12 domande più frequenti sulle leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti

Monitoraggio dei dipendenti è legale nella maggior parte dei paesi UE. Esistono differenze normative. Tuttavia, la maggior parte dei paesi europei ha alcune regolamentazioni che si applicano a ogni attività commerciale. In primo luogo, i datori di lavoro devono avere motivi legittimi per monitorare i loro dipendenti. In secondo luogo, i dipendenti devono essere resi consapevoli del tipo di monitoraggio in corso. In tutti i casi, i principi di legalità, legittimità e proporzionalità si applicano indipendentemente dalla posizione.

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale nell'UE?

Sì, i datori di lavoro nell'UE hanno il diritto di monitorare i dipendenti al lavoro purché ci sia un interesse commerciale legittimo. Le leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti lo consentono. Detto questo, è cruciale bilanciare il diritto del datore di lavoro di monitorare e gestire legalmente il processo lavorativo e il diritto del dipendente alla privacy. È diritto del dipendente essere notificato prima che venga effettuato qualsiasi monitoraggio. Ad esempio, in Germania, le modifiche alla Legge sulla Notifica sono entrate in vigore il 1° agosto 2022. Esse obbligano tutti i datori di lavoro a informare i nuovi arrivati sulle loro condizioni di lavoro in dettaglio e per iscritto. Il consenso diretto non è richiesto ovunque, ma in alcuni luoghi è obbligatorio, ed è quindi importante sapere quali regole si applicano nella vostra area. Più importante di tutto, il processo di monitoraggio deve essere conforme al Regolamento generale dell'UE sulla protezione dei dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati). Il Regolamento generale sulla protezione dei dati stabilisce che il consenso, la trasparenza, e la protezione dei dati sono essenziali. Queste regole si applicano alle organizzazioni (pubbliche e private) nell'UE e a quelle con sede al di fuori dell'UE che offrono servizi nell'UE.

2. È legale monitorare i computer dell'azienda?

Sì, i datori di lavoro nell'UE hanno un interesse legittimo nel monitorare l'uso dei computer che hanno fornito e garantire che l'uso rimanga correlato all'attività commerciale. Tuttavia, i datori di lavoro devono anche bilanciare il monitoraggio dell'uso rispettando la privacy dei loro dipendenti. Politiche di lavoro chiare sono molto importanti. I datori di lavoro dovrebbero adottare il seguente approccio: 1. Assicurarsi che i dipendenti siano notificati in anticipo del monitoraggio attraverso una chiara politica di monitoraggio. 2. Assicurarsi che il monitoraggio sia solo per scopi commerciali legittimi e non interferisca con il diritto fondamentale del dipendente alla privacy. 3. Assicurarsi che i diritti di protezione dei dati siano rispettati.

3. È legale monitorare le attività internet e social media dei dipendenti?

Sì. Sebbene la legislazione sul monitoraggio dei social media e attività internet vari a livello UE, nella maggior parte dei paesi UE, il monitoraggio dell'uso di internet e social media dipende dal suo scopo (uso correlato all'attività commerciale o uso privato). Secondo l'articolo 29 del Gruppo di lavoro sulla protezione dei dati, è richiesto un fondamento legale come l'interesse legittimo per elaborare i profili social media dei dipendenti. Diverse decine di anni fa, le leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti erano meno esigenti. Ad esempio, nel 2007, la Corte Europea dei Diritti dell'Uomo ha confermato il privilegio del datore di lavoro di monitorare le chat online del lavoratore. Un ingegnere rumeno, Bogdan Barbulescu, è stato licenziato per aver usato Yahoo Messenger per conversazioni personali durante l'orario di lavoro. Allora, la CEDU aveva apprezzato la decisione del datore di lavoro. 9 anni dopo, la Grande Camera dell'istituzione ha ribaltato la sentenza. I giudici hanno dubitato se l'ingegnere fosse stato dato il dovuto preavviso in anticipo. Così, deve essere osservato un equilibrio equo tra il diritto del datore di lavoro di monitorare i dipendenti e il loro diritto alla privacy. Ai datori di lavoro è consentito raccogliere ed elaborare dati personali relativi ai dipendenti solo nella misura in cui la raccolta di tali dati è necessaria e rilevante per l'esecuzione del lavoro per il quale si sta candidando. I datori di lavoro possono monitorare i dipendenti per limitare l'uso di internet e social media durante l'orario di lavoro. Si raccomanda inoltre ai datori di lavoro di stabilire politiche ben definite sull'uso dei social media e di internet in modo che i dipendenti sappiano cosa è accettabile o no.

4. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i colpi di tastiera?

Sì. Sebbene le imprese operanti nell'UE possano utilizzare software di cattura schermo e keylogging per monitorare i loro dipendenti, tale monitoraggio deve servire uno scopo aziendale legittimo, e i dipendenti devono acconsentire. Naturalmente, le leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti consentono il tracciamento degli schermi dei computer e dei colpi di tastiera in determinate condizioni. Vale la pena menzionare che questo tipo di monitoraggio può essere visto come una violazione della privacy nella maggior parte dei casi. Pertanto, prima di scegliere di farlo, i datori di lavoro dovrebbero identificare le questioni che intendono affrontare e determinare se questa forma di monitoraggio sia necessaria. Soprattutto, dovrebbero tenere conto e rispettare i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì, un datore di lavoro può monitorare il contenuto delle email ricevute o inviate sul computer aziendale, a condizione che le informazioni non siano private e il monitoraggio sia giustificato su basi legittime. Cioè, è legale monitorare i dipendenti se li informi debitamente sulla sorveglianza. È anche cruciale per le imprese distinguere tra email private e correlate al lavoro. Al contrario, i dipendenti dovrebbero anche evitare di accedere a email personali su dispositivi forniti per scopi professionali. Per bilanciare il monitoraggio del contenuto delle email rispettando la privacy dei dipendenti, i datori di lavoro dovrebbero: 1. Assicurarsi che il dipendente sia consapevole e abbia acconsentito al monitoraggio. 2. Assicurarsi che i dati personali raccolti o connessi agli account email del dipendente non siano accessibili e, dove si verifichino tali situazioni, i dati dovrebbero essere condivisi solo con il loro consenso. 3. Assicurarsi di conservare le email e di eliminarle dopo che il periodo è scaduto.

6. È legale monitorare o registrare le conversazioni telefoniche?

Sì. Ai sensi della Legge sulla Protezione dei Dati Personali, il monitoraggio e la registrazione delle conversazioni telefoniche può essere consentito in determinate condizioni. Ad esempio, se la parte ha dato il consenso esplicito o il monitoraggio/registrazione è necessario per proteggere gli interessi legittimi del datore di lavoro. Un'azienda con un consiglio di fabbrica deve ottenere il permesso dal consiglio di fabbrica prima che venga effettuato il monitoraggio o la registrazione telefonica. I datori di lavoro che intendono registrare conversazioni telefoniche sono obbligati a conformarsi a questo codice.

7. È legale utilizzare sistemi di monitoraggio video sul posto di lavoro?

Sì. Nell'UE, i sistemi di monitoraggio video sono consentiti a condizione che: 1. Esista uno scopo legittimo per la sorveglianza. 2. La sorveglianza sia appropriata per questo scopo. 3. Il monitoraggio sia necessario e meno intrusivo. In sintesi, il monitoraggio deve essere ragionevole, e i datori di lavoro devono considerare i diritti alla privacy dei dipendenti. Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, i dipendenti devono essere informati di: 1. Il fatto che stanno sendo monitorati. 2. Lo scopo del monitoraggio. 3. Quanto tempo i dati monitorati saranno conservati. 4. Chi ha accesso ai dati monitorati. L'uso di videosorveglianza nascosta è considerato una violazione dell'Articolo 8 della Convenzione Europea dei Diritti dell'Uomo (‘CEDU’). È possibile solo in caso di sospetto di violazione o attività criminale, e in ambito limitato. Inoltre, il monitoraggio in aree sensibili, come bagni, spazi religiosi e sale pausa, è proibito. Oltre ai sistemi di videosorveglianza, ci sono varie opzioni friendly per i dipendenti da considerare se l'obiettivo principale è monitorare la produttività complessiva e garantire che le risorse aziendali siano utilizzate correttamente. Software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti è un ottimo modo per bilanciare i benefici del monitoraggio con i rischi di invadere la privacy dei dipendenti.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto email?

Sì. I datori di lavoro sono giustificati nel controllare determinate attività come l'invio o la ricezione di messaggi privati o email, per garantire che i dipendenti svolgano i loro doveri durante l'orario di lavoro, in particolare sul dispositivo aziendale. La CEDU stabilisce chiare linee guida sull'entità di come e quando tale monitoraggio è consentito. Le imprese devono sviluppare politiche che permettano ai dipendenti di conoscere l'entità del monitoraggio. I messaggi privati e le email rientrano nella categoria dei dati personali (come descritto nell'Articolo 4 del Regolamento generale sulla protezione dei dati). Pertanto, le organizzazioni devono dimostrare di avere una base legale per raccogliere e monitorare tali informazioni.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Ci sono alcuni motivi validi per cui i datori di lavoro potrebbero dover monitorare i dispositivi personali dei loro dipendenti. Ad esempio, con sempre più dipendenti che lavorano da casa nell'UE e nel mondo, molti datori di lavoro vogliono tenere il passo con i processi di lavoro. Il monitoraggio è, pertanto, ragionevole in tali casi, ma ci sono limiti al monitoraggio. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede al datore di lavoro di informare esplicitamente il dipendente su quali informazioni intendono raccogliere e come intendono utilizzarle. Inoltre, il Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede al datore di lavoro di essere trasparente sul processo di monitoraggio e di fornire al dipendente ampie informazioni su come e per quale scopo sarà monitorato. Si raccomanda che i datori di lavoro implementino politiche BYOD e comprendano dove tracciare la linea con la privacy del dipendente e le migliori pratiche quando si sviluppano tali politiche.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì, se il dipendente svolge doveri lavorativi su un computer personale, il monitoraggio di tali dispositivi può essere considerato come servizio a un interesse legittimo nella protezione delle informazioni commerciali. Le leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti consentono di controllare la comunicazione professionale e le attività durante l'orario di lavoro. Tuttavia, se tale monitoraggio cattura anche dati relativi alla vita privata del dipendente, è considerato illegale. Dovrebbero essere adottate misure appropriate per distinguere tra uso personale e commerciale del dispositivo e dovrebbero essere create politiche BYOD per trovare un equilibrio.

11. È obbligatorio informare i dipendenti del monitoraggio?

Sì. Nell'UE, questo è un passo cruciale. Molti paesi UE richiedono ai datori di lavoro di informare i loro dipendenti e discutere eventuali problemi del processo di monitoraggio prima del monitoraggio. L'articolo 29 del gruppo di lavoro sulla protezione dei dati (WP249) enfatizza che la trasparenza dovrebbe essere applicata all'elaborazione dei dati sul lavoro. I dipendenti devono essere consapevoli del monitoraggio, degli scopi per cui i dati personali devono essere raccolti e qualsiasi altra informazione necessaria per garantire un'elaborazione equa. Due approcci legali sorgono a livello UE quando si tratta di diritti di co-determinazione. Le leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti sono dissimili. In alcuni paesi, i dipendenti hanno il diritto di acconsentire o no al monitoraggio. Ad esempio, in Svezia e Danimarca, gli accordi collettivi devono essere firmati prima dell'inizio della sorveglianza e un sindacato professionale deve essere informato. In Lituania, solo l'attività dei lavoratori sospettati può essere monitorata e devono essere informati per iscritto sulle misure di controllo. In altre giurisdizioni, i dipendenti hanno meno potere. Devono essere notificati del monitoraggio, ma il consenso non è richiesto.

12. Politica sul monitoraggio dei dipendenti - obbligatoria o no?

Sì. Niente batte una buona politica chiara sul processo di monitoraggio. Le politiche di monitoraggio, manuali, ecc. devono essere attentamente adattate per mostrare lo scopo legittimo di un'organizzazione dietro il monitoraggio e cosa è accettabile o no. Con una politica completa e facilmente accessibile sul monitoraggio sul posto di lavoro, i dipendenti saranno consapevoli del monitoraggio. Tutto questo deve essere incluso nelle politiche di lavoro: 1. La natura e l'entità del processo di monitoraggio. 2. Il motivo del monitoraggio. 3. L'impatto del monitoraggio sull'attività commerciale. 4. Come vengono gestite le informazioni confidenziali o sensibili. (Se qualcuna viene presa) 5. Indicare gli usi accettabili e inaccettabili. I datori di lavoro devono assicurarsi che le loro politiche di monitoraggio siano conformi ai requisiti legali delle leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti valide.

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Ci sono leggi nell'UE che proteggono la privacy sul posto di lavoro dei dipendenti?

Sì. Nell'UE, la privacy del dipendente è di fondamentale importanza. Sebbene l'UE riconosca che i datori di lavoro hanno un interesse legittimo nel mantenere processi commerciali fluidi e proteggere contro situazioni che possono portare a responsabilità, l'UE è molto chiara sulla privacy. L'articolo 8 della Convenzione Europea per la Protezione dei Diritti Umani e delle Libertà Fondamentali Free riconosce il diritto alla vita privata e familiare. L'articolo 5 del Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede ai titolari del trattamento (datori di lavoro) di implementare misure di protezione dei dati per progettazione e per impostazione predefinita. I dati personali devono essere: 1. Trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti del soggetto interessato. 2. Raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e non ulteriormente trattati in modo incompatibile. 3. Adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati. 4. Esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottati tutti i provvedimenti ragionevoli per garantire che i dati personali inesatti siano cancellati o rettificati senza indebito ritardo. 5. I dati personali non possono essere conservati per periodi prolungati. 6. Trattati in modo da garantire una sicurezza adeguata dei dati personali, compresa la protezione contro trattamenti non autorizzati o illeciti e contro la perdita, la distruzione o il deterioramento accidentale, utilizzando misure tecniche e organizzative appropriate. 7. Il personale responsabile dei dati deve poter essere ritenuto responsabile per i dati. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati richiede ai datori di lavoro di effettuare una Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA), tenendo conto della natura, dell'ambito, del contesto e delle finalità del processo di monitoraggio.

C'è consiglio di avvocati professionisti sul monitoraggio?

Sì. Gli avvocati professionisti consigliano ai datori di lavoro di seguire questi sette principi fondamentali suggeriti dal Gruppo di Lavoro, in modo che il monitoraggio sia considerato legale e giustificato ai sensi delle leggi UE sul monitoraggio dei dipendenti. Le regolamentazioni includono Necessità, Finalità, Trasparenza, Legittimità, Proporzionalità, Accuratezza e ritenzione della sicurezza dei dati. Queste regole assicurano che i datori di lavoro comprendano il bisogno commerciale legittimo per il monitoraggio, che i dipendenti siano consapevoli del monitoraggio e dei motivi per il monitoraggio, che i diritti dei dipendenti non siano violati e che i dati personali dei dipendenti siano protetti. 1. Il principio di necessità richiede che il monitoraggio sia "necessario" per scopi commerciali. 2. Il principio di finalità richiede che i dati siano raccolti solo per scopi specifici, espliciti e legittimi e non siano elaborati in alcun modo incompatibile con quello scopo.> 3. Il principio di trasparenza richiede che un datore di lavoro sia aperto e chiaro sul monitoraggio. (Nessun monitoraggio covert è consentito) La regola di trasparenza stabilisce che il monitoraggio e i motivi dietro di esso devono essere pienamente e esplicitamente divulgati a tutti i dipendenti in politiche scritte. 4. Il principio di legittimità indica che l'elaborazione dei dati personali dei dipendenti deve essere legittima e necessaria per l'esecuzione del lavoro, senza violare i diritti fondamentali dei dipendenti. 5. Il principio di proporzionalità afferma che le informazioni personali devono essere adeguate, rilevanti e non eccessive. 6. Il principio di accuratezza richiede che tutti i record siano precisi, aggiornati e conservati non più a lungo del necessario dato gli scopi legittimi del datore di lavoro. Come linea guida, il Gruppo di Lavoro suggerisce che la ritenzione dei dati non dovrebbe superare i tre mesi. 7. Il principio di sicurezza dei dati necessita che il datore di lavoro adotti misure tecniche appropriate per garantire che i dati personali dei dipendenti siano sicuri.

Qual è il punto essenziale?

Tutti i processi di monitoraggio dei dipendenti devono conformarsi alle leggi sulla protezione dei dati. Il processo di monitoraggio dovrebbe essere effettuato su basi legali e equo per i dipendenti e, più importante di tutto, trasparente. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per comprensione generale e non devono essere usate come consiglio legale. Per ricevere un consiglio legale professionale, consulta il tuo avvocato.