El seguimiento de horas extras de empleados previene el fraude de horas extras

Este artículo ha sido preparado por WorkTime. Somos un software de monitoreo de productividad no invasivo y seguro con más de 20 años de experiencia en la industria.

¿Cómo ocurre el fraude de horas extras?

Los empleados abusan de las horas extras de diferentes maneras. El fraude más común en nóminas ocurre cuando los empleados aumentan falsamente sus cargos manipulando las horas extras.

• Registrar horas más allá del tiempo de trabajo real: los empleados falsifican las hojas de tiempo reclamando horas extras por horas no trabajadas;
• Entrar antes o salir después de que el trabajo real comience/termine;
• Exagerar el tiempo necesario para una tarea. Una carga de trabajo extra requiere un cargo extra. Por lo tanto, un empleado puede registrar horas extra para terminar una tarea básica y ganar una tasa de pago más alta debido a su complejidad.

Las tasas de horas extras a menudo pagan tiempo y medio o más.

¿Por qué es un problema el fraude de horas extras? Puede ser costoso para las empresas, ya que las tasas de horas extras a menudo pagan tiempo y medio o más. Sin un seguimiento adecuado de horas extras de empleados y hojas de tiempo precisas, la empresa corre el riesgo de perder sumas enormes de dinero.

¿Por qué están los empleadores tan preocupados por el fraude de horas extras?

Las reclamaciones fraudulentas de horas extras llevan a pérdidas significativas, ya que las empresas terminan pagando por horas que los empleados no trabajaron realmente. Aun así, no es el peor resultado.

Sobre cobrar por horas extras no autorizadas, juicios y procedimientos de auditoría, y el daño potencial a la reputación son los principales riesgos del fraude de horas extras.

Esquema de fraude de horas extras de la Policía de Boston

El caso de fraude de horas extras del Departamento de Policía de Boston sigue siendo un tema candente de discusión en los medios. El procedimiento judicial reveló que el ex sargento recolectó personalmente $25,930 de fondos federales por horas extras que no trabajó. Más de una docena de oficiales de policía estuvieron involucrados en este escándalo de fraude en nóminas. El juicio aún está en curso.

Casos de fraude en nóminas del DoD

La agencia del Departamento de Defensa contrató auditores externos para encontrar la causa de cantidades excesivas de compensación por horas extras para empleados remotos. La auditoría de nóminas reveló fraude de horas extras, ya que algunos empleados reclamaron hasta 190 horas no autorizadas por período de pago. La ausencia de un monitoreo adecuado de horas extras de empleados resultó en la aprobación de hojas de tiempo sin revisión debido a la ubicación remota. Otro auditoría del Departamento de Defensa descubrió tres empleados falsificando horas extras de manera regular. Costó al gobierno federal más de $35,000 por cada uno. Empleados injustos se aprovecharon del pobre control sobre las hojas de tiempo, ya que su supervisor estaba sobrecargado, fallando en gestionar las horas extras con precisión.

Abuso de horas extras de la M.T.A. bajo investigación federal

La investigación del fiscal federal sobre los empleados del Long Island Rail Road (LIRR) confirmó sospechas de fraude de horas extras. Uno trabajador ganó $461,646 reclamando horas extras semanales sustanciales. La investigación destacó el sistema de registro de tiempo anticuado y manuscrito de LIRR que llevó a pagos altos de horas extras y fraude en nóminas.

La ausencia de un seguimiento adecuado de horas extras crea oportunidades para el fraude.

En todos estos incidentes, el monitoreo insuficiente de horas extras fue la causa principal del fraude de horas extras. Por eso, las hojas de tiempo precisas son el primer paso para prevenir resultados.

3 formas en que pierdes dinero por fraude de horas extras

1. Pagar por fraude de horas extras

El fraude de horas extras puede ocurrir cuando los empleados exageran las horas trabajadas. Incluye presentar hojas de tiempo falsas, tomar pausas extendidas sin deducir tiempo o entrar/salir temprano/tarde de lo que realmente comienzan/terminan los empleados. Este tipo de robo de tiempo es el más común entre empleados que trabajan desde casa. Un pobre seguimiento de horas extras en este caso lleva a pérdidas significativas de dinero.

2. Pagar a empleados remotos por horas extras no autorizadas

Trabajar desde casa es una práctica normal hoy en día. La mayoría de los empleados prefieren permanecer remotos, lo que hace desafiante para los empleadores gestionarlos efectivamente. Los empleados a menudo se distraen fácilmente en casa. Por lo tanto, pausas frecuentes a menudo llevan a horas extras porque los trabajadores necesitan más tiempo para completar la misma cantidad de trabajo que podrían hacer en la oficina. Es difícil aclarar si las horas extra estaban justificadas o no cuando se trabaja remotamente. Por eso, los empleadores a menudo sobre pagan por bajo rendimiento sin un monitoreo preciso de horas extras.

3. Multas, penalizaciones y otros resultados legales

Un pobre seguimiento de horas extras de empleados lleva a una compensación inexacta de horas extras, ya que es difícil asegurar que todos los empleados estén compensados adecuadamente. Por lo tanto, un empleador sufre pérdidas financieras debido al sobre pago y riesgos legales en caso de sub pago de horas extras, ya que viola las regulaciones laborales. Como resultado, la empresa puede enfrentar multas, penalizaciones y otros resultados legales.

$7,500 por empleado ahorrados anualmente gracias al monitoreo de horas extras de WorkTime.

WorkTime corta exitosamente los sobre cobros. Gracias a nuestro monitoreo de horas extras, uno de nuestros clientes ahorró $7,500 por empleado anualmente. Esta suma usualmente se pagaba a trabajadores remotos por horas no autorizadas que reclamaban como horas extras.

¡El fraude de horas extras es más frecuente de lo que piensas!

Según estadísticas, «una empresa estadounidense promedio pierde el 20% de cada dólar ganado debido al robo de tiempo.» La mayoría de las empresas enfrentan este problema al menos una vez. La situación comenzó a empeorar durante la pandemia de COVID-19 cuando un gran número de empleados trabajaban remotamente. Como trabajar desde casa sigue siendo una tendencia hasta ahora, lo mismo se relaciona con el problema de robo de tiempo.

Alrededor del 10% de las reclamaciones de horas extras están justificadas: hallazgos del seguimiento de horas extras de WorkTime.

Uno de nuestros clientes, la compañía de seguros estadounidense, implementó el seguimiento de horas extras de empleados de WorkTime para investigar por qué los empleados reclaman horas extras con demasiada frecuencia. Los resultados fueron impactantes, ya que el monitoreo de horas extras mostró que solo el 10% de las reclamaciones estaban justificadas. La gerencia de la compañía reveló que alrededor del 70% de las computadoras se usaban para propósitos no relacionados con el trabajo como redes sociales o compras en línea, y alrededor del 5% no trabajaron en absoluto durante las horas extras reclamadas. Regularmente recibimos solicitudes de clientes para incluir datos específicos relacionados con horas extras en el informe. Los empleados frecuentemente reclaman horas extra durante fines de semana o días libres. Sin embargo, no garantiza que fueran productivos durante este período. Muchos empleadores están preocupados por el fraude de horas extras y quieren asegurar que las horas extra estén justificadas. Por eso, mejoramos la funcionalidad del informe, permitiendo a los empleadores evaluar el total de horas productivas reclamadas como horas extras.

El seguimiento de horas extras previene el fraude de horas extras

Las horas extras no gestionadas llevan a baja productividad, ausentismo excesivo y burnout. ¡Prévenlo sin esfuerzo con WorkTime!

Además de los riesgos potenciales de pérdida de dinero, el fraude de horas extras tiene numerosos efectos negativos a largo plazo. Aumento del ausentismo, baja productividad y burnout son los problemas clave que afectan el rendimiento general. Aun así, una gestión adecuada de horas extras es el primer paso para prevenir el fraude de horas extras. Con WorkTime, puedes optimizar la contabilidad de horas extras y prevenir el fraude en nóminas. ¿Cómo beneficiarte de nuestro monitoreo de horas extras?

• Aprovecha el seguimiento automatizado de horas extras;
• Obtén hojas de tiempo precisas para cada empleado;
• Asegura que las horas reclamadas sean válidas. Nuestros informes evalúan la productividad de los empleados durante fines de semana, días libres y horas de trabajo extra;
• Asegúrate de que tus trabajadores remotos estén activos durante las horas extras;
• Optimiza los pagos de horas extras. El seguimiento preciso de horas extras previene el sobre cobro por horas extras abusadas;
• Equilibra la carga de trabajo y disminuye los casos de horas extras con nuestras perspectivas basadas en datos;
• Mantente transparente con nuestro monitoreo verde de empleados enfoque. WorkTime es seguro y no invasivo, por lo que puedes monitorear horas extras de manera leal y orientada a los negocios.

El seguimiento de horas extras de empleados de WorkTime es una solución efectiva para detectar el fraude de horas extras antes de que se convierta en un gran problema.