12 domande più frequenti sulle leggi sul monitoraggio dei dipendenti in Indonesia

In Indonesia, al momento non esistono leggi esplicite che regolano il monitoraggio dei dipendenti. Qualsiasi forma di sorveglianza, tuttavia, deve essere giustificata dalla legge e necessaria per raggiungere un obiettivo valido. Prima di iniziare qualsiasi processo di monitoraggio elettronico, devono essere seguite le seguenti norme sulla raccolta di dati rilevanti: trasparenza, base legale per l'elaborazione, minimizzazione dei dati e conservazione.

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale in Indonesia?

Sì. Il monitoraggio dei dipendenti è legale purché le aziende abbiano interessi legittimi da tutelare. Tuttavia, ci sono alcune restrizioni. Secondo la legislazione indonesiana, i dipendenti devono fornire il consenso scritto prima di essere monitorati. L'articolo 15 Paragrafo 2 del Reg. 82 richiede al fornitore del sistema elettronico di ottenere una notifica scritta dal proprietario dei dati (dipendente) prima dell'implementazione, anche se si tratta di un dispositivo di proprietà dell'azienda.

2. È legale monitorare i computer dell'azienda?

Sì. Gli Accordi Collettivi di Lavoro (negoziati tra sindacati regolamentati e datori di lavoro) e i Regolamenti Aziendali (accordo ufficiale fornito dal ‘‘MOMT’’) consentono ai datori di lavoro di monitorare i computer e altre attrezzature fornite ai loro dipendenti se i dipendenti sono informati e acconsentono a essere monitorati, in particolare se sono coinvolti dati personali (la legge EIT proibisce violazioni dei dati personali). È illegale monitorare i lavoratori senza il loro permesso durante l'orario di lavoro.

3. È legale monitorare le attività internet e sui social media dei dipendenti?

Sì. In Indonesia è illegale per qualsiasi lavoratore divulgare informazioni del datore di lavoro. Le aziende hanno l'autorità di limitare i lavoratori dall'accesso a Internet per scopi diversi da quelli lavorativi, purché regolato da Accordi Collettivi di Lavoro (CLA) o Regolamenti Aziendali (CR). I datori di lavoro devono comunque considerare la vita privata dei loro lavoratori mentre monitorano l'uso dei social media e di Internet. Il monitoraggio senza permesso è una violazione della Legge n. 11 del 2008 sulle informazioni elettroniche e transazioni (legge EIT), che richiede un consenso esplicito dalla persona i cui dati personali vengono gestiti. Si raccomanda anche che le aziende stabiliscano regole sull'uso di Internet e social media.

4. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i colpi di tastiera?

Sì. In Indonesia, i datori di lavoro hanno il diritto di monitorare e analizzare contenuti dello schermo nonché colpi di tastiera sulla proprietà dell'azienda. Tuttavia, i dipendenti hanno il diritto di acconsentire a tale monitoraggio, poiché hanno diritto alla privacy personale.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì. L'azienda possiede i sistemi email aziendali. I dipendenti dovrebbero usare cautela nell'accesso alle email personali dal computer del posto di lavoro poiché potrebbero essere monitorate. Informazioni private e personali non dovrebbero essere accedute senza permesso, secondo la costituzione dell'Indonesia. L'azienda deve notificare esplicitamente ai suoi lavoratori che le loro email vengono monitorate. Politiche chiare sull'uso delle email aziendali per scopi professionali dovrebbero anche essere fornite.

6. È legale monitorare o registrare le conversazioni telefoniche?

Sì, Gli articoli 41 e 42 della Legge n. 36 del 1999, comunemente nota come "Legge sulle Telecomunicazioni", consentono ai fornitori di registrare l'uso e i dati delle telecomunicazioni in conformità alle leggi e regolamenti applicabili. Tuttavia, per atti criminali specifici, i fornitori di telecomunicazioni devono ottenere una richiesta scritta dal Procuratore Generale e/o dal Capo della Polizia Indonesiana (in casi di attività criminali). Le richieste scritte di informazioni devono anche includere ciò che è stato registrato, il periodo di tempo durante il quale è stato registrato e il periodo di conservazione dei report.

7. È legale utilizzare sistemi di monitoraggio video sul posto di lavoro?

Sì. Le seguenti precauzioni dovrebbero essere prese quando si installa un sistema di monitoraggio video:

• Notificare ai dipendenti che il loro ambiente di lavoro viene monitorato tramite un sistema video.
• Spiegare lo scopo del monitoraggio ai dipendenti.
• Installare telecamere esclusivamente nelle aree di lavoro, non in luoghi dove la privacy potrebbe essere invasa (ad es. bagni, spogliatoi, bagni).
• Evitare l'uso del sistema video per scopi discriminatori, cioè per monitorare solo un settore dell'azienda o un dipendente specifico.
• Prendere le precauzioni necessarie per conservare i dati monitorati.
• Assicurarsi che chi ha accesso ai dati monitorati non condivida informazioni con terze parti.

Oltre ai sistemi di videosorveglianza, ci sono una varietà di opzioni friendly per i dipendenti da considerare se l'obiettivo principale è monitorare la produttività complessiva e garantire che le risorse aziendali siano utilizzate correttamente. Software di monitoraggio della produttività dei dipendenti è un ottimo modo per bilanciare i benefici del monitoraggio con i rischi di invadere la privacy dei dipendenti.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto delle email?

Sì. Se i dipendenti accedono a messaggi privati e email personali su un dispositivo di proprietà dell'azienda, il datore di lavoro può monitorare l'uso, non il contenuto, e solo durante l'orario di lavoro. È anche importante che i datori di lavoro implementino politiche chiare affinché i dipendenti siano informati di questo e diano il loro consenso. Inoltre, i dipendenti dovrebbero essere informati che le loro email potrebbero essere accedute mentre sono assenti.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Va notato che se le attività lavorative vengono condotte su un dispositivo personale, il dipendente deve rendere conto del tempo speso in attività lavorative durante l'orario di lavoro. I datori di lavoro hanno il diritto di monitorare tali dispositivi solo durante l'orario di lavoro. Sebbene questo sia vero, il Regolamento sulla Protezione dei Dati richiede a ogni operatore di sistema elettronico (come i datori di lavoro) di ottenere il consenso scritto. Secondo il Regolamento sulla Protezione dei Dati, il proprietario dei dati ha il diritto di far cancellare i propri dati personali in qualsiasi momento. Tuttavia, la richiesta di cancellazione deve essere presentata in conformità alle regole e regolamenti applicabili.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì, la risposta è la stessa di quella sopra. I datori di lavoro possono monitorare le attività lavorative del personale che lavora su un computer personale per proteggere le informazioni aziendali. Tuttavia, il monitoraggio non dovrebbe interferire o raccogliere alcuna informazione personale sul dipendente. Separare informazioni personali e professionali è una precauzione efficace da prendere. I datori di lavoro non dovrebbero solo sviluppare politiche di lavoro/monitoraggio , ma dovrebbero anche spiegare adeguatamente queste politiche ai loro dipendenti.

11. È obbligatorio informare i dipendenti del monitoraggio?

Sì. Come affermato nella maggior parte di questo articolo, la costituzione indonesiana richiede che i dipendenti siano adeguatamente informati e diano il consenso per iscritto prima di essere monitorati. Ai datori di lavoro non è consentito monitorare i loro dispositivi senza il consenso dei dipendenti, anche se sono di proprietà dell'azienda. È anche cruciale che i dipendenti comprendano come e perché questi dispositivi di monitoraggio vengono utilizzati. Se i dipendenti non danno il loro consenso, non dovrebbero essere monitorati.

12. Politica sul monitoraggio dei dipendenti - obbligatoria o no?

Sì. Il monitoraggio dei dipendenti politiche, dovrebbero aderire alle leggi e standard internazionali sui diritti umani, inclusi i principi di trasparenza, legalità, proporzionalità e necessità. Questo può essere ottenuto creando e distribuendo politiche aziendali complete, manuali e moduli di consenso per garantire che i dipendenti conoscano le regole e le linee guida sul monitoraggio e la sorveglianza. Le politiche dovrebbero essere facili da accedere e comprendere.

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Esistono leggi indonesiane che proteggono la privacy sul posto di lavoro dei dipendenti?

Non esistono leggi costituzionali che menzionano esplicitamente la privacy sul posto di lavoro. Detto questo, ci sono così tante leggi relative alla privacy dei dati in Indonesia.

• Il Regolamento sulla Protezione dei Dati fornisce specifiche più dettagliate sull'uso dei dati personali nei sistemi elettronici in ogni processo di sorveglianza, cioè acquisizione, raccolta, elaborazione, analisi, conservazione, visualizzazione, annuncio, trasmissione, diffusione e/o fornitura di accesso a, e/o cancellazione di dati personali.
• Legge n. 11 del 2008 sulle Informazioni Elettroniche e Transazioni, come modificata dalla Legge n. 19 del 2016 ("Legge sulle Informazioni Elettroniche").
• Regolamento n. 71 del 2019 sull'Implementazione di Sistemi Elettronici e Transazioni ("GR 71").
• Regolamento del Ministro delle Comunicazioni e dell'Informatica n. 20 del 2016 sulla Protezione dei Dati Personali ("Reg. MOCI 20").

Gli ultimi due sono collettivamente chiamati regolamenti PDP Secondo la Legge EIT e i Regolamenti Governativi, i dipendenti sono protetti dalla legge quando non sono informati sul monitoraggio nel luogo di lavoro, non hanno dato il loro consenso e/o l'uso di tali dati non è indicato nei contratti di lavoro, politiche sul posto di lavoro o manuali. In Indonesia, le sanzioni per violazioni della privacy dei dati si trovano nella legislazione rilevante e sono essenzialmente multe. La reclusione può essere imposta in casi gravi, come in caso di infrazione intenzionale. La Legge EIT prevede pene penali che vanno da; multa di Rp. 600.000.000 a Rp. 800.000.000 e/o da 6 a 8 anni di reclusione per accesso illegale; multa di Rp. 800.000.000 e/o 10 anni di reclusione per intercettazione/ascolto di trasmissione; da Rp. 2.000.000.000 a Rp. 5.000.000.000 e/o da 8 a 10 anni di reclusione per alterazione, aggiunta, riduzione, trasmissione, manomissione, cancellazione, spostamento, occultamento di Informazioni Elettroniche e/o Registri Elettronici. In sintesi, il monitoraggio dovrebbe essere implementato per mantenere la fiducia e la sicurezza della forza lavoro.

Esiste un consiglio di avvocati professionisti sul monitoraggio?

Gli avvocati concordano che sebbene non ci sia una restrizione legale specifica sul monitoraggio dei dipendenti, il datore di lavoro dovrebbe esprimere il diritto di farlo nel regolamento aziendale. Raccomandano anche di mettere in atto politiche di monitoraggio chiare e dettagliate. I dipendenti dovrebbero essere notificati esplicitamente e dare il consenso scritto prima che le soluzioni di monitoraggio siano implementate. Possono anche essere messe in atto politiche separate sulla privacy dei dati. Le politiche dovrebbero includere quanto segue:

• La definizione di dati privati o personali (tipicamente, vari tipi di informazioni relative al dipendente e ai familiari del dipendente).
• Garantire l'uso e la divulgazione appropriati e legali dei dati personali.
• Disposizioni per centri di recupero dati e disaster recovery.
• Il consenso del dipendente all'accesso, raccolta, uso, trasferimento o altra elaborazione dei dati personali del dipendente da parte del datore di lavoro.
• Il diritto del dipendente di accedere ai propri dati personali (ma non a quelli altrui).
• L'obbligo del dipendente di notificare al datore di lavoro eventuali modifiche o aggiornamenti ai propri dati personali.

Qual è la sintesi?

I datori di lavoro devono bilanciare la necessità di tutelare gli interessi aziendali e le aspettative di privacy dei loro dipendenti quando implementano software di monitoraggio dei dipendenti. Per eseguire il processo di monitoraggio su basi legittime, dovrebbero essere considerate la trasparenza e la notifica preventiva. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per una comprensione generale e non devono essere utilizzate come consiglio legale. Per ricevere un consiglio legale professionale, consulta il tuo avvocato.