Los peores y los mejores software para rastrear computadoras en tu oficina

¿Estás enfrentando desafíos con tus empleados y considerando probar herramientas y programas de monitoreo de empleados que rastrean la actividad de la computadora como solución? Tal vez estás luchando por mantener a tu equipo disciplinado, o te resulta difícil rastrear el trabajo de tus empleados remotos. Quizás estás preocupado por cuánto tiempo pasa tu equipo en línea durante las horas de trabajo. O tal vez ya has probado software para rastrear el tiempo y te has enfrentado a problemas como empleados infelices, preocupaciones por la privacidad y sentirte abrumado por monitorear y revisar capturas de pantalla después de que el software rastrea la actividad de la computadora. En este artículo, echaremos un vistazo más de cerca al software de monitoreo de computadoras de empleados: qué implica, qué características recomendadas ofrecen varias soluciones de software, evaluando los beneficios potenciales y las trampas asociadas con su implementación, y lo más importante, cómo puede ayudarte a lograr tus objetivos. Ya sea que seas nuevo en esto o lo hayas estado haciendo por un tiempo, nuestro objetivo es darte consejos prácticos para hacer que el monitoreo de empleados funcione para ti.

Somos WorkTime, una empresa de software con más de 20 años de experiencia en la industria, especializada en monitoreo no invasivo de empleados y seguimiento de productividad.

Las peores características del software de seguimiento de tiempo

Aunque todo el software de monitoreo cumple la función principal de vigilancia de empleados, no todas las soluciones se crean con igual consideración por el bienestar de los empleados. Algunas características pueden tener inconvenientes inesperados. Desde preocupaciones por la privacidad hasta ineficiencias en el análisis de datos, entender estos inconvenientes te ayudará a crear un entorno de trabajo positivo y productivo mientras mantienes la confianza y la privacidad de los empleados.

Capturas de pantalla, monitoreo de video/audio

El software que captura capturas de pantalla, video y audio varía en funcionalidad, con algunas plataformas tomando capturas aleatorias o activándolas cuando se acceden a programas específicos. Sin embargo, implementar prácticas de monitoreo intrusivas puede llevar a graves consecuencias. Es potencialmente ilegal y dañará la confianza entre tú como empleador y tu equipo, lo que lleva a un aumento del estrés e insatisfacción. Además, hay un riesgo significativo de brechas de datos, ya que las capturas de pantalla pueden capturar información sensible. Incluso si los empleados rinden bien bajo vigilancia, la falta demostrada de confianza puede obstaculizar la productividad y la motivación, potencialmente llevando a los empleados a buscar otro lugar de trabajo. Por lo tanto, debes priorizar la confianza, la privacidad y el respeto mutuo en el lugar de trabajo para mantener un entorno positivo y productivo.

Incluso si los empleados rinden bien bajo vigilancia, la falta demostrada de confianza puede obstaculizar la productividad y la motivación, potencialmente llevando a los empleados a buscar otro lugar de trabajo.

Monitoreo de pulsaciones de teclas

Ciertos software también ofrece monitoreo de pulsaciones de teclas, una característica que registra cada pulsación de tecla ingresada en una computadora y guarda los datos en un archivo de texto para revisión posterior. Algunas herramientas incluso capturan información del portapapeles de copiar-cortar-pegar. El registro de pulsaciones de teclas a veces incluso implica rastrear y grabar pulsaciones sin el consentimiento o conocimiento del usuario. Este enfoque comparte similitudes con las capturas de pantalla y el rastreo de video en términos de preocupaciones por la privacidad, dañando en última instancia la confianza. Aunque algunos argumentan que el monitoreo de pulsaciones podría ayudar a identificar instancias de robo de datos, la realidad es que filtrar grandes cantidades de pulsaciones grabadas es ineficiente y consume tiempo. Como resultado, esta práctica es más probable que cause daño que proporcione algún beneficio significativo.

Aunque algunos argumentan que el monitoreo de pulsaciones podría ayudar a identificar instancias de robo de datos, la realidad es que filtrar grandes cantidades de pulsaciones grabadas es ineficiente y consume tiempo.

Instalación oculta

Instalar software sin el conocimiento del empleado puede parecer atractivo. Podría proporcionar una oportunidad para pillar a los empleados desprevenidos si se involucran en actividades no relacionadas con el trabajo durante las horas laborales. Sin embargo, hay inconvenientes significativos en este enfoque. En primer lugar, es ilegal en muchos países. En segundo lugar, incluso si descubres problemas, puedes enfrentar desafíos para abordarlos o despedir al empleado sin revelar tus tácticas de monitoreo. Esto podría llevar a preguntas y posibles problemas legales para ti como empleador.

Datos de monitoreo ocultos

Ese enfoque parece contraproducente. Si los empleados son conscientes del monitoreo y sus resultados, tienen la oportunidad de mejorar su rendimiento. De lo contrario, ¿cuál es el punto? Esta característica es similar a la anterior, pero implica retener los resultados y datos del monitoreo a los empleados. Todos los informes e información están disponibles solo para ti como empleador. Aunque no hay consecuencias negativas claras de esta acción, tampoco hay beneficios claros. Si los empleados pueden acceder a los datos de monitoreo, tienen la oportunidad de identificar y abordar cualquier problema de manera independiente, mejorar la autodisciplina y resolver el problema por sí mismos. Esto reduce la necesidad de micromanagement por tu parte como empleador. Al restringir el acceso a los datos, te privas de estos beneficios potenciales.

Si los empleados pueden acceder a los datos de monitoreo, tienen la oportunidad de identificar y abordar cualquier problema de manera independiente, mejorar la autodisciplina y resolver el problema por sí mismos.

Software no conforme con la ley

Cuando se trata de guardar y almacenar datos de monitoreo de tus empleados, hay dos enfoques generales: basado en la nube y en las instalaciones. El primero implica que los datos salgan de las instalaciones de tu empresa, mientras que el último asegura que los datos solo puedan ser accedidos por ti. Si el software que eliges cumple con las regulaciones de privacidad de datos en tu país, ambas opciones son seguras. Sin embargo, si no cumplen, surgen problemas inmediatamente. Las capturas de pantalla y grabaciones de video podrían filtrarse potencialmente, resultando en la exposición de información sensible sobre tu empresa y empleados y posibles consecuencias graves.

Sistema de informes caótico

Elige software que organice los datos en informes claros y estructurados. De esta manera, puedes rastrear eficientemente el tiempo activo, la asistencia y el flujo de trabajo sin perderte en pilas de información. Sin informes organizados, pasarás demasiado tiempo filtrando manualmente los datos y analizándolos tú mismo. Esto puede llevar a micromanagement y distraerte de tus tareas principales. Al usar software con informes estructurados, puedes agilizar el proceso de monitoreo y enfocarte mejor en tus tareas.

Al usar software con informes estructurados, puedes agilizar el proceso de monitoreo y enfocarte mejor en tus tareas.

Sin análisis de datos de monitoreo

Ampliando el punto anterior, enfocarte solo en el tiempo activo y ocioso de un empleado y asumir que se correlaciona directamente con la productividad no te proporcionará insights precisos. La productividad es un concepto multifacético que requiere un análisis más profundo más allá del mero tiempo activo, tiempo de inicio de sesión o uso de internet. Opta por software que no solo monitoree sino que también analice los datos de actividad de los empleados. Confiar solo en el monitoreo puede sofocar la creatividad de los empleados e impedir la calidad de su trabajo. En cambio, considera soluciones que ofrezcan análisis integral para obtener una comprensión más matizada de la productividad y el trabajo de los empleados.

Las mejores características del software de seguimiento de tiempo

En el panorama laboral en rápida evolución de hoy, la adopción de software de monitoreo de empleados requiere más atención al bienestar de los empleados. Algunas características pueden proporcionar ventajas significativas de software no invasivo que no son inmediatamente aparentes. Desde el seguimiento integral de productividad hasta interfaces de usuario simplificadas y cumplimiento con regulaciones legales, estas características contribuyen a un entorno de trabajo positivo y te ayudan a alcanzar tus objetivos laborales.

Monitoreo de productividad

Para entender cómo trabajan sus empleados, elija un software como WorkTime que analiza los datos de monitoreo de manera efectiva. Por ejemplo, combínelo en un informe general de productividad. WorkTime proporciona un informe completo de productividad que categoriza todo el tiempo activo como productivo o improductivo, basado en las aplicaciones y sitios web utilizados. Lo que es aún mejor es la flexibilidad para personalizar estas categorías según sus preferencias, ajustándolas para diferentes departamentos. Esta personalización asegura que su análisis de productividad refleje con precisión el patrón de trabajo en equipo.

Para entender cómo trabajan tus empleados, elige software como WorkTime que analice efectivamente los datos de monitoreo.

Interfaz de usuario simple

Para obtener mejores resultados de monitoreo, opte por un software con una interfaz simple y clara y un sistema de informes. De esta manera, no perderá tiempo descifrando datos de monitoreo complejos. Con WorkTime, tiene acceso a más de 50 informes, todos categorizados de manera ordenada y diseñados para una comprensión fácil. Esto no solo mejora su comprensión de los datos de monitoreo de empleados sino que también le ahorra tiempo valioso. Le permitirá enfocarse en analizar los resultados y tomar acción cuando sea necesario.

Cumplimiento con regulaciones legales

Un aspecto que quizás no consideres inmediatamente al implementar el monitoreo de empleados es dónde se almacenarán todos los datos de monitoreo. Hay dos opciones principales: almacenamiento basado en la nube y en las instalaciones. Elige software, como WorkTime, que cumpla con las regulaciones de privacidad de datos para asegurar la seguridad, independientemente del tipo de almacenamiento que selecciones. Esto evitará cualquier preocupación sobre fugas de datos.

Elige software, como WorkTime, que cumpla con las regulaciones de privacidad de datos para asegurar la seguridad, independientemente del tipo de almacenamiento que selecciones.

WorkTime, por ejemplo, es completamente conforme con HIPAA, RGPD, y numerosas leyes locales. Este cumplimiento asegura que tus actividades de monitoreo se realicen dentro de los límites legales, salvaguardando la información sensible sobre tu empresa y empleados de posibles brechas. Al adherirse a los requisitos regulatorios, WorkTime mitiga el riesgo de fugas de datos y mantiene la seguridad y confidencialidad de tus datos de monitoreo.

Gestión y monitoreo de asistencia

Entre las características útiles está el monitoreo de asistencia. Lo que lo hace particularmente valioso es su funcionalidad integral. No solo puede rastrear la presencia de un empleado, sino que también puede personalizar la configuración según sus necesidades. Con WorkTime, esto incluye establecer horas de trabajo y monitorear el cumplimiento de estos horarios. También puede acceder a estadísticas detalladas sobre la puntualidad, lo que le permite identificar cualquier patrón preocupante de retrasos. Con WorkTime, gestionar la asistencia de su equipo remoto es sin esfuerzo, asegurando que los empleados lleguen a tiempo al trabajo de manera consistente.

Comparación de productividad remota y en oficina

¿Inseguro si tus empleados mantienen el mismo nivel de rendimiento cuando trabajan desde casa? Con WorkTime, prueba la característica que no solo monitorea a los empleados remotos, sino que también permite comparar su rendimiento en entornos híbridos. Determina si destacan más en casa o en la oficina. Quizás muestren mayor productividad en casa o rindan mejor durante las vacaciones en la oficina. Determina cuándo se minimizan las distracciones para ellos. WorkTime proporciona acceso a estas y otras características, particularmente útiles para comparar el rendimiento de los empleados en varios entornos.

Con WorkTime, prueba la característica que no solo monitorea a los empleados remotos, sino que también permite comparar su rendimiento en entornos híbridos.

Establecimiento de objetivos

Comunica expectativas claras a tus empleados respecto a sus objetivos de rendimiento. Si has optado por el monitoreo, es probable porque sientes que los empleados no están cumpliendo con tus estándares de productividad. En lugar de solo rastrear su tiempo activo, delinea tus expectativas para ellos. Con WorkTime, puedes establecer objetivos específicos en términos del número de horas activas que deben lograr semanalmente o el nivel de consistencia requerido en su asistencia. Esta característica minimiza el tiempo que de otro modo pasarías revisando manualmente informes para asegurar que cumplan con tus requisitos laborales.

Con WorkTime, puedes establecer objetivos específicos en términos del número de horas activas que deben lograr semanalmente o el nivel de consistencia requerido en su asistencia.

Estadística de uso de internet

Una de las características más valiosas para rastrear la productividad de los empleados es monitorear la actividad de internet para asegurar que no se distraigan demasiado con actividades como navegar, jugar, o compras en línea. El monitoreo de internet con WorkTime le permite rastrear el tiempo total de internet de los empleados y los sitios web específicos que visitan. Dado que el trabajo moderno a menudo requiere el uso de internet, necesita categorizar con precisión el tiempo de internet como productivo o improductivo.

El monitoreo de internet con WorkTime te permite rastrear el tiempo total de internet de los empleados y los sitios web específicos que visitan.

Con WorkTime, puedes personalizar qué sitios web se consideran útiles o no, proporcionándote estadísticas precisas sobre el tiempo pasado en actividades no relacionadas con el trabajo. Esta característica personalizable puede ajustarse para departamentos específicos.

Tabla de clasificación

Para fomentar una relación positiva con tus empleados, destaca los aspectos beneficiosos del monitoreo. Esto ayudará a los empleados a entender que no se trata solo de disciplina, sino también de reconocer sus contribuciones. La característica de tabla de clasificación de WorkTime hará que los empleados sientan que su arduo trabajo es reconocido, lo que naturalmente aumenta su motivación y mejora el rendimiento. Esta característica compila datos de informes para crear una lista de los empleados de mejor rendimiento, permitiéndote mostrar sus valiosas contribuciones y mostrar aprecio por sus esfuerzos.

La característica de tabla de clasificación de WorkTime hará que los empleados sientan que su arduo trabajo es reconocido, lo que naturalmente aumenta su motivación y mejora el rendimiento.

Enfoque no invasivo

En 2024, hay un cambio notable hacia un enfoque más holístico de la productividad, colocando mayor importancia en el bienestar de los empleados. Esto se refleja en las características y métodos que se adoptan. Ya no es aceptable que el software de monitoreo invada la privacidad de los empleados grabando todo o instalando software sin su conocimiento y consentimiento.

Ya no es aceptable que el software de monitoreo invada la privacidad de los empleados grabando todo o instalando software sin su conocimiento y consentimiento.

En cambio, las herramientas de monitoreo incorporarán cada vez más características destinadas a rastrear y analizar niveles de estrés, carga de trabajo y satisfacción laboral general. Estos datos permitirán a los empleadores cultivar entornos que prioricen la salud mental y el equilibrio entre trabajo y vida. Con WorkTime, ahora puedes implementar monitoreo no invasivo que proporciona insights sobre la productividad de los empleados y distracciones sin agregar estrés innecesario.

¿Cómo elegir el mejor software de monitoreo de empleados?

Para determinar el mejor sistema de monitoreo de computadoras, compara exhaustivamente basado en criterios que incluyen ofertas de informes, facilidad de uso, protocolos de seguridad e posibilidades de integración. Enfócate en evitar características que podrían causar problemas innecesarios. Prioriza software con interfaces intuitivas y navegación sencilla para asegurar una adopción fácil por tu equipo y minimizar el tiempo de entrenamiento. Además, prioriza la seguridad de datos eligiendo software con encriptación robusta, controles de acceso y cumplimiento con regulaciones de protección de datos. Para beneficiarte del monitoreo de empleados, simplemente introduce el software elegido a tu equipo, explica su propósito y qué se rastreará. Proporciona retroalimentación regular, destacando logros y abordando cualquier preocupación identificada a través de los datos de monitoreo. Opta por monitoreo no invasivo ayuda a construir confianza y minimiza el estrés para los empleados. WorkTime proporciona monitoreo de empleados enfocado en productividad y rendimiento. Analizando tiempo activo, asistencia, puntuaciones de distracción y más, ofrece insights valiosos sobre las dinámicas de tu lugar de trabajo sin comprometer la privacidad de los empleados.