O rastreamento de horas extras dos funcionários previne fraudes de horas extras

Este artigo foi preparado pela WorkTime. Somos um software de monitoramento de produtividade não invasivo e seguro com mais de 20 anos de experiência na indústria.

Como a fraude de horas extras acontece?

Os funcionários abusam das horas extras de diferentes maneiras. A fraude de folha de pagamento mais comum acontece quando os funcionários aumentam falsamente suas horas manipulando as horas extras.

• Registrar horas além do tempo real de trabalho - os funcionários falsificam as folhas de ponto reivindicando horas extras por horas não trabalhadas;
• Registrar entrada mais cedo ou saída mais tarde do que o trabalho real começou/terminou;
• Exagerar o tempo necessário para uma tarefa. Carga de trabalho extra requer uma cobrança extra. Então, um funcionário pode registrar horas extras para concluir uma tarefa básica para ganhar uma taxa de pagamento mais alta devido à sua complexidade.

As taxas de horas extras frequentemente pagam tempo-e-meio ou mais.

Por que a fraude de horas extras é um problema? Pode ser custoso para as empresas, pois as taxas de horas extras frequentemente pagam tempo-e-meio ou mais. Sem o rastreamento adequado de horas extras dos funcionários e folhas de ponto precisas, a empresa corre o risco de perder somas enormes de dinheiro.

Por que os empregadores estão tão preocupados com a fraude de horas extras?

Reivindicações fraudulentas de horas extras levam a perdas significativas, pois as empresas acabam pagando por horas que os funcionários não trabalharam de fato. Ainda assim, não é o pior resultado.

Cobrança excessiva por horas extras não autorizadas, procedimentos de testes e auditoria, e dano potencial à reputação são os principais riscos da fraude de horas extras.

Esquema de fraude de horas extras da Polícia de Boston

O caso de fraude de horas extras do Departamento de Polícia de Boston continua sendo um tópico quente de discussão na mídia. O processo judicial revelou que o ex-sargento coletou pessoalmente $25,930 de fundos federais por horas extras que ele não trabalhou. Mais de uma dúzia de policiais estavam envolvidos neste escândalo de fraude de folha de pagamento. O julgamento ainda está em andamento.

Casos de fraude de folha de pagamento do DoD

A agência do Departamento de Defesa contratou auditores externos para descobrir a causa de quantidades excessivas de compensação de horas extras para funcionários remotos. A auditoria de folha de pagamento revelou fraude de horas extras, pois alguns funcionários reivindicaram até 190 horas não autorizadas por período de pagamento. A ausência de monitoramento adequado de horas extras dos funcionários resultou na aprovação de folhas de ponto sem revisão devido à localização remota. Outra auditoria do Departamento de Defesa descobriu três funcionários falsificando horas extras regularmente. Custou ao governo federal mais de $35,000 para cada um. Funcionários injustos aproveitaram o pobre controle sobre as folhas de ponto, pois seu supervisor estava sobrecarregado, falhando em gerenciar as horas extras com precisão.

Abuso de horas extras da M.T.A. sob investigação federal

A investigação do promotor federal sobre os funcionários da Long Island Rail Road (LIRR) confirmou suspeitas de fraude de horas extras. Um trabalhador ganhou $461,646 reivindicando horas extras semanais substanciais. A investigação destacou o sistema de registro de tempo desatualizado e manuscrito da LIRR que levou a pagamentos altos de horas extras e fraude de folha de pagamento.

A ausência de rastreamento adequado de horas extras cria oportunidades para fraude.

Em todos esses incidentes, o monitoramento insuficiente de horas extras foi a principal causa da fraude de horas extras. É por isso que folhas de ponto precisas são o primeiro passo para prevenir resultados.

3 maneiras como você perde dinheiro com fraude de horas extras

1. Pagando por fraude de horas extras

A fraude de horas extras pode acontecer quando os funcionários exageram as horas trabalhadas. Isso inclui enviar folhas de ponto falsas, fazer pausas prolongadas sem deduzir o tempo, ou registrar entrada/saída mais cedo/mais tarde do que os funcionários realmente começam/terminam o trabalho. Esse tipo de roubo de tempo é o mais comum entre funcionários em home office. O rastreamento pobre de horas extras nesse caso leva a perdas significativas de dinheiro.

2. Pagando funcionários remotos por horas extras não autorizadas

Trabalhar de casa é uma prática normal hoje em dia. A maioria dos funcionários prefere permanecer remoto, tornando desafiador para os empregadores gerenciá-los efetivamente. Os funcionários são frequentemente facilmente distraídos em casa. Assim, pausas frequentes frequentemente levam a horas extras porque os trabalhadores precisam de mais tempo para completar a mesma quantidade de trabalho que poderiam fazer no escritório. É difícil esclarecer se as horas extras foram justificadas ou não ao trabalhar remotamente. É por isso que os empregadores frequentemente pagam demais por baixo desempenho sem monitoramento preciso de horas extras.

3. Multas, penalidades e outros resultados legais

O rastreamento pobre de horas extras dos funcionários leva a compensação imprecisa de horas extras, pois é difícil garantir que todos os funcionários sejam devidamente compensados. Assim, um empregador sofre perdas financeiras devido a pagamentos excessivos e riscos legais em caso de subpagamento de horas extras, pois viola as regulamentações trabalhistas. Como resultado, a empresa pode enfrentar multas, penalidades e outros resultados legais.

$7,500 por funcionário economizados anualmente graças ao monitoramento de horas extras da WorkTime.

A WorkTime corta com sucesso os pagamentos excessivos. Graças ao nosso monitoramento de horas extras, um de nossos clientes economizou $7,500 por funcionário anualmente. Essa quantia era geralmente paga a trabalhadores remotos por horas não autorizadas que eles reivindicavam como horas extras.

A fraude de horas extras é mais frequente do que você pensa!

De acordo com estatísticas, “uma empresa média dos EUA perde 20% de cada dólar ganho devido a roubo de tempo.” A maioria das empresas enfrenta esse problema pelo menos uma vez. A situação começou a piorar durante a pandemia de COVID-19, quando um grande número de funcionários trabalhava remotamente. Como trabalhar de casa permanece uma tendência até agora, o mesmo se aplica ao problema de roubo de tempo.

Cerca de 10% das reivindicações de horas extras são justificadas - descobertas do rastreamento de horas extras da WorkTime.

Um de nossos clientes, a companhia de seguros dos EUA, implementou o rastreamento de horas extras de funcionários da WorkTime para investigar por que os funcionários reivindicam horas extras com muita frequência. Os resultados foram chocantes, pois o monitoramento de horas extras mostrou que apenas 10% das reivindicações eram justificadas. A gerência da empresa revelou que cerca de 70% dos computadores eram usados para fins não relacionados ao trabalho, como redes sociais ou compras online, e cerca de 5% não trabalhavam de todo durante as horas extras reivindicadas. Recebemos regularmente pedidos de clientes para incluir dados específicos relacionados a horas extras no relatório. Os funcionários frequentemente reivindicam horas extras durante fins de semana ou dias de folga. No entanto, isso não garante que eles foram produtivos durante esse período. Muitos empregadores estão preocupados com a fraude de horas extras e querem garantir que as horas extras sejam justificadas. É por isso que aprimoramos a funcionalidade do relatório, permitindo que os empregadores avaliem o total de horas produtivas reivindicadas como horas extras.

O rastreamento de horas extras previne fraudes de horas extras

Horas extras não gerenciadas levam a baixa produtividade, absenteísmo excessivo e esgotamento. Previna isso sem esforço com WorkTime!

Além dos riscos potenciais de perda de dinheiro, a fraude de horas extras tem numerosos efeitos negativos a longo prazo. Aumento de absenteísmo, baixa produtividade e esgotamento são os principais problemas que afetam o desempenho geral. Ainda assim, o gerenciamento adequado de horas extras é o primeiro passo para prevenir a fraude de horas extras. Com WorkTime, você pode otimizar a contabilidade de horas extras e prevenir fraude de folha de pagamento. Como se beneficiar do nosso monitoramento de horas extras?

• Aproveite o rastreamento automatizado de horas extras;
• Obtenha folhas de ponto precisas para cada funcionário;
• Garanta que as horas reivindicadas sejam válidas. Nossos relatórios avaliam a produtividade do funcionário durante fins de semana, dias de folga e horas extras de trabalho;
• Fique seguro de que seus trabalhadores remotos estão ativos durante as horas extras;
• Otimize os pagamentos de horas extras. O rastreamento preciso de horas extras previne cobranças excessivas por horas extras abusadas;
• Equilibre a carga de trabalho e diminua os casos de horas extras com nossas insights baseadas em dados;
• Mantenha a transparência com nossa abordagem de monitoramento de funcionários verde. A WorkTime é segura e não invasiva, então você pode monitorar horas extras de forma leal e orientada para o negócio.

O rastreamento de horas extras de funcionários da WorkTime é uma solução eficaz para detectar fraude de horas extras antes que se torne um grande problema.