La transparencia genera confianza: explicar WorkTime a los empleados

En los negocios, la confianza lo es todo. ¿Cómo sabe que el proveedor indonesio en Java realmente le enviará esos contenedores después de haberle adelantado 20 mil dólares? Es confianza. Lo mismo aplica a los entresijos de una empresa, porque sin confianza sus empleados no rendirán ni la mitad de lo que podrían. Como empleadores, también desea transparencia, y si se hace correctamente, los empleados apreciarán esa transparencia, no la temerán. En este artículo explicamos cómo la verdadera transparencia impulsa los negocios y la mejor forma de lograrla mediante un monitoreo ético.

El artículo está preparado por WorkTime, que ofrece análisis de la fuerza laboral que mejoran la productividad respetando la privacidad de los empleados y fomentando la confianza.

Por qué el monitoreo de empleados falla sin transparencia

El monitoreo no falla porque los empleados "odien la responsabilidad". Falla porque un monitoreo poco claro e invasivo puede sentirse como falta de confianza, juicio oculto e invasión de la privacidad. Al fin y al cabo, las personas son seres humanos, y si no saben qué se está rastreando o temen que salga a la luz información privada, no serán grandes fans del monitoreo. Esa es la diferencia entre ser monitoreado y ser apoyado. Se trata realmente de la comunicación, como: El resultado de un monitoreo poco claro suele ser cumplimiento a corto plazo y desconexión a largo plazo, lo que puede derivar en cosas como la renuncia silenciosa. Por ejemplo, imagine un fabricante de pantallas de lámparas que implementa un programa de monitoreo para rastrear a sus equipos de diseño y producción sin explicarles por qué. Los diseñadores se concentran en parecer "activos" en el sistema y mantener Slack en verde. En realidad, deberían estar probando ideas nuevas y proponiendo mejoras al proceso de producción, pero no lo hacen porque están obsesionados con parecer activos. El gráfico a continuación utiliza un modelo de puntuación del 1 al 10 para mostrar cómo las diferentes brechas de comunicación pueden influir en las reacciones de los empleados ante el monitoreo.

Qué preguntan realmente los empleados sobre el monitoreo

La mayoría de los empleados esperan ser monitoreados en cierta medida; forma parte del juego. Pero tendrán preguntas. Las cinco preguntas que suelen importarles a los empleados:

1. ¿Qué datos se recopilan?
2. ¿Quién puede ver los datos?
3. ¿Cómo se usarán los datos?
4. ¿Se rastrea la actividad personal?
5. ¿Puedo ver mis propios datos?

Cuando responde todas las preguntas de sus empleados con claridad, NO es "explicar de más"; construye la base de un programa de monitoreo de empleados basado en la confianza. Una comunicación sólida significa que no hay espacio para la especulación entre sus empleados, lo que reduce la desinformación, la fricción y mejora la experiencia general. Su personal podrá ver el entorno de trabajo remoto de la misma manera que lo haría en una oficina.

Antes de la implementación: prepare el mensaje, no solo la herramienta

La mayoría de las implementaciones fallan antes de comenzar, no porque la herramienta sea incorrecta, sino porque el mensaje es inconsistente. El liderazgo dice una cosa. Los gerentes lo interpretan de otra forma. RR. HH. se queda respondiendo preguntas sin un guion claro. Si desea saber cómo introducir el monitoreo de empleados de manera responsable, trate la comunicación como el lanzamiento de un producto:

• Alinee al liderazgo, RR. HH. y gerentes en un solo propósito
• Defina los límites claramente
• Prepare respuestas a preguntas incómodas
• Muestre ejemplos de informes, no rumores de "seguimiento".

Un enfoque práctico es construir el mensaje de implementación en torno a tres temas: Enmarcar el monitoreo en torno a la equidad, la claridad y el apoyo lo posiciona como un sistema para mejorar el trabajo, no como vigilancia.

6 pasos para introducir WorkTime sin romper la confianza

Aquí es donde la comunicación sobre el monitoreo de empleados se vuelve concreta. No necesita un discurso largo. Necesita una secuencia clara que responda las preguntas correctas en el orden correcto.

Paso 1: Use una declaración de propósito que los empleados puedan creer

Su anuncio no necesita ser una presentación extensa; solo debe motivar al equipo. Podría decir algo como: "Implementaremos WorkTime para obtener una mejor visión de cómo se distribuye la carga de trabajo entre los empleados y comprender las tendencias de rendimiento a lo largo del tiempo. Esperamos que WorkTime nos ayude a planificar de manera más efectiva; garantizar que las cargas de trabajo se distribuyan de forma justa entre los empleados; y mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. No es invasivo; es un sistema de monitoreo suave que llevará a esta empresa al siguiente nivel." Para respaldar una implementación fluida, hemos preparado muestras de anuncios de monitoreo de empleados que puede personalizar y compartir con su equipo.

Paso 2: Trace un límite claro sobre lo que no se rastrea

Aquí es donde el monitoreo ético de empleados se vuelve real. WorkTime es un software de monitoreo de empleados centrado en la privacidad. Ser claro aquí elimina el miedo más común: la vigilancia oculta.

Paso 3: Muestre ejemplos reales de informes

Puede comenzar mostrando los informes resumidos de rendimiento de WorkTime y la visibilidad de datos a nivel de equipo. Cuando se muestran a los empleados tendencias agregadas e información de planificación en lugar de datos de seguimiento detallados, sienten que trabajan hacia un objetivo en lugar de ser vigilados.

Paso 4: Explique cómo se benefician los empleados

La adopción mejora cuando los empleados ven claramente cómo WorkTime los apoya individualmente. Los empleados de alto rendimiento obtienen visibilidad objetiva a través de informes de tendencias, sin necesidad de abogar constantemente por sí mismos. Las conversaciones sobre rendimiento pasan de opiniones y sensaciones a una revisión compartida de los resúmenes de tendencias de WorkTime, lo que resulta en discusiones mucho más estructuradas y "justas".

Paso 5: Invite a preguntas y comentarios desde el principio

La confianza crece significativamente cuando los empleados se sienten cómodos haciendo preguntas específicas sobre cómo funciona WorkTime. Una sesión breve para mostrar a los empleados los paneles de WorkTime elimina muchas de las incógnitas sobre el funcionamiento interno del producto. Una forma asincrónica para que los empleados envíen preguntas de seguimiento le permite asegurarse de que las inquietudes de los empleados se resuelvan. Proporcionar orientación clara sobre lo que WorkTime no registra ayuda a prevenir especulaciones y rumores de que el lugar de trabajo se está convirtiendo en una "Revolución Cultural".

Paso 6: Refuerce que la transparencia es continua

La implementación de WorkTime debe ir acompañada de directrices publicadas que expliquen qué métricas se miden, con qué frecuencia se revisarán/analizarán estas métricas y quién tiene acceso a estos datos. Proporcionar ejemplos de cómo se han utilizado los informes de WorkTime para planificación y/o reequilibrio de cargas de trabajo refuerza que WorkTime está diseñado para mejorar las operaciones. Los gerentes deben recordar periódicamente que los datos de los informes de tendencias de WorkTime solo se usan para capacitación y asignación de recursos, no para micromanagement.

Crear una política transparente de monitoreo de empleados

Para aumentar la transparencia, debe contar con una política transparente de monitoreo de empleados. Como mínimo, su política debe incluir:

• Propósito: para qué sirve el monitoreo (y para qué no)
• Alcance: qué datos se recopilan y qué se excluye
• Acceso: quién puede ver qué, y en qué contexto
• Uso: cómo el monitoreo informa la capacitación, la planificación y las conversaciones sobre rendimiento
• Transparencia: cómo los empleados pueden hacer preguntas o solicitar aclaraciones.

¿Necesita un punto de partida? Use nuestras plantillas de políticas de monitoreo de empleados para crear rápidamente políticas claras, transparentes y fáciles de implementar.

Cómo WorkTime respalda la transparencia por diseño

Algunas herramientas tratan la transparencia como un valor de la empresa. WorkTime la trata como un principio fundamental de nuestro producto. Nuestro sistema se creó con la transparencia en mente.

Monitoreo no invasivo explicado

Con un monitoreo no invasivo y suave, la previsibilidad es clave. Con un sistema de monitoreo que tiene su propio conjunto de reglas establecidas, el empleado sabe de antemano qué se monitoreará y cómo se revisará, lo que reduce tanto el estrés como las conjeturas. WorkTime monitorea la asistencia, las horas de trabajo, los patrones de trabajo de los empleados y las tendencias en el progreso de los empleados. Sin embargo, lo que WorkTime no mide son capturas de pantalla, pulsaciones de teclas ni fotos privadas de su viaje a Cancún. Los informes se basan en resúmenes de rendimiento de un empleado y la visibilidad de su carga de trabajo, nada más, y eso debe comunicarse a los subordinados.

Posicionamiento centrado en la privacidad para entornos regulados

La transparencia no se trata solo de informar a los empleados sobre su programa de monitoreo en algún momento durante el proceso de implementación. La transparencia consiste en desarrollar un sistema de monitoreo que sea transparente. WorkTime proporciona documentación que respalda las expectativas de transparencia y privacidad bajo RGPD, describe una postura de manejo no PHI para HIPAA, y detalla un enfoque de informes adecuado para entornos sensibles al cliente bajo GLBA.

Visibilidad que los empleados pueden entender

WorkTime está diseñado para hacer que el monitoreo sea transparente, no unilateral. Los gerentes reciben análisis de productividad significativos, mientras que los empleados obtienen una comprensión clara de cómo se mide su trabajo y dónde pueden mejorar. En lugar de vigilancia oculta, todos trabajan con los mismos datos objetivos, creando una cultura de confianza, responsabilidad y mejora continua. Con WorkTime, las organizaciones obtienen:

• Visibilidad en vivo de la productividad del equipo;
• Tendencias de rendimiento en lugar de instantáneas de actividad aisladas;
• Análisis de asistencia y seguimiento de horas extras;
• Indicadores de y distracción por agotamiento para intervención temprana;
• Más de 80 informes que respaldan evaluaciones justas basadas en datos.

Consejos prácticos para mantener la confianza después de la implementación

Una vez que haya implementado WorkTime, deberá mantener la confianza que ha construido con tanto cuidado.

Conclusión: La transparencia convierte el monitoreo en confianza

Cuando invierte su dinero en acciones, bonos o bienes raíces, desea transparencia. Entonces, ¿por qué no querría la misma transparencia cuando se trata de su empresa, que para algunas personas es mucho más personal que sus inversiones personales? El nombre del juego al dirigir una empresa y sacar el máximo provecho de sus empleados es la confianza, pero para mantener esa confianza necesita visibilidad. La visibilidad con paneles compartidos y ojos abiertos al estado de los entresijos del negocio puede ser un gran beneficio para todos los involucrados. WorkTime lidera el camino en un monitoreo suave y no invasivo que ofrece una visión general de lo que está sucediendo con sus empleados hoy, en tiempo real.

Preguntas frecuentes

¿Es legal el monitoreo de empleados si se informa claramente a los trabajadores?

El monitoreo de empleados generalmente está permitido en la mayoría de los países siempre que se haya informado a los empleados sobre el monitoreo y se haya cumplido con las leyes de privacidad y laborales. Siempre se recomienda el monitoreo de empleados que proporcione a los empleados la mayor cantidad de transparencia. El monitoreo de empleados debe definirse en una política de monitoreo de empleados claramente establecida, que incluya definiciones específicas, el propósito del monitoreo de empleados y las limitaciones impuestas a la recopilación y análisis de datos.

¿Qué monitorea exactamente WorkTime y qué no se rastrea en absoluto?

WorkTime rastrea las horas de trabajo de los empleados, la cantidad de tiempo que los empleados pasan trabajando activamente o inactivos, los patrones de productividad de los empleados y las señales de progreso de los empleados para permitir que los gerentes supervisen la productividad de manera justa y consistente. Pero WorkTime no captura capturas de pantalla, pulsaciones de teclas, datos de cámara web o micrófono, ni mensajes privados.

¿Deben los empleados poder ver sus propios datos de monitoreo?

Sí, la capacidad de los empleados para revisar sus propios datos de monitoreo ayudará a crear un sentido de equidad y reducir la ansiedad en la mayoría de las empresas. Cuando los empleados pueden ver las mismas métricas que se revisan durante las reuniones, crea una base para que los empleados crean que no hay sesgo en la toma de decisiones.