Não pague em excesso por horas extras! Como monitorar e gerenciar efetivamente o trabalho em horas extras.

O trabalho em horas extras pode ser gerenciado de forma que beneficie tanto os trabalhadores quanto as empresas. Ele permite que a empresa atenda adequadamente a altas demandas por bens e serviços e cubra lacunas em casos de ausências inesperadas ou rotatividade, enquanto também fornece aos funcionários um contracheque maior. No entanto, sem um gerenciamento adequado, pode resultar em enormes despesas para as empresas. Além do custo das horas extras, pesquisas mostraram que trabalhar em turnos longos pode causar fadiga, diminuição da produtividade e outros problemas de saúde . Felizmente, há medidas que podem ser tomadas para garantir que o tempo de trabalho seja gerenciado de forma eficaz.

Motivos para horas extras

Motivos para trabalhar antes ou depois do horário incluem cargas de trabalho pesadas, força de trabalho sobrecarregada, reuniões excessivas, ou até situações mais complicadas como (p. ex., baixa presença, má gestão de tempo, distrações).

1. Carga de trabalho pesada

Os funcionários frequentemente trabalham horas extras para acompanhar uma carga de trabalho pesada ou para compensar a falta de pessoal. Como evitar horas extras: Examine a carga de trabalho e identifique quais tarefas estão causando o trabalho extra. O software de monitoramento de funcionários também ajuda a monitorar quais softwares ou documentos são usados e por quanto tempo. Com essas informações, o gerente pode ajustar os processos de trabalho e as prioridades. Além disso, o software de monitoramento de funcionários ajuda a identificar departamentos sobrecarregados ou com falta de pessoal. Isso permite que os gerentes deleguem responsabilidades de trabalho para outros membros da equipe e, se necessário, contratem pessoal adicional.

Os gerentes podem examinar as cargas de trabalho e determinar quais tarefas estão causando o trabalho extra.

2. Reuniões excessivas

De acordo com Forbes aproximadamente cinquenta e cinco milhões de reuniões ocorrem diariamente, e pelo menos metade delas não realiza muito. Reuniões excessivas consomem tempo de trabalho valioso, deixando pouco tempo para tarefas oficiais. Quando isso acontece, as pessoas são forçadas a trabalhar horas extras para atingir as metas. Como evitar horas extras: Uma solução prática é avaliar a necessidade de cada reunião e convidar apenas aqueles que precisam participar. Prepare um plano detalhado com antecedência, comece no horário, e termine no horário. Além disso, se os funcionários ficarem longe de seus computadores por muito tempo, o software de monitoramento de funcionários sinalizará esse tempo como ocioso, mesmo se for gasto em reuniões. Se as reuniões forem realizadas online, o software de monitoramento de funcionários WorkTime inclui um recurso que rastreia quanto tempo é gasto em reuniões online.

Software de monitoramento de funcionários sinaliza o tempo gasto em reuniões como tempo ocioso. Dessa forma, você pode ver quanto tempo foi gasto nelas.

3. Baixa presença

No mundo corporativo, a baixa presença é bastante comum. De acordo com um estudo, 29% dos trabalhadores chegam atrasados ao trabalho pelo menos uma vez por mês. A baixa presença é demonstrada por chegar atrasado ao trabalho, sair cedo, almoços longos, conversar com colegas durante o horário de trabalho, e pausas longas para café/chá/fumante. Funcionários que passam suas horas de trabalho fazendo tudo isso em vez de realizar seus trabalhos trabalharão ou alegarão trabalhar horas extras para compensar esse tempo. Como evitar horas extras: Instalar um software de rastreamento de tempo ajudará a detectar automaticamente tempos ociosos do computador e horários de login/logout. Você pode usar isso para determinar se sua equipe está trabalhando ou não. Além disso, essas soluções funcionam bem como soluções autônomas, bem como adições a sistemas existentes.

Instalar um software de rastreamento de tempo ajudará a detectar tempos ociosos do computador e horários de login/logout automaticamente.

4. Não uso de sistemas de clock in/out

Um possível motivo pelo qual os funcionários parecem trabalhar horas extras pode ser que eles não estejam registrando corretamente a entrada ou saída. Falha em registrar a saída para pausas de almoço, ou após o horário normal de trabalho, pode dar a impressão de que eles ainda estavam trabalhando naquele momento. Uma pesquisa descobriu que os funcionários admitiram registrar a saída mais tarde do que o horário oficial de trabalho, não registrar a saída para almoço ou pausas, ou preencher corretamente suas folhas de ponto. Isso ocorre frequentemente em empresas que dependem de sistemas de folhas de ponto desatualizados, facilitando a burlar o sistema (veja este exemplo prático deste estudo de caso WorkTime). Isso pode custar muito dinheiro à empresa porque eles estão pagando por horas não trabalhadas. Como evitar horas extras: Uma abordagem prática será substituir ou aprimorar os sistemas existentes com o software de monitoramento de funcionários. Uma vez implementado, essa solução registrará a atividade do computador em tempo real. Isso lhe dá uma visão clara de quando os turnos começam e terminam.

Software de monitoramento de funcionários pode ser integrado aos sistemas existentes para fornecer informações sobre horários de login/saída.

5. Distrações durante o horário de escritório

Distrações têm um efeito negativo na produtividade e no desempenho do trabalho. E como mencionamos anteriormente, quando há tantas distrações durante o dia de trabalho, os funcionários podem querer trabalhar uma ou duas horas extras para cobrir esse tempo. Como evitar horas extras: Sua equipe pode ser mostrada relatórios de software de monitoramento para aprender sobre as distrações que os impedem de trabalhar. Quando seus trabalhadores veem como seu tempo é gasto, eles podem tomar decisões mais informadas sobre a gestão de seu tempo.

Relatórios de software de monitoramento podem ser mostrados aos funcionários para que eles saibam quais distrações estão causando que eles não trabalhem.

Quando o trabalho em horas extras é necessário?

Se você gerencia uma empresa, sua equipe pode ser obrigada a trabalhar horas extras em algum momento. Se gerenciado adequadamente e com a produtividade em mente, isso pode ser uma situação ganha-ganha. Como empregador, você pode encontrar situações em que certos membros da equipe precisam substituir colegas ausentes ou quando há um aumento na demanda por seus serviços. Isso pode significar trabalhar horas extras. Por outro lado, os funcionários podem querer cobrir horas adicionais para receber pagamento adicional. A chave é que ambas as partes gerenciem isso de forma eficaz. Políticas de horas extras e soluções de monitoramento de funcionários, como software de monitoramento de horas extras, são boas adições que ajudam a tornar o processo mais eficiente e econômico.

Políticas de horas extras e sistemas de monitoramento de funcionários são boas adições que ajudam a tornar o processo mais eficiente e econômico.

O software de monitoramento de horas extras ajuda!

Balanço de carga de trabalho

O software de monitoramento de horas extras pode ajudá-lo a equilibrar efetivamente a carga de trabalho. Ele pode ajudar no processo de tomada de decisão determinando se mais planejamento, funcionários, ou computadores são necessários para melhorar o processo.

Automação de processos de trabalho

Seu sistema de folha de pagamento pode ser integrado a esses sistemas para eliminar a incerteza de se as horas extras de um funcionário foram inseridas no sistema. Por exemplo, quando o tempo ativo/ocioso é registrado, ou quaisquer alterações são feitas, isso se refletirá em seu sistema de folha de pagamento.

Coleta de dados perfeita

Soluções de monitoramento de horas extras reduzem discrepâncias na coleta de dados. Por exemplo, se alguém trabalhar 2 horas de um dia de trabalho de 8 horas e depois decidir trabalhar horas mais longas para compensar as horas restantes após o trabalho, todas essas horas e as atividades realizadas durante essas horas serão registradas.

Redução de erros humanos

Porque essas soluções funcionam automaticamente, há menos necessidade de entrada de dados manual. Em vez de calcular dados em papel ou planilhas, essas soluções automatizam tarefas mais suscetíveis a erros humanos.

Melhoria na análise de RH

A tomada de decisão baseada em dados pode ser apoiada com a ajuda de relatórios de monitoramento. Essa é uma ótima maneira de ajudar o RH a se livrar do processo demorado de comparar manualmente relatórios de vários sistemas. Em vez de depender de suposições, o RH pode analisar relatórios em tempo real de atividade do computador, tempo ativo, tempo ocioso, horas de trabalho em horas extras e assim por diante.

O software de monitoramento de horas extras automatiza o processo de trabalho, reduz erros e ajuda no processo geral de tomada de decisão.

Estabelecer uma política de horas extras também ajuda!

Uma política de horas extras é um documento formal que delineia as diretrizes e procedimentos de uma empresa para o uso de horas extras.

• Declare instâncias em que os trabalhadores podem ser obrigados a trabalhar mais horas para completar projetos, cumprir obrigações de emprego, ou compensar a falta de pessoal.
• A política de horas extras deve definir claramente quem é elegível para trabalhar horas extras e a quem a política se aplica.
• Explique o propósito da política, seja para esclarecer as políticas que regem as horas extras obrigatórias, estabelecer elegibilidade e, ou explicar a ação disciplinar para violações da política.
• Esclareça o que a empresa considera ser horas extras obrigatórias para os funcionários e quando isso se aplica.
• Indique as medidas disciplinares que serão tomadas contra trabalho em horas extras excessivo ou não aprovado e outras violações.
• Forneça informações sobre a política de compensação da empresa.

Horas extras falsas - não pague em excesso!

O primeiro passo para economizar dinheiro em horas extras falsas é preveni-las desde o início. Como mencionado anteriormente, há instâncias em que o trabalho em horas extras pode ser complicado. Isso inclui baixa presença, distrações, clock in/out incorreto, e má gestão de tempo, para citar alguns. Sem soluções adequadas no lugar para justificar essas alegações, os empregadores acabam compensando em excesso por horas não merecidas e retendo os subperformers em vez de substituí-los, incorrendo em custos desnecessários. Com WorkTime você pode economizar dinheiro em horas extras falsas. WorkTime registra com precisão e eficiência as horas/atividades de trabalho de seus funcionários. Relatórios em tempo real permitem que você veja como as horas de trabalho de seus funcionários são realmente gastas e determine se as alegações de horas extras são falsas ou justificadas.

o software de monitoramento de funcionários WorkTime registra com precisão e eficiência as horas/atividades de trabalho de seus funcionários.

Outra história de sucesso de um cliente WorkTime mostra vividamente como horas de trabalho falsamente reivindicadas custaram ao empregador US$ 7.500 a mais por ano. O caso nesta história de sucesso é semelhante aos motivos mencionados anteriormente. WorkTime serviu como uma grande ajuda aqui!