Shadow IT - cómo el software no autorizado ralentiza su negocio

Si nunca ha oído hablar del Shadow IT, seguramente lo ha experimentado. Básicamente, es un montón de programas y aplicaciones no autorizadas que se ejecutan en un negocio, lo que obstruye los servidores y reduce la productividad. Entonces, ¿qué hacer al respecto? En esta guía, desglosaremos qué es exactamente el Shadow IT, y qué diablos hacer al respecto.

Este artículo es presentado por WorkTime, un experto en monitoreo de equipos no invasivo que ayuda a reducir los gastos de TI mientras mantiene los equipos productivos.

¿Qué es el Shadow IT?

El Shadow IT se refiere a herramientas, aplicaciones, y servicios que los empleados usan para realizar su trabajo sin aprobación formal, revisión, o incorporación por parte de TI. En la práctica, a menudo aparece como software no autorizado en el lugar de trabajo. Por ejemplo, si los empleados usan Snapchat para hablar entre sí, esto podría considerarse Shadow IT. Algo a tener en cuenta es que el Shadow IT no es malicioso; usualmente, los empleados simplemente encuentran más fácil comunicarse a través de sus aplicaciones personales, o no hay una directiva en primer lugar. Algunas personas simplemente navegan e instalan complementos de navegador demasiado, y eso puede causar una ralentización en el sistema.

Cómo el Shadow IT impacta los costos, la velocidad, y las decisiones

El Shadow IT no tiene un cartel que anuncie su presencia. En cambio, simplemente crece, y para cuando alguien se da cuenta, se ha convertido en un aumento presupuestario, informes confusos, y confusión operativa. Mil aplicaciones diferentes, algunas con cosas de trabajo, algunas con fotos de gatos lavando la ropa, no hacen una fuerza laboral productiva. El Shadow IT infla los costos y distorsiona las decisiones. Puede tener muchas consecuencias imprevistas, incluyendo:

El software no autorizado drena silenciosamente la productividad y el enfoque

El software no autorizado lleva a una disminución en la productividad por varias razones. Con todas las aplicaciones estos días, una de las más preocupantes es la sobrecarga de herramientas. La sobrecarga de herramientas no parece tan dramática. ¿Quién de nosotros no tiene un montón de aplicaciones en su teléfono? En el lugar de trabajo, sin embargo, la sobrecarga de herramientas puede ser vital. ¿Cómo se ve la sobrecarga de herramientas en la vida real?

1. Iniciar sesión en Slack, Teams, y correo electrónico solo para encontrar una actualización.
2. Recibir notificaciones de Slack, Asana, y Jira al mismo tiempo.
3. Ingresar los mismos datos en Salesforce y luego nuevamente en HubSpot.
4. Marketing usa Notion mientras el producto rastrea el mismo proyecto en Jira.
5. Discutir si el archivo final vive en Google Drive o Dropbox en lugar de terminar el trabajo.

Por qué prohibir aplicaciones solo empeora el Shadow IT

Cuando una empresa descubre que tiene aplicaciones no autorizadas utilizadas por empleados en su lugar de trabajo, muchos reaccionan exageradamente. 'Prohibir todas las aplicaciones' o 'Bloquear todos los sitios web' - esto es típico de cómo las empresas intentan recuperar algo de control cuando se enfrentan al uso de aplicaciones no autorizadas. El efecto de tal reacción no es bueno en absoluto. Cuanto más intenta una empresa prohibir en bloque las aplicaciones, más probable es que estas mismas aplicaciones se usen a escondidas. Con una prohibición en bloque, los empleados encontrarán formas de eludir la política, lo que luego crea trabajos adicionales para intentar detenerlo.

Visibilidad: sacar el Shadow IT a la luz

El primer paso para resolver el Shadow IT es la visibilidad, no la aplicación. La mayoría de las organizaciones creen que tienen visibilidad en su organización porque tienen una política general de la empresa y una lista de herramientas aprobadas por la empresa. Sin embargo, en la realidad, lo que las personas usan diariamente a menudo varía de lo que afirman que usarán basado en la lista de herramientas aprobadas por la empresa, especialmente en tiempos modernos. A continuación, hay algunas formas útiles de sacar el Shadow IT a la luz. Mapear todo el ecosistema para la visibilidad de uso no se trata de monitorear las actividades de los empleados; se trata de identificar patrones de uso, superposiciones, aplicaciones no utilizadas/abandonadas, e identificar las herramientas 'sombra' que fueron adoptadas por los empleados pero nunca aprobadas formalmente. Esto es lo que nos esforzamos por extraer en WorkTime: los datos reales sobre si los empleados están teniendo éxito o fallando.

Una mirada práctica a cómo el uso de herramientas se expande más allá de la visibilidad

El Shadow IT es más fácil de entender viendo cómo aparece en organizaciones reales con el tiempo. Los equipos usan diferentes herramientas para resolver rápidamente problemas inmediatos, mejorar el flujo de trabajo, colaborar, etc. Individualmente, la decisión de usar una nueva herramienta es de lógica simple. Colectivamente, crean superposiciones, licencias duplicadas, y múltiples procesos, lo que crea ineficiencias y costos redundantes. Esto es imposible de identificar sin algún nivel de visibilidad. El conjunto de datos a continuación es solo un ejemplo (no se relaciona con ninguna organización en particular) que ilustra cómo el número de herramientas y la superposición entre departamentos puede expandirse rápidamente. La estructura de datos está configurada para un gráfico de barras simple que destaca dónde el uso de software excede la conciencia del liderazgo o TI, y dónde el costo redundante y la complejidad se acumulan silenciosamente con el tiempo.

Cómo el monitoreo de empleados ayuda a identificar el Shadow IT

Para reducir el Shadow IT, necesita visibilidad precisa en el uso de software. Ahí es donde monitoreo de empleados entra en juego, no como vigilancia, sino como una forma de entender los patrones de uso de aplicaciones y sitios web en equipos. El mejor enfoque se centra en insights agregados y tendencias:

• Análisis de uso de aplicaciones que muestra qué herramientas se usan realmente;

• Patrones por rol, equipo, o departamento;
• Identificación de herramientas redundantes o desconocidas;
• Visibilidad en la proliferación de software sin capturar contenido personal.

WorkTime - optimizar el uso de software de manera transparente

WorkTime ayuda a las organizaciones a mejorar la visibilidad del uso de software para que puedan reducir el desperdicio, mejorar flujos de trabajo, y abordar el Shadow IT sin convertir el lugar de trabajo en un entorno policial. Soporta monitoreo transparente, no invasivo enfocado en insights de productividad, no vigilancia. ¿Curioso de cómo WorkTime ayuda a equipos reales a lograr más? ¡Eche un vistazo a las historias de éxito de nuestros clientes!

• Dinero ahorrado en licencias de software;
• Miles de dólares ahorrados al mudarse a nuevos servidores Citrix.

Este es el resultado práctico: mayor visibilidad de TI en el uso de software, menos desperdicio, menos flujos de trabajo sombra, y costos de TI reducidos - todo sin romper la confianza de los empleados.

Conclusión final: sacar el Shadow IT a la luz

El Shadow IT existe en las sombras, pero no tiene que ser así. Por supuesto, mientras se vive en la sociedad moderna, es perfectamente normal excederse en descargas y terminar con un montón de aplicaciones diferentes. El truco es no dejar que se infiltre en el resto del lugar de trabajo. Si no ha tomado acción antes, entonces es probable que tenga un sistema Shadow IT expansivo que no solo drena la productividad de sus empleados sino que también interfiere con el ancho de banda de internet. WorkTime da a los equipos visibilidad clara en el uso de aplicaciones en toda la empresa, incluyendo herramientas que a menudo pasan desapercibidas. Eso significa que puede detectar ineficiencias, reducir el desperdicio de TI, y mantener la productividad en marcha. Y porque WorkTime es no invasivo, obtiene los datos sin cruzar líneas de privacidad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pueden las empresas identificar el uso de software no autorizado?

La forma más efectiva de identificar software no autorizado en el lugar de trabajo es construir visibilidad de uso de software a través de análisis de uso de aplicaciones e informes de tendencias. La visibilidad del Shadow IT ayuda a las organizaciones a ver qué herramientas se usan en equipos y dónde existen superposiciones. Los enfoques que se centran en insights agregados reducen el miedo y aumentan la transparencia. Esto soporta la gestión del Shadow IT sin empujar las herramientas al subsuelo.

¿Es el Shadow IT un riesgo de seguridad o un problema de productividad?

Aunque el Shadow IT puede presentar riesgos de seguridad, también es un problema mayor de productividad. A medida que se agregan más herramientas a la caja de herramientas de una organización (proliferación de software), los empleados a menudo 'saltan de herramientas', creando datos inconsistentes y ralentizando los procesos de toma de decisiones. Muchas organizaciones sienten el impacto de productividad del Shadow IT como fricción en el flujo de trabajo y confusión en los informes.

¿Por qué prohibir aplicaciones aumenta el Shadow IT en lugar de detenerlo?

Muchas prohibiciones en bloque reducen la transparencia antes de reducir el uso. Los empleados aún necesitan completar su trabajo; por lo tanto, las herramientas usadas para completar el trabajo se desplazan a canales menos visibles. Esto reduce la visibilidad de uso de software, haciendo el monitoreo de Shadow IT más difícil. Las estrategias de visibilidad primero funcionan mejor porque revelan qué herramientas dependen los equipos y por qué, apoyando una consolidación más inteligente.

¿Cuál es la mejor manera de reducir el Shadow IT mientras se mantiene la confianza de los empleados?

Comience con visibilidad del Shadow IT y comunicación clara: explique qué se está midiendo y por qué, y enfoque en patrones de uso de herramientas en lugar de contenido privado. El monitoreo de empleados no invasivo que evita capturas de pantalla y pulsaciones de teclas soporta la comprensión de las organizaciones de la proliferación de software sin crear tensión de vigilancia. Estos enfoques soportan el monitoreo de empleados para Shadow IT mientras protegen la confianza. Herramientas como WorkTime fueron diseñadas para esta estrategia de visibilidad primero, segura para la privacidad.