Politiche bring your own device (BYOD). Cosa considerare quando si monitorano i dispositivi elettronici personali dei dipendenti.

Luoghi di lavoro ibridi, luoghi di lavoro remoto, e il lavoro da casa sta diventando sempre più comune nel 2021. Per la maggior parte dei dipendenti, questo significa accedere a informazioni lavorative o alla rete aziendale in remoto tramite vari dispositivi personali come computer, smartphone e tablet. Sebbene ciò offra ai dipendenti maggiore flessibilità e comodità, introduce anche potenziali rischi di sicurezza e altri problemi legati alla produttività. Di conseguenza, molte aziende stanno adottando politiche BYOD. Secondo Financesonline, il 95% delle organizzazioni in tutto il mondo ha implementato attivamente una qualche politica BYOD, e il mercato BYOD è previsto crescere fino a 366,95 miliardi di dollari entro il 2022.

I dipendenti stanno utilizzando sempre più computer personali, smartphone e tablet per accedere a informazioni lavorative.

Scopri perché una politica BYOD è importante e le migliori pratiche che puoi adottare per rendere questa pratica più efficace e di successo.

Cos'è BYOD?

L'approccio BYOD consente alla forza lavoro di utilizzare i propri dispositivi/gadget privati (smartphone, computer, laptop, tablet, chiavette USB, ecc.) per lavorare su compiti ufficiali invece dei dispositivi forniti dall'azienda.

Cos'è una politica BYOD?

Le politiche bring your own device sono linee guida stabilite dalle aziende per consentire ai dipendenti di utilizzare dispositivi personali per scopi lavorativi. Questa politica è intesa a garantire la sicurezza dei dati aziendali, tra le altre cose.

Le politiche bring your own device (BYOD) sono linee guida stabilite dalle aziende per consentire ai lavoratori di utilizzare i propri dispositivi per scopi lavorativi.

Come funziona la politica BYOD?

Una politica bring your own device definisce cosa è e non è un uso accettabile durante le ore lavorative ufficiali e come proteggere l'organizzazione dai rischi di cybersecurity come hacking e violazioni dei dati durante e fuori dal lavoro. I dipendenti devono acconsentire e firmare un documento che delinea i termini e le condizioni della politica. Ciò viene fatto per garantire che i dipendenti siano pienamente responsabili di qualsiasi dato aziendale accessibile sui loro dispositivi privati e che acconsentano ai requisiti della politica BYOD.

Mentre dai il via libera ai tuoi lavoratori per mantenere informazioni aziendali sui loro dispositivi, una politica BYOD chiaramente definita dovrebbe essere presente per proteggere questi dati.

Come aiuta il programma bring your own device le aziende?

Riduce i costi

Le aziende che implementano programmi bring your own device non devono spendere così tanto denaro in tecnologia. Se la tua azienda ha una politica bring your own device, non dovrai acquistare telefoni e laptop per ogni dipendente. Oltre a risparmiare denaro, questo approccio rende più facile supportare l'attrezzatura posseduta dai dipendenti.

Accessibilità

Una politica sui dispositivi personali elimina la necessità per i dipendenti di gestire e mantenere più dispositivi. Poiché non devono portare con sé così tanti dispositivi, possono accedere facilmente e lavorare con gli strumenti con cui sono più a loro agio.

Migliorata efficienza e produttività

Secondo questo articolo di Forbes, i dipendenti ritengono che gli strumenti tecnologici che usano nella loro vita personale siano più efficaci e produttivi di quelli sul lavoro. I dipendenti non devono dedicare tempo e sforzo per imparare un nuovo sistema. Poiché sono già familiari con i propri dispositivi elettronici, sarebbe molto più facile iniziare subito a lavorare. Inoltre, il lavoro può essere svolto in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo grazie alla mobilità e flessibilità offerti dai dispositivi posseduti dai dipendenti.

Migliori pratiche per implementare una politica BYOD

Monitoraggio e gestione remota, sicurezza, backup dei documenti e protezione con password rientrano nell'ombrello delle "politiche sull'uso di dispositivi personali al lavoro". Ecco le migliori pratiche per raggiungere questi obiettivi e garantire un ambiente BYOD sicuro e produttivo.

1. Delimita chiaramente le tue aspettative nella politica aziendale BYOD

Una buona comunicazione è essenziale quando si impongono restrizioni e aspettative sui dispositivi dei dipendenti perché le linee della privacy dei dipendenti possono diventare sfocate. I dipendenti devono sapere cosa ti aspetti da loro, quindi assicurati di specificarlo tutto in queste politiche. Una politica bring your own device dovrebbe includere le seguenti disposizioni:

• Che tipo di dispositivi personali possono essere utilizzati per il programma BYOD.
• Cosa è e non è consentito sui dispositivi BYOD.
• Quali applicazioni e strumenti i dipendenti possono utilizzare sui loro dispositivi personali.
• Quali misure di sicurezza verranno introdotte sui dispositivi dei dipendenti per scopi protettivi.
• Quali strategie o strumenti di monitoraggio verranno introdotti per mantenere alta la produttività, e quali metriche verranno misurate.
• Diritti dei datori di lavoro di accedere ai dati aziendali memorizzati sui loro dispositivi personali.
• Assistenza tecnica per i dispositivi BYOD.
• Vanno definite le circostanze in cui tali dispositivi sono eleggibili per incentivi o rimborsi dei costi.
• Spiegazione dettagliata su come i dati aziendali verranno gestiti in caso di terminazione del lavoro.
• Un chiaro delineamento delle misure da prendere in caso di violazione della politica.
• Le procedure per segnalare dispositivi mancanti o rubati dovrebbero essere incluse anche nella politica bring your own device.

È una buona pratica far firmare ai dipendenti una politica sui dispositivi BYOD prima di consentire l'accesso ai dati aziendali sui dispositivi personali.

2. Educa la tua forza lavoro sulla sicurezza

Molti dei rischi di sicurezza associati a BYOD possono essere ricondotti a errori umani. Per questo, garantire la sicurezza dei dati aziendali inizia con l'educare i dipendenti sui fondamenti della sicurezza. Tra gli argomenti che potresti coprire in questo tipo di formazione ci sono le conseguenze delle email di phishing, come scoprire il malware e come mantenere i dispositivi dei dipendenti al sicuro. I dipendenti dovrebbero essere avvertiti di non cliccare su link in email da fonti sconosciute e di utilizzare solo app store autorizzati per scaricare applicazioni di terze parti. Inoltre, è critico formare il personale sul modo corretto di memorizzare e trasmettere informazioni sensibili sui loro dispositivi personali. Infine, includi questi manuali di formazione/educativi nella politica bring your own device in modo che i dipendenti possano sempre consultarli.

È importante educare i tuoi dipendenti sui fondamenti della sicurezza per salvaguardare adeguatamente i dati aziendali.

3. Distribuisci software di monitoraggio dei dipendenti

È facile per i dipendenti distrarsi quando lavorano dai loro dispositivi; queste distrazioni possono provenire sotto forma di notifiche sui social media o visite a siti web non correlati al lavoro, e queste distrazioni possono danneggiare la produttività. Il monitoraggio della produttività dei dipendenti può essere incorporato nel tuo programma BYOD per mantenere questi problemi di produttività sotto controllo. Ad esempio, software di monitoraggio remoto può essere installato per monitorare quanto tempo i dipendenti trascorrono lavorando e quali siti web visitano durante le ore lavorative. È anche possibile bloccare siti web potenzialmente dannosi sui dispositivi BYOD utilizzando strumenti di monitoraggio dei dipendenti.

Il monitoraggio della produttività dei dipendenti può essere incorporato nel tuo programma BYOD per mantenere questi problemi di produttività sotto controllo.

La privacy dei dipendenti e la sicurezza dei dati dovrebbero essere prese in considerazione quando si monitorano le attività al computer e la produttività dei dipendenti su tali dispositivi. È importante per i datori di lavoro utilizzare software di monitoraggio dei dipendenti non intrusivo che raccoglie solo dati relativi ai doveri lavorativi del dipendente e non invade la privacy del dipendente al di fuori di quelle ore. Inoltre, gli esperti legali consigliano alle aziende di ottenere riconoscimenti scritti dai loro dipendenti che affermano che comprendono le regolamentazioni della politica e sono disposti a concedere l'accesso appropriato ai loro dispositivi per scopi di monitoraggio dei dipendenti.

Le politiche di monitoraggio dei dipendenti dovrebbero essere integrate nel programma BYOD per delineare quali dati verranno raccolti.

Cosa considerare quando si implementa il monitoraggio dei dipendenti sui dispositivi elettronici personali dei dipendenti:

• Le preoccupazioni sulla privacy dei dipendenti, così come le politiche di sicurezza dei dati aziendali, dovrebbero essere prese in considerazione quando si implementa il monitoraggio dei dipendenti.
• Quando si monitorano i dispositivi personali dei dipendenti, assicurati che le leggi applicabili siano seguite per garantire che la privacy dei dipendenti sia protetta.
• È importante per le aziende fornire ai dipendenti politiche BYOD e politiche di monitoraggio per sapere come i loro dispositivi personali vengono monitorati. Questo aiuta a evitare malintesi.
• È importante enumerare casi specifici per il monitoraggio e l'accesso ai dispositivi personali.
• Ore lavorative, indagini su cattiva condotta dei dipendenti e violazioni contrattuali, ad esempio, potrebbero essere elencate come ragioni per il monitoraggio.
• Le politiche di monitoraggio dovrebbero specificare quali dispositivi verranno monitorati.
• Descrivi le misure di sicurezza che l'azienda può utilizzare per proteggere i dati monitorati.
• I datori di lavoro dovrebbero ottenere riconoscimenti scritti dai loro dipendenti che affermano che i secondi hanno capito la politica, acconsentono a seguirla e concedono l'accesso appropriato ai loro dispositivi per scopi di monitoraggio dei dipendenti.

4. Investi in software anti-malware

Il software anti-malware dovrebbe essere utilizzato per proteggere le aziende dai pericoli associati all'uso di dispositivi posseduti dai dipendenti per il lavoro. Questo tipo di software rileva e scarta il malware prima che danneggi un dispositivo. I migliori strumenti anti-malware sono spesso supportati da database di intelligence sulle minacce attuali e utilizzano metodi di rilevamento basati sul comportamento per riconoscere il malware. Inoltre, il software anti-malware dovrebbe essere in grado di individuare e fermare qualsiasi minaccia prima che causi danni. I dipendenti dovrebbero evitare di connettersi a reti WI-FI pubbliche perché parti malevole possono facilmente spiare il traffico internet e rubare informazioni confidenziali da queste reti, che sono generalmente non protette.

Il software anti-malware rileva e scarta il malware prima che danneggi un dispositivo.

5. Utilizza servizi basati su cloud fidati

Selezionare un servizio cloud che rende facile l'integrazione del sistema e l'implementazione di queste politiche è la scelta migliore. Dovrebbe essere user-friendly e in grado di lavorare senza problemi con altro software. Il personale IT di sicurezza dell'azienda dovrebbe valutare attentamente i servizi cloud prima che siano utilizzati su un dispositivo privato di un dipendente. È anche importante condurre una valutazione dei rischi prima di contrattare qualsiasi fornitore di servizi cloud.

La sicurezza IT aziendale dovrebbe valutare attentamente i servizi cloud prima che possano essere utilizzati.

6. Imposta password su tutti i dispositivi BYOD

Imporre password su tutti i dispositivi e account dei dipendenti per prevenire accessi non autorizzati ai dati aziendali è importante. Le password dovrebbero essere uniche e contenere lettere, numeri e simboli se possibile. Incorporare metodi aggiuntivi per verificare l'identità, come l'autenticazione a due fattori, è anche una mossa intelligente. I dipendenti dovrebbero anche essere ricordati di cambiare o resettare la password predefinita del loro router Wi-Fi.

Le password dovrebbero essere uniche e contenere lettere, numeri e simboli se possibile.

7. Utilizza soluzioni di mobile device management su tutti i dispositivi BYOD

Le soluzioni di mobile device management consentono alle aziende di mantenere i loro dati al sicuro mentre consentono ancora ai dipendenti di svolgere i loro doveri. Ad esempio, il tuo personale IT può utilizzare soluzioni di mobile device management (MDM) per monitorare e gestire in modo sicuro telefoni cellulari che gestiscono dati aziendali sensibili, decidere quali applicazioni possono essere installate sui dispositivi, localizzare i dispositivi e proteggere i dispositivi se sono persi o rubati.

Le MDM possono aiutare a identificare quali applicazioni su un dispositivo dell'utente possono connettersi con i dati aziendali e proteggere i dispositivi se persi o rubati.

8. Accedi a tutti i dispositivi BYOD con VPN

Una rete privata virtuale può essere utilizzata per crittografare i dati in movimento tra un sistema esterno di un dipendente e la rete centrale dell'azienda. Puoi anche rafforzare i meccanismi di sicurezza tramite:

• Crittografare i trasferimenti di dati in transito.
• Nascondere l'indirizzo Internet Protocol (IP) dell'utente.
• Occultare la posizione dell'utente.

Incorporando l'accesso VPN nel tuo programma BYOD, elimini il rischio di perdite di dati sensibili.

Disclaimer

Questo articolo fornisce solo informazioni generali. Queste informazioni sono solo per comprensione generale e non devono essere utilizzate come consiglio legale. Per ricevere consigli legali professionali, consulta il tuo avvocato.