Modelos funcionais de políticas de empréstimo de dispositivos para facilitar seu trabalho

Políticas claras garantem não apenas segurança, mas também definem o uso responsável, minimizam riscos, e fomentam um ambiente de trabalho confiável.

Política geral de empréstimo de dispositivos da empresa: crie uma estrutura sólida

1. Objetivo

Esta política delineia diretrizes e procedimentos para funcionários que precisam do uso temporário de dispositivos de propriedade da empresa para fins comerciais oficiais.

2. Escopo

Esta política se aplica a todos os funcionários que buscam acesso temporário a dispositivos da empresa.

Estabeleça suas políticas com uma base em gerenciamento de equipamentos, enfatizando a administração, monitoramento, e manutenção adequados de dispositivos. Na WorkTime, ajudamos empresas a rastrear e monitorar o uso de dispositivos e a eficiência dos funcionários há 20 anos, e estamos preparados para oferecer conselhos profissionais.

3. Categorias de dispositivos

Dispositivos elegíveis para empréstimo incluem laptops tablets, smartphones, e outros equipamentos eletrônicos designados de propriedade da empresa. Conselho: Nesta seção, é melhor fornecer especificações detalhadas sobre os dispositivos cobertos por esta política. Não se esqueça de apontar todo o equipamento que os funcionários podem emprestar.

4. Processo de aprovação

Para emprestar um dispositivo, os funcionários devem solicitar permissão formal ao supervisor, justificando o pedido. Os supervisores avaliarão o pedido, considerando fatores como a natureza do trabalho, duração, e disponibilidade do dispositivo. Pedidos aprovados serão encaminhados ao departamento de TI para provisionamento do dispositivo.

Monitorar dispositivos emprestados é importante não apenas para proteger seu equipamento e dados, mas também para fomentar a autodisciplina no local de trabalho. A WorkTime pode provar isso!

5. Uso do equipamento

Os funcionários devem usar o equipamento da empresa apenas para fins comerciais, abstendo-se de uso pessoal durante o horário de trabalho. A cópia ou uso não autorizado de software é proibido. A aprovação do representante designado é necessária para qualquer instalação de software. Atividades não autorizadas, incluindo manipulação de arquivos ou uso impróprio de informações, são estritamente proibidas. Mensagens via correio de voz ou e-mail devem evitar conteúdo ofensivo. Para minimizar o risco de propagação de vírus de computador pelo sistema, os funcionários são proibidos de baixar qualquer software em seu computador ou qualquer unidade dentro dele. Aqueles que desejam adquirir software da Internet devem entrar em contato com o departamento de TI para assistência. Conselho: A WorkTime pode ajudá-lo a garantir o uso seguro do equipamento pelos funcionários por meio do monitoramento de dispositivos. Confira nossas ofertas, como software de monitoramento de computadores e monitoramento-de-uso-de-software.

5.1. Uso da Internet

O monitoramento de software e o monitoramento de uso da internet podem ser cruciais para a cibersegurança.

Os funcionários não devem se envolver em atividades que comprometam a integridade da rede da Empresa ou das redes de outros usuários, e devem evitar perturbar a produtividade dos colegas. A transmissão de materiais protegidos por direitos autorais de entidades diferentes da Empresa na Internet é estritamente proibida, exceto por uma cópia pré-aprovada para fins de pesquisa pessoal. Conselho: Monitore o uso da internet pelos funcionários enquanto eles usam o equipamento da sua empresa para garantir, que este ponto esteja sob controle.

6. Responsabilidades

Funcionários:

• Manuseie os dispositivos emprestados com cuidado.
• Utilize o dispositivo exclusivamente para tarefas relacionadas ao trabalho.
• Relate prontamente qualquer perda, dano, ou mau funcionamento ao departamento de TI.

Supervisores:

• Avalie a necessidade e a adequação dos pedidos de empréstimo de dispositivos.
• Garanta que os funcionários sigam as diretrizes delineadas nesta política.

A demanda por software de monitoramento de funcionários registrou um aumento significativo de 58% desde o início da pandemia, conforme revelado pela pesquisa da Top10VPN. A pesquisa da Gitnux indicou que os funcionários exibiram um aumento de 7% na efetividade quando estavam cientes de serem monitorados.

Departamento de TI:

• Forneça suporte técnico necessário e configure os dispositivos emprestados.
• Realize verificações regulares para garantir que os dispositivos permaneçam em condições ótimas de funcionamento.

WorkTime: o monitoramento de funcionários melhora sua experiência de empréstimo de equipamentos

7. Empréstimo de equipamentos para funcionários trabalhando remotamente

Esta seção refere-se ao procedimento de fornecer aos funcionários equipamentos essenciais para o trabalho remoto, abrangendo laptops, monitores, teclados, mouses, e outros periféricos cruciais para garantir um ambiente de trabalho remoto eficiente.

De acordo com a Forbes em 2023-24, o trabalho remoto tornou-se cada vez mais prevalente, com 12,7% dos funcionários em tempo integral optando por um arranjo de trabalho em casa, e mais 28,2% adotando um modelo híbrido. Isso destaca a rápida integração de ambientes de trabalho remoto no cenário profissional.

7.1. Funcionários que precisam de equipamentos remotos devem solicitá-los formalmente ao departamento de TI ou à autoridade relevante, delineando os motivos do pedido e a duração pretendida do aluguel. A aprovação é concedida após o processo estabelecido, considerando a necessidade e a duração do uso do equipamento. 7.2. Funcionários remotos que emprestam equipamentos da empresa são obrigados a:

• Implementar medidas de segurança para a proteção de dados corporativos.
• Garantir o uso de salvaguardas, como redes privadas virtuais (VPNs), para manter a confidencialidade das informações.
• Informar à empresa a lista de endereços IP de onde o trabalho remoto será realizado.

Conselho: Estabeleça um sistema robusto para monitoramento de funcionários remotos, aprimorando a supervisão do empréstimo de equipamentos, e garantindo seu uso seguro. Explore soluções convincentes para monitoramento de funcionários remotos com a WorkTime. Descubra mais detalhes aqui. Altamente recomendado explorar nosso artigo aprofundado que mergulha nas capacidades e considerações éticas associadas ao monitoramento de funcionários que trabalham remotamente.

8. Duração

O empréstimo de equipamentos é destinado a necessidades comerciais de curto prazo e específicas. Se você se encontrar precisando de uso prolongado além do período inicial, incentivamos que reavalie e envie um novo pedido. Forneça informações detalhadas sobre a necessidade prolongada e a duração antecipada. Isso garante que a alocação de dispositivos se alinhe suavemente com as demandas em evolução do nosso negócio, contribuindo para uma eficiência operacional aprimorada.

Sem preocupações com monitoramento de funcionários com os recursos não intrusivos da WorkTime.

9. Devolução de dispositivos

Os dispositivos devem ser devolvidos prontamente na data de devolução especificada ou após a conclusão da tarefa aprovada. No caso de necessidade de extensão do período de uso, o funcionário deve enviar um novo pedido para extensão do período de aluguel. A devolução do dispositivo é obrigatória mesmo se a tarefa concluir antes da data de devolução pré-definida. Após a devolução do dispositivo, deve ser realizada uma verificação de sua condição e funcionamento adequado. Quaisquer mau funcionamentos ou danos identificados durante a verificação devem ser relatados imediatamente ao suporte técnico para resolução adicional.

10. Consequências de violação

Violar esta política, incluindo uso não autorizado de dispositivos ou danos, pode resultar em ação disciplinar. As consequências podem incluir advertências por escrito, suspensão de privilégios de empréstimo, ou responsabilidade financeira por reparo ou substituição.

11. Revisão e atualização

Esta política passará por revisões e atualizações periódicas conforme necessário. Os funcionários serão informados de quaisquer alterações.

A Statista afirma que a adoção de laptops no Reino Unido teve um crescimento notável, passando de 47 por cento em 2009 para 76 por cento em 2021, incluindo para fins de trabalho.

Específica e eficaz: política de empréstimo de laptops

Vamos ficar mais específicos: uma política concisa e eficaz para empréstimo de laptops Você pode usar uma única política para todos os tipos de dispositivos ou pode ter uma política específica para cada tipo de equipamento que seus funcionários emprestam de você. A WorkTime fornece uma política curta de empréstimo de laptops abaixo.

1. Visão geral

Esta política delineia as diretrizes para o empréstimo de laptops da empresa pelos funcionários.

2. Procedimento

2.1. Envio de pedido

• Os funcionários devem solicitar formalmente um laptop ao departamento de TI.
• Especifique o motivo do empréstimo e a duração pretendida do pedido.

2.2. Processo de aprovação

A aprovação é concedida após o processo estabelecido, considerando a necessidade e a duração do uso do laptop.

2.3. Limitações de uso

Laptops são designados exclusivamente para tarefas relacionadas ao trabalho; o uso pessoal é estritamente proibido. Em casos individuais, o uso para assuntos não relacionados ao trabalho pode ser estipulado e regulado.

Use a WorkTime para identificar e minimizar facilmente o uso de laptops não relacionado ao trabalho, garantindo que os recursos da sua empresa sejam dedicados a tarefas comerciais essenciais.

Conselho: Instale software de monitoramento em laptops antes de emprestá-los aos funcionários para proteger o equipamento e os dados da sua empresa. Certifique-se de informar os funcionários sobre o monitoramento. Na WorkTime, levamos a sério o respeito às informações pessoais e ao monitoramento ético. Nós temos dicas úteis sobre como informar os funcionários sobre o monitoramento de forma direta e não intrusiva. Explore nossas atualizações mais recentes para capacidades de monitoramento aprimoradas agora.

3. Responsabilidade

Os mutuários são responsáveis pela guarda e uso adequado do laptop durante o período de empréstimo.

4. Política de devolução

Os laptops devem ser devolvidos prontamente na data de devolução especificada ou após a conclusão da tarefa designada.

Monitore software, uso da web, e documentos que os funcionários baixam em laptops para proteger o equipamento e os dados.

5. Relato de danos

Quaisquer danos ou mau funcionamentos devem ser relatados imediatamente ao departamento de TI.

6. Reconhecimento

Ao emprestar um laptop, os funcionários reconhecem seu entendimento e concordância com os termos delineados nesta política.

7. Revisão

Esta política será revisada e atualizada periodicamente conforme necessário. Os funcionários serão notificados de quaisquer alterações.

Considerações legais para a implementação da política

Antes de ter os funcionários assinarem políticas, consultar um advogado é essencial. Isso garante que todos os aspectos legais sejam abordados, protegendo os direitos tanto do empregador quanto do empregado.

Sugerimos usar os exemplos de políticas fornecidos neste artigo como ponto de partida, uma estrutura, sempre considerando as nuances dos seus processos de trabalho. É crucial consultar a equipe jurídica da sua empresa antes de finalizar a política, pois ela é um documento legalmente vinculante. Confiamos que aliviarmos sua carga de trabalho. Fique atento para mais dicas valiosas para o seu negócio. E sinta-se à vontade para nos contatar para mais informações sobre monitoramento de funcionários.