12 preguntas más preguntadas sobre las leyes de monitoreo de empleados en Brasil

El monitoreo de empleados en Brasil está reconocido y permitido para los empleadores que deseen monitorear a sus empleados por motivos legítimos relacionados con el trabajo.

1. ¿Es legal el monitoreo de empleados en Brasil?

Sí. La empresa tiene derecho a monitorear las actividades diarias de trabajo de sus empleados. Dicho esto, esta práctica debe realizarse sin infringir la privacidad del empleado ni violar ninguna ley de monitoreo de empleados en Brasil. El derecho a monitorear está respaldado por el Artículo 5 de la constitución federal de Brasil, que proporciona el derecho a la compensación por daños materiales o morales o daños a la imagen.

2. ¿Es legal monitorear las computadoras de la empresa?

Sí. Si el dispositivo pertenece a la empresa, los propietarios (empleadores) pueden monitorear a los empleados para asegurar que no haya mal uso. Los empleadores también tienen derecho a asegurar que sus empleados no utilicen las computadoras para acceder a sitios no relacionados con el trabajo. Sin embargo, el conocimiento previo del monitoreo es esencial. Según la LGPD (la ley local de protección de datos), los empleados deben ser notificados expresamente e informados de que habrá control sobre el uso de las computadoras.

3. ¿Es legal monitorear las actividades de internet y redes sociales de los empleados?

Sí. La respuesta es similar a la pregunta anterior. En la mayoría de los casos, el empleador tiene derecho a asegurar que los empleados utilicen el Internet proporcionado para fines relacionados con el trabajo durante las horas pagadas. Los empleadores pueden monitorear actividades de internet como sitios web visitados, tiempo dedicado en línea durante las horas de trabajo, e incluso limitar las visitas a sitios específicos. En cuanto al monitoreo de actividades en redes sociales, las leyes de monitoreo de empleados en Brasil aún no regulan el monitoreo de redes sociales por parte de las empresas. Aun así, los empleados deben entender que deben cumplir si las políticas de la empresa prohíben el uso de redes sociales durante las horas de trabajo.

4. ¿Es legal monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas?

Sí. Los empleadores pueden utilizar herramientas que monitoreen el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas en una computadora de trabajo. Una guía general es que los empleados deben tener en cuenta que toda actividad realizada en una computadora de trabajo puede ser accedida por su empleador, principalmente donde se han comunicado políticas claras y documentadas.

5. ¿Es legal monitorear el contenido del correo electrónico?

Sí, si se trata de una cuenta de correo electrónico corporativa de la empresa, están obligados a prohibir el uso de correos electrónicos corporativos para fines personales. Antes de hacerlo, la empresa debe informar claramente a sus empleados sobre el monitoreo del correo electrónico. Las leyes de monitoreo de empleados en Brasil obligan a los empleadores a hacerlo. En otras palabras, políticas claras que indiquen que los correos electrónicos corporativos son únicamente para uso profesional deben proporcionarse. Esto permitirá al empleador tomar acciones apropiadas contra sus empleados si los correos electrónicos corporativos se utilizan para fines distintos al uso corporativo.

6. ¿Es legal monitorear o grabar conversaciones telefónicas?

Sí. Por ejemplo, las leyes de Brasil permiten que algunos sectores, como las empresas de centros de llamadas, monitoreen o graben conversaciones telefónicas con clientes como requisito regulatorio para respaldar el trato justo a los clientes y una buena conducta. Esto también está respaldado por el Decreto N.º 6.523 de 31 de julio de 2008, que exige que estos servicios graben sus llamadas. Sin embargo, en una oficina convencional, esto podría ser un poco controvertido. Escuchar conversaciones sin el conocimiento del empleado podría violar la confidencialidad en el ítem XII del Artículo 5 de la Constitución Federal. Lo mismo aplica a las reglas de compartición de datos personales. Incluso los esfuerzos del gobierno para obligar a los operadores de telecomunicaciones a proporcionar la lista de nombres, direcciones y números de teléfono de sus clientes no tuvieron éxito. En abril de 2020, el Tribunal Supremo Federal de Brasil suspendió la Medida Provisional, ya que violaba los derechos humanos básicos de privacidad. Las leyes de monitoreo de empleados en Brasil exigen a las empresas asegurar que el proceso de monitoreo no infrinja el derecho fundamental del empleado.

7. ¿Es legal utilizar sistemas de monitoreo de video en el lugar de trabajo?

Sí. En Brasil, los sistemas de vigilancia por video en el lugar de trabajo son una práctica común. Algunos empleados utilizan sistemas de monitoreo de video para fines comerciales legítimos. Sin embargo, deben respetarse las limitaciones establecidas en la constitución. Instalar sistemas de monitoreo de video en entornos que invadan la privacidad del empleado puede llevar a la violación del Ítem X del Artículo 5 de la Constitución Federal de Brasil. Esta ley establece que toda persona tiene derecho a la privacidad, la vida privada, el honor y la imagen son inviolables, y el derecho a la compensación por daños materiales o morales cuando se comete tal infracción. Las leyes de monitoreo de empleados en Brasil implican que se deben tomar ciertas precauciones al instalar un sistema de monitoreo de video:

• Notificar a los empleados que su entorno de trabajo está siendo monitoreado mediante un sistema de video.
• Explicar el propósito del monitoreo a los empleados.
• Instalar cámaras solo en áreas de trabajo, no en entornos que puedan invadir la privacidad (p. ej., baños, vestuarios, aseos).
• Evitar el uso del sistema de video para fines discriminatorios, es decir, para monitorear solo un sector de la empresa o un empleado específico.
• Tomar medidas apropiadas para almacenar lo monitoreado.
• Asegurar que quienes tengan acceso a los datos monitoreados no compartan información con terceros.

Además de los sistemas de vigilancia por video, hay varias opciones amigables para los empleados a considerar si el objetivo principal es monitorear la productividad general y asegurar que los recursos de la empresa se utilicen adecuadamente. El software de monitoreo de productividad de empleados es una excelente manera de equilibrar los beneficios del monitoreo con los riesgos de invadir la privacidad de los empleados.

8. ¿Es legal monitorear mensajes privados y el contenido del correo electrónico?

Sí. Siempre que la empresa tenga políticas claras que prohíban el envío y recepción de mensajes privados y correos electrónicos en dispositivos de la empresa durante y después de las horas de trabajo. En ese caso, está justificado monitorear actividades como el envío o recepción de mensajes privados o correos electrónicos. Las leyes de monitoreo de empleados en Brasil lo permiten. De nuevo, la palabra clave aquí es políticas bien definidas. Monitorear sin asegurar que el empleado haya sido notificado adecuadamente podría llevar a pagos de daños elevados.

9. ¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?

Sí. Cabe destacar que si las actividades laborales se realizan en un dispositivo personal, el empleado es responsable ante el empleador durante las horas de trabajo designadas. El empleador puede restringir el uso durante las horas de trabajo si lo desea. Si el empleador realiza este tipo de monitoreo, se requiere transparencia, y deben tomarse medidas para asegurar que no interfieran con su privacidad. Las leyes de Brasil exigen que el empleador informe adecuadamente al empleado sobre qué información pretenden recopilar y cómo pretenden usarla.

10. ¿Es legal monitorear las computadoras personales de los empleados?

Sí, La respuesta es similar a la anterior. La práctica se volvió posible y fluida después de que entrara en vigor la regulación 13874/2019. Se llamó una "Ley Económica Freedom", reduciendo el nivel de burocracia en Brasil. Desde su promulgación, los gerentes de la empresa pueden negociar sus horarios y condiciones laborales directamente con los empleados. Tienen derecho a firmar acuerdos individuales con cada trabajador dado (en lugar de acuerdos colectivos). Sin embargo, las pequeñas empresas con menos de 20 empleados están libres para implementar el monitoreo del tiempo de trabajo o evitarlo. Si el empleado realiza deberes laborales en una computadora personal, monitorear dichos dispositivos puede servir a un interés legítimo en la protección de la información empresarial. Sin embargo, se considera ilegal si dicho monitoreo también captura datos relacionados con la vida privada del empleado. Se deben tomar medidas adecuadas para distinguir entre el uso personal y empresarial del dispositivo, y políticas deben crearse y comunicarse a los empleados.

11. ¿Es obligatorio informar a los empleados sobre el monitoreo?

Sí. Según las leyes brasileñas, la notificación previa del monitoreo es fundamental. Las empresas están obligadas a informar a sus empleados y discutir cualquier problema relacionado con el proceso de monitoreo antes de monitorear. Los empleados deben estar al tanto del monitoreo, los fines para los cuales se recopilarán los datos personales y cualquier otra información necesaria para asegurar un procesamiento justo.

12. Política de monitoreo de empleados - ¿obligatoria o no?

Sí. Las empresas deben crear documentación apropiada como políticas de monitoreo, manuales, etc. que establezcan reglas claras para el uso de la propiedad de la empresa. Los datos obtenidos a través de las herramientas de monitoreo también deben ser relevantes, necesarios, no excesivos y cumplir con los estándares de protección de datos. Con una política de monitoreo en el lugar de trabajo completa y fácilmente accesible, los empleados estarán al tanto del monitoreo. Siguiendo las leyes de monitoreo de empleados en Brasil, todo esto debe incluirse en las políticas:

• La naturaleza y el alcance del proceso de monitoreo.
• La razón del monitoreo.
• El impacto del monitoreo en el negocio.
• Cómo se maneja la información confidencial o sensible. (Si se toma alguna)
• Señalar usos aceptables e inaceptables.
• Los empleadores deben asegurar que sus políticas de monitoreo cumplan con los requisitos legales, incluida la ley de protección de datos.

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¿Existen leyes brasileñas que protejan la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo?

Sí.Los incisos X y XII del artículo 5 de la Constitución Federal (CRFB/1988) protegen intencionalmente la inviolabilidad de la intimidad, la privacidad, el honor, la imagen, y el secreto. La constitución federal de Brasil afirma que todos tienen derecho a la vida privada y a los derechos fundamentales de libertad. Según el artículo 23 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos, todos tienen derecho al trabajo, a la libre elección de empleo, a condiciones de trabajo justas y favorables, y a la protección contra el desempleo. La Ley General de Protección de Datos (LGPD), que entró en vigor el 18 de septiembre de 2020, también crea requisitos extensos, regula y proporciona sanciones para las organizaciones que manejan datos personales y sensibles. Las disposiciones relevantes de la ley de protección de datos son aplicables a partir del 1 de agosto de 2021. Equilibran los derechos de los sujetos de datos individuales y sus controladores. Por lo tanto, toda empresa u organización debe designar un oficial calificado de protección de datos, responsable del mantenimiento de los registros. Esto hace posible mantener los datos seguros de pérdida o destrucción.

¿Hay consejos de abogados profesionales sobre el monitoreo?

Los abogados profesionales aconsejan que debe haber transparencia en torno al monitoreo de empleados. Las leyes de monitoreo de empleados en Brasil estipulan que todos los empleados sujetos a monitoreo deben ser informados de lo siguiente:

• El hecho de que están siendo monitoreados.
• El propósito del monitoreo.
• La razón legítima relevante para el monitoreo.
• Cuánto tiempo se retendrá la información recopilada.
• Los derechos de los empleados con respecto al monitoreo.
• El derecho a comunicarse donde los empleados tengan preocupaciones sobre el monitoreo.

Las empresas deben emitir documentos especiales como políticas, manuales, formularios de consentimiento, etc. para crear conciencia sobre el monitoreo.

¿Cuál es la conclusión?

Es crucial encontrar un terreno común al implementar procesos de monitoreo de empleados para equilibrar los intereses comerciales del empleador y la privacidad de los empleados. Para implementar legítimamente el proceso de monitoreo, se debe considerar la transparencia y la notificación previa. Aplicar un software de monitoreo de empleados no invasivo te ayuda a mejorar la productividad y la asistencia de los empleados sin problemas legales. Descargo de responsabilidad La información proporcionada en este artículo es solo para comprensión general y no debe usarse como consejo legal. Para recibir asesoramiento legal profesional, consulta a tu abogado.