Muestras de políticas de préstamo de dispositivos funcionales para facilitar tu trabajo

Las políticas claras aseguran no solo la seguridad, sino que también definen un uso responsable, minimizan riesgos y fomentan un entorno laboral confiable.

Política general de préstamo de dispositivos de la empresa: crea un marco sólido

1. Objetivo

Esta política describe las directrices y procedimientos para los empleados que requieren el uso temporal de dispositivos propiedad de la empresa para fines comerciales oficiales.

2. Ámbito

Esta política se aplica a todos los empleados que buscan acceso temporal a dispositivos de la empresa.

Establece tus políticas con una base en la gestión de equipos, enfatizando la administración adecuada, el monitoreo y el mantenimiento de dispositivos. En WorkTime, hemos ayudado a empresas a rastrear y monitorear el uso de dispositivos y la eficiencia de los empleados durante 20 años, y estamos preparados para ofrecerte asesoramiento profesional.

3. Categorías de dispositivos

Los dispositivos elegibles para préstamo incluyen portátiles tabletas, smartphones y otro equipo electrónico designado propiedad de la empresa. Consejo: En esta sección, es mejor proporcionar especificaciones detalladas sobre los dispositivos cubiertos por esta política. No olvides indicar a los empleados todo el equipo que pueden prestar.

4. Proceso de aprobación

Para prestar un dispositivo, los empleados deben solicitar formalmente permiso a su supervisor, justificando la solicitud. Los supervisores evaluarán la solicitud, considerando factores como la naturaleza del trabajo, la duración y la disponibilidad del dispositivo. Las solicitudes aprobadas se enviarán al departamento de TI para la provisión del dispositivo.

Monitorear los dispositivos prestados es importante no solo para proteger tu equipo y datos, sino también para fomentar la autodisciplina en el lugar de trabajo. ¡WorkTime puede demostrarlo!

5. Uso del equipo

Los empleados deben usar el equipo de la empresa solo para fines comerciales, absteniéndose de uso personal durante las horas de trabajo. La copia o uso no autorizado de software está prohibido. Se requiere aprobación del representante designado para cualquier instalación de software. Las actividades no autorizadas, incluida la manipulación de archivos o el uso indebido de información, están estrictamente prohibidas. Los mensajes por correo de voz o email deben evitar contenido ofensivo. Para minimizar el riesgo de propagación de virus informáticos a través del sistema, los empleados están prohibidos de descargar cualquier software en su computadora o cualquier unidad dentro de ella. Aquellos que deseen adquirir software de Internet deben contactar al departamento de TI para obtener ayuda. Consejo: WorkTime puede ayudarte a asegurar el uso seguro del equipo por parte de tus empleados mediante el monitoreo de dispositivos. Echa un vistazo a nuestras ofertas como software de monitoreo de computadoras y monitoreo de uso de software.

5.1. Uso de Internet

El monitoreo de software y el monitoreo del uso de internet pueden ser cruciales para la ciberseguridad.

Los empleados no deben participar en actividades que comprometan la integridad de la red de la Empresa o las redes de otros usuarios, y deben evitar interrumpir la productividad de sus compañeros. Transmitir materiales con derechos de autor de entidades distintas a la Empresa en Internet está estrictamente prohibido, excepto para una copia preaprobada para fines de investigación personal. Consejo: Monitorea el uso de internet de los empleados mientras usan el equipo de tu empresa para asegurarte de que este punto esté bajo control.

6. Responsabilidades

Empleados:

• Maneja los dispositivos prestados con cuidado.
• Utiliza el dispositivo exclusivamente para tareas relacionadas con el trabajo.
• Reporta inmediatamente cualquier pérdida, daño o mal funcionamiento al departamento de TI.

Supervisores:

• Evalúa la necesidad y conveniencia de las solicitudes de préstamo de dispositivos.
• Asegura que los empleados cumplan con las directrices establecidas en esta política.

La demanda de software de monitoreo de empleados experimentó un aumento significativo del 58% desde el inicio de la pandemia, según reveló la encuesta de Top10VPN. La investigación de Gitnux indicó que los empleados mostraron un aumento del 7% en efectividad cuando eran conscientes de estar siendo monitoreados.

Departamento de TI:

• Proporciona el soporte técnico necesario y configura los dispositivos prestados.
• Realiza revisiones regulares para asegurar que los dispositivos permanezcan en óptimas condiciones de trabajo.

WorkTime: el monitoreo de empleados mejora tu experiencia de préstamo de equipo

7. Préstamo de equipo para empleados que trabajan de forma remota

Esta sección se refiere al procedimiento de proporcionar a los empleados el equipo esencial para el trabajo remoto, que incluye portátiles, monitores, teclados, ratones y otros periféricos cruciales para garantizar un entorno de trabajo remoto eficiente.

Según Forbes en 2023-24, el trabajo remoto se ha vuelto cada vez más prevalente, con el 12.7% de los empleados a tiempo completo optando por un arreglo de trabajo desde casa, y un adicional 28.2% adoptando un modelo híbrido. Esto destaca la rápida integración de entornos de trabajo remoto en el panorama profesional.

7.1. Los empleados que necesiten equipo remoto deben solicitarlo formalmente al departamento de TI o a la autoridad relevante, detallando las razones de la solicitud y la duración prevista del alquiler. La aprobación se otorga siguiendo el proceso establecido, considerando la necesidad y duración del uso del equipo. 7.2. Los empleados remotos que presten equipo de la empresa están obligados a:

• Implementar medidas de seguridad para la protección de datos corporativos.
• Asegurar la utilización de salvaguardas, como redes privadas virtuales (VPN), para mantener la confidencialidad de la información.
• Informar a la empresa sobre la lista de direcciones IP desde las cuales se realizará el trabajo remoto.

Consejo: Establece un sistema robusto para monitorear empleados remotos, mejorando la supervisión del préstamo de equipo y asegurando su utilización segura. Explora soluciones convincentes para el monitoreo de empleados remotos con WorkTime. Descubre más detalles aquí. Altamente recomendado explorar nuestro artículo en profundidad que profundiza en las capacidades y consideraciones éticas asociadas con el monitoreo de empleados que trabajan de forma remota.

8. Duración

El préstamo de equipo está destinado a necesidades comerciales a corto plazo y específicas. Si encuentras que necesitas un uso extendido más allá del período inicial, te animamos a reevaluar y presentar una nueva solicitud. Proporciona información detallada sobre la necesidad extendida y la duración anticipada. Esto asegura que la asignación de dispositivos se alinee suavemente con las demandas evolutivas de nuestro negocio, contribuyendo a una mayor eficiencia operativa.

No te preocupes por el monitoreo de empleados con las características no intrusivas de WorkTime.

9. Devolución de dispositivos

Los dispositivos deben devolverse puntualmente en la fecha de devolución especificada o al finalizar la asignación aprobada. En caso de necesidad de extensión del período de uso, el empleado debe presentar una nueva solicitud para la extensión del período de alquiler. La devolución del dispositivo es obligatoria incluso si la asignación concluye antes de la fecha de devolución predefinida. Después de la devolución del dispositivo, se debe realizar una verificación de su condición y funcionamiento adecuado. Cualquier mal funcionamiento o daño identificado durante la verificación debe reportarse inmediatamente al soporte técnico para su resolución adicional.

10. Consecuencias de la violación

Incumplir esta política, incluido el uso no autorizado de dispositivos o daños, puede resultar en acciones disciplinarias. Las consecuencias pueden incluir advertencias escritas, suspensión de privilegios de préstamo o responsabilidad financiera por reparación o reemplazo.

11. Revisión y actualización

Esta política se someterá a revisiones y actualizaciones periódicas según sea necesario. Los empleados serán informados de cualquier cambio.

Statista dice que la adopción de portátiles en el Reino Unido ha visto un crecimiento notable, aumentando del 47 por ciento en 2009 al 76 por ciento en 2021, incluyendo para fines laborales.

Específica y efectiva: política de préstamo de portátiles

Seamos más específicos: una política concisa y efectiva para el préstamo de portátiles Puedes usar una sola política para todos los tipos de dispositivos o puedes tener una política específica para cada tipo de equipo que tus empleados presten de ti. WorkTime te da una política breve de préstamo de portátiles a continuación.

1. Resumen

Esta política describe las directrices para el préstamo de portátiles de la empresa por parte de los empleados.

2. Procedimiento

2.1. Presentación de solicitud

• Los empleados deben solicitar formalmente un portátil al departamento de TI.
• Especifica la razón del préstamo y la duración prevista de la solicitud.

2.2. Proceso de aprobación

La aprobación se otorga siguiendo el proceso establecido, considerando la necesidad y duración del uso del portátil.

2.3. Limitaciones de uso

Los portátiles están designados exclusivamente para tareas relacionadas con el trabajo; el uso personal está estrictamente prohibido. En casos individuales, el uso para asuntos no laborales puede estipularse y regularse.

Use WorkTime para identificar y minimizar fácilmente el uso de portátiles no relacionado con el trabajo, asegurando que los recursos de su empresa se dediquen a tareas comerciales esenciales.

Consejo: Instala software de monitoreo en los portátiles antes de prestarlos a los empleados para proteger el equipo y los datos de tu empresa. Asegúrate de informar a los empleados sobre el monitoreo. En WorkTime, nos tomamos en serio el respeto a la información personal y el monitoreo ético. Tenemos consejos útiles sobre cómo informar a los empleados sobre el monitoreo de manera directa y no intrusiva. Explora nuestras últimas actualizaciones para capacidades de monitoreo mejoradas ahora.

3. Responsabilidad

Los prestatarios son responsables de la custodia y el uso adecuado del portátil durante el período de préstamo.

4. Política de devolución

Los portátiles deben devolverse puntualmente en la fecha de devolución especificada o al finalizar la tarea asignada.

Monitorea software, uso web y documentos que los empleados descargan en portátiles para asegurar el equipo y los datos.

5. Reporte de daños

Cualquier daño o mal funcionamiento debe reportarse inmediatamente al departamento de TI.

6. Reconocimiento

Al prestar un portátil, los empleados reconocen su comprensión y acuerdo con los términos establecidos en esta política.

7. Revisión

Esta política se revisará y actualizará periódicamente según sea necesario. Los empleados serán notificados de cualquier cambio.

Consideraciones legales para la implementación de la política

Antes de que los empleados firmen políticas, es esencial consultar a un abogado. Asegura que todos los aspectos legales se aborden, protegiendo tanto los derechos del empleador como del empleado.

Sugerimos usar los ejemplos de políticas proporcionados en este artículo como punto de partida, un marco, siempre considerando las particularidades de tus procesos de trabajo. Es crucial consultar con el equipo legal de tu empresa antes de finalizar la política, ya que es un documento legalmente vinculante. Confiamos en que hemos aliviado tu carga de trabajo. Mantente atento para más consejos valiosos para tu negocio. Y no dudes en contactarnos para más información sobre monitoreo de empleados.