12 domande più frequenti sulle leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti

Monitoraggio dei dipendenti in Brasile è riconosciuto e consentito per i datori di lavoro che desiderano monitorare i loro dipendenti per motivi legittimi legati al lavoro.

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale in Brasile?

Sì. L'azienda ha il diritto di monitorare le attività lavorative quotidiane dei suoi dipendenti. Detto questo, questa pratica dovrebbe essere svolta senza violare la privacy dei dipendenti o infrangere alcuna legge brasiliana sul monitoraggio dei dipendenti. Il diritto di monitorare è supportato dall'articolo 5 della costituzione federale brasiliana, che prevede il diritto al risarcimento per danni materiali o morali o danni all'immagine.

2. È legale monitorare i computer aziendali?

Sì. Se il dispositivo appartiene all'azienda, i proprietari (datori di lavoro) possono monitorare i dipendenti per garantire che non ci sia un uso improprio. I datori di lavoro hanno anche il diritto di garantire che i loro dipendenti non utilizzino i computer per accedere a siti non correlati al lavoro. Tuttavia, la conoscenza preventiva del monitoraggio è essenziale. Secondo la LGPD (la legge locale sulla protezione dei dati), i dipendenti dovrebbero essere espressamente notificati e informati che ci sarà un controllo sull'uso del computer.

3. È legale monitorare le attività internet e social media dei dipendenti?

Sì. La risposta è simile alla domanda precedente. Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro ha il diritto di garantire che i dipendenti utilizzino l'Internet fornito per scopi lavorativi durante le ore pagate. I datori di lavoro possono monitorare attività internet come siti visitati, tempo trascorso online durante l'orario di lavoro, e persino limitare le visite a siti specifici. Riguardo al monitoraggio delle attività sui social media, le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti devono ancora regolamentare il monitoraggio dei social media da parte delle aziende. Tuttavia, i dipendenti dovrebbero capire che devono conformarsi se le politiche aziendali proibiscono l'uso dei social media durante l'orario di lavoro.

4. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i colpi di tastiera?

Sì. I datori di lavoro possono utilizzare strumenti che monitorano contenuti dello schermo e colpi di tastiera su un computer da lavoro. Una linea guida generale è che i dipendenti dovrebbero notare che ogni attività svolta su un computer da lavoro può essere accessibile dal loro datore di lavoro, soprattutto dove sono state comunicate chiare e documentate politiche.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì, se si tratta di un account email aziendale, sono obbligati a proibire l'uso delle email aziendali per scopi personali. Prima di farlo, l'azienda deve informare chiaramente i suoi dipendenti sul monitoraggio dell'email. Le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti obbligano i datori di lavoro a farlo. In altre parole, politiche chiare che indicano che le email aziendali sono esclusivamente per uso professionale dovrebbero essere fornite. Questo consentirà al datore di lavoro di intraprendere azioni appropriate contro i suoi dipendenti se le email aziendali vengono utilizzate per scopi diversi dall'uso aziendale.

6. È legale monitorare o registrare le conversazioni telefoniche?

Sì. Ad esempio, le leggi brasiliane consentono ad alcuni settori, aziende di call center, di monitorare o registrare conversazioni telefoniche con i clienti come requisito regolatorio per supportare un trattamento equo dei clienti e una buona condotta. Questo è anche supportato dal Decreto n. 6,523 del 31 luglio 2008, che richiede a questi servizi di registrare le loro chiamate. Tuttavia, in un ufficio convenzionale, questo potrebbe essere un po' controverso. Ascoltare conversazioni senza la consapevolezza del dipendente potrebbe violare la riservatezza nell'articolo XII dell'articolo 5 della Costituzione Federale. Lo stesso vale per le regole sulla condivisione dei dati personali. Anche gli sforzi del governo per far sì che gli operatori di telecomunicazioni forniscano l'elenco di nomi, indirizzi e numeri di telefono dei loro clienti non sono stati riusciti. Ad aprile 2020, la Corte Suprema Federale del Brasile ha sospeso la Misura Provvisoria, poiché violava i diritti umani di base alla privacy. Le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti richiedono alle aziende di garantire che il processo di monitoraggio non infranga il diritto fondamentale del dipendente.

7. È legale utilizzare sistemi di monitoraggio video sul posto di lavoro?

Sì. In Brasile, i sistemi di videosorveglianza sul posto di lavoro sono una pratica comune. Alcuni dipendenti utilizzano sistemi di monitoraggio video per scopi aziendali legittimi. Tuttavia, le limitazioni stabilite nella costituzione devono essere rispettate. L'installazione di sistemi di monitoraggio video in ambienti che invadono la privacy del dipendente può portare alla violazione dell'articolo X dell'articolo 5 della Costituzione Federale del Brasile. Questa legge afferma che ogni individuo ha il diritto alla privacy, alla vita privata, all'onore e all'immagine sono inviolabili, e il diritto al risarcimento per danni materiali o morali dove tale infrazione è commessa. Le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti implicano che dovrebbero essere prese certe precauzioni quando si installa un sistema di monitoraggio video:

• Notificare ai dipendenti che il loro ambiente di lavoro viene monitorato attraverso un sistema video.
• Spiegare lo scopo del monitoraggio ai dipendenti.
• Installare telecamere solo nelle aree di lavoro, non in ambienti che potrebbero invadere la privacy (ad es., bagni, spogliatoi, bagni).
• Evitare l'uso del sistema video per scopi discriminatori. cioè. per monitorare solo un settore dell'azienda o un dipendente specifico.
• Adottare misure appropriate per conservare i monitorati.
• Garantire che chi ha accesso ai dati monitorati non condivida informazioni con terze parti.

Oltre ai sistemi di videosorveglianza, ci sono varie opzioni friendly per i dipendenti da considerare se l'obiettivo principale è monitorare la produttività complessiva e garantire che le risorse aziendali siano utilizzate correttamente. Software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti è un ottimo modo per bilanciare i benefici del monitoraggio con i rischi di invadere la privacy dei dipendenti.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto delle email?

Sì. Finché l'azienda ha politiche chiare che proibiscono l'invio e la ricezione di messaggi privati e email su dispositivi aziendali durante e dopo l'orario di lavoro. In quel caso, è giustificato monitorare attività come l'invio o la ricezione di messaggi privati o email. Le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti lo consentono. Ancora, la parola chiave qui è politiche ben definite. Il monitoraggio senza garantire che il dipendente sia stato adeguatamente notificato potrebbe portare a pagamenti di danni elevati.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Vale la pena notare che se le attività lavorative vengono svolte su un dispositivo personale, il dipendente è responsabile nei confronti del datore di lavoro durante le ore di lavoro designate. Il datore di lavoro può limitare l'uso durante l'orario di lavoro se lo desidera. Se il datore di lavoro fa questo tipo di monitoraggio, è richiesta trasparenza, e dovrebbero essere prese misure per garantire che non interferiscano con la loro privacy. Le leggi brasiliane richiedono al datore di lavoro di informare adeguatamente il dipendente su quali informazioni intendono raccogliere e come intendono utilizzarle.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì, La risposta è simile a quella sopra. La pratica è diventata possibile e fluida dopo l'entrata in vigore del regolamento 13874/2019. È stata chiamata "Legge Economica Free", riducendo il livello di burocrazia in Brasile. Dalla sua promulgazione, i manager aziendali possono negoziare le loro ore e condizioni di lavoro direttamente con i dipendenti. Hanno diritto a firmare accordi individuali con ogni lavoratore dato (invece di accordi collettivi). Tuttavia, le piccole aziende con meno di 20 dipendenti sono libere di implementare il monitoraggio dell'orario di lavoro o evitarlo. Se il dipendente svolge compiti lavorativi su un computer personale, il monitoraggio di tali dispositivi può servire un interesse legittimo nella protezione delle informazioni aziendali. Tuttavia, è considerato illegale se tale monitoraggio cattura anche dati relativi alla vita privata del dipendente. Dovrebbero essere prese misure appropriate per distinguere tra uso personale e aziendale del dispositivo, e politiche dovrebbero essere create e comunicate ai dipendenti.

11. È obbligatorio informare i dipendenti del monitoraggio?

Sì. Secondo le leggi brasiliane, la notifica preventiva del monitoraggio è fondamentale. Le aziende sono tenute a informare i loro dipendenti e discutere eventuali questioni relative al processo di monitoraggio prima del monitoraggio. I dipendenti devono essere consapevoli del monitoraggio, degli scopi per cui i dati personali devono essere raccolti, e qualsiasi altra informazione necessaria per garantire un trattamento equo.

12. Politica sul monitoraggio dei dipendenti - obbligatoria o no?

Sì. Le aziende devono creare documentazione appropriata come politiche di monitoraggio, manuali, ecc. che stabiliscano regole chiare per l'uso della proprietà aziendale. I dati ottenuti attraverso gli strumenti di monitoraggio devono anche essere rilevanti, necessari, non eccessivi, e conformi agli standard di protezione dei dati. Con una politica di monitoraggio sul posto di lavoro completa e facilmente accessibile, i dipendenti saranno consapevoli del monitoraggio. Seguendo le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti, tutto questo deve essere incluso nelle politiche:

• La natura e l'entità del processo di monitoraggio.
• Il motivo del monitoraggio.
• L'impatto del monitoraggio sull'azienda.
• Come vengono gestite le informazioni confidenziali o sensibili. (Se qualcuna viene presa)
• Indicare usi accettabili e inaccettabili.
• I datori di lavoro devono garantire che le loro politiche di monitoraggio siano conformi ai requisiti legali, inclusa la legge sulla protezione dei dati.

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Esistono leggi brasiliane che proteggono la privacy sul posto di lavoro dei dipendenti?

Sì. Gli articoli X e XII dell'articolo 5 della Costituzione Federale (CRFB/1988) proteggono intenzionalmente l'inviolabilità dell'intimità, della privacy, dell'onore, dell'immagine e del segreto. La costituzione federale del Brasile afferma che tutti hanno diritto alla vita privata e ai diritti fondamentali di libertà. Secondo l'articolo 23 della Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, tutti hanno diritto al lavoro, alla libera scelta del lavoro, a condizioni di lavoro eque e favorevoli, e alla protezione contro la disoccupazione. La Legge Generale sulla Protezione dei Dati (LGPD), entrata in vigore il 18 settembre 2020, crea anche requisiti estesi, regola e prevede sanzioni per le organizzazioni che gestiscono dati personali e sensibili. Le disposizioni rilevanti della legge sulla protezione dei dati sono applicabili dal 1° agosto 2021. Esse bilanciano i diritti dei soggetti dei dati individuali e dei loro controllori. Pertanto, ogni azienda o organizzazione dovrebbe nominare un Ufficiale per la Protezione dei Dati qualificato, responsabile della manutenzione dei registri. Questo rende possibile mantenere i dati al sicuro da perdite o distruzioni.

Esiste un consiglio di avvocati professionisti sul monitoraggio?

Gli avvocati professionisti consigliano che deve esserci trasparenza intorno al monitoraggio dei dipendenti. Le leggi brasiliane sul monitoraggio dei dipendenti stabiliscono che tutti i dipendenti soggetti a monitoraggio devono essere informati di quanto segue:

• Il fatto che stanno venendo monitorati.
• Lo scopo del monitoraggio.
• Il motivo legittimo rilevante per il monitoraggio.
• Quanto tempo le informazioni raccolte verranno conservate.
• I diritti dei dipendenti rispetto al monitoraggio.
• Il diritto di comunicare dove i dipendenti hanno eventuali preoccupazioni sul monitoraggio.

Le aziende dovrebbero emettere documenti speciali come politiche, manuali, moduli di consenso, ecc. per sensibilizzare sul monitoraggio.

Qual è la conclusione?

È cruciale trovare un terreno comune quando si implementa il monitoraggio dei dipendenti processi per bilanciare gli interessi aziendali del datore di lavoro e la privacy dei dipendenti. Per implementare legittimamente il processo di monitoraggio, dovrebbero essere considerate trasparenza e notifica preventiva. L'applicazione di un software di monitoraggio dei dipendenti non invasivo ti aiuta a migliorare la produttività e le presenze dei dipendenti senza problemi legali. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per una comprensione generale e non devono essere utilizzate come consiglio legale. Per ricevere un consiglio legale professionale, consulta il tuo avvocato.