Gestión de horas extras: cómo monitorear y reducir costos

El trabajo en horas extras puede gestionarse de manera que beneficie tanto a los trabajadores como a las empresas. Permite que la empresa satisfaga adecuadamente la alta demanda de bienes y servicios y cubra terreno en casos de ausencias inesperadas o rotación de personal, al tiempo que proporciona a los empleados un cheque de pago más grande. Sin embargo, sin una gestión adecuada, puede resultar en gastos enormes para las empresas. Además del costo de las horas extras, las investigaciones han demostrado que trabajar turnos largos puede causar fatiga, disminución de la productividad y otros problemas de salud. Afortunadamente, hay medidas que se pueden tomar para garantizar que el tiempo de trabajo se gestione de manera efectiva.

Razones de las horas extras

Las razones para trabajar antes o después del horario incluyen cargas de trabajo pesadas, una fuerza laboral sobrecargada, reuniones excesivas o incluso situaciones más complicadas como (es decir, mala asistencia, mala gestión del tiempo, distracciones).

1. Carga de trabajo pesada

Los empleados frecuentemente trabajan horas adicionales para mantenerse al día con una carga de trabajo pesada o para compensar una escasez de personal. Cómo evitar las horas extras: Examine la carga de trabajo e identifique qué tareas están causando que trabajen horas adicionales. El software de monitoreo de empleados también ayuda a monitorear qué software o documentos se usan y por cuánto tiempo. Con esta información, el gerente puede ajustar los procesos y prioridades de trabajo. Además, el software de monitoreo de empleados ayuda a identificar departamentos sobrecargados de trabajo o con falta de personal. Esto permite a los gerentes delegar responsabilidades de trabajo a otros miembros del equipo y, si es necesario, contratar personal adicional.

Los gerentes pueden examinar las cargas de trabajo y determinar qué tareas están causando que trabajen horas adicionales.

2. Reuniones excesivas

Según Forbes, se realizan aproximadamente cincuenta y cinco millones de reuniones diarias, y al menos la mitad de ellas no logran mucho. Las reuniones excesivas consumen un tiempo de trabajo valioso, dejando poco tiempo para las tareas oficiales. Cuando esto sucede, las personas se ven obligadas a trabajar horas extras para cumplir con los objetivos. Cómo evitar las horas extras: Una solución práctica es evaluar la necesidad de cada reunión e invitar solo a quienes se requiera que asistan. Prepare un plan detallado con anticipación, comience a tiempo y termine a tiempo. Además, si los empleados están alejados de sus computadoras por demasiado tiempo, el software de monitoreo de empleados marcará este tiempo como inactivo, incluso si se pasa en reuniones. Si las reuniones se realizan en línea, el software de monitoreo de empleados WorkTime incluye una función que rastrea cuánto tiempo se pasa en reuniones en línea.

El software de monitoreo de empleados marca el tiempo pasado en reuniones como tiempo inactivo. De esta manera, puede ver cuánto tiempo se dedicó a ellas.

3. Mala asistencia

En el mundo corporativo, la mala asistencia es bastante común. Según un estudio, el 29% de los trabajadores llegan tarde al trabajo al menos una vez al mes. La mala asistencia se demuestra al llegar tarde al trabajo, salir temprano, tomar almuerzos largos, charlar con compañeros durante las horas laborales y tomar descansos largos para café/té/fumar. Los empleados que pasan sus horas laborales haciendo todo lo anterior en lugar de hacer su trabajo trabajarán o afirmarán trabajar horas adicionales para compensar este tiempo. Cómo evitar las horas extras: Instalar software de seguimiento del tiempo ayudará a detectar automáticamente los tiempos de inactividad de la computadora y los tiempos de inicio/cierre de sesión. Puede usar esto para determinar si su equipo está trabajando o no. Además, estas soluciones funcionan bien como soluciones independientes así como adiciones a sistemas existentes.

Instalar software de seguimiento del tiempo ayudará a detectar automáticamente los tiempos de inactividad de la computadora y los tiempos de inicio/cierre de sesión.

4. No uso de sistemas de entrada/salida

Una posible razón por la que los empleados parecen trabajar horas extras podría ser que no están registrando correctamente su entrada o salida. No cerrar sesión para los descansos del almuerzo, o después de sus horas normales de trabajo, puede dar la impresión de que todavía estaban trabajando en ese momento. Una encuesta encontró que los empleados admitieron cerrar sesión más tarde de sus horas laborales oficiales, no cerrar sesión para el almuerzo o los descansos, o completar correctamente sus hojas de tiempo. Esto ocurre con frecuencia en empresas que dependen de sistemas de hojas de tiempo obsoletos, lo que facilita manipular el sistema (vea este ejemplo práctico de este caso de estudio de WorkTime). Esto podría costarle mucho dinero a la empresa porque están pagando por horas no trabajadas. Cómo evitar las horas extras: Un enfoque práctico será reemplazar o mejorar los sistemas existentes con software de monitoreo de empleados. Una vez implementado, esta solución registrará la actividad de la computadora en tiempo real. Esto le da una imagen clara de cuándo comienzan y terminan los turnos.

El software de monitoreo de empleados se puede integrar con los sistemas existentes para proporcionar información sobre los tiempos de inicio/cierre de sesión.

5. Distracciones durante las horas de oficina

Las distracciones tienen un efecto negativo en la productividad y el desempeño laboral. Y como mencionamos anteriormente, cuando hay tantas distracciones durante la jornada laboral, los empleados pueden querer trabajar una o dos horas adicionales para cubrir este tiempo. Cómo evitar las horas extras: A su equipo se le pueden mostrar informes del software de monitoreo para que conozcan las distracciones que les impiden trabajar. Cuando sus trabajadores ven cómo se gasta su tiempo, pueden tomar decisiones mejor informadas sobre su gestión del tiempo.

Los informes del software de monitoreo se pueden mostrar a los empleados para que sepan qué distracciones están causando que no trabajen.

¿Cuándo es necesario el trabajo en horas extras?

Si gestiona un negocio, su personal puede verse obligado a trabajar horas extras en algún momento. Si se gestiona correctamente y con la productividad en mente, esto podría ser una situación beneficiosa para todos. Como empleador, puede encontrarse con situaciones en las que ciertos miembros del equipo necesiten cubrir a colegas ausentes o cuando haya un aumento en la demanda de sus servicios. Esto podría significar trabajar horas extras. Por otro lado, los empleados pueden querer cubrir horas adicionales para obtener un pago adicional. La clave es que ambas partes lo gestionen de manera efectiva. Las políticas de horas extras y las soluciones de monitoreo de empleados, como el software de monitoreo de horas extras, son buenas adiciones que ayudan a hacer que el proceso sea más eficiente y rentable.

Las políticas de horas extras y los sistemas de monitoreo de empleados son buenas adiciones que ayudan a hacer que el proceso sea más eficiente y rentable.

¡El software de monitoreo de horas extras ayuda!

Equilibrio de la carga de trabajo

El software de monitoreo de horas extras puede ayudarle a equilibrar efectivamente la carga de trabajo. Puede ayudar en el proceso de toma de decisiones al determinar si se necesita más planificación, empleados o computadoras para mejorar el proceso.

Automatización de procesos de trabajo

Su sistema de nómina se puede integrar con estos sistemas para eliminar la incertidumbre de si las horas adicionales de un empleado se han ingresado en el sistema. Por ejemplo, cuando se registra el tiempo activo/inactivo, o se realizan cambios, esto se reflejará en su sistema de nómina.

Recopilación de datos sin problemas

Las soluciones de monitoreo de horas extras reducen las discrepancias en la recopilación de datos. Por ejemplo, si alguien trabaja 2 horas de una jornada de 8 horas y luego decide trabajar más horas para compensar las horas restantes después del trabajo, todas estas horas y las actividades realizadas durante estas horas se registrarán.

Reducción de errores humanos

Dado que estas soluciones funcionan automáticamente, hay menos necesidad de entrada manual de datos. En lugar de calcular datos en papel o en hojas de cálculo, estas soluciones automatizan tareas más susceptibles a errores humanos.

Mejora de los análisis de RRHH

La toma de decisiones basada en datos puede respaldarse con la ayuda de informes de monitoreo. Esta es una gran manera de ayudar a RRHH a deshacerse del proceso que consume tiempo de comparar manualmente informes de varios sistemas. En lugar de depender de suposiciones, RRHH puede analizar informes en tiempo real de la actividad de la computadora, tiempo activo, tiempo inactivo, horas de trabajo en horas extras, etc.

El software de monitoreo de horas extras automatiza el proceso de trabajo, reduce errores y ayuda con el proceso general de toma de decisiones.

¡Establecer una política de horas extras también ayuda!

Una política de horas extras es un documento formal que describe las pautas y procedimientos de una empresa para el uso de horas extras.

• Establezca casos en los que los trabajadores puedan ser requeridos para trabajar más horas para completar proyectos, cumplir con obligaciones laborales o compensar escasez de personal.
• La política de horas extras debe definir claramente quién es elegible para trabajar horas extras y a quién se aplica la política.
• Explique el propósito de la política, ya sea para aclarar las políticas que rigen las horas extras requeridas, establecer la elegibilidad y/o explicar la acción disciplinaria por violaciones de la política.
• Aclare qué considera la empresa como horas extras obligatorias para los empleados y cuándo aplica.
• Indique las medidas disciplinarias que se tomarán contra el trabajo en horas extras excesivo o no aprobado y otras violaciones.
• Proporcione información sobre la política de compensación de la empresa.

Horas extras falsas: ¡no pague de más!

El primer paso para ahorrar dinero en horas extras falsas es prevenir que ocurran en primer lugar. Como se mencionó anteriormente, hay casos en los que el trabajo en horas extras puede ser complicado. Estos incluyen mala asistencia, distracciones, registro incorrecto de entrada/salida y mala gestión del tiempo, por nombrar algunos. Sin soluciones adecuadas para justificar estas reclamaciones, los empleadores terminan compensando de más por horas no merecidas y reteniendo a los de bajo rendimiento en lugar de reemplazarlos, incurriendo en costos innecesarios. Con WorkTime puede ahorrar dinero en horas extras falsas. WorkTime registra de manera precisa y eficiente las horas/actividades de trabajo de sus empleados. Los informes en tiempo real le permiten ver cómo se gastan realmente las horas de trabajo de sus empleados y determinar si las reclamaciones de horas extras son falsas o justificadas.

El software de monitoreo de empleados WorkTime registra de manera precisa y eficiente las horas/actividades de trabajo de sus empleados.

Otro caso de éxito de un cliente de WorkTime muestra vívidamente cómo las horas de trabajo reclamadas falsamente le costaron al empleador $7,500 más por año. El caso en este caso de éxito es similar a las razones mencionadas anteriormente. ¡WorkTime sirvió de gran ayuda aquí!