12 preguntas más preguntadas sobre las leyes de monitoreo de empleados en Indonesia

En Indonesia, actualmente no hay leyes explícitas que regulen el monitoreo de empleados. Cualquier tipo de vigilancia, sin embargo, debe estar justificada por la ley y ser necesaria para lograr un objetivo válido. Antes de iniciar cualquier proceso de monitoreo electrónico, se deben seguir las siguientes normas relevantes de recopilación de datos: transparencia, base legal para el procesamiento, minimización de datos y retención.

1. ¿Es legal el monitoreo de empleados en Indonesia?

Sí. El monitoreo de empleados es legal siempre y cuando las empresas tengan intereses legítimos que proteger. Sin embargo, hay ciertas restricciones. Los empleados deben proporcionar permiso por escrito antes de ser monitoreados según la legislación indonesia. El Artículo 15 Párrafo 2 del Reg. 82 requiere que el proveedor del sistema electrónico obtenga notificación por escrito del propietario de los datos (empleado) antes de la implementación, incluso si se trata de un dispositivo propiedad de la empresa.

2. ¿Es legal monitorear las computadoras de la empresa?

Sí. Los Acuerdos Colectivos de Trabajo (negociaciones entre sindicatos regulados y empleadores), y los Reglamentos de la Empresa (acuerdo oficial emitido por el ‘‘MOMT’’) permiten a los empleadores monitorear computadoras y otro equipo proporcionado a sus empleados si los empleados son informados y consienten en ser monitoreados, particularmente si se involucran datos personales (la ley EIT prohíbe violaciones de datos personales). Es ilegal monitorear a los trabajadores sin su permiso durante las horas de trabajo.

3. ¿Es legal monitorear las actividades de internet y redes sociales de los empleados?

Sí. Es ilegal en Indonesia que cualquier trabajador revele información del empleador. Las empresas tienen la autoridad para restringir a los trabajadores el acceso a Internet para cualquier propósito que no sea relacionado con el trabajo, siempre y cuando esté regulado por Acuerdos Colectivos de Trabajo (CLA) o Reglamentos de la Empresa (CR). Los empleadores aún deben considerar la vida personal de sus trabajadores mientras monitorean su uso de redes sociales e internet. El monitoreo sin permiso es una violación de la Ley No. 11 de 2008 sobre información electrónica y transacciones (ley EIT), que requiere acuerdo explícito de la persona cuyos datos personales se están manejando. También se recomienda que las empresas establezcan reglas sobre el uso de Internet y redes sociales.

4. ¿Es legal monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas?

Sí. En Indonesia, los empleadores tienen el derecho de monitorear y analizar el contenido de la pantalla así como las pulsaciones de teclas en propiedad de la empresa. Sin embargo, los empleados reservan el derecho de consentir en dicho monitoreo, ya que tienen derecho a la privacidad personal.

5. ¿Es legal monitorear el contenido del correo electrónico?

Sí. La empresa es propietaria de los sistemas de correo electrónico de la empresa. Los empleados deben tener precaución al acceder a correos electrónicos personales desde la computadora del lugar de trabajo ya que pueden ser monitoreados. La información privada y personal no debe ser accedida sin permiso, según la constitución de Indonesia. La empresa debe notificar explícitamente a sus trabajadores que sus correos electrónicos están siendo monitoreados. Políticas claras sobre el uso de correos electrónicos corporativos para fines profesionales también deben ser proporcionadas.

6. ¿Es legal monitorear o grabar conversaciones telefónicas?

Sí, Los Artículos 41 y 42 de la Ley No. 36 de 1999, comúnmente referida como la "Ley de Telecomunicaciones", permiten a los proveedores grabar el uso y datos de telecomunicaciones según las leyes y regulaciones aplicables. Sin embargo, para actos criminales específicos, los proveedores de telecomunicaciones deben obtener una solicitud por escrito del Fiscal General y/o del Jefe de la Policía de Indonesia (en casos de actividades criminales). Las solicitudes por escrito de información también deben incluir lo que se grabó, el período de tiempo durante el cual se grabó y el marco de tiempo para mantener los informes.

7. ¿Es legal usar sistemas de monitoreo de video en el lugar de trabajo?

Sí. Se deben tomar las siguientes precauciones al instalar un sistema de monitoreo de video:

• Notificar a los empleados que su entorno de trabajo está siendo monitoreado a través de un sistema de video.
• Explicar el propósito del monitoreo a los empleados.
• Instalar cámaras exclusivamente en áreas de trabajo, no en lugares donde se pueda invadir la privacidad (p. ej. baños, vestuarios, baños).
• Evitar el uso del sistema de video para fines discriminatorios, es decir, para monitorear solo un sector de la empresa o un empleado específico.
• Tomar las precauciones necesarias para almacenar los datos monitoreados.
• Asegurar que quienes tienen acceso a los datos monitoreados no compartan información con terceros.

Además de los sistemas de vigilancia por video, hay una variedad de opciones amigables para los empleados a considerar si el objetivo principal es monitorear la productividad general y asegurar que los recursos de la empresa se utilicen adecuadamente. El software de monitoreo de productividad de empleados es una excelente manera de equilibrar los beneficios del monitoreo con los riesgos de invadir la privacidad de los empleados.

8. ¿Es legal monitorear mensajes privados y contenido de correo electrónico?

Sí. Si los empleados acceden a mensajes privados y correos electrónicos personales en un dispositivo propiedad de la empresa, su empleador puede monitorear el uso, no el contenido, y solo durante las horas de trabajo. También es importante que los empleadores implementen políticas claras para que los empleados sean informados de esto y obtengan su consentimiento. Además, los empleados deben ser informados de que su correo electrónico puede ser accedido mientras están ausentes.

9. ¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?

Sí. Debe notarse que si se realizan actividades laborales en un dispositivo personal, el empleado debe rendir cuentas del tiempo dedicado a actividades laborales durante las horas de trabajo. Los empleadores tienen el derecho de monitorear dichos dispositivos solo durante las horas de trabajo. Aunque esto es cierto, el Reglamento de Protección de Datos requiere que todo operador de sistema electrónico (como los empleadores) obtenga permiso por escrito. Según el Reglamento de Protección de Datos, el propietario de los datos tiene derecho a que sus datos personales sean eliminados en cualquier momento. Sin embargo, la solicitud de eliminación debe presentarse según las reglas y regulaciones aplicables.

10. ¿Es legal monitorear las computadoras personales de los empleados?

Sí, la respuesta es la misma que la anterior. Los empleadores pueden monitorear las actividades laborales del personal que trabaja en una computadora personal para proteger la información empresarial. Sin embargo, el monitoreo no debe interferir ni recopilar ninguna información personal sobre el empleado. Separar la información personal y profesional es una precaución efectiva. Los empleadores no solo deben desarrollar políticas de trabajo/monitoreo , sino que también deben explicar adecuadamente estas políticas a sus empleados.

11. ¿Es obligatorio informar a los empleados sobre el monitoreo?

Sí. Como se indica en la mayoría de este artículo, La constitución de Indonesia requiere que los empleados sean informados adecuadamente y consientan por escrito antes de ser monitoreados. A los empleadores no se les permite monitorear sus dispositivos sin el consentimiento de los empleados, incluso si son propiedad de la empresa. También es crucial que los empleados entiendan cómo y por qué se utilizan estos dispositivos de monitoreo. Si los empleados no dan su consentimiento, no deben ser monitoreados.

12. Política de monitoreo de empleados - ¿obligatoria o no?

Sí. El monitoreo de empleados las políticas, deben adherirse a las leyes y estándares internacionales de derechos humanos, incluyendo los principios de transparencia, legalidad, proporcionalidad y necesidad. Esto se puede lograr creando y distribuyendo políticas integrales de la empresa, manuales y formularios de consentimiento para asegurar que los empleados conozcan las reglas y directrices sobre monitoreo y vigilancia. Las políticas deben ser fáciles de acceder y entender.

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¿Existen leyes indonesias que protejan la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo?

No hay leyes constitucionales que mencionen explícitamente la privacidad en el lugar de trabajo. Dicho esto, hay tantas leyes relacionadas con la privacidad de datos en Indonesia.

• El Reglamento de Protección de Datos proporciona especificaciones más detalladas sobre el uso de datos personales en sistemas electrónicos en cada proceso de vigilancia, es decir, adquisición, recopilación, procesamiento, análisis, almacenamiento, visualización, anuncio, transmisión, diseminación y/o provisión de acceso a, y/o eliminación de datos personales.
• Ley No. 11 de 2008 sobre Información Electrónica y Transacciones, modificada por la Ley No. 19 de 2016 ("Ley de Información Electrónica").
• Reglamento No. 71 de 2019 sobre la Implementación de Sistemas y Transacciones Electrónicos ("GR 71").
• Reglamento del Ministro de Comunicación e Informática No. 20 de 2016 sobre la Protección de Datos Personales ("Reg. MOCI 20").

Los últimos dos se llaman colectivamente los reglamentos PDP Según la Ley EIT y los Reglamentos Gubernamentales, los empleados están protegidos por ley cuando no se les informa sobre el monitoreo en el espacio de trabajo, no dieron su consentimiento y/o el uso de tales datos no se indica en contratos de empleo, políticas de lugar de trabajo o manuales. En Indonesia, las sanciones por violaciones de privacidad de datos se encuentran en la legislación relevante y son esencialmente multas. La prisión puede imponerse en casos graves, como en el evento de infracción intencional. La Ley EIT proporciona penas criminales que van desde; multa de Rp. 600,000,000 a Rp. 800,000,000 y/o 6 a 8 años de prisión por acceso ilegal; multa de Rp. 800,000,000 y/ o 10 años de prisión por intercepción/escucha telefónica de transmisión; Rp. 2,000,000,000 a Rp. 5,000,000,000 y/o 8 a 10 años de prisión por alteración, adición, reducción, transmisión, manipulación, eliminación, movimiento, ocultamiento de Información Electrónica y/o Registros Electrónicos. En resumen, el monitoreo debe implementarse para mantener la confianza y seguridad de la fuerza laboral.

¿Hay consejos de abogados profesionales sobre monitoreo?

Los abogados están de acuerdo en que aunque no hay restricciones legales específicas sobre el monitoreo de empleados, el empleador debe expresar el derecho a hacerlo en el reglamento de la empresa. También recomiendan que se implementen políticas de monitoreo claras y detalladas. Los empleados deben ser notificados explícitamente y dar consentimiento por escrito antes de implementar soluciones de monitoreo. También se pueden implementar políticas separadas de privacidad de datos. Las políticas deben incluir lo siguiente:

• La definición de datos privados o personales (típicamente, varios tipos de información relacionada con el empleado y los dependientes del empleado).
• Asegurar el uso y divulgación apropiados y legales de datos personales.
• Disposiciones de centros de datos y recuperación de desastres.
• El consentimiento del empleado para que el empleador acceda, recopile, use, transfiera o procese de otra manera los datos personales del empleado.
• El derecho del empleado a acceder a sus propios datos personales (pero no a los de otros).
• La obligación del empleado de notificar al empleador sobre cualquier cambio o actualización en sus datos personales.

¿Cuál es el resumen?

Los empleadores necesitan equilibrar la necesidad de proteger los intereses empresariales y las expectativas de privacidad de sus empleados cuando implementan software de monitoreo de empleados. Para realizar el proceso de monitoreo en bases legítimas, se debe considerar la transparencia y la notificación previa. Descargo de responsabilidad La información proporcionada en este artículo es solo para comprensión general y no debe usarse como asesoramiento legal. Para recibir asesoramiento legal profesional, por favor consulta a tu abogado.