Confianza o responsabilidad: por qué los equipos remotos rinden menos y cómo solucionarlo

El trabajo remoto es un concepto maravilloso; personas distribuidas por todo el mundo, comunicándose entre sí para realizar el trabajo en diferentes regiones del globo. Pero ¿es todo lo que promete desde el punto de vista del empleador? Nadie quiere que el trabajo remoto signifique "en realidad no se hace ningún trabajo". Entonces, ¿cómo cerrar esta brecha entre empleadores y empleados, y qué nos depara el futuro del trabajo remoto? Analizamos todo esto en nuestro artículo a continuación.

El artículo es presentado por WorkTime, un software de monitoreo no invasivo diseñado para ofrecer información de productividad transparente y segura para la privacidad.

Por qué la confianza sola falla en equipos remotos

La confianza es algo que se cultiva entre seres humanos y normalmente ocurre en persona. Como es en persona, todos tienen visibilidad completa de los demás, y aunque su trabajo no se rastrea en tiempo real, su presencia en la oficina los hace "visibles" para todos. Sin esa visibilidad, la confianza puede empezar a desmoronarse.

La confianza sin visibilidad creará puntos ciegos

Aquí es donde la frase "confianza sin responsabilidad" se vuelve práctica. No significa que los líderes desconfíen de los empleados. Los líderes no tienen forma de detectar:

• Desequilibrio de carga de trabajo (un empleado que asume silenciosamente 2+ roles)
• Cuellos de botella en procesos (entregas que retrasan la entrega)
• Sobrecarga de reuniones (el tiempo desaparece sin resultados)
• Desconexión oculta (menos iniciativa, respuestas más lentas, menos actualizaciones).

Cuando los líderes no pueden ver patrones, compensan con reuniones y seguimientos. Por ejemplo, supongamos que hay un equipo de producto remoto trabajando en una nueva función para una aplicación. Un desarrollador está resolviendo silenciosamente errores en tres proyectos separados además de atender tickets entrantes. Aunque los plazos del proyecto se cumplen (por poco), los miembros del equipo no tienen idea de cuánto trabajo está asumiendo el desarrollador porque no pueden verlo. Al mismo tiempo, ocurren retrasos entre los equipos de diseño e ingeniería, con reuniones una tras otra en intentos de rectificar estos problemas. Mientras tanto, la gerencia cree que todo está bien porque nadie se ha quejado, aunque la producción de la aplicación se está ralentizando y los tiempos de respuesta siguen bajando.

El trabajo remoto sin estructura suele generar problemas de equidad

Los equipos distribuidos tienen más probabilidades de crear una dinámica de "confianza" desigual porque algunas personas pueden recibir mayor libertad que otras. Algunos roles también pueden ser inherentemente más visibles, mientras que otros permanecerán más ocultos. Para que tu equipo remoto sea responsable se requieren estándares consistentes para todos los miembros del equipo. Cuando un equipo carece de métricas de informes de calidad, los líderes se quedan con sus propias percepciones sobre cómo se completa el trabajo. Esas impresiones no siempre son objetivas. La impresión más común que desarrollan los líderes tiende a favorecer a los empleados que son receptivos, disponibles y en línea en todo momento (incluso si esos empleados están produciendo resultados superiores de formas menos notorias o más silenciosas).

Responsabilidad: el vínculo entre confianza y rendimiento

La responsabilidad suele malinterpretarse. En equipos remotos, no significa vigilancia. No significa microgestión en el trabajo. Y no significa convertir a las personas en tableros. La responsabilidad en equipos remotos significa visibilidad compartida del esfuerzo, el tiempo y los resultados, para que el trabajo pueda ser apoyado y mejorado.

Redefiniendo la responsabilidad en equipos remotos

Una definición saludable se ve así: responsabilidad de equipo remoto = expectativas claras + informes basados en datos + seguimiento. No "vigilar a las personas", sino entender patrones para que los líderes puedan asesorar y los equipos puedan planificar. Por eso la responsabilidad en el trabajo remoto debe responder preguntas simples:

Por qué la responsabilidad también beneficia a los empleados

Cuando hay transparencia tanto en la responsabilidad como en cómo monitorearla, los empleados también pueden ganar. Estos datos proporcionan un registro visible de qué individuos han realizado asignaciones de proyectos adicionales, cubierto vacíos y/o hecho el trabajo "pegamento" necesario para mantener todos los elementos de un negocio operativos. Esta transparencia también elimina el "impuesto invisible" que pagan muchos de alto rendimiento. Este "impuesto" es el hecho de que sus esfuerzos se ignoran siempre que nunca expresen una queja.

Cuando el monitoreo se excede, la confianza se rompe

El monitoreo no es automáticamente malo. Pero muchas organizaciones confunden "monitoreo" con "responsabilidad". Cuando implementan seguimiento invasivo, no crean responsabilidad; crean miedo.

Prácticas de monitoreo que rompen la confianza

Nuevamente, gestionar correctamente un equipo remoto se basa tanto en confianza como en visibilidad, pero a veces la visibilidad puede malinterpretarse y convertirse en monitoreo. El monitoreo intenso puede tener un efecto adverso y romper la confianza. Por ejemplo, las prácticas de monitoreo que rompen la confianza suelen ser fáciles de reconocer. Incluyen captura de capturas de pantalla, registro de pulsaciones de teclas, grabación de webcam o audio, y reglas de seguimiento ocultas o no divulgadas. Aunque estas herramientas suelen introducirse con la intención de mejorar la supervisión, frecuentemente tienen el efecto opuesto en la confianza del trabajo remoto. Lo que los empleados empiezan a hacer en respuesta es sutil pero dañino. En lugar de enfocarse en resultados significativos, las personas comienzan a optimizar para "parecer ocupadas." La iniciativa disminuye porque todo se siente riesgoso, y el trabajo se orienta hacia la visibilidad en lugar de la efectividad. Lo que los gerentes realmente obtienen no es mayor claridad, sino más ruido. Se inundan con detalles de actividad que son difíciles de interpretar, las conversaciones sobre rendimiento se vuelven más difíciles en lugar de más fáciles, y la información lista para decisiones sobre patrones de trabajo reales se vuelve más difícil de encontrar.

El impacto empresarial del monitoreo que rompe la confianza

El monitoreo que cruza la línea causará una disminución constante en el rendimiento de tu equipo, pero normalmente no de inmediato. Deseas responsabilidad con tu empleado remoto, un rendimiento más fuerte y una mejor comprensión de lo que está ocurriendo. Dicho esto, el seguimiento invasivo puede crear un ambiente de miedo, defensividad y "teatro de rendimiento" en lugar de trabajo realmente bueno. Las personas siguen manteniendo las pantallas activas para parecer productivas, envían mensajes por óptica y crean tableros llenos de datos que aumentan el nivel de ruido en lugar de la claridad. El monitoreo ético proporcionará responsabilidad mostrándote patrones y resultados, y no lleva a que las personas teman tu "estado de seguridad" de una organización empresarial.

Cómo los informes que priorizan la privacidad fortalecen el rendimiento

Los informes son el camino intermedio: dan a los líderes visibilidad del rendimiento sin convertir el trabajo en vigilancia. Aquí es donde importa el monitoreo que prioriza la privacidad, porque moldea la experiencia del empleado.

Cómo se ven los informes transparentes

Los informes transparentes no deberían sentirse como vigilancia; en lugar de mirar cada tarea o evento individual diariamente, los informes saludables deberían enfocarse en tendencias generales, cargas de trabajo y rendimiento a lo largo del tiempo. Los informes que priorizan la privacidad suelen incluir:

• Tendencias a lo largo del tiempo (patrones semana a semana)
• Información a nivel de equipo antes de profundizar en individuos
• Transparencia de carga de trabajo y señales de distribución de carga de trabajo
• Informes basados en datos que apoyan el coaching, no el castigo.

Cómo los informes generan confianza en equipos remotos

Cuando los informes son transparentes, hay menos suposiciones. En lugar de que los gerentes pregunten "¿Cuánto estás trabajando?", los gerentes hacen mejores preguntas, como "¿Por qué esta semana estuvo más ocupada que la anterior?". Así es como la transparencia en el monitoreo construye un sólido fundamento para la confianza al gestionar tu equipo. Cuando un gerente no tiene forma de extraer datos sobre el rendimiento, podría sobrecargar la semana con reuniones innecesarias. Los informes visibles y confiables, como el monitoreo de empleados WorkTime, alivian los puntos ciegos y ayudan a construir la confianza necesaria.

La responsabilidad remota funciona mejor cuando responde a las preguntas correctas

Esta ilustración muestra cómo la responsabilidad remota cambia a medida que las organizaciones pasan de adivinar a la responsabilidad a través de informes que priorizan la privacidad. Las cifras a continuación se basan en un pequeño conjunto de datos ficticio sin asociación con ninguna empresa real y se usaron para crear un gráfico de barras simple. El ejemplo ilustra cómo los gerentes suelen depender de suposiciones al informar en ausencia de visibilidad, en comparación con informes respaldados por datos transparentes y tendencias de productividad.

Cómo WorkTime ofrece responsabilidad sin romper la confianza

WorkTime está diseñado para ofrecer análisis de rendimiento profundos de una manera que respeta la privacidad del empleado mientras mejora el rendimiento a través de mayor visibilidad e informes transparentes.

Enfoque de monitoreo no invasivo

WorkTime usa un enfoque de monitoreo no invasivo que prioriza la privacidad y que brinda a las empresas visibilidad de la productividad sin recopilar datos personales sensibles. El sistema está diseñado para evitar métodos de seguimiento invasivos comúnmente asociados con software de vigilancia de empleados. Eso significa:

• No se toman capturas de pantalla;
• No se registran pulsaciones de teclas;
• No se capturan mensajes privados, correos electrónicos ni chats;
• No hay prácticas ocultas de vigilancia de empleados.

Tendencias de rendimiento transparentes

WorkTime proporciona visibilidad que prioriza la privacidad a través de tendencias e informes:

• Informes de rendimiento de la fuerza laboral remota a través de patrones e información de tendencias
• Informes de productividad que mejoran la visibilidad del rendimiento sin microgestión
• Señales de transparencia de carga de trabajo que ayudan a proteger a los de alto rendimiento y reducen el riesgo de agotamiento
• Informes basados en datos que apoyan conversaciones de coaching en lugar de policía.

Informes listos para cumplimiento

Las organizaciones en industrias reguladas tienen expectativas obligatorias de privacidad, sin embargo los equipos remotos requieren cierto nivel de responsabilidad. Las organizaciones pueden aprovechar el monitoreo para fines de responsabilidad sin arriesgar la exposición de información privada o crear riesgo de incumplimiento. WorkTime ofrece un enfoque de informes con funciones diseñadas para minimizar el potencial de recopilar información sensible por defecto y proporcionar visibilidad del rendimiento de los empleados. Sus modos de monitoreo seguros para RGPD, HIPAA y GLBA ayudan a las organizaciones a mantener la productividad sin crear riesgos innecesarios de privacidad o cumplimiento. Así, las empresas en industrias reguladas pueden monitorear el rendimiento mientras respetan la privacidad de los empleados y protegen la información confidencial. ¿Qué hace que WorkTime esté listo para el cumplimiento?

• Monitoreo no invasivo sin capturas de pantalla, registro de pulsaciones ni captura de contenido;
• Menor exposición a información regulada, confidencial o sensible del cliente;
• modo seguro para RGPD que está diseñado en torno a principios de transparencia y minimización de datos;
• modo seguro para HIPAA que ayuda a evitar la recopilación indirecta de Información de Salud Protegida (PHI);

• modo seguro para GLBA que protege datos financieros confidenciales y relacionados con clientes;
• Informes transparentes de productividad que apoyan la responsabilidad sin prácticas de vigilancia invasivas.

Cuando la confianza se encuentra con el monitoreo transparente, el rendimiento sigue

Los equipos remotos no tienen la capacidad de decidir cómo y cuándo deben ser responsabilizados, ni tampoco sus pares. Deberían poder elegir un modelo donde la responsabilidad exista para permitir un ambiente que apoye la confianza (y viceversa), para fomentar en última instancia el rendimiento. Para lograr esto, los equipos remotos necesitan eliminar técnicas de monitoreo invasivas que crean un clima de miedo y en su lugar utilizar herramientas de informes para proporcionar claridad. Las herramientas de informes deberían crearse con análisis de tendencias del rendimiento de empleados, cargas de trabajo transparentes y expectativas razonables de lo que el equipo puede producir en un plazo determinado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo responsabilizar a empleados remotos sin microgestionarlos?

Para mantener a tus trabajadores remotos responsables de sus tareas sin vigilarlos por encima del hombro, usa software que monitoree suavemente las métricas de rendimiento sin monitorear las operaciones del día a día.

¿Qué es el monitoreo que prioriza la privacidad y en qué se diferencia del monitoreo tradicional?

El monitoreo que prioriza la privacidad rastrea tendencias y patrones relacionados con el rendimiento de los empleados mientras evita la captura de "contenido sensible". Las herramientas de monitoreo tradicionales tienden a usar técnicas invasivas como capturas de pantalla o registro de pulsaciones para monitorear la actividad de un empleado y, por lo tanto, causan resistencia de los empleados a la idea de ser monitoreados. El monitoreo que prioriza la privacidad usa ética y principios de monitoreo de empleados basados en el consentimiento claro del empleado y métodos de monitoreo de empleados no invasivos.

¿Cómo puede el monitoreo transparente mejorar el rendimiento de equipos remotos?

La transparencia del monitoreo mejora el rendimiento de equipos remotos al eliminar la necesidad de que los empleados adivinen lo que el gerente quiere y permitir que los gerentes tengan conversaciones basadas en hechos sobre la transparencia de la carga de trabajo e identificar y apoyar cuellos de botella desde el principio. Cuando los gerentes pueden demostrar claramente a los empleados remotos qué se está rastreando y por qué, crea una relación basada en confianza en torno a los informes, en lugar de una relación basada en vigilancia, y en última instancia, puede usarse para crear responsabilidad a largo plazo en un equipo remoto.