¡No pagues de más por horas extras! Cómo monitorear y gestionar efectivamente el trabajo en horas extras.

El trabajo de horas extras se puede gestionar de manera que beneficie tanto a los trabajadores como a las empresas. Permite que la compañía satisfaga adecuadamente las altas demandas de bienes y servicios y cubra el terreno en casos de ausencias inesperadas o attrition, al mismo tiempo que proporciona a los empleados una nómina más grande. Sin embargo, sin una gestión adecuada, puede resultar en enormes gastos para las empresas. Además del costo de las horas extras, la investigación ha demostrado que trabajar en turnos largos puede causar fatiga, disminución de la productividad y otros problemas de salud . Afortunadamente, hay medidas que se pueden tomar para garantizar que el tiempo de trabajo se gestione de manera efectiva.

Razones para las horas extras

Las razones para trabajar antes o después del horario incluyen cargas de trabajo pesadas, una fuerza laboral sobrecargada, reuniones excesivas, o incluso situaciones más complicadas como (es decir, baja asistencia, mala gestión del tiempo, distracciones).

1. Carga de trabajo pesada

Los empleados frecuentemente trabajan horas extras para seguir el ritmo de una carga de trabajo pesada o para compensar una escasez de personal. Cómo evitar las horas extras: Examina la carga de trabajo e identifica qué tareas les están causando trabajar horas extras. El software de monitoreo de empleados también ayuda a monitorear qué software o documentos se usan y por cuánto tiempo. Con esta información, el gerente puede ajustar los procesos de trabajo y las prioridades. Además, el software de monitoreo de empleados ayuda a identificar departamentos sobrecargados o con escasez de personal. Esto permite a los gerentes delegar responsabilidades de trabajo a otros miembros del equipo y, si es necesario, contratar personal adicional.

Los gerentes pueden examinar las cargas de trabajo y determinar qué tareas les están causando trabajar horas extras.

2. Reuniones excesivas

Según Forbes aproximadamente cincuenta y cinco millones de reuniones tienen lugar diariamente, y al menos la mitad de ellas no logran mucho. Las reuniones excesivas consumen tiempo de trabajo valioso, dejando poco tiempo para tareas oficiales. Cuando esto sucede, las personas se ven obligadas a trabajar horas extras para cumplir con los objetivos. Cómo evitar las horas extras: Una solución práctica es evaluar la necesidad de cada reunión e invitar solo a aquellos requeridos para asistir. Prepara un plan detallado con antelación, comienza a tiempo, y termina a tiempo. También, si los empleados están alejados de sus computadoras por demasiado tiempo, el software de monitoreo de empleados marcará este tiempo como inactivo, incluso si se gasta en reuniones. Si las reuniones se realizan en línea, el software de monitoreo de empleados WorkTime incluye una función que rastrea cuánto tiempo se gasta en reuniones en línea.

Software de monitoreo de empleados marca el tiempo gastado en reuniones como tiempo inactivo. De esta manera, puedes ver cuánto tiempo se gastó en ellas.

3. Baja asistencia

En el mundo corporativo, la baja asistencia es bastante común. Según un estudio, el 29% de los trabajadores llega tarde al trabajo al menos una vez al mes. La baja asistencia se demuestra llegando tarde al trabajo, saliendo temprano, tomando almuerzos largos, charlando con compañeros durante las horas de trabajo, y tomando pausas largas para café/té/fumar. Los empleados que pasan sus horas de trabajo haciendo todo lo anterior en lugar de hacer sus trabajos trabajarán o afirmarán trabajar horas extras para compensar este tiempo. Cómo evitar las horas extras: Instalar software de seguimiento de tiempo ayudará a detectar automáticamente los tiempos inactivos de la computadora y los tiempos de inicio de sesión/cierre de sesión. Puedes usar esto para determinar si tu equipo está trabajando o no. Además, estas soluciones funcionan bien como soluciones independientes así como adiciones a sistemas existentes.

Instalar software de seguimiento de tiempo ayudará a detectar los tiempos inactivos de la computadora y los tiempos de inicio de sesión/cierre de sesión automáticamente.

4. No uso de sistemas de reloj de entrada/salida

Una posible razón por la que los empleados parecen trabajar horas extras podría ser que no están registrando correctamente su entrada o salida. El no registrar la salida para pausas de almuerzo, o después de sus horas de trabajo normales, puede dar la impresión de que todavía estaban trabajando en ese momento. Una encuesta encontró que los empleados admitieron registrar la salida más tarde que sus horas de trabajo oficiales, no registrar la salida para el almuerzo o pausas, o completar correctamente sus hojas de tiempo. Esto ocurre frecuentemente en empresas que dependen de sistemas de hojas de tiempo obsoletos, haciendo fácil manipular el sistema (ver este ejemplo práctico de este estudio de caso de WorkTime). Esto podría costarle a la empresa mucho dinero porque están pagando por horas no trabajadas. Cómo evitar las horas extras: Un enfoque práctico será reemplazar o mejorar los sistemas existentes con el software de monitoreo de empleados. Una vez implementado, esta solución registrará la actividad de la computadora en tiempo real. Esto te da una imagen clara de cuándo comienzan y terminan los turnos.

Software de monitoreo de empleados se puede integrar con los sistemas existentes para proporcionar información sobre los tiempos de inicio de sesión/salida.

5. Distracciones durante las horas de oficina

Las distracciones tienen un efecto negativo en la productividad y el rendimiento laboral. Y como hemos mencionado anteriormente, cuando hay tantas distracciones durante la jornada laboral, los empleados pueden querer trabajar una hora extra o dos para cubrir este tiempo. Cómo evitar las horas extras: Se puede mostrar a tu equipo informes de software de monitoreo para aprender sobre las distracciones que les impiden trabajar. Cuando tus trabajadores vean cómo se gasta su tiempo, pueden tomar decisiones mejor informadas sobre su gestión del tiempo.

Los informes de software de monitoreo se pueden mostrar a los empleados para que sepan qué distracciones les están causando no trabajar.

¿Cuándo es necesario el trabajo de horas extras?

Si gestionas un negocio, tu personal puede requerir trabajar horas extras en algún momento. Si se gestiona adecuadamente y con la productividad en mente, esto podría ser una situación en la que todos ganan. Como empleador, puedes encontrarte en situaciones donde ciertos miembros del equipo necesitan cubrir a colegas ausentes o cuando hay un aumento en la demanda de tus servicios. Esto podría significar trabajar horas extras. Los empleados, por otro lado, pueden querer cubrir horas adicionales para obtener pago adicional. La clave es que ambas partes lo gestionen de manera efectiva. Las políticas de horas extras y las soluciones de monitoreo de empleados, como el software de monitoreo de horas extras, son buenas adiciones que ayudan a hacer el proceso más eficiente y rentable.

Las políticas de horas extras y los sistemas de monitoreo de empleados son buenas adiciones que ayudan a hacer el proceso más eficiente y rentable.

¡El software de monitoreo de horas extras ayuda!

Equilibrio de carga de trabajo

El software de monitoreo de horas extras puede ayudarte a equilibrar eficazmente la carga de trabajo. Puede ayudar en el proceso de toma de decisiones determinando si se necesita más planificación, empleados, o computadoras para mejorar el proceso.

Automatización de procesos de trabajo

Tu sistema de nómina se puede integrar con estos sistemas para eliminar la incertidumbre de si las horas extras de un empleado han sido ingresadas en el sistema. Por ejemplo, cuando se registra el tiempo activo/inactivo, o se realizan cambios, esto se reflejará en tu sistema de nómina.

Recopilación de datos fluida

Las soluciones de monitoreo de horas extras reducen las discrepancias en la recopilación de datos. Por ejemplo, si alguien trabaja 2 horas de una jornada de 8 horas y luego decide trabajar horas más largas para compensar las horas restantes después del trabajo, todas estas horas y las actividades realizadas durante estas horas se registrarán.

Reducción de errores humanos

Porque estas soluciones funcionan automáticamente, hay menos necesidad de entrada de datos manual. En lugar de calcular datos en papel o en hojas de cálculo, estas soluciones automatizan tareas más susceptibles a errores humanos.

Mejora de la analítica de RRHH

La toma de decisiones basada en datos se puede apoyar con la ayuda de informes de monitoreo. Esta es una gran manera de ayudar a RRHH a deshacerse del proceso consume tiempo de comparar manualmente informes de varios sistemas. En lugar de depender de conjeturas, RRHH puede analizar informes en tiempo real de la actividad de la computadora, tiempo activo, tiempo inactivo, horas de trabajo de horas extras, y así sucesivamente.

El software de monitoreo de horas extras automatiza el proceso de trabajo, reduce errores, y ayuda con el proceso general de toma de decisiones.

¡Establecer una política de horas extras también ayuda!

Una política de horas extras es un documento formal que describe las directrices y procedimientos de una empresa para el uso de horas extras.

• Indica instancias en las que los trabajadores pueden requerir trabajar más horas para completar proyectos, cumplir con obligaciones laborales, o compensar escasez de personal.
• La política de horas extras debe definir claramente quién es elegible para trabajar horas extras y a quién aplica la política.
• Explica el propósito de la política, ya sea para aclarar las políticas que rigen las horas extras requeridas, establecer elegibilidad y, o explicar la acción disciplinaria por violaciones de la política.
• Aclara qué considera la empresa como horas extras obligatorias para los empleados y cuándo se aplica.
• Indica las medidas disciplinarias que se tomarán contra el trabajo excesivo o no aprobado de horas extras y otras violaciones.
• Proporciona información sobre la política de compensación de la empresa.

Horas extras falsas - ¡no pagues de más!

El primer paso hacia ahorrar dinero en horas extras falsas es prevenir que ocurra en primer lugar. Como se mencionó anteriormente, hay instancias donde el trabajo de horas extras puede ser complicado. Estas incluyen baja asistencia, distracciones, registro incorrecto de entrada/salida, y mala gestión del tiempo, por nombrar unas pocas. Sin soluciones adecuadas en su lugar para justificar estas reclamaciones, los empleadores terminan sobrecompensando por horas no merecidas y reteniendo a los infractores en lugar de reemplazarlos, incurriendo en costos innecesarios. Con WorkTime puedes ahorrar dinero en horas extras falsas. WorkTime registra con precisión y eficiencia las horas/actividades de trabajo de tus empleados. Los informes en tiempo real te permiten ver cómo se gastan realmente las horas de trabajo de tus empleados y determinar si las reclamaciones de horas extras son falsas o justificadas.

el software de monitoreo de empleados WorkTime registra con precisión y eficiencia las horas/actividades de trabajo de tus empleados.

Otro éxito de un cliente de WorkTime muestra vívidamente cómo las horas de trabajo reclamadas falsamente cuestan al empleador $7,500 más por año. El caso en esta historia de éxito es similar a las razones mencionadas anteriormente. ¡WorkTime sirvió de gran ayuda aquí!