La guía definitiva para prestar dispositivos de la empresa: lo que necesita saber

En un estudio reciente de Microsoft, descubrieron que el 67% de los empleados llevan sus dispositivos al lugar de trabajo. Sin embargo, solo el 53% de los encuestados informó tener una política clara que permita explícitamente dicha actividad. No obstante, la mayoría de las grandes empresas aún optan por utilizar dispositivos propiedad de la empresa. ¿La principal excusa? Ciberseguridad: mantener la red corporativa y los datos seguros de cualquier ataque sorpresa. En WorkTime, tenemos mucha experiencia en proporcionar software de monitoreo laboral y seguridad de primer nivel para todo tipo de dispositivos, tanto personales como de la empresa. De todos modos, en el siguiente artículo, profundizaremos en la segunda opción.

Introducción a la política de préstamo de dispositivos de la empresa

Echemos un vistazo más de cerca al préstamo de la política de dispositivos de la empresa. Esta lista de reglas establece las directrices establecidas por una empresa para el uso temporal o préstamo de sus dispositivos por parte de los empleados. Describe los términos y condiciones para que los empleados utilicen dispositivos propiedad de la empresa. Al establecer directrices para el uso temporal de dispositivos, la política de la empresa sobre préstamo de dispositivos cubre los términos para usar portátiles, smartphones, tabletas y más.

Tener una política clara de préstamo de dispositivos de la empresa es crucial.

Los puntos clave en una política de préstamo de dispositivos de la empresa incluyen elegibilidad, aprobación, duración, responsabilidades, acuerdo de uso del dispositivo, proceso de devolución, medidas de seguridad, cumplimiento de la política, y consecuencias por violaciones.

Equipo de la empresa: protocolo de préstamo y devoluciones

El préstamo y devolución de equipo de la empresa sigue un enfoque estructurado para un uso eficiente de recursos y responsabilidad. Los empleados solicitan equipo de la empresa formalmente, especificando tipo, duración y propósito. Después de la aprobación alineada con las políticas, el departamento relevante cumple con la solicitud. Durante el préstamo, los empleados se adhieren a las directrices, asegurando la seguridad. Los problemas o extensiones se comunican rápidamente al contacto o soporte de TI. Al finalizar, los empleados inician el proceso de devolución, que implica inspección para uso futuro. La comunicación clara y el cumplimiento de la política contribuyen a un proceso fluido, apoyando la productividad y la gestión de activos. Usar software como los que ofrecen WorkTime facilita mucho el monitoreo del uso adecuado de los dispositivos de la empresa por parte de los empleados. Por ejemplo, con funciones como monitoreo de software. Que ayuda a rastrear en tiempo real el software y su uso en el equipo de la empresa por parte de los empleados. Especialmente al trabajar desde casa. Mantener un ojo en cómo los empleados usan adecuadamente los dispositivos de la empresa se vuelve particularmente crucial en el contexto de acceso remoto.

La herramienta de monitoreo de software de WorkTime se adapta a cualquier entorno laboral. Útil para cualquier oficina que dependa de computadoras y perfecta para el monitoreo de empleados remotos.

Solo el personal autorizado puede prestar equipo de la empresa, basado en roles laborales y necesidades de proyectos. Se requiere aprobación del departamento o supervisor, para asegurar alineación con las políticas de la empresa y mantener un uso responsable. Aun así, la empresa mantiene el control de acceso bajo el equipo. Eventualmente, las directrices para prestar equipo cubren:

• Duración del préstamo con acuerdo del usuario final
• Condiciones de uso
• Proceso de aprobación
• Política de contraseñas
• Criterios de elegibilidad
• Responsabilidades del prestatario
• Política de uso de internet
• Proceso de devolución
• Medidas de seguridad
• Consecuencias de violación
• Documentación
• Canales de comunicación

Cómo es la diferencia significativa entre prestar equipo para trabajo remoto y en oficina

En septiembre de 2023, el 28% de los días laborales se trabajaron de forma remota, un aumento significativo desde el 7% en 2019 (WFH Research, 2023). En 2023, casi un tercio de los encuestados deseaba 5 días de trabajo desde casa por semana (30%) (WFH Research, 2023). Aplicar la política a empleados remotos también tiene un protocolo claro. Describe el comportamiento, responsabilidades y medidas de seguridad esperadas de los trabajadores remotos, asegurando un enfoque consistente y seguro para el trabajo, independientemente de su ubicación física. Esto promueve claridad y un enfoque unificado para los estándares de trabajo, tanto remotos como en oficina. Seguramente, con algunas diferencias.

La mayoría de las grandes empresas, como Microsoft o Google, proporcionan todo lo que un empleado remoto necesita. Pueden enviar un ordenador, smartphone, impresora y más, dependiendo de las necesidades del puesto.

Cuando se trata de prestar equipo a trabajadores remotos, hay factores cruciales a considerar, particularmente en términos de envío y seguridad, incluyendo acuerdos de confidencialidad. Los aspectos destacados son los siguientes:

• Elige transportistas confiables para asegurar una entrega segura y puntual del equipo a trabajadores remotos.
• Usa opciones de seguimiento de envíos y seguros para monitorear el progreso del envío y proteger contra cualquier daño o pérdida potencial.
• Asegúrate de que el equipo esté empaquetado de forma segura para prevenir daños en tránsito y minimizar el riesgo de robo.
• Aplica cifrado de datos y medidas de seguridad del dispositivo para proteger información sensible en caso de pérdida o robo en tránsito.
• Instrucciones claras para trabajadores remotos sobre el proceso de alquiler de equipo, incluyendo entrega, recogida y expectativas de devolución.

Para trabajadores remotos prestando equipo de la empresa, hay una lista de cosas que deben saber y hacer. Debe incluir protocolos de acceso, credenciales de inicio de sesión y procesos de autenticación para evitar brechas de datos. También se pueden proporcionar restricciones de uso. Cada empresa describe los usos permitidos del equipo de la empresa. Indica claramente cualquier actividad o aplicación prohibida para asegurar un uso responsable.

Uno de los principales focos al tratar con trabajo remoto es la seguridad de datos.

Utilizar software de monitoreo como WorkTime puede contribuir a asegurar datos sensibles en dispositivos prestados. Explora las funcionalidades de software de monitoreo de inicio de sesión de empleados y monitorear uso de internet para más detalles. Monitorear los ordenadores de los empleados es importante para la ciberseguridad. Y puede concluir:

• Intercepción de correos electrónicos
• Seguimiento de visitas a sitios web
• Seguimiento de ubicación durante horas de trabajo
• Captura de video en áreas de trabajo específicas

Además, los empleados remotos deben reportar procedimientos para cualquier daño o mal funcionamiento de inmediato.

Mejor práctica para gestionar equipo prestado por equipos remotos

La mejor práctica de la empresa para gestionar equipo prestado por equipos remotos comienza con proporcionar instrucciones claras. Esto implica especificar reglas para préstamos, incluyendo dispositivos elegibles y la duración de los préstamos.

Un estudio de 2020 de la marca de antivirus Malwarebytes Labs encontró que más del 50% de los empleados usan un portátil corporativo para tareas personales.

La comunicación inmediata es vital para informar a los trabajadores remotos sobre las herramientas usadas para monitorear equipo prestado. El monitoreo transparente, ejemplificado por WorkTime o software similar, asegura que los empleados entiendan las métricas que se rastrean. WorkTime prioriza la sensibilidad del monitoreo de información personal y aborda cualquier preocupación. Los empleados deben estar bien versados en reglas y protocolos de seguridad para salvaguardar información confidencial. Esto abarca directrices sobre políticas de contraseñas, seguridad móvil, seguridad de red, uso de internet y otras reglas relevantes. Además, la gestión de dispositivos móviles se facilita con WorkTime monitoreo de ID.

WorkTime es un jugador experimentado en el mercado de monitoreo de empleados, con más de dos décadas de experiencia en software de monitoreo de empleados no invasivo.

Las verificaciones regulares de seguridad de TI se simplifican con rastreo de dispositivos y monitoreo de programas. Consideración de cobertura de seguros, responsabilidades y expectativas en caso de pérdida o daño del equipo es crucial para gestionar la incertidumbre. Se establecen auditorías periódicas como una medida justa para asegurar el uso adecuado y el estado del equipo prestado. En la práctica, las empresas a menudo tienen protocolos distintos para prestar varios tipos de equipo. Ya sea portátiles, teléfonos, ordenadores u otros dispositivos, las reglas de préstamo pueden diferir.

Con WorkTime, puedes monitorear la mayoría de los dispositivos comunes usados en la oficina, incluyendo portátiles, smartphones y PCs.

Una regla común y esencial en todos los dispositivos es que los empleados deben abstenerse de usar dispositivos de la empresa para fines personales. Esta precaución busca prevenir vulnerabilidades, como virus o problemas técnicos, que pueden surgir cuando los empleados descargan información o programas de internet. Las preocupaciones de seguridad también son pertinentes, ya que los empleados que usan dispositivos de la empresa para asuntos personales podrían potencialmente violar reglas de confidencialidad. El software de monitoreo facilita la aplicación y control del cumplimiento de estas políticas.

Sin embargo, tratar con teléfonos personales que los empleados también usan para trabajo requiere un enfoque matizado. Aquí es donde entra en juego la política de Trae Tu Propio Dispositivo (BYOD). Sirve como un documento que instruye a los empleados sobre cómo usar teléfonos móviles en el lugar de trabajo.

Samsung descubrió subrayó el impacto notable de los programas BYOD en la dinámica del lugar de trabajo. Los hallazgos revelaron que el 82% de los empleados reconocieron el rol de los dispositivos móviles en impulsar la productividad y acelerar la toma de decisiones.

La política BYOD se aplica a todos los dispositivos celulares capaces de actividades como descargar archivos, hacer llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos y mensajes de texto. Esto incluye tanto teléfonos personales como teléfonos celulares emitidos por la empresa, así como tabletas personales. Cada empresa necesita una política BYOD para delinear claramente cómo y dónde los empleados pueden usar sus teléfonos celulares u otros dispositivos móviles. La política de trae tu propio dispositivo (BYOD) de tu empresa.

Tener un documento bien definido no solo enfatiza la importancia de la política, sino que también resalta las consecuencias del incumplimiento.

Las empresas implementan políticas de préstamo para establecer directrices y protocolos claros para compartir equipo. Estas políticas son instrumentales en la gestión de la asignación de recursos, asegurando una gestión responsable de activos y fomentando un enfoque estructurado para la disponibilidad de equipo. Una política de préstamo bien definida establece expectativas para los empleados, promoviendo un entorno de trabajo más organizado y eficiente.

Ventajas de prestar dispositivos de la empresa

• Las políticas de préstamo facilitan el uso óptimo de los recursos de la empresa al asegurar que el equipo se coloque donde más se necesita.
• Los empleados ganan flexibilidad para acceder a las herramientas necesarias para sus roles, resultando en mayor productividad.
• Prestar equipo contribuye a la eficiencia operativa. Las empresas pueden potencialmente reducir el inventario excesivo y los costos asociados implementando un sistema de compartición.

El software de monitoreo de empleados WorkTime sigue los estándares de seguridad de datos más estrictos.

Riesgos y consideraciones del préstamo de equipo

• Existe el riesgo de que el equipo se dañe o pierda durante el período de préstamo, impactando los activos de la empresa.
• Prestar equipo plantea riesgos de seguridad, especialmente si no se monitorea adecuadamente, potencialmente llevando a brechas de privacidad o seguridad de datos comprometida.
• Navegar estos desafíos requiere consideración cuidadosa y monitoreo efectivo para lograr el equilibrio adecuado entre eficiencia operativa y salvaguarda de activos de la empresa.

Elementos clave, prácticas de protocolos de préstamo de dispositivos de la empresa

Aquí hay algunas estructuras de políticas típicas. Puede variar de empresa a empresa. Pero, el núcleo es bastante estándar.

• Definir términos de propiedad y elucidar el alcance del control de la empresa sobre el dispositivo.
• Establecer directrices completas para actividades permitidas y restringidas, abarcando.
• limitaciones en la descarga de aplicaciones no relacionadas con el trabajo, uso personal o acceso a contenido inapropiado.
• Detallar los protocolos de seguridad implementados para proteger tanto el dispositivo como los datos de la empresa. Esto puede involucrar especificar requisitos de contraseñas, metodologías de cifrado y la capacidad para borrado remoto de datos.
• Ofrecer instrucciones explícitas sobre las prácticas adecuadas de mantenimiento y cuidado del dispositivo. Esto podría incluir procedimientos como actualizar regularmente software y firmware, prevenir daños físicos y reportar cualquier problema al departamento de TI de inmediato.
• Articular las repercusiones asociadas a violar la política del dispositivo, potencialmente involucrando acciones disciplinarias o la retirada de privilegios del dispositivo.

Conclusiones sobre préstamo de equipo de la empresa para trabajadores remotos

Prestar dispositivos a empleados remotos involucra consideraciones únicas. A diferencia de escenarios en oficina, los trabajadores remotos enfrentan desafíos como posibles demoras en la entrega de equipo, conectividad de internet variable y la necesidad de que los dispositivos realicen múltiples funciones. Reconocer y abordar estos factores es crítico para un proceso de préstamo fluido. Asegurar que los trabajadores remotos tengan el equipo que necesitan requiere evaluar las necesidades específicas de cada trabajador remoto, asegurar compatibilidad con sus responsabilidades laborales y proporcionar soporte para configuración y resolución de problemas. Canales claros de comunicación son vitales para la resolución rápida de cualquier problema.

Con el auge del trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19, Helpnet Security compartió algunas ideas interesantes. Un impresionante 63% de los encuestados señaló la filtración de datos como su principal preocupación, convirtiéndola en la inquietud reinante. Siguiéndola de cerca, con el 57%, estaba el miedo a descargar apps o contenido sospechoso.

Gestionar y monitorear préstamo de dispositivos de trabajadores remotos involucra usar tecnología para una supervisión efectiva. Implementar herramientas de rastreo de dispositivos y monitoreo de aplicaciones se está volviendo vital de forma remota, permitiendo a las empresas asegurar uso adecuado, resolver problemas de forma remota y mantener la seguridad. Verificaciones regulares y canales de comunicación transparentes ayudan a resolver problemas rápidamente. En resumen, facilitar el préstamo de dispositivos para empleados remotos requiere un enfoque personalizado. Entender los desafíos únicos enfrentados por los trabajadores remotos, asegurar equipo adecuado e implementar monitoreo efectivo contribuyen a un programa de préstamo remoto exitoso.

En WorkTime, estamos listos para responder todas tus preguntas sobre capacidades de monitoreo para dispositivos prestados por la empresa. Cubrimos todos los tipos de dispositivos, tenemos ofertas individuales que se adaptarán a las necesidades de tu empresa.

Nuestro objetivo principal es hacer el monitoreo lo más ético posible, sin violar el espacio personal de los participantes y manteniendo su información personal segura. Al mismo tiempo, intentaremos proporcionar a la empresa una observación de 360 grados de eficiencia y seguridad.

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