Gerenciamento de horas extras: como monitorar e reduzir custos

O trabalho em horas extras pode ser gerenciado de forma a beneficiar tanto os trabalhadores quanto as empresas. Ele permite que a empresa atenda adequadamente à alta demanda por bens e serviços e cubra faltas em casos de ausências inesperadas ou rotatividade, além de proporcionar aos funcionários um salário maior. No entanto, sem uma gestão adequada, pode resultar em enormes despesas para as empresas. Além do custo das horas extras, pesquisas mostram que trabalhar turnos longos pode causar fadiga, diminuição da produtividade e outros problemas de saúde. Felizmente, existem medidas que podem ser tomadas para garantir que o tempo de trabalho seja gerenciado de forma eficaz.

Motivos para horas extras

Os motivos para trabalhar antes ou depois do horário incluem cargas de trabalho pesadas, força de trabalho sobrecarregada, reuniões excessivas ou até situações mais complicadas (ou seja, baixa frequência, má gestão do tempo, distrações).

1. Carga de trabalho pesada

Os funcionários frequentemente trabalham horas extras para acompanhar uma carga de trabalho pesada ou para compensar uma escassez de pessoal. Como evitar horas extras: Examine a carga de trabalho e identifique quais tarefas estão fazendo com que trabalhem horas extras. O software de monitoramento de funcionários também ajuda a monitorar quais softwares ou documentos são usados e por quanto tempo. Com essas informações, o gerente pode ajustar processos e prioridades de trabalho. Além disso, o software de monitoramento de funcionários auxilia na identificação de departamentos sobrecarregados ou com falta de pessoal. Isso permite que os gerentes deleguem responsabilidades de trabalho a outros membros da equipe e, se necessário, contratem pessoal adicional.

Os gerentes podem examinar as cargas de trabalho e determinar quais tarefas estão fazendo com que trabalhem horas extras.

2. Reuniões excessivas

De acordo com a Forbes, aproximadamente cinquenta e cinco milhões de reuniões acontecem diariamente, e pelo menos metade delas não realiza muito. Reuniões excessivas consomem tempo de trabalho valioso, deixando pouco tempo para tarefas oficiais. Quando isso acontece, as pessoas são forçadas a trabalhar horas extras para atingir metas. Como evitar horas extras: Uma solução prática é avaliar a necessidade de cada reunião e convidar apenas aqueles necessários para participar. Prepare um plano detalhado com antecedência, comece no horário e termine no horário. Além disso, se os funcionários ficarem longe de seus computadores por muito tempo, o software de monitoramento de funcionários marcará esse tempo como inativo, mesmo que seja gasto em reuniões. Se as reuniões forem realizadas online, o software de monitoramento de funcionários WorkTime inclui um recurso que rastreia quanto tempo é gasto em reuniões online.

O software de monitoramento de funcionários marca o tempo gasto em reuniões como tempo ocioso. Dessa forma, você pode ver quanto tempo foi gasto nelas.

3. Baixa frequência

No mundo corporativo, a baixa frequência é bastante comum. De acordo com um estudo, 29% dos trabalhadores chegam atrasados ao trabalho pelo menos uma vez por mês. A baixa frequência é demonstrada por chegar atrasado ao trabalho, sair mais cedo, fazer longos almoços, conversar com colegas durante o horário de trabalho e fazer longos intervalos para café/chá/fumar. Funcionários que passam seu horário de trabalho fazendo tudo isso em vez de realizar suas tarefas trabalharão ou alegarão trabalhar horas extras para compensar esse tempo. Como evitar horas extras: Instalar software de rastreamento de tempo ajudará a detectar automaticamente tempos ociosos do computador e horários de login/logout. Você pode usar isso para determinar se sua equipe está trabalhando ou não. Além disso, essas soluções funcionam bem como soluções independentes, bem como adições a sistemas existentes.

Instalar software de rastreamento de tempo ajudará a detectar automaticamente tempos ociosos do computador e horários de login/logout.

4. Não uso de sistemas de registro de entrada/saída

Uma possível razão pela qual os funcionários parecem trabalhar horas extras poderia ser que eles não estão registrando corretamente a entrada ou saída. Falhar em registrar a saída para intervalos de almoço, ou após seu horário normal de trabalho, pode dar a impressão de que eles ainda estavam trabalhando naquele momento. Uma pesquisa descobriu que os funcionários admitiram registrar a saída mais tarde do que seu horário oficial de trabalho, não registrar a saída para almoço ou intervalos, ou preencher corretamente seus cartões de ponto. Isso frequentemente ocorre em empresas que dependem de sistemas de cartões de ponto desatualizados, facilitando a manipulação do sistema (veja este exemplo prático deste estudo de caso do WorkTime). Isso poderia custar muito dinheiro à empresa porque estão pagando por horas não trabalhadas. Como evitar horas extras: Uma abordagem prática será substituir ou aprimorar os sistemas existentes com software de monitoramento de funcionários. Uma vez implementada, esta solução registrará a atividade do computador em tempo real. Isso dá uma imagem clara de quando os turnos começam e terminam.

O software de monitoramento de funcionários pode ser integrado aos sistemas existentes para fornecer informações sobre horários de login/logout.

5. Distrações durante o horário de expediente

As Distrações têm um efeito negativo na produtividade e desempenho no trabalho. E como mencionamos anteriormente, quando há muitas distrações durante o dia de trabalho, os funcionários podem querer trabalhar uma ou duas horas extras para cobrir esse tempo. Como evitar horas extras: Sua equipe pode receber relatórios de software de monitoramento para aprender sobre as distrações que os impedem de trabalhar. Quando seus trabalhadores veem como seu tempo é gasto, eles podem fazer escolhas mais bem informadas sobre sua gestão de tempo.

Relatórios de software de monitoramento podem ser mostrados aos funcionários para que saibam quais distrações estão fazendo com que não trabalhem.

Quando o trabalho em horas extras é necessário?

Se você gerencia uma empresa, sua equipe pode ser solicitada a trabalhar horas extras em algum momento. Se gerenciado adequadamente e com a produtividade em mente, isso poderia ser uma situação vantajosa para ambos os lados. Como empregador, você pode encontrar situações em que certos membros da equipe precisam substituir colegas ausentes ou quando há um aumento na demanda por seus serviços. Isso pode significar trabalhar horas extras. Os funcionários, por outro lado, podem querer cobrir horas adicionais para receber pagamento extra. A chave é que ambas as partes o gerenciem de forma eficaz. Políticas de horas extras e soluções de monitoramento de funcionários, como o software de monitoramento de horas extras, são boas adições que ajudam a tornar o processo mais eficiente e econômico.

Políticas de horas extras e sistemas de monitoramento de funcionários são boas adições que ajudam a tornar o processo mais eficiente e econômico.

O software de monitoramento de horas extras ajuda!

Balanceamento de carga de trabalho

O software de monitoramento de horas extras pode ajudá-lo a equilibrar efetivamente a carga de trabalho. Ele pode ajudar no processo de tomada de decisão determinando se mais planejamento, funcionários ou computadores são necessários para melhorar o processo.

Automação de processos de trabalho

Seu sistema de folha de pagamento pode ser integrado a esses sistemas para eliminar a incerteza sobre se as horas extras de um funcionário foram inseridas no sistema. Por exemplo, quando o tempo ativo/ocioso é registrado, ou quaisquer alterações são feitas, isso será refletido em seu sistema de folha de pagamento.

Coleta de dados contínua

As soluções de monitoramento de horas extras reduzem discrepâncias na coleta de dados. Por exemplo, se alguém trabalha 2 horas de uma jornada de 8 horas e depois decide trabalhar mais horas para compensar as horas restantes após o trabalho, todas essas horas e as atividades realizadas durante essas horas serão registradas.

Redução de erro humano

Como essas soluções funcionam automaticamente, há menos necessidade de entrada manual de dados. Em vez de calcular dados em papel ou em planilhas, essas soluções automatizam tarefas mais suscetíveis a erro humano.

Melhoria na análise de RH

A tomada de decisão baseada em dados pode ser apoiada com a ajuda de relatórios de monitoramento. Esta é uma ótima maneira de ajudar o RH a se livrar do processo demorado de comparar manualmente relatórios de vários sistemas. Em vez de confiar em palpites, o RH pode analisar relatórios em tempo real de atividade do computador, tempo ativo, tempo ocioso, horas de trabalho extras, e assim por diante.

O software de monitoramento de horas extras automatiza o processo de trabalho, reduz erros e ajuda no processo geral de tomada de decisão.

Definir uma política de horas extras também ajuda!

Uma política de horas extras é um documento formal que descreve as diretrizes e procedimentos de uma empresa para o uso de horas extras.

• Declare instâncias em que os trabalhadores podem ser solicitados a trabalhar mais horas para concluir projetos, cumprir obrigações de emprego ou compensar escassez de pessoal.
• A política de horas extras deve definir claramente quem é elegível para trabalhar horas extras e a quem a política se aplica.
• Explique o propósito da política, seja para esclarecer as políticas que regem as horas extras obrigatórias, estabelecer elegibilidade e/ou explicar a ação disciplinar por violações da política.
• Esclareça o que a empresa considera como horas extras obrigatórias do funcionário e quando se aplica.
• Indique as medidas disciplinares que serão tomadas contra trabalho em horas extras excessivo ou não aprovado e outras violações.
• Forneça informações sobre a política de compensação da empresa.

Falsas horas extras - não pague a mais!

O primeiro passo para economizar dinheiro em falsas horas extras é evitar que elas ocorram em primeiro lugar. Como mencionado anteriormente, existem instâncias em que o trabalho em horas extras pode ser complicado. Estas incluem baixa frequência, distrações, registro incorreto de entrada/saída e má gestão do tempo, para citar algumas. Sem soluções adequadas em vigor para justificar essas reivindicações, os empregadores acabam compensando excessivamente por horas não merecidas e retendo os baixos desempenhos em vez de substituí-los, incorrendo em custos desnecessários. Com o WorkTime você pode economizar dinheiro em falsas horas extras. O WorkTime registra com precisão e eficiência as horas/atividades de trabalho de seus funcionários. Relatórios em tempo real permitem que você veja como as horas de trabalho de seus funcionários são realmente gastas e determine se as reivindicações de horas extras são falsas ou justificadas.

O software de monitoramento de funcionários WorkTime registra com precisão e eficiência as horas/atividades de trabalho de seus funcionários.

Outro caso de sucesso de um cliente do WorkTime mostra vividamente como horas de trabalho reivindicadas falsamente custam ao empregador US$ 7.500 a mais por ano. O caso neste caso de sucesso é semelhante aos motivos mencionados anteriormente. O WorkTime foi de grande ajuda aqui!