Monitoramento de funcionários para eficiência operacional em ambientes regulares, remotos e híbridos

O que é eficiência operacional?

Eficiência operacional significa usar recursos como tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais para a produção de forma ótima. Em geral, empresas com boa eficiência operacional se mostram mais flexíveis e bem-sucedidas do que os concorrentes na mesma indústria que não usam seus recursos de forma eficiente.

Nós somos WorkTime, software de monitoramento de funcionários. Há mais de 20 anos, estamos ajudando empresas a otimizar a eficiência no local de trabalho, particularmente recursos como tempo, funcionários, produtividade, computadores e software.

Por que a eficiência operacional é importante e qual é o objetivo?

A eficiência operacional é importante para qualquer empresa, em qualquer campo e com qualquer número de funcionários. Empresas ineficientes correm o risco de operar com prejuízo ou com muito menos renda do que empresas eficientes.

Aumentar a eficiência é algo que toda empresa se esforça para alcançar; alta qualidade e velocidade de produção, e baixos custos de produção.

Os objetivos de eficiência no local de trabalho podem variar para cada empresa, mas quase todas têm um objetivo comum, que é aumentar a produtividade dos funcionários. De acordo com Zapier, a maioria dos funcionários gasta cerca de 3 horas em atividades realmente importantes durante o horário de trabalho, e o resto do tempo eles estão envolvidos em trabalho de baixo valor ou atividades improdutivas.

Boa presença e produtividade dos funcionários são objetivos de eficiência operacional muito importantes a serem alcançados.

Para medir a presença, produtividade e tempo ativo dos funcionários, os empregadores engajam efetivamente a tecnologia. Por exemplo, o software de monitoramento de funcionários é uma tecnologia amplamente usada para esse fim. WorkTime fornece tecnologia de monitoramento de funcionários há mais de 20 anos, que tem ajudado os empregadores a melhorar a eficiência operacional e a produtividade.

WorkTime está ajudando os empregadores a melhorar a eficiência operacional e a produtividade.

Com a ajuda do WorkTime, os empregadores podem estudar e comparar a eficiência dos funcionários ao trabalhar em um ambiente de escritório regular, em um híbrido ou remoto.

Eficiência operacional em configurações híbridas, remotas e no escritório

Ao contratar um funcionário, é importante escolher o ambiente de trabalho certo (remoto, no escritório, híbrido). Cada funcionário tem suas próprias preferências no local de trabalho, mas controlar a empresa onde muitos funcionários trabalham em diferentes ambientes é bastante problemático, então também é importante escolher a maneira certa de controlá-los, uma opção é o uso de monitoramento de funcionários. Com referência a dados da Forbes, vamos mergulhar em todos os tipos de empregos em detalhes, e falar sobre os problemas de cada um.

Configurações híbridas

Um ambiente de trabalho híbrido é uma configuração mista, onde os funcionários podem trabalhar no escritório ou de casa (por exemplo, 3 dias no escritório e 2 dias de casa). O formato de trabalho híbrido certamente oferece muitas vantagens, como tempo de viagem reduzido e mais, mas também há desvantagens. Por exemplo, ao trabalhar de casa, os funcionários podem ser distraídos por tarefas domésticas ou muito relaxados por causa do ambiente doméstico, falta de supervisão dos gerentes, dificuldades com auto-organização e dificuldades com comunicação entre colegas. Funcionários híbridos podem gastar menos tempo em tarefas de trabalho importantes.

De acordo com os clientes do WorkTime, a eficiência dos funcionários cai em uma configuração híbrida a longo prazo.

Configurações no escritório

Trabalhar em um ambiente de escritório permite que os funcionários se concentrem totalmente em suas tarefas profissionais, a qualidade da comunicação, o tempo de resposta e o compartilhamento de conhecimento estão no auge quando os funcionários estão no escritório. Além disso, a presença dos gerentes garante que os funcionários sejam bem supervisionados. Ao mesmo tempo, há desvantagens que podem afetar negativamente a eficiência no trabalho. Por exemplo, se o local de trabalho for muito barulhento, isso pode reduzir o nível de concentração dos funcionários. Ou problemas individuais, como longos tempos de deslocamento, falta de instalações de cozinha onde os funcionários possam comer, obrigações de respeitar o código de vestimenta, menos tempo para tarefas domésticas e socialização. Muitas pessoas podem não gostar de trabalhar no escritório por causa dessas desvantagens. De acordo com Forbes, a maioria desses fatores faz com que os funcionários pensem em outros empregos (remoto, híbrido).

Configurações remotas

Em 2020, um grande número de trabalhadores em todo o mundo foi forçado a mudar para o trabalho remoto. Mas é tão eficiente quanto o trabalho no escritório?

O principal problema com o trabalho remoto é a falta de supervisão dos funcionários.

Há também outros problemas significativos, como a falta de importância do funcionário em comparação com aqueles no escritório (falta de respeito não é a desvantagem mais óbvia do trabalho remoto, mas ocorre frequentemente em empresas onde a comunicação pessoal é valorizada), problemas de comunicação, distração, separação de horários de trabalho e não trabalho. De acordo com os clientes do WorkTime, a produtividade dos funcionários (e por sua vez a eficiência operacional geral) cai a longo prazo ao trabalhar de casa. Basicualmente, configurações remotas demonstram os mesmos problemas de eficiência operacional que as híbridas em termos de supervisão de funcionários reduzida, tempo de resposta mais longo, troca de conhecimento mais lenta, presença ruim, tempo ativo reduzido e nível de distração mais alto.

WorkTime melhora a presença dos funcionários, tempo ativo, foco, tempo de resposta e produtividade em ambientes de trabalho remotos.

Embora o trabalho remoto permaneça muito popular, muitas empresas não gostam desse modelo de trabalho. Por exemplo, de acordo com Bloomberg, Elon Musk abandonou completamente o modelo de trabalho remoto para funcionários Twitter, mas poucos gostaram, e um grande número de funcionários quis renunciar. Então, Elon Musk teve que fazer concessões e suavizar sua declaração sobre a rejeição do trabalho remoto.

Eficiência operacional e tecnologia

Várias tecnologias estão sendo usadas para aumentar a eficiência operacional. Isso inclui sistemas de gerenciamento de informações como CRM (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente), ERP (Planejamento de Enterprise de Recursos) e sistemas de monitoramento de funcionários. Todos eles são usados para simplificar processos rotineiros e aumentar e medir a eficiência.

O monitoramento de funcionários é uma das tecnologias aplicadas com sucesso para melhorar a eficiência operacional.

Como explicado acima, o monitoramento de funcionários melhora a eficiência operacional. É uma ferramenta automática eficaz adequada para qualquer escritório computadorizado. Ele ajuda a monitorar a presença dos funcionários, tempo ativo, produtividade, horas extras, tempo de reunião online e mais. Os empregadores recebem números sobre qualquer um dos acima sem esforço. Por exemplo, eles sabem que o departamento de marketing online foi 67% produtivo na semana passada, 35% dos funcionários chegaram atrasados ao trabalho e assim por diante.

WorkTime é um exemplo de tecnologia de monitoramento de funcionários que equipa os empregadores com dados claros sobre a eficiência dos funcionários.

WorkTime é projetado para medir e melhorar a eficiência dos funcionários, independentemente de trabalharem remotamente, em híbrido ou no escritório.

4 indicadores de eficiência operacional em software de monitoramento de funcionários

1. Subpessoal De acordo com a Forbes, quando subpessoal, a efetividade operacional cai. O software de monitoramento de funcionários ajuda você a determinar efetivamente se está subpessoal. Ex.: WorkTime mostra se há horas extras (trabalhando antes/depois do horário, durante o almoço, fins de semana etc.), se os funcionários chegam cedo ao trabalho ou saem tarde. Esses são indicadores de funcionários sobrecarregados, o que por sua vez pode significar que você está subpessoal. Mas se seus funcionários chegam atrasados ao trabalho, frequentemente estão ociosos, demoram muito para almoços, saem do trabalho cedo, frequentemente em reuniões online ou envolvidos em atividades não relacionadas ao trabalho, então o problema não é subpessoal. WorkTime detecta todos os indicadores acima. De acordo com Forbes, quando os funcionários estão sobrecarregados, o nível de eficiência no trabalho cai. 2. Reuniões longas Reuniões longas, seja online ou presenciais, podem afetar negativamente a eficiência operacional. WorkTime monitora o tempo em reuniões online, chats online e tempo ocioso. Se você vir esses números aumentando demais, isso é um sinal para trabalhar na eficiência operacional. Elon Musk, por exemplo, recomenda aos seus funcionários Twitter manterem as reuniões o mais curtas possível e não participarem de reuniões onde não podem agregar valor. Esse CEO definitivamente sabe como manter seus negócios operando de forma eficaz. 3. Alto nível de distração De acordo com um estudo da Bloomberg, muitos aplicativos necessários para o trabalho podem ser muito distraidores para os funcionários. Muitas empresas usam múltiplos aplicativos quando um pode realizar múltiplas funções. WorkTime monitora vários padrões de comportamento para calcular o nível de distração dos funcionários. Por exemplo, alternar entre atividades produtivas e improdutivas adiciona pontos ao nível de distração. 4. Ausência e pausas frequentes Para uma boa eficiência operacional, é importante que os funcionários estejam presentes no trabalho. Em escritórios computadorizados, o software de monitoramento de funcionários é ótimo para detectar quando os funcionários estão ausentes de seus computadores. Sistemas de monitoramento equipam os empregadores com uma compreensão clara de se os funcionários são produtivos o suficiente e não desperdiçam seu tempo pago em atividades improdutivas, se estão sobrecarregados e é necessário contratar mais pessoal, e muito mais.

Indicadores de eficiência operacional para ambientes regulares, remotos e híbridos

A tecnologia de monitoramento é uma ótima ferramenta que ajuda os empregadores a medir a produtividade dos funcionários, tempo ativo, presença e pontuação de distração ao trabalhar remotamente, de casa ou no escritório: Essa é uma ótima maneira de comparar a eficiência operacional de diferentes configurações. E o melhor é que não há adivinhações. Você simplesmente obtém números claros e diretos! Com base nesses números, os empregadores podem tomar melhores decisões sobre como organizar o local de trabalho, o que é mais eficaz em termos de produtividade.

Não adivinhe, meça com WorkTime! O que é mais eficiente: trabalho de casa ou no escritório?

Como medir a eficiência operacional com software de monitoramento de funcionários

Para medir a eficiência operacional, os relatórios do WorkTime constroem gráficos fáceis de visualizar de presença, atividade, tempo inativo, trabalho produtivo e não produtivo, conclusão de metas e mais. Com os relatórios do WorkTime, você pode facilmente medir a efetividade operacional de um funcionário, departamento ou escritório, e compará-los com outras instalações da empresa. Você pode medir a eficiência de um funcionário usando relatórios do WorkTime, comparando alguns funcionários, visualizando estatísticas sobre presença, absenteísmo, tempo efetivo, horas extras e eficiência em aplicativos.

WorkTime usa métodos não invasivos para monitorar a eficiência dos funcionários.

Privacidade do funcionário e eficiência

Um local de trabalho seguro é uma base importante para a eficiência operacional. Se você escolher o certo, o software de monitoramento de funcionários aumentará a segurança do local de trabalho. Isso por sua vez garantirá a segurança dos dados de monitoramento, proteção da privacidade dos funcionários e boa reputação. Isso aumentará a confiança entre funcionários e gerentes, minimizará a rotatividade de pessoal e reduzirá o estresse.

O software de monitoramento de funcionários certo protege a privacidade dos funcionários e aumenta a segurança do local de trabalho.

WorkTime é um software de monitoramento não invasivo focado em monitoramento de produtividade e segurança no local de trabalho. WorkTime oferece substituições seguras para as funções invasivas regulares como capturas de tela e gravação de conteúdo, ouvir o microfone do funcionário, usar um keylogger, etc. Se você escolher software de monitoramento invasivo, isso por sua vez tira a segurança do local de trabalho. Se você é um empregador, e está procurando ou já trabalha com funcionários remotos, você deve primeiro garantir a segurança do funcionário, e não invadir seu espaço pessoal. Também é necessário calcular corretamente o tempo necessário para realizar a tarefa, e não sobrecarregar os funcionários. A melhor solução é usar o monitoramento de funcionários WorkTime, para que você possa monitorar e avaliar o desempenho de seus funcionários. WorkTime oferece o único sistema de monitoramento de funcionários não invasivo no mercado. Dicas de eficiência no local de trabalho: usando monitoramento de funcionários, alocação adequada de tempo para tarefas, fornecendo ferramentas ou inventário de trabalho para realizar o trabalho, um plano claro para concluir a tarefa.

Citações de CEOs famosos

Elon Musk

"Quando algo é importante o suficiente, você faz, mesmo que as chances não estejam a seu favor." Essa citação também pode ser aplicada ao fluxo de trabalho do funcionário em geral. O empregador precisa explicar ao funcionário a importância do produto, caso contrário, sem entender para que serve o produto e por que é importante, o funcionário trabalhará de má vontade e sem entusiasmo.

Jack Ma

"Se houver nove coelhos no chão, se você quiser pegar um, apenas foque em um." Foque em uma tarefa, não tente fazer tudo de uma vez, é muito melhor fazer todas as tarefas uma de cada vez.

Jeff Bezos

"Se você não quer ouvir críticas, por favor, não faça nada novo." A crítica é um aspecto importante de qualquer atividade. Se seu empregador apontar seus erros e explicar o que você poderia ter feito melhor, ouça com atenção.

Maneiras de melhorar a eficiência no local de trabalho

De acordo com a Zenefits, muitas empresas querem que seus funcionários trabalhem no escritório, o que é compreensível, porque caso contrário seria mais difícil controlar os funcionários. Mas com base no feedback dos clientes do WorkTime, funcionários remotos ou híbridos podem trabalhar ainda melhor do que funcionários em tempo integral, dependendo da preferência pessoal, então é importante alocar funcionários de acordo com seus desejos.

O monitoramento de funcionários WorkTime permite medir a produtividade e eficiência sem invadir o espaço pessoal dos funcionários.

9 maneiras de aumentar a eficiência da Forbes

• Planeje tarefas
• Foque em apenas uma coisa por vez
• Ao completar uma tarefa, baseie-se em suas forças
• Equilibre trabalho e metas pessoais
• Torne as reuniões mais eficientes
• Implemente KPI (indicadores chave de desempenho)
• Desenvolva um sistema motivacional
• Use seu tempo direito
• Use monitoramento de funcionários

WorkTime é uma ferramenta para melhorar a eficiência operacional

Com base em nossa experiência, o monitoramento de funcionários não só pode medir, mas também melhorar a eficiência dos funcionários em qualquer modo de operação. Com nossa ferramenta, você pode configurar um monitoramento conveniente de funcionários remotos, no escritório ou híbridos. Na prática, ao usar monitoramento de funcionários WorkTime, a maioria dos funcionários aumenta a produtividade e tenta reduzir o tempo ineficiente, absenteísmo e tempo de inatividade, pois os dados sobre o trabalho dos funcionários são vistos pela pessoa responsável pelo departamento. Sem o monitoramento WorkTime, um funcionário pode fazer seus negócios durante o horário de trabalho, e ninguém saberá sobre isso. WorkTime, por sua vez, não cruza a fronteira do espaço pessoal dos funcionários, então eles podem trabalhar com monitoramento sem se preocupar que de repente uma captura de tela do computador, um texto sendo enviado ou uma gravação do microfone possa ser transmitida diretamente para o chefe do departamento.

WorkTime oferece um período de teste gratuito de 14 dias, que permite testar o único sistema de monitoramento não invasivo no mercado na prática.