10 maneiras pelas quais a equipe pode trapacear o software de monitoramento de funcionários e como evitá-lo com WorkTime

WorkTime é um software de rastreamento de tempo operando no mercado de monitoramento de funcionários há mais de 20 anos. Esta solução não infringe a privacidade dos funcionários e não pode ser facilmente enganada.

Um aumento no uso de software de monitoramento de funcionários facilita a aplicação de regulamentações no trabalho remoto. De acordo com um estudo, quase 80% dos empregadores usam esse tipo de software para manter um olho no trabalho e nas atividades online de sua equipe. Alguns gerentes (73%) foram além e gravaram e-mails, chamadas ou mensagens para julgar o desempenho de seus trabalhadores. Ao mesmo tempo, certos funcionários desenvolveram estratégias para enganar o software de rastreamento de tempo. Entender as motivações por trás do comportamento dos funcionários em relação ao software de rastreamento de tempo é muito importante para toda organização. Qual método os funcionários usam para sugerir truques de software é uma preocupação adicional. Vamos aprofundar para entender por que os trabalhadores tentam enganar as soluções de monitoramento e como evitá-lo.

Por que os empregadores usam software de rastreamento de tempo

Os gerentes veem se um funcionário precisa de ajuda

Se um profissional leva muito tempo para completar uma tarefa, eles podem ser designados um especialista nessa área ou um membro da equipe mais experiente para ajudar.

Os gerentes podem avaliar adequadamente os esforços dos desenvolvedores

Tipicamente, os tomadores de decisão avaliam o trabalho de uma pessoa com base na produtividade, mas isso não se aplica ao desenvolvimento de software. Um desenvolvedor pode passar horas em pesquisa antes de começar a escrever código. Se essas horas forem registradas, torna-se mais fácil avaliar os esforços reais do funcionário.

O rastreamento de tempo ajuda a gerência a avaliar se as tarefas são apropriadas para especialistas

Se uma tarefa leva muito tempo para ser concluída, mudar uma área de responsabilidade pode fazer sentido.

A gerência pode planejar com precisão o custo de desenvolver um recurso específico

Se os gerentes virem que os especialistas precisam de mais tempo para desenvolver um recurso específico, eles considerarão alocar um orçamento mais apropriado na próxima vez. Por exemplo, um funcionário médio dos EUA gasta cerca de 28% de suas horas de trabalho processando e-mails. Assim, os gerentes podem perceber que um recurso especial para trabalhar com e-mails beneficiaria a empresa.

Os gerentes verão se a tarefa foi planejada corretamente

Se um profissional gasta mais tempo em uma tarefa, como uma solução de software personalizada, do que o esperado, é possível que o nível de complexidade da tarefa não tenha sido avaliado corretamente. Na próxima vez, os prazos serão ajustados. Na verdade, ferramentas de rastreamento de funcionários até ajudam a evitar lacunas nos salários. Empresas que utilizam software com recursos de controle de tempo e folha de pagamento são 44% menos propensas a cometer erros. Ainda assim, mesmo aqueles que entendem esses benefícios podem enganar os sistemas de monitoramento de funcionários, especialmente quando trabalham remotamente. Então, por que isso acontece?

Por que os funcionários enganam os sistemas de monitoramento?

Em resumo, eles fazem isso para evitar vigilância e penetração em suas vidas. No entanto, há mais razões por trás disso.

Muitas atividades para cuidar em casa

Os funcionários podem ser obrigados a realizar tarefas domésticas, como lidar com o barulho da televisão, receber visitas, cuidar de crianças ou ir a uma mercearia próxima em segundo plano enquanto trabalham remotamente. Tais distrações podem fazer com que os funcionários realizem pouco, e é aí que eles devem compensar. Quando os trabalhadores encontram dificuldades para cumprir prazos, eles frequentemente recorrem a métodos antiéticos de enganar os monitores de tempo para evitar responsabilidade.

Falta de confiança

Na maioria das vezes, as ferramentas de rastreamento oferecem maneiras de manter um olho nos funcionários, como tirar capturas de tela de suas mesas e gravar suas teclas. Quando os gerentes usam esses métodos, parece que eles não confiam em seus trabalhadores com seus empregos. As pessoas começam a se sentir como se não importassem. No final, elas começam a trapacear suas empresas usando certas ferramentas para fazer relatórios falsos.

Procrastinação pura

Alguns funcionários procrastinam para gerenciar ansiedade, enquanto outros simplesmente desperdiçam tempo em telas. Após passar tempo durante o dia, os procrastinadores têm tarefas incompletas e prazos se aproximando. Os rastreadores de tempo podem detectar facilmente o baixo desempenho. Assim, os procrastinadores enganam essa tecnologia e seus supervisores.

Mal-entendido

Às vezes, os funcionários simplesmente não entendem as razões por trás do rastreamento de tempo. Isso cabe aos empregadores manter o pessoal informado e todo o processo claro. Eles devem avisar o pessoal sobre suas intenções e fornecer diretrizes se possível.

Na WorkTime, apoiamos o rastreamento de tempo de funcionários transparente e não invasivo. É fácil explicar como nossas ferramentas funcionam para que o pessoal perceba os benefícios desse tipo de software e decida não trapacear.

10 maneiras mais comuns de enganar o software de rastreamento de tempo

Superar aplicativos de monitoramento de funcionários não é uma arte complexa de dominar. Há dois lados da moeda. Usar aplicativos de rastreamento de tempo para benefício próprio pode ser considerado antiético por muitas pessoas. Ao mesmo tempo, muitos acham essencial preservar a privacidade. Se um funcionário usa software de monitoramento de equipe por razões pessoais e o acha muito limitante ou invasivo, pode ser ético contorná-lo. No entanto, eles devem considerar as possíveis repercussões. Superar aplicativos de rastreamento de tempo pode ser desonesto. Então, como os funcionários podem enganar o software de monitoramento?

1. Aplicando um segundo monitor

A utilização de um sistema de monitor duplo é algo que muitos funcionários acham eficaz. Portanto, é mais conveniente para eles ter tudo bem na frente dos olhos em vez de pressionar repetidamente as teclas ALT+TAB para mover janelas. Todos os aplicativos relacionados ao trabalho estão abertos na tela principal. Na outra tela, eles estão fazendo compras ou mensagens para amigos.

Como posso prevenir isso?

Como empregador, é importante para você selecionar uma ferramenta de monitoramento confiável capaz de rastrear configurações de múltiplos monitores. Dessa forma, seus funcionários terão menos oportunidades de enganá-lo do que teriam de outra forma.

WorkTime é projetado para monitorar múltiplas telas. Não há como o pessoal enganá-lo adicionando mais monitores.

2. Usando dispositivos de agitação de mouse

Algumas pessoas empregam brinquedos que funcionam com baterias para automatizar movimentos do mouse. Parece engraçado e ridículo, hein? Quando o dispositivo de rastreamento se conecta ao mouse e deixa o brinquedo movê-lo, ele é enganado achando que está detectando movimento. O relatório de atividade é um truque esperto para enganar o sistema de monitoramento, mas parece produtividade. Outro método é usar um dispositivo de agitação de mouse para enganar o software de monitoramento de computador. Gadgets para evitar rastreadores de tempo são bem inteligentes. Eles movem o ponteiro do mouse devagar como uma mão invisível para parecer ativo. Os funcionários conectam esse pequeno dispositivo em uma porta USB para simular movimento na tela. Relatórios sugerem trabalho ininterrupto, mas pode ser uma maratona de TV ou jogos.

Como posso prevenir isso?

As empresas devem buscar software de rastreamento de tempo que incorpore monitoramento de atividade. Isso permite que as empresas observem as atividades específicas que os funcionários realizam em seus computadores, facilitando a detecção de qualquer tentativa de manipular o sistema.

WorkTime inclui monitoramento de atividade. Com essa ferramenta, os empregadores podem facilmente medir a produtividade da equipe e detectar qualquer sinal de manipulação do sistema. Com WorkTime, é possível notar quando os funcionários estão longe de suas mesas e tomar medidas para evitar que eles se atrasem com os prazos.

3. Prensando teclas

Essa pode parecer a mais ridícula, mas ainda assim um método de trapaça eficaz. A maioria das soluções de monitoramento de funcionários avalia aplicativos e esforço. Se um indivíduo abrir o Word, por exemplo, o programa de monitoramento o considerará produtivo. Se o funcionário não estiver trabalhando ativamente no app por mais de um minuto, o sistema rastreia esse tempo como ocioso. Assim, se alguém colocar um copo (ou alguns objetos engraçados como brinquedos) na tecla Espaço, seu relatório refletirá produtividade ilimitada.

Como posso prevenir isso?

WorkTime, qualquer sistema que capture imagens ou grave um vídeo do dispositivo do trabalhador pode detectar comportamento suspeito. Algumas ferramentas podem ser configuradas para alertar os gerentes automaticamente se qualquer atividade suspeita ou estranha ocorrer em aplicativos normalmente produtivos.

WorkTime oferece proteção contra prensagem de teclas. Os empregadores serão notificados em caso de qualquer atividade suspeita em aplicativos de trabalho.

4. Falsificando planilhas de horários

Muitos aplicativos que rastreiam tempo permitem que os trabalhadores façam alterações manualmente. Quando a ferramenta registra o tempo livre de um funcionário ou uma atividade não relacionada ao trabalho, a equipe pode frequentemente alterar esses registros. Algumas ferramentas não conseguem distinguir entre tempo rastreado automaticamente e tempo alterado manualmente, o que torna difícil detectar a diferença.

Como posso prevenir isso?

Ao integrar recursos como monitoramento de atividade da equipe, as empresas podem rastrear precisamente as localizações dos funcionários e monitorar suas atividades, fornecendo uma visão abrangente de seus locais e tarefas.

WorkTime monitora o uso de aplicativos e sites, bem como os tempos de atividade dos funcionários ao usar o computador. Você pode sempre comparar as planilhas de horários dos funcionários com os relatórios do WorkTime para detectar qualquer lacuna.

5. Implementando uma distração (red herring)

Algumas pessoas jogam jogos ou assistem vídeos divertidos enquanto fingem trabalhar em seus monitores. Elas abrem uma janela em tela cheia para assistir conteúdo, junto com um programa de trabalho em segundo plano. Enquanto assistem sua série de TV favorita ou assumem missões de jogos, elas podem abrir Google Docs, Excel, ferramentas de SEO ou CRM. Uma distração na segunda janela distrairá a ferramenta de monitoramento e a fará notar atividade. Para evitar que a atividade real apareça na outra tela, o funcionário minimizará essa janela.

Como posso prevenir isso?

Recomendamos usar um relatório de produtividade de tela. Este relatório protege a privacidade dos funcionários, pois não grava nenhum conteúdo de tela. Ao mesmo tempo, ele exibe quanto da tela é produtiva/improdutiva em porcentagem. Por exemplo, 70% da tela é produtiva (MS Word) enquanto 30% da tela é improdutiva (YouTube).

WorkTime oferece um relatório de produtividade de tela onde os empregadores podem ver se algum aplicativo ou site improdutivo está exibido na tela do funcionário. Isso permite que eles mantenham os trabalhadores longe de distrações.

6. Executando uma máquina virtual (VM)

Usando VMs, os usuários podem executar vários sistemas operacionais (SO) em um único computador. Isso é possível através da utilização de software. Um funcionário também poderia usar essa configuração para registrar entrada em um SO e depois mudar para outro sistema para realizar deveres profissionais que não são faturados ao indivíduo.

Como posso prevenir isso?

Tente procurar ícones de software VM na bandeja do sistema ou na área de trabalho por pistas. Procure por janelas pequenas com bordas; isso pode ser um sinal de outro SO tentando dominar a tela. Crie sistemas de monitoramento de tempo à prova de trapaças mais sistemas de monitoramento de tempo de pessoal.

WorkTime registra o tempo gasto em uma máquina virtual. Muito VM na tela do funcionário é um mau sinal, especialmente se usando alguns outros aplicativos simultaneamente.

7. Ocultando processos do rastreador de tempo

A equipe também pode ocultar seu trabalho do rastreador, que é outro método. Eles conseguem isso trabalhando em projetos pessoais durante o horário de trabalho ou usando um computador separado para trabalho que não é registrado. Ambas as opções são viáveis.

Como posso prevenir isso?

Para evitar isso, as empresas devem buscar software de rastreamento de tempo com atributos como monitoramento de tempo ativo e ocioso. Assim, as corporações terão a capacidade de monitorar as atividades dos funcionários mesmo na ausência de rastreamento ativo.

WorkTime monitora tanto o tempo ativo quanto o ocioso por hora/dia/semana/mês para cada funcionário ou departamento. Você obtém relatórios em tempo real, permitindo alcançar maior produtividade da equipe.

8. Desativando a ferramenta

Funcionários com habilidades técnicas avançadas podem tentar imobilizar o software completamente, tornando o monitoramento de atividade impossível. Por exemplo, trabalhadores remotos podem instalar software antivírus ou firewalls que bloqueiam o software de monitoramento de carregar ou funcionar corretamente. Isso pode criar a aparência de dificuldades técnicas ou problemas de conectividade com a internet do ponto de vista do empregador. Em outras circunstâncias, eles podem colocar seu dispositivo em modo offline. O software de monitoramento não será capaz de registrar atividade ou horas de trabalho se não permitir rastreamento de tempo offline. O funcionário, portanto, será obrigado a enviar uma entrada de tempo manual.

Como posso prevenir isso?

Para mitigar esses riscos, as empresas devem buscar software de rastreamento de tempo à prova de adulteração que não possa ser facilmente desinstalado. Além disso, optar por uma solução baseada em nuvem garante que não possa ser interrompida ou excluída pelos funcionários, aprimorando a segurança do sistema de rastreamento.

WorkTime não pode ser facilmente desinstalado e reiniciará automaticamente se o processo for desativado. Você notará relatórios vazios.

9. Acesso remoto

Alguns funcionários podem simplesmente configurar o rastreador de tempo em seu computador pessoal de trabalho (PC). Um cliente de acesso remoto será instalado e conectado ao segundo PC neste dispositivo. Compras online, assistir filmes e jogar jogos a partir de agora contam como produtivo de acordo com o dispositivo de monitoramento. Os rastreadores de tempo consideram clientes de acesso remoto relacionados ao trabalho.

Como posso prevenir isso?

Para mitigar isso, as organizações devem buscar software de monitoramento remoto especificamente projetado para trabalhos remotos. Os empregadores terão a capacidade de monitorar as atividades dos funcionários mesmo quando eles não estão fisicamente presentes no local de trabalho.

Com WorkTime, você pode obter insights sobre diferentes distrações que afetam a produtividade de seus funcionários remotos. Elimine essas distrações para fomentar um ambiente de trabalho mais produtivo.

10. Modificando o código

Agora, isso não é para todos. Apenas profissionais com conhecimento técnico podem manipular o código de um aplicativo de monitoramento para rastrear comportamentos específicos. A tarefa é difícil, mas possível. Se você notar tal manipulação em sua empresa, contate a equipe de suporte do software de monitoramento, pois requer uma solução complicada. Então, certifique-se de que seu software de rastreamento de tempo oferece bom atendimento ao cliente (como o que você pode obter do WorkTime).

Como posso prevenir isso?

É altamente recomendado empregar um rastreador de tempo com criptografia robusta. Por exemplo, criptografia Rijndael CBC 256-bit, que é de nível militar, previne manipulação de dados. O sistema é hackeável, mas exigiria um investimento significativo de recursos, nervos e tecnologia avançada.

WorkTime garante altos padrões de segurança de dados. Ele usa criptografia AES-256. AES-256 é o protocolo mais seguro - os dados não podem ser descriptografados a menos que o código seja conhecido.

Dicas eficazes de rastreamento de tempo para prevenir que funcionários trapaceiem

Já mencionamos várias soluções comuns. Ainda assim, decidimos fornecer um resumo de todas as dicas que podem ajudá-lo a manter seus funcionários longe de trapacear o software de monitoramento de tempo.

Comece excluindo vigilância e muita invasão. Os funcionários ficarão satisfeitos com um rastreador de tempo que adere a uma política de 0-vigilância, pois ele só monitorará sua atividade de trabalho. Os gerentes obterão todas as informações relacionadas ao desempenho que precisam em relação ao trabalho. Sem monitoramento em tempo real, a necessidade de enganar o software de rastreamento de tempo se torna supérflua.

• Promova colaboração e trabalho em equipe. Cultive um espírito de camaradagem entre trabalhadores remotos através de iniciativas de construção de equipe e projetos colaborativos. Isso fomenta uma atmosfera onde os funcionários contribuem para as contribuições uns dos outros. • Torne o registro de tempo o mais fácil possível. A flexibilidade de divulgar registros de trabalho por sua própria discrição fornece aos funcionários um senso de confiança, então eles não querem trapacear o software de rastreamento de tempo. Os trabalhadores são capazes de se concentrar mais efetivamente porque não estão sendo observados por seus supervisores o tempo todo. • Defina expectativas explícitas. Transmita efetivamente seus requisitos relativos a KPIs, horas de trabalho e benchmarks de desempenho. Estabeleça objetivos e prazos precisos para garantir responsabilidade entre os funcionários. • Ofereça rastreamento mais fácil. Para rastrear suas horas principais de trabalho, os funcionários devem sempre ligar a ferramenta. O rastreamento automático alivia os funcionários dessa ansiedade. Rastreadores de tempo automáticos lembram a atividade do dia deles e começam a rastrear quando o sistema inicializa. Isso permite que os trabalhadores se concentrem em seu trabalho. • Adira ao princípio de confiar, mas verificar. Embora a confiança seja importante, verificar o trabalho dos funcionários é imperativo para garantir precisão e qualidade. Realize inspeções ou avaliações periódicas para avaliar seu desempenho e detectar desonestidade.

Sobre WorkTime: o que oferecemos

Você ainda não está usando software de rastreamento de equipe? WorkTime, uma solução de monitoramento de funcionários socialmente responsável, pode ser exatamente o que você estava procurando. Nossos produtos têm monitorado trabalhadores há mais de 20 anos, e isso é o que pensamos: muito monitoramento não ajuda o processo de trabalho. WorkTime pode ajudá-lo a encontrar o equilíbrio certo entre manter seus funcionários privados e fazê-los trabalhar mais rápido e melhor. Você pode verificar esta história de sucesso de nosso cliente que conseguiu aumentar a quantidade de tempo que seus funcionários passaram trabalhando de 40% para 86% em apenas alguns dias! Ainda assim, você pode se perguntar como as coisas estão indo com trapacear nosso software de monitoramento. Seus funcionários não precisam se preocupar, pois nosso sistema não grava informações sensíveis. Em geral, nossa abordagem não faz o pessoal querer trapacear o software de rastreamento.

Considerações Finais

As pessoas sempre encontrarão maneiras de contornar software que rastreia seu tempo, mas as empresas não precisam tolerar isso. As empresas podem facilmente impedir isso usando as ferramentas certas e conhecendo os truques mais comuns. As empresas podem impedir que seus trabalhadores trapaceiem em suas ferramentas de rastreamento de tempo usando WorkTime. Ele não infringe a privacidade dos funcionários e tem ferramentas como rastreamento de atividade, monitoramento de uso da internet, análise de tela, etc. Esperamos que esta postagem do blog tenha sido útil para você! Não esqueça de experimentar WorkTime hoje para ver como ele pode ajudar seu negócio! Rastreamento feliz!

Tome ação contra fraude de rastreamento de tempo com WorkTime!