Políticas de traga seu próprio dispositivo (BYOD). O que considerar ao monitorar dispositivos eletrônicos pessoais de funcionários.

Ambientes de trabalho híbridos, locais de trabalho remoto, e trabalhar de casa está se tornando cada vez mais comum em 2021. Para a maioria dos funcionários, isso significa acessar informações relacionadas ao trabalho ou rede da empresa remotamente por meio de vários dispositivos pessoais , como computadores, smartphones e tablets. Embora isso forneça maior flexibilidade e conveniência aos funcionários, também introduz riscos de segurança potenciais e outros problemas relacionados à produtividade. Como resultado, muitas empresas estão adotando políticas BYOD. De acordo com Financesonline, 95% das organizações em todo o mundo implementaram ativamente alguma política BYOD, e o mercado BYOD deve crescer para US$ 366,95 bilhões até 2022.

Os funcionários estão cada vez mais usando computadores pessoais, smartphones e tablets para acessar informações relacionadas ao trabalho.

Saiba por que uma política BYOD é importante e as melhores práticas que você pode empregar para tornar essa prática mais eficaz e bem-sucedida.

O que é BYOD?

A abordagem BYOD permite que a força de trabalho use seus dispositivos/gadgets privados (smartphones, computadores, laptops, tablets, pen drives, etc.) para trabalhar em tarefas profissionais em vez de dispositivos fornecidos pela empresa.

O que é uma política BYOD?

As políticas de traga seu próprio dispositivo são diretrizes estabelecidas pelas empresas para permitir que seus funcionários usem dispositivos pessoais para fins relacionados ao trabalho. Essa política tem a intenção de garantir a segurança dos dados da empresa, entre outras coisas.

As políticas de traga seu próprio dispositivo (BYOD) são diretrizes estabelecidas pelas empresas para permitir que seus trabalhadores usem seus próprios dispositivos para fins relacionados ao trabalho.

Como funciona a política BYOD?

Uma política de traga seu próprio dispositivo define o que é e o que não é um uso aceitável durante o horário oficial de negócios e como proteger a organização de riscos de cybersecurity, como hacking e violações de dados, durante e fora do trabalho. Os funcionários precisam consentir e assinar um documento delineando os termos e condições da política. Isso é feito para garantir que os funcionários sejam totalmente responsáveis por qualquer dado corporativo acessível em seus dispositivos privados, e eles concordem com os requisitos da política BYOD.

Ao dar aos seus trabalhadores o sinal verde para manter informações corporativas em seus dispositivos, uma política BYOD claramente definida deve estar presente para proteger esses dados.

Como o programa de traga seu próprio dispositivo ajuda as empresas?

Reduz custos

Empresas que implementam programas de traga seu próprio dispositivo não precisam gastar tanto dinheiro em tecnologia. Se sua empresa tem uma política de traga seu próprio dispositivo, você não precisará comprar telefones e laptops para cada funcionário. Além de economizar dinheiro, essa abordagem facilita o suporte a equipamentos de propriedade dos funcionários.

Acessibilidade

Uma política de dispositivo pessoal elimina a necessidade de os funcionários gerenciarem e manterem múltiplos dispositivos. Como eles não precisam carregar tantos dispositivos, eles podem acessar e trabalhar facilmente com as ferramentas com as quais estão mais confortáveis.

Eficiência e produtividade aprimoradas

De acordo com este artigo da Forbes, os funcionários acreditam que as ferramentas tecnológicas que usam em suas vidas pessoais são mais eficazes e produtivas do que aquelas no trabalho. Os funcionários não precisam dedicar tempo e esforço para aprender um novo sistema. Como eles já estão familiarizados com seus próprios dispositivos eletrônicos, será muito mais fácil mergulhar diretamente no trabalho. Além disso, o trabalho pode ser realizado a qualquer hora e de qualquer local devido à mobilidade e flexibilidade proporcionadas pelos dispositivos de propriedade dos funcionários.

Melhores práticas para implementar uma política BYOD

Monitoramento e gerenciamento remoto, segurança, backup de documentos e proteção por senha estão sob o guarda-chuva das "políticas de uso de dispositivos pessoais no trabalho". Aqui estão as melhores práticas para alcançar o seguinte e garantir um ambiente BYOD seguro e produtivo.

1. Delimite claramente suas expectativas na política corporativa BYOD

Uma boa comunicação é essencial ao impor restrições e expectativas em dispositivos de funcionários, pois as linhas de privacidade dos funcionários podem se tornar borradas. Os funcionários precisam saber o que você espera deles, então certifique-se de especificar tudo nessas políticas. Uma política de traga seu próprio dispositivo deve incluir as seguintes disposições:

• Que tipo de dispositivos pessoais podem ser usados no programa BYOD.
• O que é e o que não é permitido em dispositivos BYOD.
• Quais aplicativos e ferramentas os funcionários podem usar em seus dispositivos pessoais.
• Quais medidas de segurança serão introduzidas em dispositivos de funcionários para fins protetores.
• Quais estratégias ou ferramentas de monitoramento serão introduzidas para manter a produtividade alta, e quais métricas serão medidas.
• Direitos dos empregadores para acessar os dados da empresa armazenados em seus dispositivos pessoais.
• Assistência técnica para dispositivos BYOD.
• As circunstâncias em que tais dispositivos são elegíveis para incentivos ou reembolsos de custos devem ser definidas.
• Explicação detalhada sobre como os dados da empresa serão tratados em caso de término do trabalho.
• Um esboço claro das medidas a serem tomadas em caso de violação da política.
• Procedimentos para relatar dispositivos perdidos ou roubados também devem ser incluídos na política de traga seu próprio dispositivo.

É uma boa prática fazer com que os funcionários assinem uma política de dispositivo BYOD antes de permitir que dispositivos pessoais acessem os dados da empresa.

2. Eduque sua força de trabalho sobre segurança

Muitos dos riscos de segurança associados ao BYOD podem ser rastreados até erros humanos. Por causa disso, garantir a segurança dos dados da empresa começa com a educação dos funcionários sobre os fundamentos de segurança. Entre os tópicos que você pode cobrir nesse tipo de treinamento estão as consequências de e-mails de phishing, como descobrir malware e como manter os dispositivos dos funcionários seguros. Os funcionários devem ser orientados a não clicar em links em e-mails de fontes desconhecidas, e apenas lojas de aplicativos autorizadas devem ser usadas para baixar aplicativos de terceiros. Além disso, é crítico treinar sua equipe sobre a maneira correta de armazenar e transmitir informações sensíveis em seus dispositivos pessoais. Finalmente, inclua esses manuais de treinamento/educação na política de traga seu próprio dispositivo para que os funcionários possam sempre consultá-los.

É importante educar seus funcionários sobre os conceitos básicos de segurança para proteger adequadamente os dados da empresa.

3. Implante software de monitoramento de funcionários

É fácil para os funcionários se distraírem quando estão trabalhando em seus dispositivos; essas distrações podem vir na forma de notificações de mídias sociais ou visitas a sites não relacionados ao trabalho, e essas distrações podem prejudicar a produtividade. O monitoramento de produtividade de funcionários pode ser incorporado ao seu programa BYOD para manter esses problemas de produtividade sob controle. Por exemplo, software de monitoramento remoto pode ser instalado para monitorar quanto tempo os funcionários gastam trabalhando e quais sites eles visitam durante o horário de trabalho. Também é possível bloquear sites potencialmente prejudiciais em dispositivos BYOD usando ferramentas de monitoramento de funcionários.

O monitoramento de produtividade de funcionários pode ser incorporado ao seu programa BYOD para manter esses problemas de produtividade sob controle.

A privacidade dos funcionários e a segurança de dados devem ser levadas em conta ao monitorar as atividades e produtividade dos computadores dos funcionários em tais dispositivos. É importante que os empregadores usem software de monitoramento de funcionários não intrusivo que coleta apenas dados relacionados aos deveres do trabalho do funcionário e não invade a privacidade do funcionário fora desses horários. Além disso, especialistas legais aconselham as empresas a obterem reconhecimentos por escrito de seus funcionários afirmando que eles entendem as regulações da política e estão dispostos a conceder acesso apropriado a seus dispositivos para fins de monitoramento de funcionários.

As políticas de monitoramento de funcionários devem ser integradas ao programa BYOD para delinear quais dados serão coletados.

O que considerar ao implementar monitoramento de funcionários em dispositivos eletrônicos pessoais de funcionários:

• Preocupações com a privacidade dos funcionários, além das políticas de segurança de dados da empresa, devem ser levadas em conta ao implementar o monitoramento de funcionários.
• Ao monitorar dispositivos pessoais dos funcionários, certifique-se de que as leis aplicáveis sejam seguidas para garantir que a privacidade dos funcionários seja protegida.
• É importante que as empresas forneçam políticas BYOD e políticas de monitoramento aos funcionários para saberem como seus dispositivos pessoais estão sendo monitorados. Isso ajuda a evitar mal-entendidos.
• É importante enumerar instâncias definitivas para monitoramento e acesso a dispositivos pessoais.
• Horários de trabalho, investigações de conduta inadequada de funcionários e violações contratuais, por exemplo, poderiam ser listados como motivos para monitoramento.
• As políticas de monitoramento devem especificar quais dispositivos serão monitorados.
• Descreva as medidas de segurança que a empresa pode usar para proteger os dados monitorados.
• Os empregadores devem obter reconhecimentos por escrito de seus funcionários afirmando que estes entenderam a política, concordam em segui-la e concedem acesso apropriado a seus dispositivos para fins de monitoramento de funcionários.

4. Invista em software antimalware

O software antimalware deve ser usado para proteger as empresas dos perigos associados ao uso de dispositivos de propriedade dos funcionários para trabalho. Esse tipo de software detecta e descarta malware antes que ele danifique um dispositivo. Os melhores ferramentas antimalware são frequentemente suportadas por bancos de dados de inteligência de ameaças atuais e usam métodos de detecção baseados em comportamento para reconhecer malware. Além disso, o software antimalware deve ser capaz de identificar e interromper qualquer ameaça antes que elas causem danos. Os funcionários devem evitar se conectar a redes WI-FI públicas porque partes maliciosas podem facilmente espionar o tráfego de internet e roubar informações confidenciais dessas redes, que geralmente não são protegidas.

O software antimalware detecta e descarta malware antes que ele danifique um dispositivo.

5. Use serviços baseados em nuvem confiáveis

Selecionar um serviço em nuvem que facilite a integração do sistema e a implementação dessas políticas é a melhor escolha. Deve ser amigável ao usuário e capaz de funcionar perfeitamente com outros softwares. A equipe de segurança de TI da empresa deve avaliar cuidadosamente os serviços em nuvem antes de serem usados em um dispositivo privado de um funcionário. Também é importante realizar uma avaliação de riscos antes de contratar qualquer provedor de serviços em nuvem.

A segurança de TI da empresa deve avaliar cuidadosamente os serviços em nuvem antes que eles possam ser usados.

6. Defina senhas em todos os dispositivos BYOD

Impor senhas em todos os dispositivos e contas de funcionários para prevenir acesso não autorizado aos dados da empresa é importante. As senhas devem ser únicas e conter letras, números e símbolos, se possível. Incorporar métodos adicionais de verificação de identidade, como autenticação de dois fatores, também é uma jogada inteligente. Os funcionários também devem ser lembrados de alterar ou redefinir a senha padrão do roteador Wi-Fi.

As senhas devem ser únicas e conter letras, números e símbolos, se possível.

7. Use soluções de gerenciamento de dispositivos móveis em todos os dispositivos BYOD

As soluções de gerenciamento de dispositivos móveis permitem que as empresas mantenham seus dados seguros enquanto ainda permitem que seus funcionários cumpram seus deveres. Por exemplo, sua equipe de TI pode usar soluções de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) para monitorar e gerenciar de forma segura telefones móveis que lidam com dados corporativos sensíveis, decidir quais aplicativos podem ser instalados nos dispositivos, localizar dispositivos e proteger dispositivos se eles forem perdidos ou roubados.

Os MDMs podem ajudar a identificar quais aplicativos em um dispositivo do usuário podem se conectar com dados da empresa e proteger dispositivos se perdidos ou roubados.

8. Acesse todos os dispositivos BYOD com VPN

Uma rede privada virtual pode ser usada para criptografar dados em movimento entre um sistema externo de um funcionário e a rede central da empresa. Você também pode reforçar os mecanismos de segurança por:

• Criptografando transferências de dados em trânsito.
• Ocultando o endereço de Protocolo de Internet (IP) do usuário.
• Ocultando a localização do usuário.

Ao incorporar acesso VPN ao seu programa BYOD, você elimina o risco de vazamento de dados sensíveis.

Aviso legal

Este artigo fornece informações gerais apenas. Essas informações são apenas para entendimento geral e não devem ser usadas como aconselhamento jurídico. Para receber aconselhamento jurídico profissional, consulte seu advogado.