Comment implémenter la surveillance sans perdre la confiance des employés

Cet article vous est présenté par WorkTime, un logiciel fiable qui met l’accent sur une surveillance éthique, non invasive pour améliorer les performances des employés.

11 étapes pour bien démarrer la surveillance

Une étude récente montre un schéma clair : la surveillance en milieu de travail réduit la satisfaction au travail. Plus de la moitié des répondants rapportent que leurs managers ne sont pas entièrement transparents quant au fonctionnement de la surveillance. Ces statistiques montrent clairement que la surveillance axée sur la surveillance n’est plus efficace. Elle ne fait que créer du ressentiment et endommager la confiance.

Une approche non invasive, transparente de la surveillance est ce qui gagne la confiance des employés.

La transparence et la surveillance éthique des employés, en revanche, peuvent faire des merveilles. Une approche transparente et éthique fait l’inverse. Lorsque les entreprises utilisent des outils non invasifs, priorisant la confidentialité et expliquent clairement ce qui est surveillé, les employés sont plus engagés et solidaires. Voici comment implémenter la surveillance d’une manière qui bâtit la confiance dès le premier jour.

1. Commencez par la transparence

Pour que la surveillance des employés fonctionne, vos employés doivent faire confiance au processus. Et la confiance vient avec la transparence. C’est pourquoi il est important de communiquer ouvertement sur la raison pour laquelle vous introduisez la surveillance et exactement comment les employés seront surveillés.

• Rendez clair que la surveillance ne concerne pas la surveillance ou la micromanagement, mais pour suivre la productivité, équilibrer les charges de travail, et améliorer la visibilité globale.
• Rassurez votre équipe que des méthodes invasives comme des captures d’écran constantes, la journalisation des frappes, ou la capture de contenu privé ne sont pas utilisées.

Les employés se sentent encore plus en sécurité lorsqu’ils ont accès à une politique écrite et un FAQ simple qui décrit ce qui est suivi et pourquoi. Pourtant beaucoup d’entreprises négligent encore cette étape et laissent les employés deviner. Si vous utilisez la surveillance conviviale pour les employés WorkTime, vous pouvez partager notre détaillé guide des employés. Il explique clairement comment fonctionne WorkTime, quels KPI il mesure, comment il calcule les KPI, et ce qu’il enregistre. Cette transparence rassure les employés que leurs performances sont suivies de manière éthique et respectueuse.

2. Impliquez les employés tôt

Introduire la surveillance est un changement organisationnel majeur qui impacte directement les employés. Mais comment introduire la surveillance d’une manière qui gagne le soutien des employés dès le début ? Les impliquer dans le processus de prise de décision dès le tout début peut rendre les choses beaucoup plus faciles. Lorsque les employés se sentent impliqués, leur confiance en l’organisation augmente, et ils sont plus susceptibles de soutenir et d’accepter le changement. Au lieu de soudainement annoncer que la surveillance a été introduite, demandez aux chefs d’équipe et aux employés de partager leurs idées avant le déploiement. Expliquez pourquoi vous implémentez la surveillance et encouragez les employés à partager leurs préoccupations ou attentes. Une bonne façon de faire cela est d’organiser de courtes sessions où les employés peuvent poser des questions de manière anonyme.

Lorsque la surveillance n’est plus un mystère, elle ne semble plus intimidante ou suspecte.

Les employés s’inquiètent généralement de la confidentialité, de la micromanagement, et de l’équité lorsqu’ils entendent parler de surveillance. Abordez ces préoccupations correctement et rassurez-les que vous vous engagez pour une surveillance transparente. Une autre excellente façon de mettre les employés à l’aise est de leur faire visiter le système de surveillance avant qu’il ne soit mis en service. Donnez-leur une démo du système pour prévisualiser l’interface afin qu’ils puissent voir comment il fonctionne en pratique. Essayez WorkTime pendant 14 jours gratuitement et laissez vos employés l’explorer ! Ainsi ils peuvent voir que la surveillance est non invasive et axée sur la productivité, pas sur la surveillance.

3. Utilisez un logiciel de surveillance priorisant la confidentialité

La confidentialité est la plus grande préoccupation des employés concernant la surveillance. Des choses comme des captures d’écran constantes et la journalisation des frappes endommagent la confiance et créent une pression inutile sur les employés. Lorsque l’outil protège la confidentialité, les employés se sentent beaucoup plus à l’aise avec le processus. Avec WorkTime, vous pouvez facilement implémenter une surveillance non invasive, conviviale pour les employés.

• Il adopte une approche priorisant la confidentialité et évite entièrement les captures d’écran ;
• WorkTime n’enregistre aucun contenu, vidéo, ou son ;
• Il ne suit que les indicateurs clés de performance (KPI) nécessaires comme la présence, le temps actif, et le temps productif, sans collecter de données personnelles ou violer la confidentialité des employés.

De plus, WorkTime dispose de divers modes qui respectent les lois et réglementations sur la protection des données. Nous proposons un RGPD-mode sécurisé pour l'Europe et le Royaume-Uni en tant que protection supplémentaire pour mieux soutenir la conformité RGPD. Pour les entreprises de santé, WorkTime offre un mode sécurisé conforme à HIPAA. Lorsque vous utilisez WorkTime pour la surveillance dans votre lieu de travail de santé, vous pouvez être sûr que les informations de santé protégées (PHI) ne sont pas traitées, stockées, ou transmises. Nous fournissons également un mode sécurisé conforme à GLBA pour les institutions financières. WorkTime n’accède à aucune information personnelle non publique (NPI), systèmes de transactions financières, ou données liées aux clients.

4. Définissez le “Pourquoi” en termes positifs

La façon dont vous présentez la surveillance impacte directement la perception qu’en ont les employés. Positionnez-la comme un outil convivial pour les employés qui aidera à identifier le surmenage, améliorer l’efficacité des processus, réduire l’épuisement, fournir une évaluation des performances équitable, et soutenir les équipes hybrides. La façon dont vous parlez de la surveillance compte. Donc gardez le message positif et évitez les termes qui impliquent le contrôle ou la discipline. L’approche de surveillance verte de WorkTime sera vraiment utile. Les employés percevront la surveillance comme une façon d’améliorer la productivité et les flux de travail, pas comme une surveillance.

5. Fixez des limites claires

Les employés se sentent plus à l’aise avec la surveillance lorsque les limites sont clairement définies. Vous devez vous assurer qu’elle ne couvre que le temps de travail, et qu’il n’y a pas de surveillance en dehors des heures de travail. Le suivi des appareils personnels ne devrait jamais faire partie du processus. Des audits réguliers sont également importants pour confirmer que les configurations de surveillance respectent ces limites. Une bonne façon de montrer aux employés que ces limites sont en place est de leur fournir une liste de vérification des limites de surveillance. Cette transparence montre que l’entreprise valorise la surveillance conviviale pour les employés. WorkTime est conçu pour respecter ces limites par conception. Notre logiciel est conçu pour une surveillance des performances non invasive. Il ne suit pas les données personnelles ou les activités personnelles des employés. Votre équipe peut consulter nos principales fonctionnalités pour comprendre comment la surveillance reste éthique et transparente. Cela bâtit la confiance en montrant aux employés que leurs données personnelles restent complètement intouchées.

6. Déployez la surveillance par étapes

La surveillance est un sujet sensible, et il est important de l’introduire progressivement. Assurez-vous que le système fonctionne sans accroc avant de le lancer à l’échelle de l’entreprise. Avec la conception non invasive de WorkTime, vous pouvez déployer le suivi par phases tout en maintenant la confiance et la productivité. Un petit groupe pilote, comme les RH et une équipe participante, est un bon endroit pour commencer. Collectez des retours détaillés sur les problèmes techniques, les préoccupations, et les suggestions. Ce que vous faites de ces retours compte. Par exemple, ajustez les catégories de suivi ou d’autres paramètres en fonction de ce que vous apprenez. Une fois que le groupe pilote est à l’aise et confiant avec le système, étendez le déploiement à d’autres départements.

7. Donnez aux employés accès à leurs propres données

Votre politique stipule déjà que l’activité personnelle n’est jamais capturée. Alors comment rendre la transparence encore plus significative ? Laissez les employés accéder à leur propre tableau de bord pour qu’ils puissent voir exactement ce qui est suivi.

La transparence grandit lorsque les employés peuvent voir et comprendre leurs propres données de surveillance.

Guidez-les à travers les rapports et fournissez des instructions simples pour accéder à leurs données. Ce niveau de clarté réduit l’incertitude et bâtit la confiance. De plus, cela montre que les données de surveillance des employés sont là pour les aider à s’améliorer, pas pour les punir ou les micromanager.

8. Formez les managers

Aucun outil de surveillance ne peut réussir sans des managers qui comprennent comment l’appliquer correctement. C’est pourquoi il est essentiel de les former à utiliser la surveillance de manière éthique et pour booster la productivité. Quelles étapes rendent la surveillance supportive plutôt qu’intrusive ?

• Comprenez pleinement que la surveillance ne concerne pas la micromanagement, les vérifications constantes, ou les confrontations surprises ;
• Montrez aux employés que les insights de surveillance sont utilisés pour améliorer les flux de travail, réduire la surcharge, et reconnaître les hauts performers.
• Présentez les données d’une manière qui motive - pas qui pressure - l’équipe.

Avec WorkTime, les managers obtiennent des insights clairs qui les aident à récompenser l’effort, guider l’amélioration, et renforcer le travail d’équipe. Utilisez nos tableaux des leaders pour promouvoir une compétition saine, amicale, reconnaître les réalisations, et mesurer les progrès.

9. Soulignez que la surveillance n’est pas utilisée pour la discipline

La surveillance cesse d’être conviviale pour les employés lorsqu’elle est utilisée pour contrôler ou discipliner. Les employés devraient se sentir confiants que l’objectif est de meilleurs flux de travail et productivité. Il est important de se rappeler que la surveillance met en évidence des schémas, pas des moments isolés. Même le meilleur performer a des jours de productivité occasionnels. Et c’est normal. Un après-midi lent unique ne doit pas nécessairement être signalé. Vous devriez vous concentrer sur les schémas persistants, et ceux-ci devraient être discutés respectueusement plutôt que de manière confrontante. Concentrez-vous sur les schémas constants, et discutez-en calmement et de manière constructive. De telles tendances de performance signalent souvent une surcharge, des barrières techniques, ou des lacunes en formation. Rendez l’identification de tels schémas facile avec les rapports programmés de WorkTime. Vous pouvez automatiser des rapports hebdomadaires, mensuels, ou annuels, livrés selon un calendrier que vous définissez.

10. Communiquez des histoires de succès

Vous avez introduit une surveillance éthique, et les bénéfices sont déjà visibles. La question est : comment garder les employés confiants dans le processus ? Partagez des exemples concrets, comme une baisse de 15 % des heures supplémentaires après les heures de travail ou une équipe découvrant des déséquilibres de charge de travail et les résolvant. Vous pouvez renforcer le message en partageant des instantanés de performance mensuels ou trimestriels. WorkTime fournit des rapports hebdomadaires et mensuels avec des données claires sur le temps actif, le temps inactif, la présence, et la productivité.

11. Maintenez un dialogue continu

Un système de surveillance ne fonctionne que sur le long terme s’il est continuellement revu et affiné. Menez des enquêtes régulières, tous les 3 à 6 mois, pour aider à comprendre comment se sentent les employés et identifier tout problème de performance. Un canal de feedback anonyme aide également votre équipe à partager des retours honnêtes. Et lorsque les employés partagent des retours, traitez-les sérieusement. Laissez les retours des employés guider les mises à jour de vos flux de travail. Si les employés voient certaines métriques comme injustes ou stressantes, ajustez-les en conséquence.

Implémentez la surveillance sans accroc avec WorkTime

La surveillance en soi ne booste pas la productivité. Elle ne fonctionne que lorsqu’elle est appliquée de manière éthique et lorsque les insights sont utilisés de manière constructive. L’approche de suivi non invasive de WorkTime rassure les employés que leur activité personnelle reste privée. Notre logiciel priorisant la confidentialité se concentre sur la productivité sans captures d’écran, journalisation des frappes, ou toute méthode invasive. Nous transformons des insights clairs et actionnables en véritables améliorations du lieu de travail.