10 formas en que el personal puede engañar al software de monitoreo de empleados y cómo evitarlo con WorkTime

WorkTime es un software de seguimiento de tiempo que opera en el mercado de monitoreo de empleados durante más de 20 años. Esta solución no infringe la privacidad de los empleados y no puede ser engañada fácilmente.

Un aumento en el uso de software de monitoreo de empleados facilita la aplicación de regulaciones en el trabajo remoto. Según un estudio, casi el 80% de los empleadores usan dicho software para vigilar el trabajo y las actividades en línea de su personal. Algunos gerentes (73%) han ido más allá y han grabado correos electrónicos, llamadas o mensajes para juzgar el rendimiento de sus trabajadores. Al mismo tiempo, ciertos empleados han ideado estrategias para engañar al software de seguimiento de tiempo. Entender las motivaciones detrás del comportamiento de los empleados con respecto al software de seguimiento de tiempo es muy importante para cada organización. Qué método usan los empleados para sugerir trucos de software es una preocupación adicional. Profundicemos para entender por qué los trabajadores intentan engañar a las soluciones de monitoreo y cómo evitarlo.

Por qué los empleadores usan el software de seguimiento de tiempo

Los gerentes ven si un empleado necesita ayuda

Si un profesional tarda mucho tiempo en completar una tarea, pueden asignarle un experto en esa área o un miembro del equipo más experimentado para ayudar.

Los gerentes pueden evaluar de manera más adecuada los esfuerzos de los desarrolladores

Típicamente, los tomadores de decisiones evalúan el trabajo de una persona basado en la productividad, pero esto no se aplica al desarrollo de software. Un desarrollador puede pasar horas en investigación antes de empezar a escribir código. Si se registran estas horas, se facilita evaluar los esfuerzos reales del empleado.

El seguimiento de tiempo ayuda a la gerencia a evaluar si las tareas son apropiadas para los expertos

Si una tarea tarda demasiado en completarse, cambiar un área de responsabilidad puede tener sentido.

La gerencia puede planificar con precisión el costo de desarrollar una función particular

Si los gerentes ven que los expertos necesitan más tiempo para desarrollar una función particular, considerarán asignar un presupuesto más apropiado la próxima vez. Por ejemplo, un empleado promedio de EE.UU. pasa alrededor del 28% de sus horas de trabajo procesando correos electrónicos. Así, los gerentes pueden darse cuenta de que una función especial para trabajar con correos beneficiaría a la empresa.

Los gerentes verán si la tarea se planificó correctamente

Si un profesional pasa más tiempo en una tarea, como una solución de software personalizada, de lo esperado, es posible que el nivel de complejidad de la tarea no se evaluara correctamente. La próxima vez, se ajustarán los plazos. De hecho, herramientas de seguimiento de empleados incluso ayudan a evitar brechas en los salarios. Las empresas que utilizan software con funciones de registro de tiempo y nómina son un 44% menos propensas a cometer errores. Aun así, incluso aquellos que entienden estos beneficios podrían engañar a los sistemas de monitoreo de empleados, especialmente cuando trabajan de forma remota. Entonces, ¿por qué sucede?

¿Por qué los empleados engañan a los sistemas de monitoreo?

En resumen, lo hacen para evitar la vigilancia y la intrusión en sus vidas. Sin embargo, hay más razones detrás de esto.

Demasiadas actividades que atender en casa

Los empleados pueden estar obligados a realizar tareas domésticas como lidiar con el ruido de la televisión, recibir visitas, cuidar niños o ir a una tienda de comestibles cercana en segundo plano mientras trabajan a distancia. Tales distracciones pueden hacer que los empleados logren poco, y aquí es donde deben compensarlo. Cuando los trabajadores encuentran dificultades para cumplir con los plazos, a menudo recurren a métodos poco éticos de engañar a los monitores de tiempo para evadir la responsabilidad.

Falta de confianza

La mayoría del tiempo, las herramientas de seguimiento ofrecen formas de vigilar a los empleados, como tomar capturas de pantalla de sus escritorios y grabar sus pulsaciones de teclas. Cuando los gerentes usan estos métodos, parece que no confían en sus trabajadores con sus trabajos. La gente comienza a sentir que no importa. En última instancia, comienzan a engañar a sus empresas usando ciertas herramientas para hacer informes falsos.

Procrastinación pura

Algunos empleados procrastinan para manejar la ansiedad, mientras que otros simplemente pierden el tiempo en pantallas. Después de pasar tiempo durante el día, los procrastinadores tienen tareas incompletas y plazos que se acercan. Los rastreadores de tiempo pueden detectar fácilmente el bajo rendimiento. Así, los procrastinadores engañan a esta tecnología y a sus supervisores.

Malentendido

A veces, los empleados simplemente no entienden las razones detrás del seguimiento de tiempo. Esto depende de los empleadores para mantener al personal informado y todo el proceso claro. Deben advertir al personal sobre sus intenciones y proporcionar pautas si es posible.

En WorkTime apoyamos el seguimiento de tiempo de empleados transparente y no invasivo. Es fácil explicar cómo funcionan nuestras herramientas para que el personal se dé cuenta de los beneficios de este tipo de software y decida no hacer trampa.

10 formas más comunes de engañar al software de seguimiento de tiempo

Superar las aplicaciones de monitoreo de empleados no es un arte complejo de dominar. Hay dos caras de la moneda. Usar aplicaciones de seguimiento de tiempo en beneficio propio puede considerarse poco ético por muchas personas. Al mismo tiempo, muchos sienten que es esencial preservar su privacidad. Si un empleado usa software de monitoreo de personal por razones personales y lo encuentra demasiado limitante o invasivo, puede ser ético eludirlo. Sin embargo, deben considerar las posibles repercusiones. Superar las aplicaciones de seguimiento de tiempo podría ser deshonesto. Entonces, ¿cómo pueden los empleados engañar al software de monitoreo?

1. Aplicar un segundo monitor

El uso de un sistema de doble monitor es algo que muchos empleados encuentran efectivo. Por lo tanto, es más conveniente para ellos tener todo justo frente a sus ojos en lugar de presionar repetidamente las teclas ALT+TAB para mover ventanas. Todas las aplicaciones relacionadas con el trabajo están abiertas en la pantalla principal. En la otra pantalla, están haciendo compras o mensajando a sus amigos.

¿Cómo puedo evitarlo?

Como empleador, es importante que seleccione una herramienta de monitoreo confiable capaz de rastrear configuraciones de múltiples monitores. De esta manera, sus empleados tendrán menos oportunidades de engañarlo de lo que tendrían de otra manera.

WorkTime está diseñado para monitorear múltiples pantallas. No hay forma de que el personal lo engañe agregando más monitores.

2. Usar dispositivos de movimiento de ratón

Algunas personas emplean juguetes que funcionan con baterías para automatizar los movimientos del ratón. Suena gracioso y ridículo, ¿verdad? Cuando el dispositivo de seguimiento se conecta al ratón y deja que el juguete lo mueva, se engaña pensando que está detectando movimiento. El informe de actividad es un astuto engaño para engañar al sistema de monitoreo, pero parece productividad. Otro método es usar un dispositivo de movimiento de ratón para engañar al software de monitoreo de computadora. Los gadgets para evitar rastreadores de tiempo son bastante inteligentes. Mueven el puntero del ratón lentamente como una mano invisible para parecer activos. Los empleados enchufan este pequeño dispositivo en una conexión USB para simular movimiento en la pantalla. Los informes sugieren trabajo ininterrumpido, pero podría ser una maratón de TV o juegos.

¿Cómo puedo evitarlo?

Las empresas deberían buscar software de seguimiento de tiempo que incorpore monitoreo de actividad. Esto permite a las empresas observar las actividades específicas en las que los empleados se involucran en sus computadoras, facilitando la detección de cualquier intento de manipular el sistema.

WorkTime incluye monitoreo de actividad. Con esta herramienta, los empleadores pueden medir fácilmente la productividad del personal y detectar cualquier signo de manipulación del sistema. Con WorkTime, se puede notar cuándo los empleados están lejos de su escritorio y tomar medidas para evitar que lleguen tarde con sus plazos.

3. Bloquear teclas

Esta podría parecer la forma de engaño más ridícula pero aún efectiva. La mayoría de las soluciones de monitoreo de empleados evalúan aplicaciones y esfuerzo. Si una persona abre Word, por ejemplo, el programa de monitoreo lo considerará productivo. Si el empleado no está trabajando activamente en la aplicación durante más de un minuto, el sistema rastrea ese tiempo como inactivo. Así, si uno coloca una taza (o algunos objetivos divertidos como juguetes) en la tecla Espacio, su informe reflejará productividad ilimitada.

¿Cómo puedo evitarlo?

Basicalmente, cualquier sistema que capture imágenes o grabe un video del dispositivo de un trabajador puede detectar comportamiento sospechoso. Algunas herramientas se pueden configurar para alertar a los gerentes automáticamente si ocurre alguna actividad sospechosa o extraña en aplicaciones normalmente productivas.

WorkTime ofrece protección contra el bloqueo de teclas. Los empleadores serán notificados en caso de cualquier actividad sospechosa en las aplicaciones de trabajo.

4. Falsificar hojas de tiempo

Muchas aplicaciones que rastrean el tiempo permiten a los trabajadores hacer cambios manuales. Cuando la herramienta registra el tiempo libre de un empleado o una actividad no relacionada con el trabajo, el personal a menudo puede cambiar estos registros. Algunas herramientas no pueden distinguir entre tiempo rastreado automáticamente y tiempo cambiado manualmente, lo que hace difícil notar la diferencia.

¿Cómo puedo evitarlo?

Al integrar funciones como monitoreo de actividad del personal , las empresas pueden rastrear con precisión las ubicaciones de los empleados y monitorear sus actividades, proporcionando una vista completa de sus ubicaciones y tareas.

WorkTime monitorea el uso de aplicaciones y sitios web, así como los tiempos de actividad de los empleados al usar la computadora. Siempre puede comparar las hojas de tiempo de los empleados con los informes de WorkTime para detectar cualquier brecha.

5. Implementar un señuelo

Algunas personas juegan videojuegos o ven videos divertidos mientras fingen trabajar en sus monitores. Abren una ventana en pantalla completa para ver contenido, junto con un programa de trabajo en segundo plano. Mientras ven su serie de TV favorita o asumen misiones en juegos, pueden lanzar Google Docs, Excel, herramientas SEO o CRM. Un señuelo en la segunda ventana distraerá a la herramienta de monitoreo y la hará notar actividad. Para evitar que la actividad real aparezca en la otra pantalla, el empleado minimizará esa ventana.

¿Cómo puedo evitarlo?

Recomendamos usar un informe de productividad de pantalla. Este informe protege la privacidad de los empleados ya que no graba ningún contenido de pantalla. Al mismo tiempo, muestra cuánto de la pantalla es productiva/no productiva en porcentaje. Por ejemplo, el 70% de la pantalla es productiva (MS Word) mientras que el 30% de la pantalla es no productiva (YouTube).

WorkTime ofrece tal informe de productividad de pantalla donde los empleadores pueden ver si alguna aplicación o sitio web no productivo se muestra en la pantalla del empleado. Les permite mantener a los trabajadores alejados de distracciones.

6. Ejecutar una máquina virtual (VM)

Usando VMs, los usuarios pueden ejecutar muchos sistemas operativos (SO) en una sola computadora. Es posible a través de la utilización de software. Un empleado también podría usar esta configuración para registrar la entrada en un SO y luego moverse a otro sistema para realizar deberes profesionales que no se facturan al individuo.

¿Cómo puedo evitarlo?

Intenta buscar iconos de software VM en la bandeja del sistema o en el escritorio para pistas. Busca ventanas pequeñas con bordes; esto podría ser una señal de que otro SO está intentando tomar el control de la pantalla. Crea sistemas de monitoreo de tiempo más resistentes a trampas para el personal sistemas de monitoreo de tiempo.

WorkTime registra el tiempo pasado en una máquina virtual. Demasiada VM en la pantalla del empleado es una mala señal, especialmente si se usan otras aplicaciones simultáneamente.

7. Ocultar procesos del rastreador de tiempo

El personal también puede ocultar su trabajo del rastreador, que es otro método. Lo logran trabajando en proyectos personales durante las horas de trabajo o usando una computadora separada para el trabajo que no está registrada. Ambas son opciones viables.

¿Cómo puedo evitarlo?

Para evitar esto, las empresas deberían buscar software de seguimiento de tiempo con atributos como monitoreo de tiempo activo e inactivo. Así, las corporaciones tendrán la capacidad de monitorear las actividades de los empleados incluso en ausencia de seguimiento activo.

WorkTime monitorea tanto el tiempo activo como el inactivo por hora/día/semana/mes para cada empleado o departamento. Obtienes informes en tiempo real, lo que te permite lograr una mayor productividad del personal.

8. Desactivar la herramienta

Los empleados con habilidades técnicas avanzadas pueden intentar inmovilizar completamente el software, haciendo imposible el monitoreo de actividad. Por ejemplo, los trabajadores remotos podrían instalar software antivirus o firewalls que bloqueen al software de monitoreo de cargar o funcionar correctamente. Esto puede crear la apariencia de dificultades técnicas o problemas de conectividad a internet desde la perspectiva del empleador. En otras circunstancias, pueden poner su dispositivo en modo offline. El software de monitoreo no podrá registrar actividad o horas de trabajo si no habilita el seguimiento de tiempo offline. Por lo tanto, el empleado está obligado a enviar una entrada de tiempo manual.

¿Cómo puedo evitarlo?

Para mitigar tales riesgos, las empresas deberían buscar software de seguimiento de tiempo a prueba de manipulaciones que no pueda desinstalarse fácilmente. Además, optar por una solución basada en la nube asegura que no pueda ser detenida o eliminada por los empleados, mejorando la seguridad del sistema de seguimiento.

WorkTime no puede desinstalarse fácilmente y se reiniciará automáticamente si el proceso se desactiva. Notarás informes vacíos.

9. Acceso remoto

Algunos empleados pueden simplemente configurar el rastreador de tiempo en su computadora personal de trabajo (PC). Se instalará un cliente de acceso remoto y se conectará a la segunda PC en este dispositivo. A partir de ahora, las compras en línea, ver películas y jugar juegos cuentan como productivos según el dispositivo de monitoreo. Los rastreadores de tiempo consideran que los clientes de acceso remoto están relacionados con el trabajo.

¿Cómo puedo evitarlo?

Para mitigar esto, las organizaciones deberían buscar software de monitoreo remoto específicamente diseñado para trabajos remotos. Los empleadores tendrán la capacidad de monitorear las actividades de los empleados incluso cuando no están físicamente presentes en el lugar de trabajo.

Con WorkTime, puedes obtener información sobre diferentes distracciones que afectan la productividad de tus empleados remotos. Elimina estas distracciones para fomentar un entorno de trabajo más productivo.

10. Modificar el código

Ahora, eso no es para todos. Solo profesionales con conocimientos técnicos pueden manipular el código de una aplicación de monitoreo para rastrear comportamientos específicos. La tarea es difícil pero posible. Si notas tal manipulación en tu empresa, contacta al equipo de soporte del software de monitoreo, ya que requiere una solución complicada. Así que, asegúrate de que tu software de seguimiento de tiempo ofrezca un buen servicio al cliente (como el que podrías obtener de WorkTime).

¿Cómo puedo evitarlo?

Se recomienda altamente emplear un rastreador de tiempo con cifrado robusto. Por ejemplo, el cifrado Rijndael CBC 256-bit, que es de grado militar, previene la manipulación de datos. El sistema es hackeable pero requeriría una inversión significativa de recursos, nervios y tecnología avanzada.

WorkTime garantiza altos estándares de seguridad de datos. Usa cifrado AES-256. AES-256 es el protocolo más seguro: los datos no pueden cifrarse a menos que se conozca el código.

Consejos efectivos de seguimiento de tiempo para prevenir que los empleados hagan trampa

Ya hemos mencionado varias soluciones comunes. Aún así, decidimos proporcionar un resumen de todos los consejos que pueden ayudarte a mantener a tus empleados alejados de engaños en el software de monitoreo de tiempo.

Comienza excluyendo la vigilancia y la invasión excesiva. Los empleados estarán satisfechos con un rastreador de tiempo que se adhiera a una política de 0 vigilancia, ya que solo monitoreará su actividad laboral. Los gerentes obtendrán toda la información relacionada con el rendimiento que necesitan. Sin monitoreo en tiempo real, la necesidad de engañar al software de seguimiento de tiempo se vuelve superflua.

• Promueve la colaboración y el trabajo en equipo. Cultiva un espíritu de camaradería entre los trabajadores remotos a través de iniciativas de construcción de equipo y proyectos colaborativos. Esto fomenta un ambiente donde los empleados contribuyen al input de los demás. • Haz el registro de tiempo lo más fácil posible. La flexibilidad para divulgar registros de trabajo a tu discreción proporciona a los empleados una sensación de confianza, por lo que no quieren engañar al software de seguimiento de tiempo. Los trabajadores pueden concentrarse más efectivamente porque no están siendo vigilados por sus supervisores todo el tiempo. • Define expectativas explícitas. Comunica efectivamente tus requisitos respecto a KPIs, horas de trabajo y benchmarks de rendimiento. Establece objetivos y plazos precisos para asegurar la responsabilidad entre los empleados. • Ofrece un seguimiento más fácil. Para rastrear sus horas de trabajo principales, los empleados deben encender siempre la herramienta. El seguimiento automático alivia al personal de esta ansiedad. Los rastreadores de tiempo automáticos recuerdan su actividad del día e inician el seguimiento cuando el sistema arranca. Esto permite a los trabajadores enfocarse en su trabajo. • Adhiérete al principio de confiar pero verificar. Aunque la confianza es importante, verificar el trabajo de los empleados es imperativo para garantizar precisión y calidad. Realiza inspecciones o evaluaciones periódicas para apreciar su rendimiento y detectar deshonestidad.

Acerca de WorkTime: lo que ofrecemos

¿No estás usando todavía software de seguimiento de personal? WorkTime, una solución de monitoreo de empleados socialmente responsable, podría ser justo lo que has estado buscando. Nuestros productos han estado monitoreando trabajadores durante 20+ años, y esto es lo que pensamos: demasiado monitoreo no ayuda al proceso de trabajo. WorkTime puede ayudarte a encontrar el equilibrio adecuado entre mantener a tus empleados privados y hacer que trabajen más rápido y mejor. Puedes verificar esta historia de éxito de nuestro cliente que logró aumentar la cantidad de tiempo que sus empleados pasaron trabajando del 40% al 86% en solo unos días! Aún así, podrías preguntarte cómo van las cosas con el engaño de nuestro software de monitoreo. Tus empleados no deben preocuparse ya que nuestro sistema no graba información sensible. En general, nuestro enfoque no hace que el personal quiera engañar al software de seguimiento.

Pensamientos finales

La gente siempre encontrará formas de eludir el software que rastrea su tiempo, pero las empresas no tienen que tolerarlo. Las empresas pueden detener esto fácilmente usando las herramientas adecuadas y conociendo los trucos más comunes. Las empresas pueden evitar que sus trabajadores hagan trampa en sus herramientas de seguimiento de tiempo usando WorkTime. No infringe la privacidad de los empleados, y tiene herramientas como seguimiento de actividad, monitoreo de uso de internet, análisis de pantalla, etc. ¡Esperamos que esta publicación del blog te haya sido útil! ¡No olvides probar WorkTime hoy para ver cómo puede ayudar a tu negocio! ¡Feliz seguimiento!

¡Toma acción contra el fraude de seguimiento de tiempo con WorkTime!