Asistente virtual externalizado redujo la calidad de los empleados remotos

Anabel K., la jefa del departamento de marketing, estaba buscando una solución efectiva para superar una crisis en su equipo. Los empleados trabajaban de forma remota durante bastante tiempo. Al principio, el rendimiento del equipo era alto, por lo que las autoridades no veían ningún problema en este formato de trabajo. El tiempo pasaba, y numerosos problemas salieron a la luz: productividad reducida, pérdida de creatividad, estrategias de marketing ineficaces, y mala calidad del contenido. El último era el más crítico, ya que amenazaba con hacer fallar el proyecto. Por eso, Anabel tuvo que averiguar la causa raíz.

Todo parecía obvio, pero…

Al principio, todo parecía trivial. Años de experiencia en gestión le decían que los empleados probablemente estaban trabajando horas extras. En las últimas semanas, el equipo estaba abrumado con tareas porque tenían que terminar un proyecto a gran escala. “Están quemados,” fue su conclusión. Anabel obtuvo la aprobación del CEO para implementar monitoreo de empleados WorkTime en el departamento de marketing para confirmar su suposición. Pero ni siquiera estaba cerca de la verdad.

Los resultados fueron impactantes: los empleados externalizan regularmente servicios de asistentes virtuales para realizar sus tareas y permanecen inactivos durante la mayor parte de su jornada laboral.

La IA casi arruinó el proyecto

La situación se aclaró después de que la gerente de marketing revisara los informes. 1. Informes de productividad en Internet mostraron que un diseñador externalizaba regularmente un asistente virtual para generar contenido. 2. Los redactorores también abusan de soluciones de externalización de asistentes virtuales. Además, uno de los escritores permanecía inactivo la mayor parte del tiempo. 3. Monitoreo de inicio de sesión descubrió empleados que cierran sesión 4 horas antes de que termine la jornada laboral real. 4. Un Informe de productividad de aplicaciones detectó que un gerente de SMM usaba principalmente aplicaciones improductivas. Externalizó sus tareas a un asistente virtual y jugaba en lugar de trabajar. Detectar la externalización de asistentes virtuales de manera efectiva previno consecuencias graves para la empresa. Sin embargo, la jefa del departamento de marketing fue abordada para resolver este problema. La pregunta “¿Qué hacer con el caso de asistente virtual externalizado?” permaneció sin respuesta.

Si la empresa no hubiera implementado WorkTime para monitorear productividad de empleados a tiempo, el equipo de marketing probablemente fallaría en su proyecto.

Este caso se convirtió en un desafío para la empresa, especialmente para la jefa de marketing. Trabajó duro para construir un equipo fuerte de especialistas altamente efectivos y profesionales. Sin embargo, la empresa obtuvo una caída en la calidad, engaño de tiempo, y contenido generado por IA de pobre calidad en lugar de resultados superiores.

Combatir el fraude de externalización de asistentes virtuales

Al principio, la autoridad de la empresa planeaba prohibir el uso de herramientas de IA. WorkTimeLos monitores de uso de sitios web detectan herramientas o aplicaciones relacionadas con IA. Si es necesario, pueden bloquearse. Sin embargo, los ejecutivos entendieron que sería un gran error. Los empleados deben mantenerse actualizados con las tecnologías modernas y las formas de implementarlas de manera efectiva en su trabajo. No serán especialistas competentes si no saben lo que está sucediendo en el mundo tecnológico. La IA y el futuro del trabajo están interrelacionados de todos modos.

Las herramientas de IA pueden ser un buen asistente, pero los empleados no deben abusar de ellas para realizar sus responsabilidades directas. De lo contrario, lleva a una caída en la calidad.

Por eso, la empresa decidió establecer pautas claras, mostrando cuándo y cómo usar un asistente virtual de manera apropiada. WorkTime fue útil para lograr este objetivo, ya que ayudó a controlar el uso de diferentes tipos de asistentes virtuales y prevenir las consecuencias del abuso de externalización de asistentes virtuales. Después de este caso en el departamento de marketing, otros departamentos de la empresa también implementaron WorkTime para monitoreo de empleados de manera regular.

“CheatGPT” - ¿un caso aislado o una nueva realidad?

Vale la pena mencionar que el incidente que ocurrió en el departamento de marketing no es un caso aislado.

La externalización de inteligencia artificial se ha vuelto tan extendida que ya se llama “CheatGPT” en algunas fuentes.

La externalización encubierta de IA es mucho más fácil con el trabajo remoto

Business Insider discutió varios casos de empleados usando herramientas de IA generativa de manera discreta para realizar sus trabajos mientras trabajan de forma remota. Algunos trabajadores afirmaron que podían externalizar fácilmente un asistente virtual mientras trabajaban de forma remota sin temor a ser descubiertos. Lo mismo sucedió en el caso del departamento de marketing: trabajar desde casa empeoró las cosas. Los empleados estaban seguros de que nadie sabría que el trabajo que externalizaban a un asistente virtual u otras herramientas de IA no lo habían hecho ellos durante la jornada laboral.

¿Sabías? Sam Altman, CEO de OpenAI, tiene una actitud anti-remota. Afirmó que un trabajo completamente remoto fue un gran error, resultando en una pérdida de creatividad entre los empleados tecnológicos.

La investigación sobre el trabajo desde casa y la productividad de Gibbs, Mengel y Siemroth mostró que el trabajo remoto disminuyó significativamente la productividad. Como podemos ver en un gráfico, el trabajo remoto dañó la productividad de casi todos los equipos que participaron en el estudio.

Fuente: Gibbs, M., Mengel, F., & Siemroth, C. (2023). Work from Home and Productivity: Evidence from Personnel and Analytics Data on Information Technology Professionals. Journal of Political Economy Microeconomics.

Por eso observamos un regreso a la oficina tendencia en 2024 porque la importancia de la productividad del equipo no puede subestimarse.

WorkTime es un monitoreo de empleados efectivo para equipos remotos, en oficina e híbidos.

¿Cómo usar IA en el trabajo y fallar?

Para el equipo de Anabel, la IA se convirtió en la causa principal de la disminución de la calidad. Entonces, ¿cuáles fueron los principales errores del contenido generado por un asistente virtual externalizado? 1. Problemas de precisión de IA. Muy a menudo, la información no es confiable o inexacta, disminuyendo la calidad del contenido escrito; 2. Falta de creatividad. Los diseños generados por IA son mayormente reconocibles, haciendo que el correo electrónico y el sitio web parezcan baratos; 3. Pobre personalización del soporte externalizado. El lenguaje no natural aleja a los clientes potenciales. La empresa también podría enfrentar estos riesgos relacionados con IA: 1. Riesgos de seguridad. El uso oculto de herramientas de IA podría llevar a fugas de datos confidenciales; 2. Compartir información sensible. Dar tareas para externalizar a un asistente virtual puede revelar secretos corporativos a competidores; 3. Riesgo reputacional. El contenido de pobre calidad puede dañar la imagen de la empresa en el mercado.

¿Por qué los empleados ocultan el uso de IA en el trabajo?

1. Los empleados temen que puedan ser despedidos porque la mayoría de sus responsabilidades están automatizadas; 2. Cuando los empleadores no saben que el contenido es generado por inteligencia artificial, lo juzgan de manera imparcial. 3. Engaño. Los trabajadores engañan con el tiempo o simplemente externalizan a un asistente virtual casi todas sus tareas y se relajan.

El 68% de 5,067 encuestados que usaron IA en el trabajo afirmaron que lo hicieron de manera discreta, informa un estudio de Fishbowl.

WorkTime ofrece más de 70 informes no invasivos para analizar la productividad de los empleados, asistencia, tiempo activo e uso de Internet para formatos en oficina o remotos.

IA o humano? WorkTime sabe la verdad

La historia de Anabel confirma la importancia del monitoreo y la prevención de los riesgos del uso encubierto de asistentes virtuales externalizados. Con el rápido desarrollo de herramientas de IA, habrá un mayor desafío para los dueños de proteger sus proyectos de negocio. Aparte de algunos riesgos, usar IA en el trabajo tiene muchos beneficios. Así que, tiene sentido averiguar qué puede hacer un asistente virtual por mi negocio sin dañar la calidad, seguridad e imagen de la marca.

Prohibir las herramientas de IA en el trabajo no es la mejor solución. La forma más efectiva es establecer normas para la implementación efectiva y transparente de la inteligencia artificial.

El software de monitoreo WorkTime se encarga perfectamente de crear un entorno de trabajo productivo, respetuoso y transparente sin espacio para daños en la productividad o engaños con IA. Comienza una prueba gratuita de 14 días ahora mismo para probar todas las funciones!