¡No seas como esta muñeca! 11 consejos sobre cómo promover un entorno laboral saludable

WorkTime es un software de monitoreo de personal que ayuda a aumentar la eficiencia de los trabajadores de oficina y remotos gracias a su impresionante experiencia de más de 20 años.

1. ¿Por qué importa un entorno laboral saludable?

Si alguna vez te has preguntado qué puede hacer una vida laboral desequilibrada en nosotros, esta muñeca es un gran ejemplo. Científicos del Reino Unido, Francia y Alemania dicen en su informe que una muñeca escalofriante de Emma es lo que podría parecer un empleado de oficina promedio en 20 años si no se realizan cambios en el entorno laboral.

Fotos por Fellowes

La necesidad de un entorno laboral saludable se hace más obvia cada nuevo año. Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), un entorno laboral saludable debe lograrse por tres razones: 1. Es lo correcto. Desde una perspectiva de ética empresarial, la comodidad de los empleados en sus puestos es crucial. Los derechos humanos actualmente forman la base de nuestra sociedad. Cualquier campo que involucre personas debe respetar estos derechos. 2. Es una decisión sensata. Cualquier emprendedor sabe que la felicidad de sus empleados impacta en su productividad. Por lo tanto, la comodidad en el trabajo es importante. 3. Es legal. Este punto está directamente relacionado con el primero, ya que los derechos humanos no son solo un concepto moral y ético, sino que se han convertido en leyes fundamentales. Respetar los derechos de los trabajadores y desarrollar un buen entorno laboral saludable son pasos hacia la legalidad. Entonces, la pregunta es, ¿qué pueden hacer los empleadores y empleados para mantener el bienestar en sus lugares de trabajo, y cómo crear un entorno laboral saludable? ¿Hay una oportunidad para un mejor destino para el futuro trabajador de oficina? Basaremos la respuesta en varios estudios y nuestras mejores prácticas propias.

2. ¿Cómo mantener un ambiente saludable en el lugar de trabajo?

Aunque puede parecer horroroso a primera vista, la fea muñeca de oficina Emma sirve como advertencia para las personas que deben obedecer un horario de trabajo de 9 a 5. ¿Es este el verdadero rostro del futuro empleado? En el Reino Unido solo, Emma la muñeca representa a empleados que tienen ojos cansados (50%) y espaldas (48%) o dolores de cabeza (48%) debido a su trabajo. La muñeca tiene sobrepeso, extremidades hinchadas, y dermatitis relacionada con el estrés. Eso se debe a la ausencia de un entorno laboral saludable.

Conoce a Emma, el sombrío futuro de los trabajadores de oficina. Con WorkTime software de monitoreo, puedes evitar las consecuencias de hábitos de trabajo poco saludables y mejorar el estado de ánimo de tu personal.

En general, múltiples estudios han demostrado una y otra vez que la enfermedad mental y física puede hacer que las personas sean menos propensas a presentarse en el trabajo y ser productivas. Esta es la razón principal por la que las empresas necesitan impulsar iniciativas de salud general y seguir recomendaciones específicas de expertos para lograr un entorno laboral saludable. Entonces, ¿qué es un entorno laboral saludable, y cómo apoyarlo? ¿Hay una manera de cambiar el futuro del trabajador de oficina para mejor?

3. Mantén un ojo en la nutrición de la oficina

Comidas saludables

Esta es una de las principales señales de un entorno laboral saludable. Los bocadillos colocados en los escritorios de los compañeros pueden contribuir con unas cientos de calorías extra a la dieta diaria de sus colegas. Indulgarse regularmente en estos bocadillos puede resultar en un aumento de peso no deseado con el tiempo. Tres de cada cinco estadounidenses tienen sobrepeso, lo que implica que probablemente hay más de una persona en una oficina que está a dieta. En la mayoría de los lugares de trabajo, las personas se esfuerzan por perder libras, así que considera unirte a tus colegas para reemplazar los tazones de dulces con tazones de frutas, por ejemplo. También, anima a otros a cambiar sus tazones de dulces por alternativas más saludables.

Suficiente agua

Este consejo es esencial para crear un entorno laboral saludable. Una forma de asegurarte de que te mantengas bien hidratado es beber ocho a diez vasos de agua diariamente. Frutas como naranjas, pomelos, uvas, sandía y manzanas son excelentes formas de mantenerte hidratado y saludable, y muchos alimentos también incluyen agua. Una buena manera de recordarse que es hora de rellenar es configurando una alarma en la computadora para que suene. Recuerda: Consumir un almuerzo nutritivo es un componente esencial de una dieta equilibrada y un entorno laboral saludable. Motiva a tus colegas a no saltarse el almuerzo (asegúrate de que coman tres veces al día en total). Después de todo, es posible estimar el tiempo para el almuerzo usando software de seguimiento de inicio de sesión y cierre de sesión. Algunas empresas pueden requerir que el personal cierre sesión cuando vayan a comer.

Comer en proporciones adecuadas es un componente esencial de la salud general. También se recomienda detectar las vitaminas que faltan y consumir más productos con ellas.

4. Organiza la estación de trabajo y el flujo de trabajo

Para entender cómo organizar el flujo de trabajo de la oficina, la mejor idea sería evaluar tu espacio y su tamaño. ¿Realmente corresponde al tamaño de tu equipo? Organizar el flujo de trabajo consiste en varias etapas vitales.

Crea varias zonas

Para idear una mejor organización del flujo de trabajo, divide tu oficina en diferentes zonas basadas en las tareas que realizas. Por ejemplo, crea un área separada para el trabajo en computadora, designa un espacio para documentos, y establece una sección para almacenamiento. Esto te ayudará a ti y a tus empleados a mantener el orden y enfocarte en tareas específicas sin sentirte abrumado por un desierto de objetos.

El orden digital importa

Además del desorden físico, el desorden digital también puede obstaculizar tu enfoque. Aquí está lo que tú y tus trabajadores pueden hacer. Organiza tus archivos de computadora clasificando y eliminando cualquier documento o carpeta innecesaria. Organiza tus archivos en carpetas claramente etiquetadas y establece un sistema de archivo que tenga sentido.

Involucra aplicaciones especiales

Utiliza herramientas de productividad como aplicaciones de toma de notas o software de monitoreo de tiempo para rastrear tareas y plazos. Esto te ayudará a mantener un espacio de trabajo digital claro y eficiente y un entorno laboral saludable.

Puedes rastrear el tiempo de actividad e incluso el software utilizado por tu personal usando WorkTime. El software te permite personalizar informes según tus necesidades para que puedas ver cómo le va a cada empleado o cuán productivo es todo tu departamento.

Piensa en el almacenamiento

Finalmente, invierte en soluciones de almacenamiento. Usa soluciones que satisfagan tus necesidades y maximicen tu espacio. Considera usar gabinetes, estanterías o organizadores de pared para mantener todo en su lugar. Utiliza etiquetas o carpetas codificadas por colores para encontrar fácilmente documentos o suministros importantes. Tener un lugar designado para todo te ahorrará tiempo buscando artículos, permitiéndote enfocarte en tu trabajo. No olvides las soluciones de almacenamiento digital, como la nube. Tal vez, el futuro trabajador de oficina tendrá acceso a tecnologías aún más avanzadas.

5. Dedica tiempo a ejercicios físicos

Incluso si no hay oportunidad de salir al exterior otro día o dejar de sentarse por un tiempo, concéntrate en problemas de cuello. El síndrome de tensión cervical (TNS) puede ocurrir cuando el cuello y los hombros superiores se mantienen en una posición fija y incómoda durante largos periodos de tiempo.

Da paseos regulares

Ejercitarse regularmente es una de las mejores formas de mantener un entorno laboral saludable y un nivel de condición física. Es una idea fantástica ir a caminar mientras comes el almuerzo. No solo estás quemando calorías, sino que estás desestresándote y refrescándote. Curiosamente, puedes quemar 100-200 calorías con 30 minutos de caminata rápida.

Evita formas fáciles

Sugerimos encontrar un compañero de caminatas en quien puedas confiar para ir a caminar todos los días - alguien que te obligue a ir incluso cuando estás ocupado. Tomar las escaleras en lugar del ascensor debería convertirse en segunda naturaleza. Otra idea similar es aparcar más lejos de lo habitual para asegurar un pequeño paseo al trabajo cada mañana, y la tarde podría ser suficiente si realmente no puedes salir de casa al almuerzo.

El ejercicio regular ha demostrado disminuir el riesgo de enfermedades crónicas como el derrame cerebral, enfermedades cardíacas y diabetes.

6. Proporciona a los empleados más control

Estabilidad de programación para el personal

Varios estudios han encontrado que dar a los trabajadores más elección o control sobre sus horarios de trabajo mejora su salud mental. Mayor estabilidad de programación para empleados resultó en un aumento del 5% en la productividad laboral y un aumento del 7% en las ventas medianas de las tiendas participantes. Además, la mayor estabilidad redujo la tensión y mejoró la calidad del sueño para los empleados con niños.

Descansos diarios regulares

Aunque puede parecer contraintuitivo, los descansos diarios regulares son cruciales para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Es fácil dejarse llevar por el trabajo y olvidar tomarte tiempo para ti. Sin embargo, los cortos descansos pueden en realidad mejorar la productividad y prevenir el agotamiento. El personal puede usar estos descansos para dar un paseo, comunicarse, estirarse o participar en actividades que ayuden a relajarse y recargarse. Al incorporar descansos en el horario de trabajo, puedes establecer mejor límites y evitar la sobrecarga. Deja que los empleados elijan el tiempo para sus descansos ya que cada uno tiene sus propias horas más y menos productivas.

Sin malos hábitos

Es difícil imaginar el proceso de crear entornos laborales saludables cuando los trabajadores fuman o consumen bebidas alcohólicas en la oficina. Al mismo tiempo, se debe animar a los empleados a minimizar los malos hábitos (o deshacerse de ellos por completo). Es mejor que los compañeros dejen de fumar o reduzcan los descansos para fumar, así como minimicen el consumo de alcohol.

Sé honesto con las familias

Anima al personal a tener conversaciones abiertas y honestas con sus seres queridos sobre los límites del trabajo, especialmente cuando planean trabajar desde casa. Discute tus horas de trabajo y hazles saber cuándo necesitas tiempo ininterrumpido. Los empleados deben animar a sus familias a respetar su espacio de trabajo y evitar interrupciones innecesarias durante las horas de trabajo designadas para no ponerse nerviosos. Así es como tú y tus empleados pueden crear un entorno laboral saludable de apoyo que permita a ambos lados enfocarse y ser productivos.

Los empleadores aún pueden verificar su productividad con WorkTime incluso cuando el personal pide trabajar de forma remota. Esta solución ayuda a mejorar la calidad del monitoreo de los procesos de trabajo de los empleados mientras alivia la presión sobre los gerentes. Si un trabajador puede probar que trabaja activamente desde casa, ¿por qué no dejarles hacerlo más si se sienten más cómodos?

7. Cuida del entorno laboral saludable

Ve en verde

Probablemente, ya has notado que algunos entornos de oficina creativos pueden recordar a la jungla. Uno de los beneficios clave de tener plantas en tu oficina es su capacidad para mejorar la calidad del aire interior. Las plantas absorben naturalmente dióxido de carbono y liberan oxígeno, lo que puede ayudar a reducir los niveles de contaminantes y toxinas en el aire. Esto puede llevar a un entorno laboral limpio y saludable, contribuyendo en última instancia a la reducción del estrés y el bienestar general. Incorporar plantas y vegetación en los entornos de oficina puede impactar significativamente la productividad y el bienestar general. Numerosos estudios han demostrado que tener plantas en un espacio de trabajo puede mejorar la creatividad, la función cognitiva y la concentración.

Los empleados con plantas en sus oficinas reportaron un aumento del 15% en la productividad en comparación con aquellos que trabajan en entornos sin plantas.

8. Evita periodos prolongados de días largos

En otras palabras, es necesario evitar el agotamiento. Ocasionalmente, las personas se enfocan en la tarea a mano y en completar un proyecto, y no son conscientes de su impacto en su salud. Pueden no ser conscientes de ello hasta que el estrés está en un nivel realmente alto, y está afectando sus relaciones y estados de ánimo. El agotamiento también puede debilitar el sistema nervioso de una persona, haciendo difícil dormir y concentrarse. Por lo tanto, software de monitoreo de tiempo activo e inactivo puede ayudar a superar el estrés asociado.

Usa WorkTime para rastrear el tiempo de trabajo activo y prevenir que el personal se sobrecargue y se estrese. Haz una diferencia entre tiempo activo e inactivo - ve si alguno de tus empleados trabaja en exceso para prevenir que enfrenten estrés.

9. Acuerda un horario común

Horarios erráticos e impredecibles hacen difícil para los trabajadores de primera línea gestionar sus vidas personales y responsabilidades familiares. Una mayor estabilidad en el horario puede beneficiar tanto a las empresas como a los empleados, contribuyendo a un entorno laboral saludable.

Soñando con flexibilidad

Hoy en día, los empleados desean más que la tradicional semana laboral de 5 días o jornada de 8 horas. Actualmente, los empleados están más interesados en beneficios que les ofrezcan mayor flexibilidad, incluyendo trabajo remoto, una semana laboral de 4 días, y/o un horario flexible donde puedan llegar en cualquier momento, siempre y cuando completen el número requerido de horas.

• Esta investigación experta determinó que los horarios flexibles y las oportunidades de trabajo desde casa influyen en las decisiones respecto a la aceptación o renuncia de un empleo.
• Más de la mitad de los empleados afirman que preferirían cambiar a un trabajo con un horario flexible.
• El 37% de los trabajadores les gustaría mudarse a otra empresa donde pudieran trabajar fuera de los entornos de oficina al menos parte del tiempo.

Define disponibilidad

Mantener un horario de trabajo consistente es crucial para establecer límites y lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Solo porque trabajes desde casa no significa que tengas que estar disponible 24/7. Define tus horas de trabajo regulares y cúmplelas tanto como sea posible. Comunica tu disponibilidad a colegas y clientes, indicando cuándo estás/no estás disponible para reuniones o tareas. Al establecer una rutina, puedes separar mejor el tiempo de trabajo del tiempo personal.

WorkTime puede ayudar a definir las horas más productivas para decidir el tiempo activo para todos. Esta herramienta te ayudará a llegar a un compromiso con los empleados respecto al mejor y más cómodo horario.

10. Garantiza un desplazamiento seguro

Haz que los empleados se sientan seguros: construye o asegúrate de que haya refugios en caso de cualquier fuerza mayor, asegúrate de que el edificio no sea demasiado viejo, etc. También, sé consciente de los alrededores - si alguna área alrededor o la oficina misma contiene ciertas amenazas que deben prevenirse. Es importante que los empleados reporten cualquier condición insegura o infracción de reglas mientras los empleadores aseguran que la empresa se adhiera a los más altos estándares de seguridad y protección.

¿Qué tal la seguridad digital?

Por supuesto, es imposible ignorar la seguridad virtual. Algunos empleados pueden estresarse si descubren que sus acciones se graban mediante cámara o que todo su historial de navegación está siendo vigilado. Por lo tanto, es necesario usar software de monitoreo de empleados no invasivo.

WorkTime mejora la productividad mientras mantiene el respeto por la privacidad. Nuestra empresa ofrece un sistema de monitoreo no intrusivo que proporciona números precisos sobre la productividad de los empleados sin capturar ninguna información sensible sobre los empleados. ¡Sin capturas de pantalla ni pulsaciones de teclas - solo métodos éticos!

11. Involucra prácticas mentales

Es importante tomar pausas conscientes a lo largo de la jornada laboral de forma regular. Estas pausas pueden ser tan cortas como unos minutos e involucrar actividades como ejercicios de respiración profunda, yoga, estiramientos o simplemente tomarse unos momentos para observar los alrededores. Intencionalmente, apartarse del trabajo y participar en actividades conscientes puede ayudar a reducir los niveles de estrés y mejorar el bienestar general. En el mundo moderno, en rápido cambio, el estrés se ha convertido en un compañero común para muchas personas, especialmente aquellas que trabajan desde casa. Compromisos personales, equilibrar responsabilidades laborales y tareas domésticas pueden impactar el bienestar mental. Sin embargo, practicar la atención plena puede ayudar a aliviar el estrés y mejorar la salud mental general.

Involucra pensamiento positivo

Practicar la gratitud y el pensamiento positivo puede contribuir significativamente a la reducción del estrés y mejorar la salud mental. Tómate unos minutos cada día para reflexionar sobre cosas por las que estás agradecido, ya sea una tarea completada, colegas de apoyo, compensación salarial o un espacio de trabajo cómodo. Al enfocarte en los aspectos positivos de tu entorno laboral saludable, puedes cambiar tu mentalidad y mejorar la productividad general. Para los trabajadores de oficina del futuro, pensar positivamente es crucial. Una estrategia efectiva para reducir el estrés y mejorar la productividad es incorporar la meditación consciente en tu vida diaria. Encuentra un espacio tranquilo en tu oficina, siéntate cómodamente y enfócate en tu respiración. Mientras inhalas y exhalas, libera cualquier pensamiento acelerado o distracción.

Esta simple práctica puede ayudar a calmar tu mente, aumentar la autoconciencia y mejorar tu capacidad para concentrarte en las tareas a mano. Practícala en grupo con tus empleados.

12. Asegúrate de que los empleados reciban suficiente formación

El futuro de los trabajadores de oficina depende en gran medida de la calidad de su formación. Dar a los empleados más formación para que puedan asumir nuevas tareas y resolver más quejas de clientes por su cuenta puede mejorar tanto el bienestar de los empleados como su rendimiento en el trabajo. También, muestra cómo rinden los empleados e incluso incluye recompensas por completar la formación y varias tareas para involucrarlos más.

Compara el rendimiento de tus empleados usando WorkTime antes y después de la formación y sesiones psicológicas. Averigua cuán efectivos son esos incentivos y si es mejor cambiarlos - ¡no desperdicies tus costos en soluciones inútiles!

13. Contrata más personal si es necesario

Intenta dividir la carga de trabajo de manera justa entre todos los empleados y contrata unidades extra si es crítico. También, anima a los gerentes a apoyar a los trabajadores que lo necesiten. Esto ayudará a crear un ambiente de equipo amigable en el lugar de trabajo.

Expandiendo el equipo

Horas largas o presión para trabajar duro o rápido pueden dañar la salud y el bienestar de los empleados, según la investigación. Numerosos estudios muestran que demandas excesivas y bajo control aumentan la presión arterial y llevan a enfermedades cardiovasculares y depresión. Añadir personal para satisfacer la demanda puede parecer costoso, pero los empleadores pierden cuando trabajadores fatigados o irritados se agotan, están ausentes o renuncian. Cambios estratégicos en el personal pueden aumentar la eficiencia y la satisfacción laboral.

Ayuda de los gerentes

Los trabajadores de oficina del futuro estarían definitivamente mejor con algo de asistencia profesional. Un estudio en un hogar de ancianos indicó que el personal cuyos gerentes acomodaron sus requisitos familiares tenía menos factores de riesgo de enfermedades cardiovasculares y dormía mejor. Iniciativas de formación de gerentes para promover comportamientos de apoyo familiar han mostrado promesa para el equilibrio trabajo-vida y la salud en atención sanitaria y tiendas de comestibles. Cuando los supervisores recibieron esta formación, los empleados estaban más felices, rendían mejor y eran menos propensos a renunciar.

Usa WorkTime para averiguar si alguno de tus empleados se queda atrás en sus tareas. Entonces, te darás cuenta de quién necesita ayuda o supervisión del gerente.

En resumen

El futuro de los trabajadores de oficina aún no está predeterminado. Todavía podemos cambiarlo para mejor siguiendo reglas y recomendaciones simples. Para promover y mantener un entorno laboral saludable, motiva a tu personal a ejercitarse más, tanto física como mentalmente. Asegúrate de que se ejerciten y descansen lo suficiente, ya sea en el trabajo o en casa. Además, motívalos a consumir alimentos saludables, sé honesto al discutir sus tareas, sugiere cambios en los horarios y aplica software de productividad de empleados como WorkTime para ayudar a definir el tiempo cuando los trabajadores son más o menos productivos y tomar decisiones posteriores. También, recuerda que la autoconciencia es el paso crítico para mantener un estilo de vida saludable mientras trabajas. Cada empleado debe ser consciente de cuáles son sus roles y límites, así como intentar permanecer dentro de esos límites dada la naturaleza de su trabajo para no enfrentar el agotamiento. Es importante saber cuándo tomar descansos y cuándo reservar unas vacaciones. ¿Necesitas más ayuda con el seguimiento de asistencia, tiempo de actividad/inactividad, uso de internet y más? ¿Deseas motivar y involucrar mejor a los empleados? Finalmente, ¿quieres promover el bienestar en el trabajo para mantener a todos productivos? Empezar a trabajar con nuestro software es tan fácil como ABC - prueba gratis hoy!