12 preguntas más preguntadas sobre las leyes de monitoreo de empleados en Australia

A medida que el concepto de fuerza laboral digital continúa evolucionando, ya no hay duda sobre la necesidad de incorporar software de monitoreo de empleados en el lugar de trabajo. Está en el mejor interés de la empresa mantener un estrecho control sobre las actividades en el lugar de trabajo. Dicho esto, algunas jurisdicciones en Australia han promulgado leyes que regulan cómo y en qué grado los empleadores pueden monitorear a sus empleados. Por ejemplo, Nueva Gales del Sur (NSW), el Territorio de la Capital Australiana (ACT) y Victoria tienen leyes que guían cómo los empleadores pueden monitorear efectivamente a sus empleados y mantenerse del lado correcto de la ley. Ahora, obtenga las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre las leyes de monitoreo de empleados en Australia. ¡Y algo de información adicional!

1. ¿Es legal el monitoreo de empleados en Australia?

Sí. Bajo la ley australiana Ley de Vigilancia en el Lugar de Trabajo, un empleador puede monitorear empleados en el lugar de trabajo si existe un aviso formal y una política de monitoreo. Bajo esta condición, el monitoreo se realiza según el aviso dado. También hay excepciones en las que se puede monitorear a los empleados sin informarlos. Para hacerlo, los empleadores deben obtener una "autoridad de vigilancia encubierta", que ha sido emitida explícitamente por el tribunal de magistrados.

2. ¿Es legal monitorear las computadoras de la empresa?

Sí. En su mayor parte, bajo las leyes de monitoreo de empleados en Australia, los empleadores tienen el derecho de instalar cualquier software de monitoreo en una computadora que han proporcionado para el trabajo. Lo que los empleadores no pueden hacer es instalar software de monitoreo sin informar a sus empleados. Lo que se va a monitorear debe ser redactado y explicado a cada empleado de manera que lo entiendan. Esto debe hacerse no menos de 14 días antes de que se instale o active cualquier software de monitoreo.

3. ¿Es legal monitorear el contenido de la pantalla y las pulsaciones de teclas?

Sí. Los empleadores tienen el derecho de monitorear actividades de pantalla y pulsaciones de teclas en computadoras propiedad de la empresa, pero bajo la condición de que los empleados reciban una notificación antes del monitoreo y el propósito del mismo.

4. ¿Es legal monitorear las actividades de Internet y redes sociales de los empleados?

Sí. Esto es legal en Australia. Sin embargo, las leyes de monitoreo de empleados en Australia requieren políticas claras sobre el uso de Internet en el lugar de trabajo para asegurar que los empleados entiendan las expectativas y responsabilidades del uso de Internet. Los empleadores también están obligados a discutir la política con los empleados durante su desarrollo. Esto ayudará a aumentar la conciencia de los empleados.

5. ¿Es legal monitorear el contenido del correo electrónico?

Sí. En general, en Australia, un empleador puede monitorear las cuentas de correo electrónico de trabajo de sus empleados. Esto está bajo sus políticas o procedimientos. Además, hay razones relacionadas con el trabajo detrás del monitoreo. Los empleadores deben establecer políticas claras en el lugar de trabajo que puedan ayudar a asegurar que tanto los empleados entiendan las expectativas y responsabilidades que se aplican para recibir y enviar correos electrónicos en dispositivos de la empresa.

6. ¿Es legal monitorear o grabar conversaciones telefónicas?

Sí. Siempre y cuando la conversación no se considere privada y relacionada con el trabajo, las partes involucradas estén al tanto y se dé el consentimiento. Por supuesto, hay prohibiciones específicas para monitorear y grabar conversaciones telefónicas. Las leyes generales de privacidad y vigilancia prohíben escuchar (en Victoria y el Territorio del Norte) o grabar una conversación privada sin el permiso o consentimiento de las partes. También existe legislación federal que regula el monitoreo de comunicaciones telefónicas en el lugar de trabajo, incluyendo teléfonos móviles. La Ley de Telecomunicaciones (Intercepción y Acceso) de 1979 prohíbe escuchar o grabar comunicaciones que pasen por un sistema de telecomunicaciones sin el consentimiento o conocimiento de las partes de la comunicación.

¿Es legal usar vigilancia por video en el lugar de trabajo?

Sí. Bajo las leyes de monitoreo de empleados en Australia, un empleador puede monitorear a los empleados con sistemas de monitoreo por video en el lugar de trabajo por propósitos legítimos de negocio. Sin embargo, hay limitaciones razonables dadas por la ley. La Ley de Dispositivos de Vigilancia restringe el derecho del empleador a usar sistemas de vigilancia por video en áreas consideradas privadas, como baños, lavabos, vestuarios y salas de lactancia. Los empleadores deben prestar atención a las diferentes leyes en los estados y territorios en esta área y cualquier otra regla y regulación sobre los sistemas de vigilancia y monitoreo en el lugar de trabajo. Los empleadores también deben ser transparentes sobre el tipo de monitoreo. Además de los sistemas de vigilancia por video, hay varias opciones amigables para los empleados a considerar si el objetivo principal es monitorear la productividad general y asegurar que los recursos de la empresa se utilicen adecuadamente. Software de monitoreo de productividad de empleados es una gran manera de equilibrar los beneficios del monitoreo con los riesgos de invadir la privacidad de los empleados.

8. ¿Es legal monitorear mensajes privados y contenido de correo electrónico?

Sí. Según la Citizens Advice Bureau, los empleadores tienen el derecho de mantener un estrecho control sobre las actividades realizadas en dispositivos de trabajo. Esto incluye correos electrónicos privados cuando sea necesario. Esto es justificable para verificaciones de productividad y detección de amenazas. En general, si el empleador posee el dispositivo y la red, el empleador puede acceder a las bandejas de entrada de los trabajadores. Siempre y cuando el lugar de trabajo tenga una política clara en vigor que explique el uso adecuado del equipo de trabajo y los empleados estén al tanto de la política. Si los correos electrónicos de los empleados van a ser monitoreados, el empleador debe informarlos con antelación. Esto solo debe suceder en cumplimiento de la política de la empresa.

9. ¿Es legal monitorear los dispositivos personales de los empleados?

Sí. Siempre y cuando los empleadores creen y comuniquen sólidas políticas de (BYOD) Trae Tu Propio Dispositivo que aclaren las razones relacionadas con el trabajo para monitorear a los empleados en sus dispositivos personales y reconozcan que la política ha sido entendida, la ley permite el monitoreo.

10. ¿Es legal monitorear las computadoras personales de los empleados?

Sí. Bajo condiciones específicas (donde las políticas BYOD están en vigor), y los empleados están al tanto y consienten el monitoreo, un empleador puede recopilar datos en una computadora perteneciente a un empleado dentro de las instalaciones de la empresa.

11. ¿Es obligatorio informar a los empleados sobre el monitoreo?

Sí. Según las leyes de monitoreo de empleados en Australia, es requerido comunicarse con los empleados sobre qué tipo de monitoreo se usará, cuándo comenzará el monitoreo, la naturaleza del monitoreo, y si el monitoreo será por un tiempo específico o continuo. Además, la Ley de Vigilancia en el Lugar de Trabajo (2005) estipula que un empleador NO puede monitorear a los empleados sin aviso previo por escrito. El aviso escrito debe proporcionarse al menos 14 días antes de que comience el monitoreo.

12. Política de monitoreo de empleados: ¿obligatoria o no?

Sí. En Australia, los empleadores deben establecer políticas respecto al uso de software de monitoreo, para cumplir con la legislación. Los empleadores deben discutir las políticas con los empleados al crearlas y revisarlas regularmente para aumentar la conciencia de los empleados sobre el monitoreo. Es aconsejable que todas las políticas del lugar de trabajo respecto al monitoreo de empleados deban:

• Explicar claramente cómo se deben usar adecuadamente los dispositivos en el trabajo.
• Especificar qué uso personal de la propiedad de la empresa está prohibido.
• Hacer referencia a cualquier legislación aplicable respecto al uso y acceso.
• Especificar qué información de los empleados se toma y quién tiene acceso a los datos.
• Explicar claramente cómo la empresa pretende monitorear a los empleados y el propósito detrás del monitoreo.
• Especificar posibles consecuencias por mal uso de la empresa.

Además, las políticas deben revisarse regularmente y revisarse cada vez que se hagan cambios significativos». ('Monitoreo de Correo Electrónico e Internet/Vigilancia por Video y Física' por Morrison & Foerster LLP, 'LEY DE PRIVACIDAD Y SEGURIDAD DE DATOS DE EMPLEADOS GLOBALES').

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¿Algunas leyes de monitoreo de empleados en Australia protegen la privacidad en el lugar de trabajo?

Sí. Un empleador debe seguir cualquier ley relevante australiana, estatal o territorial al monitorear empleados. Aunque la Ley Federal de Privacidad de 1988 no cubre específicamente el monitoreo en el lugar de trabajo. Esta ley está diseñada para promover la protección de los individuos en Australia imponiendo obligaciones a aquellos que recopilan y manejan información personal para gestionarla de manera responsable y mantenerla segura.

¿Hay consejo de abogados profesionales sobre monitoreo?

Sí. Los abogados aconsejan a los empleadores que tomen nota de las diferentes leyes relacionadas con este campo en los estados y cualquier otra restricción en el uso de software de monitoreo en el lugar de trabajo.

• Los empleadores deben asegurar que el proceso de monitoreo de empleados sea lo más transparente posible estableciendo políticas de monitoreo que ayuden a los empleados a entender sus derechos y obligaciones respecto al monitoreo.
• Los empleadores deben proporcionar aviso escrito a sus empleados. El aviso debe especificar qué tipo de monitoreo se introduce, y para qué se usará el software de monitoreo.
• Si lugares específicos son grabados por video, debe haber un aviso informando a los empleados que están siendo grabados.
• Los empleadores no pueden escuchar encubiertamente o grabar conversaciones privadas sin buscar asesoramiento legal específico para su jurisdicción y circunstancias rodeando el monitoreo.

¿Cuál es la conclusión?

En Australia, la Ley de Privacidad no cubre exactamente el tema del monitoreo en el lugar de trabajo. Aún así, las leyes más generales en Nueva Gales del Sur (NSW) y el Territorio de la Capital Australiana (ACT) buscan equilibrar la necesidad de seguridad y protección en el lugar de trabajo con el derecho a la privacidad de un empleado. Según la Oficina del Comisionado de Información de Australia (NSW), el monitoreo de empleados generalmente está permitido, ya que esto asegura que los empleados realicen sus deberes y usen el equipo de trabajo adecuadamente. Si los empleadores pretenden monitorear el uso de correo electrónico, Internet y otros dispositivos de computadora de los empleados, se requiere consentimiento.

¡Extra!

Leyes de monitoreo de empleados en Nueva Gales del Sur (simplificadas)

En Nueva Gales del Sur, la Ley de Vigilancia en el Lugar de Trabajo 2005 (NSW) y la Ley de Dispositivos de Vigilancia 2007 (NSW) proporcionan regulaciones legales para que los empleadores monitoreen y graben a sus empleados. Equilibrado contra esto están los derechos de los empleados a ser informados cuando comenzará el monitoreo, y la duración antes del monitoreo. Los empleadores pueden encubiertamente monitorear empleados solo con "autoridad de vigilancia encubierta" del tribunal.

Estaciones de trabajo/dispositivos de la empresa

Los empleadores deben proporcionar aviso escrito a los empleados al menos 14 días antes de que comience el monitoreo. El aviso escrito debe estar en una forma particular y proporcionar información amplia sobre el tipo y duración del monitoreo.

Sistema de monitoreo por video

Se aplican disposiciones similares de aviso escrito para la vigilancia por cámara, y las cámaras deben colocarse en áreas claramente visibles dentro del lugar de trabajo. Se aplican restricciones de privacidad. Un empleador no debe llevar a cabo ninguna vigilancia de empleados en ningún vestuario, baño o ducha, u otras instalaciones de baño en un lugar de trabajo.

Monitoreo o grabación telefónica

Respecto a los dispositivos de escucha, esta área puede ser desafiante de implementar dentro de los límites de la ley, dada la estricta prohibición de la grabación de conversaciones privadas, aunque se aplican excepciones dentro de algunas industrias. Todos los empleadores que consideren el uso de vigilancia en el lugar de trabajo deben buscar asesoramiento legal antes de hacerlo.

Leyes de monitoreo de empleados en Victoria (simplificadas)

Un empleador en Victoria puede monitorear legalmente a los empleados por razones relacionadas con el trabajo. Dicho esto, deben tomarse ciertas acciones para asegurar que los empleados estén informados, y se respete la privacidad. La legislación que rige el monitoreo en el lugar de trabajo en Victoria es la Ley de Dispositivos de Vigilancia 1999 (Ley).

Estaciones de trabajo/dispositivos de la empresa

En Victoria, los empleadores deben proporcionar a los empleados información sobre el tipo y duración del monitoreo. Al crear políticas detalladas del lugar de trabajo, los empleados pueden entender qué implica el monitoreo.

Sistema de monitoreo por video

Un empleador debe obtener consentimiento de sus empleados. Tal permiso puede obtenerse a través de una política clara en el contrato de empleo, autorizando el monitoreo, o posiblemente colocando señales alertando a las personas sobre la existencia de las cámaras. La Ley de Dispositivos de Vigilancia 1999 (Vic) también prohíbe usar sistemas de monitoreo por video en baños, lavabos, vestuarios y salas de lactancia.

Monitoreo o grabación telefónica

La intercepción telefónica en Victoria también está cubierta por la Ley Federal de Telecomunicaciones (Intercepción) de 1979. La ley prohíbe la escucha o grabación de conversaciones telefónicas privadas sin el consentimiento de las partes, aunque se pueden aplicar excepciones dentro de ciertas industrias. Todos los empleadores que consideren este tipo de monitoreo deben buscar asesoramiento legal antes de hacerlo. Descargo de responsabilidad La información proporcionada en este artículo es solo para comprensión general y no debe usarse como asesoramiento legal. Para recibir asesoramiento legal profesional sobre las leyes de monitoreo de empleados en Australia, por favor consulte a su abogado.