12 domande più frequenti sulle leggi indiane sul monitoraggio dei dipendenti

La legislazione locale consente il monitoraggio dei dipendenti fino a un certo punto. Ad esempio, la sezione 69 dell'Information Technology Act, 2000, e la sezione 5 del Telegraph Act, 1885, consentono l'"intercettazione, il monitoraggio o la decrittazione di qualsiasi informazione trasmessa, ricevuta o memorizzata su un dispositivo aziendale. Questo è particolarmente vero se esiste un intento aziendale legittimo e ragionevole e il monitoraggio non invade lo spazio personale e la privacy del dipendente.

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale in India?

Sì. Le leggi sul lavoro e sull'occupazione in India consentono al datore di lavoro di monitorare le attività che il dipendente svolge sull'attrezzatura dell'azienda. Detto questo, il monitoraggio deve essere implementato per interessi aziendali o per aiutare i dipendenti a sviluppare autodisciplina e migliorare la produttività. I dipendenti devono essere consapevoli della sorveglianza e, se il monitoraggio va oltre i confini aziendali, l'azienda deve essere in grado di giustificarlo.

2. È legale monitorare i computer dell'azienda?

Sì. Le leggi indiane sul lavoro e sull'occupazione consentono al datore di lavoro di monitorare tutte le attività svolte sui computer aziendali. La sezione 69B consente il monitoraggio e il controllo dei dati di traffico o delle informazioni generate, trasmesse, ricevute o memorizzate in qualsiasi risorsa informatica. Questo include, ma non si limita a, la memorizzazione di documenti/file, download, utilizzo di internet e tempo attivo/inattivo basato sul monitoraggio per migliorare la produttività dei dipendenti e salvaguardare le informazioni aziendali.

3. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i colpi di tastiera?

Sì. In India, è legale monitorare i contenuti dello schermo e ogni colpo di tastiera su un computer fornito dal datore di lavoro. Una buona regola generale è ricordare che tutto ciò che un dipendente fa sul suo computer da lavoro può essere accessibile dal datore di lavoro, principalmente se è in vigore una politica sul posto di lavoro chiara e documentata.

4. È legale monitorare le attività internet e sui social media dei dipendenti?

Sì. Un datore di lavoro ha il diritto di garantire che i dipendenti utilizzino Internet per scopi legati al lavoro durante le ore pagate. La sezione 69A della costituzione indiana consente ai datori di lavoro di monitorare le attività internet come i siti web visitati, la restrizione di determinati siti web dove il contenuto è obiettabile e la quantità di tempo trascorso online durante le ore di lavoro. Riguardo ai social media, i datori di lavoro possono monitorare e restringere l'uso dei social media dei dipendenti mentre sono al lavoro, specialmente sui dispositivi aziendali. I datori di lavoro devono stabilire politiche che stabiliscano le condizioni relative all'uso dei social media durante le ore di lavoro.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì. Secondo la legge indiana sul lavoro e sul lavoro, il datore di lavoro ha il diritto di monitorare le email aziendali. È quindi importante che le aziende informino i dipendenti sul monitoraggio in anticipo.

6. È legale monitorare o registrare le conversazioni telefoniche?

Sì. L'Indian Telegraph Act del 1883, che regola la telegrafia cablata e wireless, i telefoni, le comunicazioni radio e le comunicazioni dati digitali, consente ai datori di lavoro di stabilire, mantenere e tutte le forme di connessioni cablate e wireless. Autorizza anche le agenzie di forze dell'ordine governative a monitorare/intercettare comunicazioni e intercettare linee telefoniche alle condizioni della Costituzione indiana. Inoltre, la sezione 5 (2) dell'Indian Telegraph Act 1885 – con la regola 419 (A) delle Indian Telegraph (Amendment) Rules 2007 obbliga i fornitori di servizi di telecomunicazioni a mantenere un estremo segreto in materia di intercettazioni legali.

7. È legale utilizzare sistemi di monitoraggio video sul posto di lavoro?

Sì. In India, i datori di lavoro sono generalmente autorizzati a implementare sistemi di monitoraggio video in determinate aree del posto di lavoro, come aree di carico, aree di ingresso e uscita, parcheggi, aree di produzione, casse e sale server. Le aziende devono conformarsi alle leggi locali su tutti i sistemi di sorveglianza. La legge proibisce l'uso di sistemi di monitoraggio video in bagni o spogliatoi. Inoltre, la registrazione audio o l'ascolto furtivo è considerato illegale. Per registrare il suono, la parte o le parti registrate devono dare il loro consenso. Oltre ai sistemi di videosorveglianza, ci sono varie opzioni friendly per i dipendenti da considerare se l'obiettivo principale è monitorare la produttività complessiva e garantire che le risorse aziendali siano utilizzate correttamente. Il software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti è un ottimo modo per bilanciare i benefici del monitoraggio con i rischi di invadere la privacy dei dipendenti.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto email?

Sì. I datori di lavoro hanno il diritto di tenere d'occhio da vicino l'attrezzatura da lavoro, inclusi email private in arrivo o in uscita, in caso di controlli di produttività e identificazione di minacce. Finché il datore di lavoro possiede il dispositivo o la rete, è consentito verificare se i dipendenti accedono alle loro email private durante il lavoro. Una politica chiara che delinea l'uso corretto dell'attrezzatura da lavoro sul posto di lavoro dovrebbe essere fornita e i dipendenti devono essere consapevoli della politica. I datori di lavoro devono informare il dipendente in anticipo prima di monitorare email o messaggi privati.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Nei casi in cui un dipendente svolga attività lavorative su un dispositivo personale, i datori di lavoro possono monitorare tali attività durante le ore di lavoro. Tuttavia, dovrebbe essere ottenuto il consenso delle parti interessate. Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero specificare l'entità del monitoraggio sui dispositivi personali. L'Information Technology Act proibisce a chiunque di accedere, copiare o scaricare dati senza il permesso del proprietario.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì. Come menzionato sopra, un datore di lavoro può raccogliere dati su un computer appartenente a un dipendente se è stato ottenuto il consenso o è stata stabilita una politica BYOD ben definita che consente il monitoraggio dell'attrezzatura del dipendente all'interno dei locali aziendali.

11. È necessario informare i dipendenti del monitoraggio?

Sì. L'avviso è un fattore essenziale. È necessario che i datori di lavoro informino adeguatamente i loro dipendenti sulla natura e l'entità del monitoraggio in anticipo. I dipendenti devono essere forniti con adeguate salvaguardie contro il monitoraggio del datore di lavoro e conseguenze in caso di infrazione o comportamento inaccettabile. Inoltre, è importante ottenere il consenso scritto dai dipendenti.

12. Politica di monitoraggio dei dipendenti - obbligatoria o no?

Sì. Le politiche e i codici di condotta sono componenti obbligatori per ogni organizzazione in India. Si raccomanda che un datore di lavoro includa il monitoraggio dei dipendenti i requisiti sia nella politica sulla privacy/manuale del dipendente o negli accordi di lavoro. La politica dovrebbe coprire: 1. Quali informazioni vengono raccolte? 2. Lo scopo per cui le informazioni vengono raccolte. 3. La durata del monitoraggio e quanto tempo verrà conservato. 4. Qualsiasi coinvolgimento di terze parti con SDPI deve essere documentato. 5. Il diritto di un dipendente di modificare i suoi dati personali o anche di revocare il consenso se non desidera consentire l'accesso ai suoi dati sensibili a una terza parte. 6. Misure di sicurezza ragionevoli che verranno adottate per gestire SDPI.

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Esistono leggi in India che proteggono la privacy sul posto di lavoro dei dipendenti?

Sì. Le Information Technology (Reasonable Security Practices and Procedures and Sensitive Personal Data or Information) Rules, 2011 richiedono a ogni entità aziendale di adottare e mantenere pratiche di sicurezza ragionevoli per proteggere i dati personali sensibili dei dipendenti in loro possesso. Questo include password, cartelle cliniche e finanziarie, condizioni fisiche, fisiologiche, di salute mentale, orientamento sessuale, informazioni biometriche, ecc. Un datore di lavoro che non segue queste pratiche di sicurezza e divulga informazioni, sia consapevolmente, deliberatamente o senza consenso, sarà penalizzato ai sensi della sezione 72A dell'Information Technology Act indiano, 2000, e l'individuo interessato ha diritto a un risarcimento ai sensi della sezione 43A dell'IT Amendment Act, 2008.

C'è un consiglio di avvocati professionisti sul monitoraggio?

Sì. I datori di lavoro sono autorizzati a monitorare l'uso dell'attrezzatura aziendale sul posto di lavoro, ma devono prima familiarizzare con le leggi federali e statali sul monitoraggio. Tuttavia, gli avvocati raccomandano che siano stabilite politiche chiare per mostrare quali metriche verranno monitorate, perché e come il software di monitoraggio dei dipendenti funzionerà. È anche necessario il consenso del dipendente. Inoltre, la sezione 43A dell'IT Act che governa la privacy e la protezione dei dati stabilisce che un'organizzazione deve adottare e far rispettare pratiche di sicurezza appropriate quando gestisce dati o informazioni personali sensibili (SDPI).

Qual è la conclusione?

Il monitoraggio dei dipendenti rimane ancora una zona grigia in India poiché non esistono leggi comprehensive sulla sorveglianza. Detto questo, dovrebbero essere fornite adeguate informazioni ai dipendenti, come politiche e manuali di monitoraggio. C'è anche la necessità di essere specifici sul grado di monitoraggio e ottenere il consenso. Queste misure consentono ai dipendenti di comprendere meglio il processo e stabilire dove possono o non possono aspettarsi privacy. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per una comprensione generale e non devono essere utilizzate come consiglio legale. Per ricevere un consiglio legale professionale, consulta il tuo avvocato.