O pior e o melhor software para rastrear computadores no seu escritório

Você está enfrentando desafios com seus funcionários e considerando experimentar ferramentas e programas de monitoramento de funcionários que rastreiam a atividade do computador como solução? Talvez você esteja lutando para manter sua equipe disciplinada, ou ache difícil rastrear o trabalho de seus funcionários remotos. Talvez você esteja preocupado com quanto tempo sua equipe passa online durante o horário de trabalho. Ou talvez você já tenha experimentado software para rastrear tempo e enfrentado problemas como funcionários infelizes, preocupações com privacidade e se sentir sobrecarregado ao monitorar e revisar capturas de tela após o software rastrear a atividade do computador. Neste artigo, vamos dar uma olhada mais de perto no software de monitoramento de computadores de funcionários: o que envolve, quais recursos recomendados são oferecidos por várias soluções de software, avaliando os benefícios potenciais e as armadilhas associadas à sua implementação, e, o mais importante, como ele pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Se você é novo nisso ou já está nisso há um tempo, nosso objetivo é dar a você conselhos práticos para fazer o monitoramento de funcionários funcionar para você.

Somos WorkTime, uma empresa de software com mais de 20 anos de experiência na indústria, especializada em monitoramento de funcionários não invasivo e rastreamento de produtividade.

As piores funcionalidades de software de rastreamento de tempo

Embora todo software de monitoramento sirva à função principal de vigilância de funcionários, nem toda solução é criada com igual consideração pelo bem-estar dos funcionários. Algumas funcionalidades podem ter desvantagens inesperadas. De preocupações com privacidade a ineficiências na análise de dados, entender essas desvantagens ajudará você a criar um ambiente de trabalho positivo e produtivo, mantendo a confiança e a privacidade dos funcionários.

Capturas de tela, monitoramento de vídeo/áudio

Software que captura capturas de tela, vídeo e áudio varia em funcionalidade, com algumas plataformas tirando capturas de tela aleatórias ou acionando capturas quando programas específicos são acessados. No entanto, implementar práticas de monitoramento intrusivas pode levar a consequências graves. É potencialmente ilegal e danificará a confiança entre você como empregador e sua equipe, levando a estresse aumentado e insatisfação. Além disso, há um risco significativo de violações de dados, pois capturas de tela podem capturar informações sensíveis. Mesmo se os funcionários performarem bem sob vigilância, a falta de confiança demonstrada pode prejudicar a produtividade e a motivação, potencialmente levando os funcionários a buscar outro local de trabalho. Portanto, você deve priorizar confiança, privacidade e respeito mútuo no local de trabalho para manter um ambiente positivo e produtivo.

Mesmo se os funcionários performarem bem sob vigilância, a falta de confiança demonstrada pode prejudicar a produtividade e a motivação, potencialmente levando os funcionários a buscar outro local de trabalho.

Monitoramento de teclas

Certos softwares também oferecem monitoramento de teclas, uma funcionalidade que registra cada tecla digitada em um computador e salva os dados em um arquivo de texto para revisão posterior. Algumas ferramentas até capturam informações da área de transferência de copiar-cortar-colar. O registro de teclas às vezes envolve rastrear e gravar teclas sem o consentimento ou conhecimento do usuário. Essa abordagem compartilha semelhanças com capturas de tela e rastreamento de vídeo em termos de preocupações com privacidade, danificando ultimamente a confiança. Embora alguns argumentem que o monitoramento de teclas poderia ajudar a identificar instâncias de roubo de dados, a realidade é que vasculhar vastas quantidades de teclas gravadas é ineficiente e demorado. Como resultado, essa prática é mais provável de causar dano do que fornecer qualquer benefício significativo para você.

Embora alguns argumentem que o monitoramento de teclas poderia ajudar a identificar instâncias de roubo de dados, a realidade é que vasculhar vastas quantidades de teclas gravadas é ineficiente e demorado.

Instalação oculta

Instalar software sem o conhecimento do funcionário pode parecer atraente. Poderia fornecer uma oportunidade de pegar funcionários desprevenidos se eles se envolverem em atividades não relacionadas ao trabalho durante o horário de trabalho. No entanto, há desvantagens significativas para essa abordagem. Em primeiro lugar, é ilegal em muitos países. Em segundo lugar, mesmo se você descobrir problemas, você pode enfrentar desafios para abordá-los ou demitir o funcionário sem revelar suas táticas de monitoramento. Isso poderia levar a perguntas e possíveis problemas legais para você como empregador.

Dados de monitoramento ocultos

Essa abordagem parece contraprodutiva. Se os funcionários estiverem cientes do monitoramento e de seus resultados, eles têm a oportunidade de melhorar seu desempenho. Caso contrário, qual é o ponto? Essa funcionalidade é semelhante à anterior, mas envolve reter os resultados e dados de monitoramento dos funcionários. Todos os relatórios e informações estão disponíveis apenas para você como empregador. Embora não haja consequências negativas claras para essa ação, também não há benefícios claros. Se os funcionários puderem acessar os dados de monitoramento, eles têm a chance de identificar e abordar quaisquer problemas de forma independente, melhorar a autodisciplina e resolver o problema por si mesmos. Isso reduz a necessidade de micromanagement da sua parte como empregador. Ao restringir o acesso aos dados, você se priva desses benefícios potenciais.

Se os funcionários puderem acessar os dados de monitoramento, eles têm a chance de identificar e abordar quaisquer problemas de forma independente, melhorar a autodisciplina e resolver o problema por si mesmos.

Software não compatível com a lei

Quando se trata de salvar e armazenar dados de monitoramento sobre seus funcionários, há duas abordagens gerais: baseado em nuvem e no local. A primeira envolve os dados saindo das instalações da sua empresa, enquanto a última garante que os dados só possam ser acessados por você. Se o software que você escolher estiver em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados no seu país, ambas as opções são seguras. No entanto, se não estiverem em conformidade, problemas surgem imediatamente. Capturas de tela e gravações de vídeo poderiam vazar potencialmente, resultando na exposição de informações sensíveis sobre sua empresa e funcionários e consequências potencialmente graves.

Sistema de relatórios caótico

Escolha software que organize os dados em relatórios claros e estruturados. Dessa forma, você pode rastrear eficientemente o tempo ativo, presença e fluxo de trabalho sem se perder em pilhas de informações. Sem relatórios organizados, você gastará muito tempo manualmente vasculhando dados e analisando-os você mesmo. Isso pode levar a micromanagement e distraí-lo de suas tarefas principais. Ao usar software com relatórios estruturados, você pode otimizar o processo de monitoramento e se concentrar melhor em suas tarefas.

Ao usar software com relatórios estruturados, você pode otimizar o processo de monitoramento e se concentrar melhor em suas tarefas.

Sem análises de dados de monitoramento

Expandindo o ponto anterior, focar apenas no tempo ativo e tempo ocioso de um funcionário e assumir que isso se correlaciona diretamente com a produtividade não fornecerá insights precisos. A produtividade é um conceito multifacetado que requer uma análise mais profunda além do mero tempo ativo, tempo de login ou uso da internet. Opte por software que não apenas monitore, mas também analise os dados de atividade dos funcionários. Confiar apenas no monitoramento pode sufocar a criatividade dos funcionários e prejudicar a qualidade de seu trabalho. Em vez disso, considere soluções que oferecem análise abrangente para obter uma compreensão mais nuançada da produtividade e do trabalho dos funcionários.

As melhores funcionalidades de software de rastreamento de tempo

No atual cenário de trabalho em rápida evolução, a adoção de software de monitoramento de funcionários requer mais atenção ao bem-estar dos funcionários. Algumas funcionalidades podem fornecer vantagens significativas de software não invasivo que não são imediatamente aparentes. Do rastreamento abrangente de produtividade a interfaces de usuário simplificadas e conformidade com regulamentações legais, essas funcionalidades contribuem para um ambiente de trabalho positivo e ajudam você a alcançar seus objetivos de trabalho.

Monitoramento de produtividade

Para entender como seus funcionários trabalham, escolha software como WorkTime que analisa os dados de monitoramento de forma eficaz. Por exemplo, combine-os em um relatório geral de produtividade. WorkTime fornece um relatório abrangente de produtividade que categoriza todo o tempo ativo como produtivo ou improdutivo, com base nos aplicativos e sites usados. O que é ainda melhor é a flexibilidade para personalizar essas categorias para se adequar às suas preferências, ajustando-as para diferentes departamentos. Essa personalização garante que sua análise de produtividade reflita com precisão o padrão de trabalho em equipe.

Para entender como seus funcionários trabalham, escolha software como WorkTime que analisa os dados de monitoramento de forma eficaz.

Interface de usuário simples

Para resultados de monitoramento aprimorados, opte por software com uma interface simples e clara e sistema de relatórios. Dessa forma, você não desperdiçará tempo decifrando dados de monitoramento complexos. Com WorkTime, você tem acesso a mais de 50 relatórios, todos categorizados de forma organizada e projetados para fácil compreensão. Isso não apenas melhora sua compreensão dos dados de monitoramento de funcionários, mas também economiza seu tempo valioso. Permitirá que você se concentre em analisar os resultados e tomar ações quando necessário.

Conformidade com regulamentações legais

Um aspecto que você pode não considerar imediatamente ao implementar o monitoramento de funcionários é onde todos os dados de monitoramento serão armazenados. Há duas opções principais: armazenamento baseado em nuvem e no local. Escolha software, como WorkTime, que esteja em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados para garantir segurança, independentemente do tipo de armazenamento que você selecionar. Isso evitará quaisquer preocupações com vazamento de dados.

Escolha software, como WorkTime, que esteja em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados para garantir segurança, independentemente do tipo de armazenamento que você selecionar.

WorkTime, por exemplo, é totalmente compatível com HIPAA, RGPD, e inúmeras leis locais. Essa conformidade garante que suas atividades de monitoramento sejam realizadas dentro dos limites legais, protegendo informações sensíveis sobre sua empresa e funcionários de possíveis violações. Ao aderir aos requisitos regulatórios, WorkTime mitiga o risco de vazamento de dados e mantém a segurança e confidencialidade de seus dados de monitoramento.

Gerenciamento e monitoramento de presença

Entre as funcionalidades úteis está o monitoramento de presença. O que o torna particularmente valioso é sua funcionalidade abrangente. Não só você pode rastrear a presença de um funcionário, mas também pode personalizar configurações para atender às suas necessidades. Com WorkTime, isso inclui definir horários de trabalho e monitorar a adesão a esses cronogramas. Você também pode acessar estatísticas detalhadas sobre pontualidade, permitindo identificar quaisquer padrões preocupantes de atrasos. Com WorkTime, gerenciar a presença da sua equipe remota é fácil, garantindo que os funcionários cheguem no horário para o trabalho.

Comparação de produtividade remota e no escritório

Não tem certeza se seus funcionários mantêm o mesmo nível de desempenho ao trabalhar de casa? Com WorkTime, experimente a funcionalidade que não apenas monitora funcionários remotos, mas também permite comparação de seu desempenho em configurações híbridas. Determine se eles se destacam mais em casa ou no escritório. Talvez eles mostrem maior produtividade em casa ou performem melhor durante feriados no escritório. Determine quando as distrações são minimizadas para eles. WorkTime fornece acesso a essas e outras funcionalidades, particularmente úteis para comparar o desempenho dos funcionários em várias configurações.

Com WorkTime, experimente a funcionalidade que não apenas monitora funcionários remotos, mas também permite comparação de seu desempenho em configurações híbridas.

Definição de metas

Comunique expectativas claras aos seus funcionários em relação às metas de desempenho deles. Se você optou pelo monitoramento, provavelmente é porque sente que os funcionários não estão atendendo aos seus padrões de produtividade. Em vez de apenas rastrear o tempo ativo deles, delineie suas expectativas para eles. Com WorkTime, você pode definir metas específicas em termos do número de horas ativas que eles devem alcançar semanalmente ou o nível de consistência exigido na presença. Essa funcionalidade minimiza o tempo que você gastaria de outra forma revisando relatórios manualmente para garantir que eles atendam aos seus requisitos de trabalho.

Com WorkTime, você pode definir metas específicas em termos do número de horas ativas que eles devem alcançar semanalmente ou o nível de consistência exigido na presença.

Estatística de uso da internet

Uma das funcionalidades mais valiosas para rastrear a produtividade dos funcionários é o monitoramento de atividade na internet para garantir que eles não se distraiam demais com atividades como navegação, jogos ou compras online. O monitoramento de internet com WorkTime permite rastrear o tempo total de internet dos funcionários e os sites específicos que eles visitam. Como o trabalho moderno frequentemente requer uso da internet, você precisa categorizar com precisão o tempo de internet como produtivo ou improdutivo.

O monitoramento de internet com WorkTime permite rastrear o tempo total de internet dos funcionários e os sites específicos que eles visitam.

Com WorkTime, você pode personalizar quais sites são considerados úteis ou não, fornecendo estatísticas precisas sobre o tempo gasto em atividades não relacionadas ao trabalho. Essa funcionalidade personalizável pode ser ajustada para departamentos específicos.

Leaderboard

Para fomentar uma relação positiva com seus funcionários, destaque os aspectos benéficos do monitoramento. Isso ajudará os funcionários a entenderem que não se trata apenas de disciplina, mas também de reconhecer suas contribuições. A funcionalidade de leaderboard do WorkTime fará com que os funcionários sintam que seu trabalho árduo é reconhecido, o que naturalmente aumenta sua motivação e melhora o desempenho. Essa funcionalidade compila dados de relatórios para criar uma lista de funcionários de alto desempenho, permitindo que você mostre suas contribuições valiosas e demonstre apreço por seus esforços.

A funcionalidade de leaderboard do WorkTime fará com que os funcionários sintam que seu trabalho árduo é reconhecido, o que naturalmente aumenta sua motivação e melhora o desempenho.

Abordagem não invasiva

Em 2024, há uma mudança notável para uma abordagem mais holística à produtividade, colocando maior importância no bem-estar dos funcionários. Isso é refletido nas funcionalidades e métodos sendo adotados. Não é mais aceitável que o software de monitoramento invada a privacidade dos funcionários gravando tudo ou instalando software sem seu conhecimento e consentimento.

Não é mais aceitável que o software de monitoramento invada a privacidade dos funcionários gravando tudo ou instalando software sem seu conhecimento e consentimento.

Em vez disso, as ferramentas de monitoramento incorporarão cada vez mais funcionalidades destinadas a rastrear e analisar níveis de estresse, carga de trabalho e satisfação geral no trabalho. Esses dados permitirão que os empregadores cultivem ambientes que priorizem a saúde mental e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Com WorkTime, você pode agora implementar monitoramento não invasivo que fornece insights sobre a produtividade e distrações dos funcionários sem adicionar estresse desnecessário.

Como escolher o melhor software de monitoramento de funcionários?

Para determinar o melhor sistema de monitoramento de computadores, compare minuciosamente com base em critérios incluindo ofertas de relatórios, conveniência de uso, protocolos de segurança e possibilidades de integração. Foque em evitar funcionalidades que possam causar problemas desnecessários. Priorize software com interfaces intuitivas e navegação direta para garantir adoção fácil pela sua equipe e minimizar o tempo de treinamento. Além disso, priorize a segurança de dados escolhendo software com criptografia robusta, controles de acesso e conformidade com regulamentações de proteção de dados. Para se beneficiar do monitoramento de funcionários, simplesmente introduza o software escolhido à sua equipe, explique seu propósito e o que será rastreado. Forneça feedback regular, destacando conquistas e abordando quaisquer preocupações identificadas por meio de dados de monitoramento. Opte por monitoramento não invasivo ajuda a construir confiança e minimiza o estresse para os funcionários. WorkTime fornece monitoramento de funcionários focado em produtividade e desempenho. Analisando tempo ativo, presença, pontuações de distração e mais, oferece insights valiosos sobre as dinâmicas do seu local de trabalho sem comprometer a privacidade dos funcionários.