Como anunciar o monitoramento de funcionários - amostras de anúncios

Bem iniciado é metade feito. Um anúncio de monitoramento de funcionários é exatamente um bom começo que resolve tudo. Como anunciar o monitoramento de funcionários de forma que sua equipe o aceite suavemente? Os especialistas da WorkTime compartilham as melhores práticas para um anúncio de monitoramento de funcionários bem-sucedido.

Olá do software de monitoramento de funcionários WorkTime! Anunciando monitoramento de funcionários? Vamos tornar esse processo uma brisa! Nossos mais de 20 anos de experiência garantem uma transição suave para o monitoramento de funcionários que se integra perfeitamente ao seu local de trabalho.

Sempre há preocupações

Quando se trata de anunciar o monitoramento de funcionários para seus funcionários existentes ou novos, empregadores e donos de negócios encontram preocupações como essas:

• Como minha equipe vai reagir?
• Vou manter a integridade da minha equipe?
• Estou claro o suficiente sobre meus motivos?
• O que incluir nas políticas de monitoramento de funcionários?
• Não estou indo longe demais ao monitorar meus funcionários?
• Há risco de funcionários decidirem sair do emprego por causa do monitoramento?

Sempre há expectativas

Como você espera se beneficiar do software de monitoramento de funcionários? Talvez o objetivo principal seja aumentar o desempenho e o engajamento dos funcionários ou melhorar a presença e o tempo ativo? Claro, tudo depende da especificidade da sua empresa, objetivos de negócios ou desafios no local de trabalho no departamento onde você vai implementar o monitoramento de funcionários. Mas há vários fatores que unem todos os empregadores. Talvez um desses motivos soe familiar para você:

• Proteja a empresa contra roubo ou vazamento de informações.

O monitoramento pode ajudar a revelar fraudes de funcionários.



• Entenda melhor os funcionários. Se algo der errado na empresa, os empregadores esperam que o software de monitoramento detecte os fatores que levam ao esgotamento.

O monitoramento ajuda a determinar se tudo está bem com a abordagem de gerenciamento e garante que os funcionários não estejam sobrecarregados com tarefas.



• Tome melhores decisões sobre flexibilidade. Tendências recentes de trabalho, incluindo horários flexíveis e trabalho remoto, exigem gerenciamento eficaz.

O monitoramento de funcionários é extremamente útil para comparar o desempenho em termos de um horário padrão de 9 às 18 e um flexível.



• Investigue o impacto de reuniões. A pesquisa mostra que reuniões são a principal distração no trabalho.

O monitoramento é uma escolha perfeita para analisar a influência das reuniões na produtividade dos funcionários.



• Mantenha a confiança na produtividade das equipes remotas. A taxa de produtividade é extremamente importante se você gerencia funcionários trabalhando de casa ou remotamente.

O monitoramento manterá você confiante de que seus funcionários remotos são tão dedicados quanto os no escritório.



• Qualidade do atendimento ao cliente. Garanta que o suporte seja colaborativo, orientado para soluções e pontual, fornecendo um serviço de alta qualidade para seus clientes. Uma análise abrangente de métricas será útil para identificar o escopo de melhoria.

O monitoramento ajuda a melhorar os serviços de suporte ao cliente.

Veja como nossos clientes alcançaram com sucesso seus objetivos com WorkTime: 1. Aumento instantâneo no tempo ativo. De 40 a 86%! 2. O desempenho da equipe está muito melhor agora! 3. Melhor presença em equipes remotas 4. Produtividade de 40% a 95%! 5. Dinheiro dos contribuintes economizado 6. Dinheiro economizado em software não utilizado 7. Fraude de terceirização detectada 8. e mais!

Não é isso que você espera do monitoramento? Se tiver dúvidas, entre em contato conosco em info@worktime.com ou via chat ao vivo, e forneceremos mais informações.

O que é certo para você?

A resposta está nesta pergunta: por que você quer monitorar? Imagine que você está planejando implementar um formato de trabalho híbrido. Nesse caso, você pode querer garantir que seus funcionários performem bem tanto no escritório quanto de casa. Esse seria o momento certo para implementar o software de monitoramento. Parece muito claro e orientado para negócios, não é? Dessa forma, você pode falar abertamente com sua equipe, pois tem motivos convincentes.

Quando você está claro sobre seus motivos e objetivos, você sabe com certeza qual software é certo para você e como falar com sua equipe.

Um de nossos clientes, um empresário, liderando um negócio de telecomunicações, Douglas, compartilhou sua experiência com WorkTime: “Estou usando WorkTime para rastrear KPIs de funcionários, incluindo produtividade, presença e tempo ativo. Devo admitir, minha equipe performa muito melhor agora. Se houver um membro problemático da equipe, você verá imediatamente nos relatórios. Sendo não invasivo, o produto foi bem aceito pela equipe.” Um caso inspirador!

O objetivo claro de Douglas e a abordagem de monitoramento não invasivo ressoaram com sua equipe em 100%.

Você não pode errar se optar pelo não invasivo

WorkTime é projetado para ser não invasivo, tornando possível avaliar o desempenho dos funcionários de forma transparente. Nossos clientes preferem monitoramento não invasivo por vários motivos: 1. Respeito à privacidade do funcionário. WorkTime fornece alternativas para cada função invasiva, tornando possível avaliar a produtividade sem registrar dados sensíveis ou conteúdo pessoal. 2. Conformidade legal. O monitoramento de funcionários WorkTime é compatível com HIPPA e RGPD. 3. Aumento da lealdade no local de trabalho. O monitoramento não invasivo ajuda a manter um ambiente de trabalho saudável, pois os funcionários se sentem respeitados e confiantes. 4. Eficiência. O monitoramento não invasivo avalia o desempenho em números e estatísticas, então zero espaço é desperdiçado em capturas de tela e vídeos. Economize tempo na análise da produtividade dos funcionários, pois o WorkTime fornece dados prontos para uso e tomada de decisões. 5. O equilíbrio entre as necessidades do empregador e a privacidade do funcionário. Não invasivo significa monitoramento sem ir longe demais. Essa abordagem mantém o monitoramento de funcionários orientado para negócios, não violando a privacidade.

Se a privacidade do funcionário for respeitada e protegida e você tiver motivos persuasivos - nunca há problema com um anúncio de monitoramento.

Prepare-se

Vários fatores são cruciais a considerar ao anunciar o monitoramento de funcionários:

1. Mantenha-o orientado para negócios e tenha um plano de gerenciamento de mudanças

Fazer um plano é sempre uma estratégia vencedora. O anúncio de monitoramento de funcionários requer uma abordagem abrangente. Então, você precisa estar pronto para soluções transformadoras.

Dica Profissional: Integre o departamento de RH no plano de gerenciamento de reestruturação e anúncio posterior de monitoramento de funcionários. Dessa forma, o processo será mais suave e estruturado.

O departamento de RH pode ajudar a tornar o anúncio de monitoramento de funcionários mais delicado. Por exemplo, os RHs podem conduzir reuniões personalizadas para departamentos, esclarecendo os objetivos do monitoramento e demonstrando exemplos concretos de como funciona. Além disso, os gerentes podem ajudar a cumprir todas as preparações. Assim, você pode delegar a redação de manuais de funcionários e formulários de consentimento, escrita de modelos de e-mail de anúncio e criação de políticas de monitoramento de funcionários.

2. Mantenha-se ligado ao seu objetivo de negócios

Para reforçar o valor do monitoramento de funcionários para seus funcionários (não apenas para o negócio), diga às pessoas quando isso resultou em uma vitória da equipe. Por exemplo, imagine que o monitoramento de funcionários sinalizou que a equipe está continuamente sobrecarregada. Deixe-os saber se isso resulta em realocação de trabalho ou recrutamento de recursos adicionais. Ex.: “Como resultado de você rastrear seu tempo diligentemente e com precisão durante este projeto, ficou aparente que estávamos sub-recursados. Fico feliz em dizer que os dados que você forneceu ajudaram a construir um caso de negócios para recrutar outro desenvolvedor em tempo integral para a equipe. Eles começam na próxima segunda-feira.”

3. Explique os motivos e objetivos do monitoramento

O anúncio de monitoramento de funcionários diminui o estresse na equipe. Quando as pessoas não sabem o que está acontecendo, isso resulta em um nível excessivo de ansiedade. O medo da incerteza é um fator psicológico comum em situações imprevisíveis como implementar monitoramento de funcionários sem anúncio adequado. O anúncio de monitoramento pode se tornar uma solução eficaz.

É importante comunicar o panorama geral ao introduzir o monitoramento de funcionários.

Por exemplo, melhor utilização de recursos poderia liberar capacidade suficiente para assumir projetos extras, impulsionando a lucratividade e o crescimento dos negócios. Isso pode levar a mais oportunidades para progressão da equipe, bem como maior segurança no emprego. Além disso, o monitoramento de funcionários encoberto pode resultar em falta de confiança entre empregadores e seus funcionários. O monitoramento transparente, ao contrário, aumenta a confiança no local de trabalho, o que é vital para melhores resultados de produtividade e engajamento.

Fonte: Pesquisa Slack Pulse

Uma falta mútua de confiança resulta em menor produtividade, engajamento e satisfação. Além disso, o nível de esgotamento está aumentando. No entanto, anunciar o monitoramento de funcionários e acesso aberto aos relatórios pode ajudar a resolver esse problema.

Funcionários que são notificados sobre o monitoramento de funcionários se sentem mais confiantes e flexíveis, e portanto mais produtivos.

4. Mantenha a transparência e explique o que é registrado.

O monitoramento encoberto torna difícil discutir os resultados abertamente com seus funcionários e desenvolver um plano de desempenho para melhoria futura. Forneça uma declaração clara que delineie o seguinte:

• Por que o monitoramento de funcionários está sendo introduzido;
• Quais ferramentas/métodos você usará;
• Quais informações você rastreará;
• Como essas informações serão e não serão usadas.

Torna-se difícil alcançar seus objetivos de monitoramento, pois é menos eficaz quando encoberto.

Se você vai ter objetivos de utilização, seja claro sobre eles. Isso deve ajudar a tranquilizar as pessoas de que não há nada de inadequado sobre o novo processo e construir sua confiança e conformidade.

5. Forneça orientação e suporte

Anunciar o monitoramento e prosseguir gentilmente é mais uma ótima maneira de simplificar o processo. Além disso, tornar o monitoramento de funcionários um objetivo comum demonstrará aos seus funcionários que eles não estão apenas sob vigilância, mas participantes ativos no processo maior.

Torne seus funcionários parte do processo de monitoramento. Os funcionários são mais leais a você quando se sentem valorizados.

Incentivar uma cultura de comunicação aberta é sempre a decisão certa. Os funcionários devem se sentir confortáveis para discutir suas preocupações sobre práticas de monitoramento. Seu feedback será útil para ajustar as políticas de monitoramento conforme necessário. Caso contrário, a falta de comunicação faz os trabalhadores se sentirem isolados ou sem resposta.

6. Incentive a mentalidade certa

Defina expectativas para motivar os funcionários e mostre que o monitoramento de funcionários pode ser benéfico para ambas as partes. Muitas vezes, os funcionários trabalham horas extras porque não conseguem lidar com a quantidade de trabalho. Mas o monitoramento pode ajudar a resolver esse problema.

O anúncio de monitoramento de funcionários ajuda a demonstrar que o objetivo principal do monitoramento não é controle, mas uma ferramenta para desenvolvimento e melhoria.

Além disso, o empregador verá os esforços e o trabalho árduo através das estatísticas. Haverá dados concretos provando a necessidade de um aumento salarial ou pagamento extra por horas extras justificadas. De qualquer forma, a escolha é sua. Você pode escolher uma dessas abordagens ou combinar várias. Caso tenha dúvidas sobre a legislação de monitoramento de funcionários em vários países, incluindo EUA, Reino Unido, Austrália, África do Sul, União Europeia e mais, você pode consultar o blog WorkTime, onde discutimos aspectos legais sensíveis do monitoramento de funcionários.

Amostras de anúncios

E-mail de anúncio de amostra para startups

Prezados Funcionários, Gostamos de anunciar a implementação de software de monitoramento de garantia de qualidade para todos os membros da empresa envolvidos em [Nome/Função do Departamento]. O software de monitoramento será instalado nos computadores da empresa no próximo mês. Nosso objetivo é melhorar a produtividade, presença e engajamento dos funcionários. É importante notar que a produtividade será rastreada sem registrar informações pessoais ou confidenciais. Nossa empresa valoriza o ambiente de trabalho leal e respeitoso em nossa equipe. É por isso que o processo será totalmente transparente. O acesso aos relatórios será concedido a todos os funcionários. Os funcionários serão obrigados a assinar o formulário de consentimento. Você pode encontrar informações adicionais sobre o processo de monitoramento e as regras e regulamentos nas políticas de monitoramento de funcionários e manuais de monitoramento de computadores dos funcionários, que serão fornecidos a todos. Por favor, não hesite em contatar seus gerentes para quaisquer perguntas adicionais. Atenciosamente, Gerência da Empresa.

Carta para funcionários de amostra para pequenas empresas

Prezados funcionários, Esta carta é para informá-los de que, a partir da próxima semana, [Nome da Empresa] implementará software de monitoramento de computadores. Esse passo necessário foi tomado para melhorar o desempenho e a produtividade dos negócios. O software será implantado em todos os computadores da empresa. O software registra todas as informações relacionadas apenas ao seu desempenho e analisa suas métricas em números; ele não registra nenhuma informação privada. Além disso, a gerência disponibilizou todos os materiais explicativos, para que todos possam se familiarizar com qualquer informação necessária sobre o software, bem como as políticas de monitoramento de funcionários. Para começar a monitorizar, precisaremos que você assine o formulário de consentimento. Os funcionários só podem usar os computadores da empresa com um formulário de consentimento assinado. Se tiver alguma dúvida, por favor não hesite em perguntar! Obrigado por sua compreensão e cooperação! Melhores cumprimentos, Gerência da Empresa.

E-mail de anúncio de amostra para uma empresa de médio porte

Prezada Equipe, [Nome da Empresa] anuncia a implantação de software de monitoramento de funcionários nos computadores da empresa. A alta gerência decidiu aprimorar o desempenho dos funcionários e tornar o processo de trabalho mais confortável e conveniente tanto para a gerência quanto para os funcionários. O software de monitoramento de desempenho de funcionários será instalado em todos os computadores da empresa, incluindo computadores no escritório, laptops e servidores Citrix. O sistema de monitoramento monitorará apenas os níveis de desempenho por:

• Monitoramento de presença;
• Monitoramento de login/saída;
• Monitoramento de nome de login do usuário;
• Nome do computador;
• Monitoramento de tempo ativo/ocioso;
• Monitoramento de URL de site;
• Monitoramento de URL de rede social (nome e caminho apenas).

O software de monitoramento visa melhorar o desempenho e a produtividade dos funcionários sem registrar qualquer conteúdo pessoal ou sensível. O monitoramento de desempenho é um requisito obrigatório para todos os funcionários da empresa. Informações completas sobre o processo de monitoramento e as regras e regulamentos podem ser encontradas nas políticas de monitoramento de funcionários e manuais de monitoramento de computadores dos funcionários, que os gerentes fornecerão. Todas as operações necessárias para implementar o monitoramento no local de trabalho serão realizadas no fim de semana, e o processo de monitoramento começará na próxima semana. Por favor, não hesite em contatar seus gerentes para mais perguntas. Obrigado por sua compreensão e cooperação! Atenciosamente, Gerência da Empresa.

Modelo de e-mail de anúncio para grandes empresas

Prezados funcionários, [Nome da Empresa] está introduzindo um novo software de monitoramento de funcionários não invasivo que [descreve a natureza da mudança de política]. Essa mudança afetará como os funcionários [descreva o impacto nos procedimentos regulares de relatórios dos funcionários]. Para que os funcionários cumpram essa mudança de política de monitoramento de funcionários mais recente, você precisará de [descreva os passos que os funcionários precisam tomar para cumprir a mudança de política de monitoramento de funcionários]. Entendemos que isso pode impactar como você realiza regularmente seu trabalho. Pedimos desculpas pelo inconveniente. Essa mudança tornará a infraestrutura de monitoramento de funcionários da [nome da empresa] mais segura e segura a longo prazo. O software de monitoramento visa melhorar o desempenho e a produtividade dos funcionários sem monitorar dados pessoais ou sensíveis. Obrigado por entender, e apreciamos você dedicar tempo para completar as tarefas exigidas por essa mudança de política de monitoramento de funcionários. Se precisar de informações adicionais ou ajuda, por favor contate [pessoal responsável por comunicar mudanças de política de monitoramento de funcionários]. Atenciosamente, [líder de comunicações internas, líder de política de monitoramento de funcionários ou liderança].

E-mails comerciais de amostra para funcionários remotos

Prezados Funcionários, Atenção: Todos os funcionários trabalhando remotamente. A partir da próxima semana, [Nome da Empresa] implementará novas políticas de trabalho. A gerência da empresa decidiu incorporar o monitoramento de computadores de funcionários para todos os funcionários trabalhando remotamente. O software de monitoramento será instalado em todos os laptops e servidores da empresa para medir o desempenho dos funcionários. Essas medidas ajudarão os funcionários a impulsionar e manter a produtividade. O software de monitoramento monitorará apenas os níveis de desempenho sem registrar informações pessoais ou sensíveis. O consentimento do funcionário é obrigatório. O monitoramento de desempenho é um requisito obrigatório para todos os funcionários da empresa. Informações completas sobre o processo de monitoramento e as regras e regulamentos podem ser encontradas nas políticas de monitoramento de funcionários e manuais fornecidos a todos por e-mail. Por favor, não hesite em perguntar se tiver mais alguma dúvida. Obrigado por seu compromisso e cooperação! Atenciosamente, Gerência da Empresa.

E-mail de amostra para implementar novo processo no departamento/empresa

Prezados Gerentes, Vamos implementar software de monitoramento de funcionários em todos os departamentos da empresa na próxima semana. Como já discutimos, o software de monitoramento de desempenho de funcionários será instalado em todos os computadores da empresa, incluindo computadores no escritório, laptops e servidores Citrix. O sistema de monitoramento monitorará apenas os níveis de desempenho por:

• Monitoramento de presença;
• Monitoramento de login/saída;
• Monitoramento de nome de login do usuário;
• Nome do computador;
• Monitoramento de tempo ativo/ocioso;
• Monitoramento de URL de site;
• Monitoramento de URL de rede social (nome e caminho apenas).

O software de monitoramento visa melhorar o desempenho e a produtividade dos funcionários sem registrar qualquer conteúdo pessoal ou sensível. O monitoramento de desempenho é um requisito obrigatório para todos os funcionários da empresa. Pedimos que revise as políticas de monitoramento de funcionários, manuais de monitoramento de computadores dos funcionários e formulários de consentimento antes de compartilhar mais. Além disso, preparamos um e-mail de amostra para funcionários sobre o novo processo para anunciar o monitoramento de funcionários aos funcionários. Por favor, envie um e-mail em massa para todos os funcionários até [prazo exigido]. [Carta para funcionários de amostra] Atenciosamente, Gerência da Empresa.

Adapte para sua equipe

A melhor estratégia de anúncio de monitoramento de funcionários é escolher sua própria abordagem com base nas especificidades do seu negócio. Sinta-se à vontade para usar este artigo e exemplos de e-mails da empresa acima para sua equipe.

Se precisar de conselhos especializados ou tiver dúvidas sobre monitoramento de funcionários, sinta-se à vontade para nos contatar em info@worktime.com ou via chat ao vivo. Estamos sempre abertos a compartilhar nossa experiência com você!

WorkTime é fácil de anunciar, veja por quê

O software de monitoramento de funcionários WorkTime é muito fácil de anunciar, e essas não são apenas palavras vazias. Essa declaração vem de nossos mais de 20 anos de experiência, oferecendo nossa própria abordagem única ao monitoramento de funcionários. Então, o que torna WorkTime fácil de anunciar, e por que as equipes aceitam WorkTime bem?

1. WorkTime é não invasivo

Oferece monitoramento de funcionários sem ir longe demais. WorkTime protege a privacidade do funcionário porque não registra nenhum conteúdo. Aqui você pode ler mais sobre nossa abordagem não invasiva ao monitoramento de funcionários. HIPAA e RGPD são cobertos por esta abordagem.

2. WorkTime representa empregadores e funcionários; representa equilíbrio

Relacionamo-nos muito bem com ambos os lados do processo, para empregadores e funcionários. Muitos clientes WorkTime concedem acesso a cada funcionário, para que possam revisar seu próprio progresso. Com software não invasivo, é fácil manter o processo transparente. Simplesmente não há nada a esconder.

3. WorkTime oferece métricas orientadas para negócios autoexplicativas

Tempo é dinheiro. % de presença, % de tempo ativo, % de produtividade - todos esses KPIs são justos o suficiente para monitorar, e é muito claro por que os empregadores querem ser informados sobre o desempenho dos funcionários.

4. WorkTime ajuda os funcionários a performarem melhor

Quando os funcionários veem seus próprios relatórios, eles sabem imediatamente quais são seus objetivos e onde melhorar. Isso é extremamente importante para trabalhadores remotos, tornando WorkTime um benefício para eles. Os exemplos da vida real mostram que há menos conexão entre os gerentes e membros da equipe remota. Muitas vezes, os gerentes começam a duvidar que os funcionários remotos não desperdiçam suas horas de trabalho em necessidades pessoais ou trabalhando para outra pessoa. Os relatórios WorkTime são prova clara do desempenho de funcionários remotos. Anunciar o monitoramento de funcionários WorkTime é tão simples quanto 1-2-3. Inicie um teste gratuito WorkTime agora mesmo para experimentar os múltiplos benefícios de monitoramento não invasivo, transparente e eficaz.