace personnel des employés.

9 façons d'augmenter l'efficacité de Forbes

• Planifiez les tâches
• Concentrez-vous sur une seule chose à la fois
• Lors de l'accomplissement d'une tâche, basez-vous sur vos forces
• Équilibrez le travail et les objectifs personnels
• Rendez les réunions plus efficaces
• Implémentez le KPI (indicateurs clés de performance)
• Développez un système de motivation
• Utilisez bien votre temps
• Utilisez la surveillance des employés

WorkTime est un outil pour améliorer l'efficacité opérationnelle

Sur la base de notre expérience, la surveillance des employés peut non seulement mesurer mais aussi améliorer l'efficacité des employés dans n'importe quel mode d'opération. Avec notre outil, vous pouvez configurer une surveillance pratique des employés à distance, en bureau ou hybrides. En pratique, lors de l'utilisation de la surveillance des employés WorkTime, la plupart des employés augmentent leur productivité et essaient de réduire le temps inefficace, l'absentéisme et les temps d'arrêt, car les données sur le travail des employés sont vues par la personne responsable du département. Sans la surveillance WorkTime, un employé peut faire ses affaires pendant les heures de travail, et personne ne le saura même. WorkTime, à son tour, ne franchit pas la limite de l'espace personnel des employés, ils peuvent donc travailler avec la surveillance sans s'inquiéter qu'une capture d'écran d'un ordinateur, un texte envoyé ou un enregistrement d'un microphone puisse être transmis directement au chef du département.

WorkTime offre une période d'essai gratuite de 14 jours, ce qui vous permet de tester le seul système de surveillance non invasif sur le marché en pratique.