12 perguntas mais feitas sobre as leis de monitoramento de funcionários na UE

Monitorização de empregados é legal na maioria dos países da UE. Existem diferenças regulatórias. No entanto, a maioria dos países europeus tem algumas regulamentações que se aplicam a todos os negócios. Em primeiro lugar, os empregadores devem ter motivos legítimos para monitorar seus funcionários. Em segundo lugar, os funcionários devem ser informados sobre o tipo de monitoramento que está ocorrendo. Em todos os casos, os princípios de legalidade, legitimidade e proporcionalidade se aplicam independentemente da localização.

1. O monitoramento de funcionários é legal na UE?

Sim, os empregadores na UE têm o direito de monitorar funcionários no trabalho, desde que haja um interesse comercial legítimo. As leis de monitoramento de funcionários na UE permitem isso. Dito isso, é crucial equilibrar o direito do empregador de monitorar e gerenciar legalmente o processo de trabalho e o direito do funcionário à privacidade. Está dentro do direito do funcionário ser notificado antes que qualquer monitoramento seja realizado. Por exemplo, na Alemanha, emendas à Lei de Notificação entraram em vigor em 1º de agosto de 2022. Elas obrigam todos os empregadores a informar os novos funcionários sobre suas condições de trabalho em detalhes e por escrito. O consentimento direto não é exigido em todos os lugares, mas em alguns lugares, é obrigatório, e por isso é importante saber quais regras se aplicam à sua área. O mais importante é que o processo de monitoramento deve cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD). O RGPD estabelece que consentimento, transparência, e proteção de dados são essenciais. Essas regras se aplicam a organizações (públicas e privadas) na UE e aquelas sediadas fora da UE que oferecem serviços na UE.

2. É legal monitorar os computadores da empresa?

Sim, os empregadores na UE têm um interesse legítimo em monitorar o uso dos computadores que forneceram e garantir que o uso permaneça relacionado aos negócios. No entanto, os empregadores também precisam equilibrar o monitoramento do uso enquanto respeitam a privacidade de seus funcionários. Políticas de trabalho claras são muito importantes. Os empregadores devem adotar a seguinte abordagem: 1. Garantir que os funcionários sejam notificados com antecedência sobre o monitoramento por meio de uma política de monitoramento clara. 2. Garantir que o monitoramento seja apenas para fins comerciais legítimos e não interfira no direito fundamental do funcionário à privacidade. 3. Garantir que os direitos de proteção de dados sejam respeitados.

3. É legal monitorar as atividades de internet e mídias sociais dos funcionários?

Sim. Embora a legislação sobre monitoramento de mídias sociais e atividades na internet varie em toda a UE, na maioria dos países da UE, o monitoramento do uso da internet e mídias sociais depende de seu propósito (relacionado aos negócios ou uso privado). De acordo com o artigo 29 do Grupo de Trabalho de Proteção de Dados, é necessário um fundamento legal, como interesse legítimo, para processar os perfis de mídias sociais dos funcionários. Várias décadas atrás, as leis de monitoramento de funcionários na UE eram menos exigentes. Por exemplo, em 2007, o Tribunal Europeu dos Direitos Humanos confirmou o privilégio do empregador de monitorar os chats online do trabalhador. Um engenheiro romeno, Bogdan Barbulescu, foi demitido por usar o Yahoo Messenger para conversas pessoais durante o horário de trabalho. Na época, o TEDH apreciou a decisão do empregador. 9 anos depois, a Grande Câmara da instituição reverteu a decisão. Os juízes duvidaram se o engenheiro recebeu a devida notificação previamente. Assim, deve ser observado um equilíbrio justo entre o direito do empregador de monitorar funcionários e seu direito à privacidade. Os empregadores só podem coletar e processar dados pessoais relacionados aos funcionários na medida em que a coleta desses dados seja necessária e relevante para o desempenho do trabalho para o qual está sendo solicitado. Os empregadores podem monitorar funcionários para restringir o uso da internet e mídias sociais durante o horário de trabalho. Também é recomendado que os empregadores estabeleçam políticas bem definidas sobre o uso de mídias sociais e internet para que os funcionários saibam o que é aceitável ou não.

4. É legal monitorar o conteúdo da tela e as teclas digitadas?

Sim. Embora as empresas que operam na UE possam usar software de captura de tela e registro de teclas para monitorar seus funcionários, tal monitoramento deve servir a um propósito legítimo de negócios, e os funcionários devem consentir. Naturalmente, as leis de monitoramento de funcionários da UE permitem o rastreamento de suas telas de computador e teclas sob certas condições. Vale mencionar que esse tipo de monitoramento pode ser visto como uma violação de privacidade na maioria dos casos. Portanto, antes de optar por fazê-lo, os empregadores devem identificar os problemas que pretendem abordar e determinar se essa forma de monitoramento é necessária. O mais importante, eles devem levar em conta e cumprir os requisitos do RGPD.

5. É legal monitorar o conteúdo de e-mails?

Sim, um empregador pode monitorar o conteúdo de e-mails recebido ou enviado no computador da empresa, desde que a informação não seja privada e o monitoramento seja justificado por motivos legítimos. Ou seja, é legal monitorar funcionários se você os informar devidamente sobre a vigilância. Também é crucial que as empresas distingam entre e-mails privados e relacionados ao trabalho. Por outro lado, os funcionários também devem evitar acessar e-mails pessoais em dispositivos fornecidos para fins profissionais. Para equilibrar o monitoramento do conteúdo de e-mails enquanto respeita a privacidade dos funcionários, os empregadores devem: 1. Garantir que o funcionário esteja ciente e tenha concordado com o monitoramento. 2. Garantir que os dados pessoais coletados ou conectados às contas de e-mail do funcionário não sejam acessados, e em situações como essa, os dados só devem ser compartilhados com seu consentimento. 3. Garantir que eles mantenham e-mails e os excluam após o período terminar.

6. É legal monitorar ou gravar conversas telefônicas?

Sim. Sob a Lei de Proteção de Dados Pessoais, o monitoramento e a gravação de conversas telefônicas podem ser permitidos sob certas condições. Por exemplo, se a parte der consentimento explícito ou o monitoramento/gravação for necessário para proteger os interesses legítimos do empregador. Uma empresa com um conselho de trabalhadores deve obter permissão do conselho de trabalhadores antes que o monitoramento ou gravação de telefone seja realizado. Os empregadores que pretendem gravar conversas telefônicas são obrigados a cumprir este código.

7. É legal usar sistemas de monitoramento por vídeo no local de trabalho?

Sim. Na UE, sistemas de monitoramento de vídeo são permitidos desde que: 1. Haja um propósito legítimo para a vigilância. 2. A vigilância seja apropriada para esse propósito. 3. O monitoramento seja necessário e menos intrusivo. O fundamental, o monitoramento deve ser razoável, e os empregadores devem considerar os direitos de privacidade do funcionário. Sob o RGPD, os funcionários devem ser notificados sobre: 1. O fato de que estão sendo monitorados. 2. O propósito do monitoramento. 3. Por quanto tempo os dados monitorados serão armazenados. 4. Quem tem acesso aos dados monitorados. O uso de vigilância de vídeo oculta é considerado uma violação do Artigo 8 da Convenção Europeia dos Direitos Humanos (‘ECHR’). É possível apenas em caso de suspeita de violação ou atividade criminal, e em escopo limitado. Além disso, o monitoramento em áreas sensíveis, como banheiros, espaços religiosos, e salas de descanso, é proibido. Além dos sistemas de vigilância de vídeo, há várias opções amigáveis aos funcionários a considerar se o objetivo principal é monitorar a produtividade geral e garantir que os recursos da empresa sejam utilizados adequadamente. Software de monitoramento de produtividade de funcionários é uma ótima maneira de equilibrar os benefícios do monitoramento com os riscos de invadir a privacidade dos funcionários.

8. É legal monitorar mensagens privadas e conteúdo de e-mail?

Sim. Os empregadores são justificados em controlar certas atividades, como enviar ou receber mensagens privadas ou e-mails, para garantir que os funcionários cumpram seus deveres durante o horário de trabalho, particularmente no dispositivo da empresa. A CEDH estabelece diretrizes claras sobre a extensão de como e quando tal monitoramento é permitido. As empresas devem desenvolver políticas que permitam aos funcionários saberem a extensão do monitoramento. Mensagens privadas e e-mails caem na categoria de dados pessoais (conforme descrito no Artigo 4 do RGPD). Portanto, as organizações devem provar que têm a base legal para coletar e monitorar tais informações.

9. É legal monitorar dispositivos pessoais dos funcionários?

Sim. Existem algumas razões válidas pelas quais os empregadores podem precisar monitorar os dispositivos pessoais de seus funcionários. Por exemplo, com mais funcionários trabalhando de casa na UE e no mundo todo, muitos empregadores querem acompanhar os processos de trabalho. O monitoramento é, portanto, razoável nesses casos, mas há limites para o monitoramento. O RGPD exige que o empregador informe explicitamente o funcionário sobre quais informações pretendem coletar e como pretendem usá-las. Além disso, o RGPD exige que o empregador seja transparente sobre o processo de monitoramento e forneça ao funcionário amplas informações sobre como e para que propósito serão monitorados. É recomendado que os empregadores implementem políticas BYOD e entendam onde traçar a linha com a privacidade do funcionário e as melhores práticas ao desenvolver tais políticas.

10. É legal monitorar computadores pessoais dos funcionários?

Sim, se o funcionário realiza deveres de trabalho em um computador pessoal, monitorar tais dispositivos pode ser considerado como servir a um interesse legítimo na proteção de informações comerciais. As leis de monitoramento de funcionários na UE permitem verificar a comunicação e atividades profissionais durante o horário de trabalho. No entanto, se tal monitoramento também capturar dados relacionados à vida privada do funcionário, é considerado ilegal. Medidas apropriadas devem ser tomadas para distinguir entre uso pessoal e comercial do dispositivo e a implementação de políticas BYOD deve ser criada para equilibrar.

11. É obrigatório informar os funcionários sobre o monitoramento?

Sim. Na UE, isso é um passo crucial. Muitos países da UE exigem que os empregadores informem seus funcionários e discutam quaisquer questões de processo de monitoramento antes do monitoramento. O Grupo de Trabalho de Proteção de Dados Artigo 29 (WP249) enfatiza que a transparência deve ser aplicada ao processamento de dados no trabalho. Os funcionários devem estar cientes do monitoramento, dos propósitos para os quais os dados pessoais serão coletados, e qualquer outra informação necessária para garantir um processamento justo. Duas abordagens legais surgem em toda a UE quando se trata de direitos de co-determinação. As leis de monitoramento de funcionários na UE são dissimilares. Em alguns países, os funcionários têm o direito de concordar ou não com o monitoramento. Por exemplo, na Suécia e na Dinamarca, acordos coletivos devem ser assinados antes do início da vigilância, e um sindicato profissional deve ser informado. Na Lituânia, apenas a atividade dos trabalhadores suspeitos pode ser monitorada, e eles devem ser informados por escrito sobre as medidas de controle. Em outras jurisdições, os funcionários têm menos poder. Eles devem ser notificados do monitoramento, mas o consentimento não é exigido.

12. Política de monitoramento de funcionários - obrigatória ou não?

Sim. Nada supera uma boa política clara sobre o processo de monitoramento. Políticas de monitoramento, manuais, etc. devem ser cuidadosamente adaptadas para mostrar o propósito legítimo da organização por trás do monitoramento e o que é aceitável ou não. Com uma política abrangente e facilmente acessível de monitoramento no local de trabalho, os funcionários estarão cientes do monitoramento. Tudo isso deve ser incluído nas políticas de trabalho: 1. A natureza e a extensão do processo de monitoramento. 2. O motivo para o monitoramento. 3. O impacto do monitoramento nos negócios. 4. Como as informações confidenciais ou sensíveis são tratadas. (Se alguma for tomada) 5. Apontar usos aceitáveis e inaceitáveis. Os empregadores devem garantir que suas políticas de monitoramento estejam em conformidade com os requisitos legais das leis válidas de monitoramento de funcionários na UE.

Nossos especialistas em monitoramento desenvolveram políticas prontas para uso, amostras de anúncios e manuais de monitoramento de funcionários para uso direto ou como amostra para criar futuras políticas de monitoramento de funcionários. Solicite uma cópia agora. É grátis!

Existem leis na UE que protegem a privacidade no local de trabalho dos funcionários?

Sim. Na UE, a privacidade dos funcionários é de importância fundamental. Embora a UE reconheça que os empregadores têm um interesse legítimo em manter processos comerciais suaves e proteger contra situações que possam levar à responsabilidade, a UE é muito clara sobre a privacidade. O Artigo 8 da Convenção Europeia para a Proteção dos Direitos Humanos e Liberdades Fundamentais Free reconhece o direito à vida privada e familiar. O Artigo 5 do RGPD exige que os controladores de dados (empregadores) implementem medidas de proteção de dados por design e por padrão. Os dados pessoais devem ser: 1. Processados de forma lícita, justa, e transparente em relação ao titular dos dados. 2. Coletados para propósitos especificados, explícitos, e legítimos e não processados adicionalmente de maneira incompatível. 3. Adequados, relevantes, e limitados ao que é necessário para os fins para os quais são processados. 4. Precisos e, quando necessário, atualizados; todos os passos razoáveis devem ser tomados para garantir que dados pessoais imprecisos sejam excluídos ou corrigidos sem demora. 5. Os dados pessoais não podem ser armazenados por longos períodos. 6. Processados de maneira que garanta a segurança adequada dos dados pessoais, incluindo proteção contra processamento não autorizado ou ilícito e perda acidental, destruição, ou dano, usando medidas técnicas ou organizações apropriadas. 7. O pessoal responsável pelos dados deve ser responsabilizado pelos dados. O RGPD exige que os empregadores realizem uma Avaliação de Impacto à Proteção de Dados (AIPD), levando em conta a natureza, escopo, contexto, propósitos do processo de monitoramento.

Há conselhos de advogados profissionais sobre monitoramento?

Sim. Advogados profissionais aconselham os empregadores a seguir esses sete princípios fundamentais sugeridos pelo Grupo de Trabalho, para que o monitoramento seja considerado legal e justificado sob as leis de monitoramento de funcionários na UE. As regulamentações incluem Necessidade, Finalidade, Transparência, Legitimidade, Proporcionalidade, Precisão e retenção de segurança de dados. Essas regras garantem que os empregadores entendam a necessidade comercial legítima para o monitoramento, que os funcionários estejam cientes do monitoramento e dos motivos para o monitoramento, que os direitos dos funcionários não sejam violados, e que os dados pessoais dos funcionários sejam protegidos. 1. O princípio da necessidade exige que o monitoramento seja "necessário" para fins comerciais. 2. O princípio da finalidade exige que os dados sejam coletados apenas para propósitos específicos, explícitos e legítimos e não sejam processados de forma incompatível com esse propósito.> 3. O princípio da transparência exige que o empregador seja aberto e claro sobre o monitoramento. (Nenhum monitoramento oculto é permitido) A regra de transparência estipula que o monitoramento e os motivos por trás dele devem ser totalmente e explicitamente divulgados a todos os funcionários em políticas escritas. 4. O princípio da legitimidade indica que o processamento de dados pessoais dos funcionários deve ser legítimo e necessário para o desempenho do trabalho, sem violar os direitos fundamentais dos funcionários. 5. O princípio da proporcionalidade afirma que as informações pessoais devem ser adequadas, relevantes e não excessivas. 6. O princípio da precisão exige que todos os registros sejam precisos, atualizados e retidos por não mais tempo do que o necessário dada os propósitos legítimos do empregador. Como diretriz, o Grupo de Trabalho sugere que a retenção de dados não exceda três meses. 7. O princípio de segurança de dados exige que o empregador tome medidas técnicas apropriadas para garantir que os dados pessoais dos funcionários estejam seguros.

Qual é o fundo da questão?

Todos os processos de monitoramento de funcionários devem cumprir as leis de proteção de dados. O processo de monitoramento deve ser realizado com base legal e justo para os funcionários, e, o mais importante, transparente. Aviso legal As informações fornecidas neste artigo são apenas para compreensão geral e não devem ser usadas como aconselhamento jurídico. Para receber aconselhamento jurídico profissional, consulte seu advogado.