Monitoreo de empleados para eficiencia operativa en lugares de trabajo regulares, remotos y híbridos

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa significa utilizar recursos como el tiempo, el dinero, los recursos humanos y los materiales para la producción de manera óptima. En general, las empresas con buena eficiencia operativa se muestran más flexibles y exitosas que los competidores de la misma industria que no utilizan sus recursos de manera eficiente.

Somos WorkTime, software de monitoreo de empleados. Durante más de 20 años, hemos estado ayudando a las empresas a optimizar la eficiencia en el lugar de trabajo, particularmente recursos como el tiempo, los empleados, la productividad, las computadoras y el software.

¿Por qué es importante la eficiencia operativa y cuál es el objetivo?

La eficiencia operativa es importante para cualquier empresa, en cualquier campo y con cualquier número de empleados. Las empresas ineficientes corren el riesgo de operar con pérdidas, o con mucho menos ingresos que las empresas eficientes.

Aumentar la eficiencia es algo que toda empresa se esfuerza por lograr; alta calidad y velocidad de producción, y bajos costos de producción.

Los objetivos de eficiencia en el lugar de trabajo pueden variar para cada empresa, pero casi todas tienen un objetivo común, que es aumentar la productividad de los empleados. Según Zapier, la mayoría de los empleados pasan alrededor de 3 horas en las actividades realmente importantes durante las horas de trabajo, y el resto del tiempo están involucrados en trabajos de bajo valor o actividades improductivas.

Una buena asistencia y productividad de los empleados son objetivos muy importantes de eficiencia operativa para lograr.

Para medir la asistencia, productividad y tiempo activo de los empleados, los empleadores involucran efectivamente la tecnología. Por ejemplo, el software de monitoreo de empleados es una tecnología ampliamente utilizada para este propósito. WorkTime ha suministrado tecnología de monitoreo de empleados durante más de 20 años, lo que ha estado ayudando a los empleadores a mejorar la eficiencia operativa y la productividad.

WorkTime está ayudando a los empleadores a mejorar la eficiencia operativa y la productividad.

Con la ayuda de WorkTime, los empleadores pueden estudiar y comparar la eficiencia de los empleados cuando trabajan en un entorno de oficina regular, en uno híbrido o remoto.

Eficiencia operativa en entornos híbridos, remotos y en oficina

Al contratar a un empleado, es importante elegir el lugar de trabajo adecuado (remoto, en oficina, híbrido). Cada empleado tiene sus propias preferencias en el lugar de trabajo, pero controlar la empresa donde muchos empleados trabajan en diferentes lugares de trabajo es bastante problemático, por lo que también es importante elegir la forma correcta de controlarlos, una opción es el uso del monitoreo de empleados. Con referencia a datos de Forbes datos, profundizaremos en todos los tipos de trabajos en detalle, y hablaremos sobre los problemas de cada uno.

Entornos híbridos

Un lugar de trabajo híbrido es un entorno mixto, donde los empleados pueden trabajar en la oficina o desde casa (por ejemplo, 3 días en la oficina y 2 días desde casa). El formato de trabajo híbrido ciertamente ofrece muchas ventajas, como tiempo de viaje reducido, y más, pero también hay desventajas. Por ejemplo, al trabajar desde casa, los empleados pueden distraerse con las tareas del hogar o estar demasiado relajados por el entorno del hogar, falta de supervisión de los gerentes, dificultades con la autoorganización, y dificultades con la comunicación entre colegas. Los empleados híbridos pueden pasar menos tiempo en tareas de trabajo importantes.

Según los clientes de WorkTime, la eficiencia de los empleados disminuye en un entorno híbrido a largo plazo.

Entornos en oficina

Trabajar en un entorno de oficina permite a los empleados enfocarse completamente en sus deberes laborales, la calidad de la comunicación, el tiempo de respuesta y el intercambio de conocimientos están en su punto más alto cuando los empleados están en la oficina. Además, la presencia de gerentes asegura que los empleados estén bien supervisados. Al mismo tiempo, hay desventajas que pueden afectar negativamente la eficiencia laboral. Por ejemplo, si el lugar de trabajo es demasiado ruidoso, puede reducir el nivel de concentración de los empleados. O problemas individuales, como tiempos de commute largos, malas o inexistentes instalaciones de cocina donde los empleados puedan comer, obligaciones de respetar el código de vestimenta, menos tiempo para tareas del hogar y socialización. Muchas personas pueden no gustarles trabajar en una oficina por estas desventajas. Según Forbes, la mayoría de estos factores hacen que los empleados piensen en otros trabajos (remotos, híbridos).

Entornos remotos

En 2020, un gran número de trabajadores en todo el mundo se vieron obligados a cambiar a trabajo remoto. ¿Pero es tan eficiente como el trabajo en oficina?

El principal problema con el trabajo remoto es la falta de supervisión de los empleados.

También hay otros problemas significativos, como la falta de importancia del empleado en comparación con los de la oficina (la falta de respeto no es la desventaja más obvia del trabajo remoto, pero a menudo ocurre en empresas donde se valora la comunicación personal), problemas de comunicación, distracciones, separación de las horas de trabajo y no laborales. Según los clientes de WorkTime, la productividad de los empleados (y por ende la eficiencia operativa general) disminuye a largo plazo al trabajar desde casa. Basicalmente, los entornos remotos demuestran los mismos problemas de eficiencia operativa que los híbridos en términos de supervisión disminuida de los empleados, tiempo de respuesta más largo, intercambio de conocimiento más lento, baja asistencia, tiempo activo disminuido, y mayor nivel de distracción.

WorkTime mejora la asistencia de empleados, tiempo activo, enfoque, tiempo de respuesta y productividad en lugares de trabajo remotos.

Aunque el trabajo remoto sigue siendo muy popular, muchas empresas no les gusta este modelo de trabajo. Por ejemplo, según Bloomberg, Elon Musk abandonó completamente el modelo de trabajo remoto para empleados de Twitter, pero pocos lo apreciaron, y un gran número de empleados quisieron renunciar. Así que, Elon Musk tuvo que hacer concesiones, y suavizar su declaración sobre el rechazo al trabajo remoto.

Eficiencia operativa y tecnología

Se están utilizando diversas tecnologías para aumentar la eficiencia operativa. Estas incluyen sistemas de gestión de información como CRM (Gestión de Relaciones con Clientes), ERP (Enterprise Planificación de Recursos Empresariales) y sistemas de monitoreo de empleados. Todos se utilizan para simplificar procesos rutinarios, y para aumentar y medir la eficiencia.

El monitoreo de empleados es una de las tecnologías aplicadas exitosamente para mejorar la eficiencia operativa.

Como se explicó anteriormente, el monitoreo de empleados mejora la eficiencia operativa. Es una herramienta automática efectiva adecuada para cualquier oficina computarizada. Ayuda a monitorear la asistencia de empleados, tiempo activo, productividad, horas extras, tiempo de reuniones en línea, y más. Los empleadores reciben sin esfuerzo números sobre cualquiera de lo anterior. Por ejemplo, saben que el departamento de marketing en línea fue 67% productivo la semana pasada, 35% de los empleados llegaron tarde al trabajo, y así sucesivamente.

WorkTime es un ejemplo de tecnología de monitoreo de empleados que equipa a los empleadores con datos claros sobre la eficiencia de los empleados.

WorkTime está diseñado para medir y mejorar la eficiencia de los empleados, ya sea que trabajen de forma remota, en híbrido o en oficina.

4 indicadores de eficiencia operativa en el software de monitoreo de empleados

1. Subdotación de personal Según Forbes, cuando hay subdotación de personal, la efectividad operativa disminuye. El software de monitoreo de empleados te ayuda a determinar efectivamente si estás subdotado. Por ejemplo, WorkTime muestra si hay horas extras (trabajar antes/después de horas, durante el almuerzo, fines de semana etc.), si los empleados llegan temprano al trabajo, o se van tarde. Esos son indicadores de empleados sobrecargados, lo que a su vez podría significar que estás subdotado. Pero si tus empleados llegan tarde al trabajo, están inactivos a menudo, tardan demasiado en los almuerzos, se van temprano del trabajo, están a menudo en reuniones en línea, o involucrados en actividades no relacionadas con el trabajo, entonces el problema no es la subdotación. WorkTime detecta todos los indicadores anteriores. Según Forbes, cuando los empleados están sobrecargados, el nivel de eficiencia laboral disminuye. 2. Reuniones largas Las reuniones largas, ya sea en línea o en persona, podrían afectar negativamente la eficiencia operativa. WorkTime monitorea el tiempo en reuniones en línea, chats en línea y tiempo inactivo. Si ves que esos números aumentan demasiado, es una señal para trabajar en la eficiencia operativa. Elon Musk, por ejemplo, recomienda a sus empleados de Twitter mantener las reuniones lo más cortas posible y no participar en reuniones donde no puedas agregar valor. Este CEO definitivamente sabe cómo mantener sus negocios operando de manera efectiva. 3. Alto nivel de distracción Según un estudio de Bloomberg, demasiadas aplicaciones necesarias para el trabajo pueden ser demasiado distractivas para los empleados. Muchas empresas usan múltiples aplicaciones cuando una puede realizar múltiples funciones. WorkTime monitorea varios patrones de comportamiento para calcular el nivel de distracción de los empleados. Por ejemplo, cambiar entre actividades productivas e improductivas suma puntos al nivel de distracción. 4. Ausencia y pausas frecuentes Para una buena eficiencia operativa, es importante que los empleados estén presentes en el trabajo. En oficinas computarizadas, el software de monitoreo de empleados es excelente para detectar cuándo los empleados están ausentes de sus computadoras. Los sistemas de monitoreo equipan a los empleadores con una comprensión clara de si los empleados son lo suficientemente productivos y no desperdician su tiempo pagado en actividades improductivas, si están sobrecargados y se requiere contratar más personal, y mucho más.

Indicadores de eficiencia operativa para lugares de trabajo regulares, remotos y híbridos

La tecnología de monitoreo es una gran herramienta que ayuda a los empleadores a medir la productividad de los empleados, tiempo activo, asistencia y puntuación de distracción cuando trabajan de forma remota, desde casa o en la oficina: Esta es una gran manera de comparar la eficiencia operativa de diferentes entornos. Y lo mejor es que no hay conjeturas. Simplemente obtienes números claros y directos! Basado en esos números, los empleadores pueden tomar mejores decisiones sobre cómo organizar el lugar de trabajo, qué es más efectivo en términos de productividad.

¡No adivines, mide con WorkTime! ¿Qué es más eficiente: trabajar desde casa o en la oficina?

Cómo medir la eficiencia operativa con software de monitoreo de empleados

Para medir la eficiencia operativa, los informes de WorkTime crean gráficos fáciles de ver de asistencia, actividad, tiempo inactivo, trabajo productivo y no productivo, cumplimiento de objetivos, y más. Con los informes de WorkTime, puedes medir fácilmente la efectividad operativa de un empleado, departamento, u oficina, y compararlos con otras instalaciones de la empresa. Puedes medir la eficiencia de un empleado usando los informes de WorkTime, comparando unos pocos empleados, viendo estadísticas sobre asistencia, absentismo, tiempo efectivo, horas extras, y eficiencia en aplicaciones.

WorkTime utiliza métodos no invasivos para monitorear la eficiencia de los empleados.

Privacidad de los empleados y eficiencia

Un lugar de trabajo seguro es un fundamento importante para la eficiencia operativa. Si eliges el correcto, el software de monitoreo de empleados aumentará la seguridad del lugar de trabajo. Esto a su vez asegurará la seguridad de los datos de monitoreo, la protección de la privacidad de los empleados y una buena reputación. Esto aumentará la confianza entre empleados y gerentes, minimizará la rotación de personal y reducirá el estrés.

El software de monitoreo de empleados adecuado protege la privacidad de los empleados y aumenta la seguridad del lugar de trabajo.

WorkTime es un software de monitoreo no invasivo enfocado en el monitoreo de productividad y la seguridad en el lugar de trabajo. WorkTime ofrece reemplazos seguros a las funciones invasivas habituales como capturas de pantalla y grabación de contenido, escuchar el micrófono del empleado, usar un registrador de teclas, etc. Si eliges un software de monitoreo invasivo, esto a su vez resta seguridad al lugar de trabajo. Si eres un empleador, y estás buscando, o ya trabajas con empleados remotos, primero debes asegurar la seguridad del empleado, y no invadir su espacio personal. También es necesario calcular correctamente el tiempo necesario para realizar la tarea, y no sobrecargar a los empleados. La mejor solución es usar el monitoreo de empleados de WorkTime, para que puedas monitorear y evaluar el rendimiento de tus empleados. WorkTime ofrece el único sistema de monitoreo de empleados no invasivo en el mercado. Consejos para la eficiencia en el lugar de trabajo: usar monitoreo de empleados, asignación adecuada de tiempo para tareas, proporcionar herramientas o inventario de trabajo para realizar el trabajo, un plan claro para completar la tarea.

Citas de CEOs famosos

Elon Musk

“Cuando algo es lo suficientemente importante, lo haces, incluso si las probabilidades no están a tu favor.” Esta cita también se puede aplicar al flujo de trabajo del empleado general. El empleador necesita explicar al empleado la importancia del producto, de lo contrario, sin entender para qué es el producto y por qué es importante, el empleado trabajará de mala gana y sin entusiasmo.

Jack Ma

“Si hay nueve conejos en el suelo, si quieres atrapar uno, solo enfócate en uno.” Enfócate en una tarea, no intentes hacer todo a la vez, es mucho mejor hacer todas las tareas una por una.

Jeff Bezos

"Si no quieres escuchar críticas, por favor no hagas nada nuevo." La crítica es un aspecto importante de cualquier actividad. Si tu empleador señala tus errores y explica qué puntos podrías haber hecho mejor, escucha con atención.

Maneras de mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo

Según Zenefits, muchas empresas quieren que sus empleados trabajen en la oficina, lo cual es comprensible, porque de lo contrario sería más difícil controlar a los empleados. Pero basado en la retroalimentación de los clientes de WorkTime, los empleados remotos o híbridos pueden trabajar incluso mejor que los empleados de tiempo completo, dependiendo de la preferencia personal, por lo que es importante asignar empleados según sus deseos.

El monitoreo de empleados de WorkTime te permite medir la productividad y la eficiencia, sin entrometerte en el espacio personal de los empleados.

9 maneras de aumentar la eficiencia de Forbes

• Planificar tareas
• Enfocarse en solo una cosa a la vez
• Al completar una tarea, basarse en tus fortalezas
• Equilibrar el trabajo y los objetivos personales
• Hacer las reuniones más eficientes
• Implementar KPI (indicadores clave de rendimiento)
• Desarrollar un sistema motivacional
• Usar tu tiempo correctamente
• Usar monitoreo de empleados

WorkTime es una herramienta para mejorar la eficiencia operativa

Basándonos en nuestra experiencia, el monitoreo de empleados no solo puede medir sino también mejorar la eficiencia de los empleados en cualquier modo de operación. Con nuestra herramienta, puedes configurar un monitoreo conveniente de empleados remotos, de oficina o híbridos. En la práctica, al usar monitoreo de empleados WorkTime, la mayoría de los empleados aumentan la productividad e intentan reducir el tiempo ineficiente, el absentismo, y el tiempo de inactividad, ya que los datos sobre el trabajo de los empleados son vistos por la persona a cargo del departamento. Sin el monitoreo de WorkTime, un empleado puede hacer sus asuntos durante las horas de trabajo, y nadie se enterará. WorkTime, a su vez, no cruza la frontera del espacio personal de los empleados, por lo que pueden trabajar con monitoreo sin preocuparse de que de repente una captura de pantalla de la computadora, un texto enviado, o una grabación del micrófono se transmita directamente al jefe del departamento.

WorkTime ofrece un período de prueba gratuito de 14 días, que te permite probar el único sistema de monitoreo no invasivo en el mercado en la práctica.